Einfügen eines Datenblatts in ein Formular

Was möchten Sie tun?

• Anzeigen eines Beispiels eines Datenblatts in einem Formular

• Ziehen und Ablegen eines Datenblatts in ein Formular

• Einfügen eines Datenblatts in ein vorhandenes Formular mithilfe der Layoutansicht

• Einfügen eines Datenblatts in ein vorhandenes Formular mithilfe der Entwurfsansicht

• Verstehen der Unterschiede zwischen einem geteilten Formular und einem Formular, das ein Datenblatt enthält

Anzeigen eines Beispiels eines Datenblatts in einem Formular

Angenommen, Sie möchten ein Formular erstellen, in dem Daten zu Produktkategorien und auch zu allen Produkten innerhalb dieser Kategorien angezeigt werden. Die Daten in der Tabelle Kategorien stellen die 1-Seite der Beziehung dar, und die Daten in der Tabelle "Produkte" stellen die "n"-Seite der Beziehung dar. Jede Kategorie kann viele Produkte enthalten.

1. Im Hauptformular werden Daten der 1-Seite der Beziehung angezeigt.

2. Das Datenblatt zeigt Daten von der n-Seite der Beziehung an.

Ziehen und Ablegen eines Datenblatts in ein Formular

Die schnellste Möglichkeit zum Hinzufügen eines vorhandenen Datenblatts zu einem Formular besteht im Öffnen des Formulars in der Entwurfsansicht, und klicken, halten Sie ein vorhandenes Datenblattformular, und ziehen Sie es aus dem Navigationsbereich in den Formularentwurfsbereich.

Wenn Sie die Beziehungen ordnungsgemäß eingerichtet haben, bevor Sie mit diesem Verfahren begonnen haben, legt Access automatisch die Eigenschaften Untergeordnete Felder verknüpfen und Masterfelder verknüpfen mit den richtigen Werten fest, die das Hauptformular mit dem Datenblatt verknüpfen.

Die Eigenschaften "Meine untergeordneten Felder verknüpfen" und "Masterfelder verknüpfen" sind leer.

Wenn Access nicht bestimmen kann, wie das Unterformularsteuerelement mit dem Hauptformular verknüpfen wird, bleiben die Eigenschaften Untergeordnete Felder verknüpfen und Masterfelder verknüpfen des Unterformularsteuerelements leer. Sie müssen diese Eigenschaften manuell festlegen.

Einfügen eines Datenblatts in ein vorhandenes Formular mithilfe der Layoutansicht

Wenn Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen in ihrer Datenbank bereits definiert haben, können Sie einem vorhandenen Formular mithilfe der Layoutansicht schnell ein Datenblatt hinzufügen. Wenn Sie ein Feld von der n-Seite einer Beziehung zu einem Formular hinzufügen, das auf der 1-Seite der Beziehung basiert, erstellt Access automatisch ein Datenblatt, um die zugehörigen Datensätze anzeigen zu können.

1. Öffnen Sie das vorhandene Formular in der Layoutansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann im Kontextmenü auf Layoutansicht klicken.

   Wenn der Bereich Feldliste nicht angezeigt wird:

   • Drücken Sie ALT+F8.

     – ODER –

     Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.

     Beachten Sie, dass der Bereich Feldliste die Tabellen in Abschnitte unterteilt: Felder, die für diese Ansicht verfügbar sind, und darunter Felder, die in verknüpften Tabellen verfügbar sind. Am unteren Rand des Bereichs Feldliste werden alle anderen Tabellen, die nicht direkt mit der Haupttabelle verknüpft sind, unter In anderen Tabellen verfügbare Felder aufgelistet.

2. Erweitern Sie im Abschnitt In verknüpften Tabellen verfügbare Felder die Tabelle, die das erste Feld enthält, das Sie im Datenblatt verwenden möchten, und ziehen Sie das Feld auf das Formular. Access erstellt ein Datenblatt und fügt das Feld hinzu.

