Auswählen einer Strategie zum Speichern und Verwalten von Datensätzen

Datenarchiv

Inhalte aus dem gesamten Unternehmen können an ein Datenarchiv übermittelt und dann an die entsprechende Stelle weitergeleitet werden, wo die entsprechenden Berechtigungen und Richtlinien übernommen werden, beispielsweise für Ablauf und Überwachung.

Metadaten, d. h. Informationen zu den Daten, spielen eine zentrale Rolle bei der Verwaltung und beim späteren Abrufen der Informationen. Features wie Inhaltstypen, Inhaltsorganisation und virtuelle Ordner sind bei der Verwendung von Metadaten hilfreich.

Features eines Datenarchivs

• Dokument-ID    Jedem Dokument kann eine eindeutige ID zugewiesen werden, die auch bei der Archivierung mit dem Dokument verbunden bleibt. Auf diese Weise kann problemlos anhand der ID auf Datensätze verwiesen werden, wohin auch immer das betreffende Dokument verschoben wird.

• Mehrstufige Aufbewahrung    Aufbewahrungsrichtlinien können mehrere Stufen vorsehen, sodass Sie den gesamten Dokumentlebenszyklus in einer Richtlinie angeben können (z. B. Verträge jedes Jahr überprüfen und nach 7 Jahren löschen).

• Überwachungsberichte pro Element    Sie können einen benutzerdefinierten Überwachungsbericht zu einem einzelnen Datensatz generieren.

• Hierarchische Dateipläne    Sie können tiefe hierarchische Ordnerstrukturen erstellen und die Aufbewahrung für jeden einzelnen Ordner in der Hierarchie verwalten (oder die Vererbung von übergeordneten Ordnern nutzen).

• Bericht zum Dateiplan    Sie können Statusberichte, in denen die Anzahl der Elemente in den einzelnen Phasen des Dateiplans angezeigt wird, sowie ein Rollup der Aufbewahrungsrichtlinien für die einzelnen Knoten im Plan generieren. Taxonomie und zentralisierte Inhaltstypen: Das Archiv nutzt unternehmensweite Taxonomien und Inhaltstypen und stellt die Konsistenz und die Kontextübertragung zwischen den Orten für die Zusammenarbeit und dem Archiv sicher. Wir werden in späteren Beiträgen weiter auf unsere Investitionen in die Taxonomie in SharePoint 2010 eingehen.

• Taxonomie und zentralisierte Inhaltstypen    Das Archiv nutzt unternehmensweite Taxonomien und Inhaltstypen und stellt die Konsistenz und die Kontextübertragung zwischen den Orten für die Zusammenarbeit und dem Archiv sicher. Wir werden in späteren Beiträgen weiter auf unsere Investitionen in die Taxonomie in SharePoint 2010 eingehen.

• Inhaltsorganisation    Der Datensatzrouter kann Metadaten verwenden, um eingehende Dokumente an die richtige Stelle im hierarchischen Dateiplan weiterzuleiten. Sie können beispielsweise automatisch Regeln für übermittelte Inhalte erzwingen, wie z. B. "Wenn ein Kaufvertrag als Projekt Alpha kategorisiert ist, an den Unterordner Alpha-Verträge senden und die Aufbewahrungsrichtlinie dieses Ordners auf das Element anwenden".

• Virtuelle Ordner    : Obwohl der Dateiplan eine gute Möglichkeit für die Verwaltung eines Repositorys darstellt, suchen Sie oft eine andere Möglichkeit für die Navigation und für die Suche nach den gewünschten Inhalten. Im SharePoint 2010-Datenarchiv wird ein neues Feature verwendet, das als "metadatenbasierte Navigation" bezeichnet wird und mit dem Sie wichtige Metadaten als virtuelle Ordner verfügbar machen können:

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Direkte Datensatzverwaltung

Jede Website kann für die direkte Datensatzverwaltung aktiviert und als Datensatzverwaltungssystem konfiguriert werden. In Systemen dieser Art können, anders als beim Datenarchiv, Datensätze zusammen mit aktiven Dokumenten an einem Ort für die Zusammenarbeit gespeichert werden.

Bei der direkten Datensatzverwaltung können Sie Inhalte an Orten für die Zusammenarbeit verwalten. Dabei können bestimmte SharePoint-Dokumente (oder Blogs, Wikis, Webseiten und Listenelemente) als Datensätze deklariert werden. Bei Bedarf kann gemäß der in der Organisation geltenden Definition für Datensätze im System verhindert werden, dass diese Datensätze gelöscht oder bearbeitet werden.

Mithilfe der Features Überwachung, Aufbewahrung, Ablauf, Berichterstellung, Datensatzworkflows, eDiscovery und gesetzliche Aufbewahrungspflicht können Sie an Orten für die Zusammenarbeit das richtige Gleichgewicht zwischen dem Nutzen von SharePoint für die Endbenutzer und der Notwendigkeit der Governance von Informationen finden.

Datensätze können entweder manuell im Rahmen eines umfangreicheren Prozesses in einem Workflow oder als geplanter Bestandteil der Aufbewahrung eines Dokuments (beispielsweise nach zwei Jahren) deklariert werden. Wichtig ist hierbei, dass als Datensatz deklarierte Inhalte nicht in ein Archiv verschoben werden, sondern am selben Ort bleiben, damit die Endbenutzer sie weiterhin finden und mit ihnen interagieren können.

Die Verwendung eines Systems zur direkten Datensatzverwaltung bietet darüber hinaus weitere Vorteile:

• Datensätze können übergreifend auf mehreren Websites vorhanden sein und verwaltet werden.

• Bei aktivierter Versionsverwaltung erfolgt die Verwaltung von Datensatzversionen automatisch.

• Suchvorgänge können sowohl in Datensätzen als auch zugleich in aktiven Dokumenten ausgeführt werden.

• Umfassendere Kontrolle über die Definition von Datensätzen in der Organisation und über den zum Erstellen von Datensätzen berechtigten Personenkreis.

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Überlegungen beim Planen einer Lösung

Wenn Sie überlegen, ob es sinnvoller ist, Datensätze in einem separaten Datenarchiv oder auf derselben Website für die Zusammenarbeit zu verwalten, auf der die Dokumente erstellt wurden, stellen Sie sich folgende Fragen:

• Ist die Governance der Website für die Zusammenarbeit für die Datensatzverwaltung angemessen?

• Ist für Ihre Branche gesetzlich vorgeschrieben, dass Datensätze von aktiven Dokumenten getrennt werden müssen?

• Sollte der Administrator einer Website für die Zusammenarbeit mit der Verwaltung einer Website betraut werden, die Datensätze enthält?

• Möglicherweise ist es sinnvoll, Datensätze auf einer Website zu speichern, bei der der Zugriff stärker eingeschränkt ist als bei der Website für die Zusammenarbeit, oder auf einer Website, die nach einem anderen Zeitplan gesichert wird.

• Wie lange wird die Website für die Zusammenarbeit voraussichtlich genutzt? Wenn Datensätze länger aufbewahrt werden müssen, als das Projekt läuft, bedeutet die Entscheidung für eine Strategie der direkten Datensatzverwaltung, dass die Website für die Zusammenarbeit weiter verwaltet werden muss, auch wenn sie nicht mehr genutzt wird.

• Müssen die am Projekt Beteiligten häufig auf die Dokumente zugreifen, nachdem diese zu Datensätzen geworden sind? Wenn Sie die direkte Datensatzverwaltung verwenden, können die Beteiligten auf alle Dokumente in gleicher Weise zugreifen, unabhängig davon, ob es sich um aktive Dokumente oder um Datensätze handelt.

• Sind Datensatzverwalter in der Organisation nur für Datensätze oder für alle Informationen, ob aktive Informationen oder Datensätze, verantwortlich? Wenn sie nur für offizielle Datensätze verantwortlich sind, erleichtert ein separates Datenarchiv ihnen u. U. die Arbeit.

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