3. Wenn Sie dem neuen Datenblatt weitere Felder hinzufügen möchten, müssen Sie zuerst auf das Datenblatt klicken, um es auszuwählen. Beachten Sie, dass Access den Bereich Feldliste neu anordnt, sodass sich die für das Datenblatt verfügbaren Felder oben befinden. Ziehen Sie im Abschnitt Für diese Ansicht verfügbare Felder alle anderen Felder, die Sie verwenden möchten, auf das Datenblatt. Während Sie jedes Feld in das Datenblatt ziehen, zeichnet Access eine Einfügeleiste, um zu zeigen, wo das Feld eingefügt wird, wenn Sie die Maustaste loslassen.

4. Fahren Sie mit dem Hinzufügen von Feldern zum Hauptformular oder datenblatt fort, indem Sie zuerst auf das Hauptformular oder datenblatt klicken, um es auszuwählen, und ziehen Sie dann das Feld aus dem Bereich Feldliste.

Der Abschnitt In anderen Tabellen verfügbare Felder im Bereich Feldliste enthält Tabellen, die nicht direkt mit der Tabelle oder Abfrage verknüpft sind, auf der das ausgewählte Formular basiert. Wenn Sie alle gültigen Tabellenbeziehungen im Fenster Beziehungen definiert haben, sind die Felder im Abschnitt Felder, die in anderen Tabellen verfügbar sind, wahrscheinlich keine gültigen Auswahlen für das formular, das Sie erstellen. Wenn Sie ein Feld aus diesem Abschnitt in das Formular ziehen, zeigt Access das Dialogfeld Beziehung angeben an. Sie müssen das Feld oder die Felder eingeben, die die beiden Tabellen miteinander in Beziehung stehen, bevor Sie fortfahren. Wenn Sie dies tun, wird der Bereich Feldliste gemäß den vordefinierten Beziehungen nicht mehr in Abschnitte sortiert. Möglicherweise ist es am besten, in diesem Dialogfeld auf Abbrechen zu klicken und stattdessen die Tabellenbeziehungen erneut zu durchforsten. Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie im Artikel Erstellen, Bearbeiten oderLöschen einer Beziehung.

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Einfügen eines Datenblatts in ein vorhandenes Formular mithilfe der Entwurfsansicht

Verwenden Sie dieses Verfahren, um einem vorhandenen Formular in der Entwurfsansicht ein Datenblatt hinzuzufügen, das direkt auf einer Tabelle oder Abfrage basiert.

1. Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular klicken und dann auf Entwurfsansicht klicken.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente, wenn das Tool Steuerelement-Assistenten verwenden ausgewählt ist, darauf, damit es nicht ausgewählt ist.

   

   Warum?

   Bei Verwendung erstellt der Unterformularsteuerelement-Assistent ein separates Formularobjekt und basiert auf diesem Formularobjekt. Im Gegensatz dazu erstellt dieses Verfahren ein Datenblatt, das direkt auf einer Tabelle oder Abfrage und nicht auf einem Formular basiert.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf die Schaltfläche Unterformular/-bericht.

4. Klicken Sie im Formularentwurfsraster auf die Stelle, an der das Datenblatt eingefügt werden soll.

5. Ändern Sie die Position und Größe des Unterformularsteuerelements, indem Sie die Ziehpunkte an den Rändern und Ecken des Steuerelements ziehen.

6. Bearbeiten Sie die angefügte Bezeichnung für das Unterformularsteuerelement, indem Sie zuerst auf die Bezeichnung klicken, doppelklicken, um ihren Text auszuwählen, und geben Sie dann eine neue Bezeichnung ein. Wenn Sie die Bezeichnung lieber löschen möchten, klicken Sie einmal auf die Bezeichnung, und drücken Sie dann DIE DELETE-TASTE.

7. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

8. Wenn das Unterformularsteuerelement derzeit nicht ausgewählt ist, klicken Sie einmal darauf, um es auszuwählen.

9. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblatts auf die Dropdownliste Quellobjekt, und klicken Sie dann auf die Tabelle oder Abfrage, die im Datenblatt angezeigt werden soll. Wenn Sie beispielsweise Daten aus der Tabelle "Bestellungen" anzeigen möchten, klicken Sie auf Table.Orders.

10. Wenn Sie die Beziehungen ordnungsgemäß eingerichtet haben, bevor Sie mit diesem Verfahren begonnen haben, legt Access automatisch die Eigenschaften Untergeordnete Felder verknüpfen und Masterfelder verknüpfen mit den richtigen Werten fest, die das Hauptformular mit dem Datenblatt verknüpfen.

    Die Eigenschaften "Meine untergeordneten Felder verknüpfen" und "Masterfelder verknüpfen" sind leer.

    Wenn Access nicht bestimmen kann, wie das Unterformularsteuerelement mit dem Hauptformular verknüpfen wird, bleiben die Eigenschaften Untergeordnete Felder verknüpfen und Masterfelder verknüpfen des Unterformularsteuerelements leer. Sie müssen diese Eigenschaften folgendermaßen manuell festlegen:

    1. Öffnen Sie das Hauptformular in der Entwurfsansicht.

    2. Klicken Sie einmal auf das Unterformularsteuerelement, um es auszuwählen.

    3. Wenn das Eigenschaftenblatt derzeit nicht angezeigt wird, drücken Sie F4.

    4. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten des Eigenschaftenblattsnebendem Eigenschaftenfeld Untergeordnete Felder verknüpfen auf ( ... ).

       Das Dialogfeld Feldverknüpfungs-Assistent für Unterformulare wird angezeigt.

    5. Wählen Sie in den DropdownlistenMasterfelder und untergeordnete Felder die Felder aus, mit den Sie die Formulare verknüpfen möchten. Wenn Sie nicht sicher sind, welche Felder verwendet werden sollen, klicken Sie auf Vorschlagen, damit Access die Verknüpfungsfelder bestimmt. Klicken Sie abschließend auf OK.

       Wenn das Feld, das Sie zum Verknüpfen der Formulare verwenden möchten, nicht angezeigt wird, müssen Sie möglicherweise die Datensatzquelle des Master- oder untergeordneten Formulars bearbeiten, um sicherzustellen, dass sich das Feld in diesem Feld befindet. Wenn das Formular beispielsweise auf einer Abfrage basiert, stellen Sie sicher, dass das Verknüpfungsfeld in den Abfrageergebnissen vorhanden ist.

    6. Speichern Sie das Hauptformular, und wechseln Sie zur Formularansicht, um sicherzustellen, dass das Formular wie erwartet funktioniert.

11. Speichern Sie das Formular, indem Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern klicken oder STRG+S drücken.

12. Wechseln Sie zu Formularansicht, und vergewissern Sie sich, dass das Datenblatt wie erwartet funktioniert.

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Verstehen der Unterschiede zwischen einem geteilten Formular und einem Formular, das ein Datenblatt enthält

In einem Formular, das ein Datenblatt enthält, werden Daten aus verschiedenen (aber in der Regel verwandten) Datenquellen angezeigt. In einem Formular können beispielsweise Mitarbeiter angezeigt werden, und es kann ein Datenblatt mit allen Vorgängen enthalten, die jedem Mitarbeiter zugewiesen sind. Das Datenblatt verfügt über eine andere Datenquelle als das Formular, in dem es enthalten ist. Im Gegensatz dazu verfügt ein geteiltes Formular über zwei Abschnitte (ein Formular und ein Datenblatt), aber die gleichen Daten werden in beiden Abschnitten angezeigt. Die beiden Abschnitte werden miteinander nachverfolgt und bieten Ihnen zwei unterschiedliche Ansichten Ihrer Daten auf einmal.

Weitere Informationen zum Erstellen und Arbeiten mit einem geteilten Formular finden Sie im Artikel Erstellen eines geteilten Formulars.

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