Sie haben von Microsoft 365-Gruppen gehört und erfahren, wie Sie diese in Outlook können, aber vielleicht wissen Sie nicht genau, wie Sie beginnen können. In diesem Artikel werden wir Sie durch ein paar grundlegende Schritte für die ersten Schritte mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook. Außerdem erhalten Sie Links zu detaillierten Inhalten, damit Sie mehr tun können.

Wenn Sie nicht sicher sind, um welche Gruppen es sich handelt, sollten Sie zuerst Weitere Informationen zu Microsoft 365 Gruppen besuchen.

Damit Sie Microsoft 365 Groups in Outlook können, benötigen Sie einen Microsoft 365-Plan, der Exchange online und SharePoint online unterstützt, z. B. Business Premium, E3 oder E5.

Hinweis: Um Microsoft 365-Gruppen in Outlook auf Windows verwenden zu können Outlook sie im Cache-Exchange verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Aktivieren des cachegespeicherten Exchange Modus.

Wählen Sie unten eine Registerkarte aus, um weitere Informationen zu den ersten Schritten mit diesem Feature zu erhalten.

Im ersten Schritt müssen Sie Ihre Gruppe erstellen. Das Erstellen einer Gruppe in Outlook ist ein sehr einfacher Vorgang. Hier die Kurzfassung:

  1. Klicken Sie im Menüband im Abschnitt "Gruppen" auf Neue Gruppe. Wenn Sie Outlook im Web statt der Desktopversion verwenden, können Sie diesen Vorgang starten, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben Neu klicken und Gruppe auswählen.

    Infoseite "Neue Gruppe" in Outlook
  2. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen.

  3. Legen Sie eine Datenschutzeinstellung fest. Gruppen sind standardmäßig privat. Dies bedeutet, dass sie nur von Mitgliedern der Gruppe angezeigt werden können und die Berechtigung eines Gruppenbesitzers für den Beitritt erfordern. Jede Person in Ihrer Organisation kann öffentliche Gruppen anzeigen und ihnen beitreten. Bei beiden Einstellungen werden Ihre Gruppen keinen Personen außerhalb der Organisation angezeigt – es sei denn, dass Sie sie speziell als Gäste einladen.

    Tipp: Gruppen sind standardmäßig privat, wenn sie mithilfe von Gruppen Outlook im Web. In den kommenden Monaten werden sie standardmäßig privat sein, wenn sie mit einer der Outlook erstellt werden.

  4. Entscheiden Sie, ob neue Mitglieder der Gruppe folgen sollen (Erweiterte Optionen). Mitglieder, die der Gruppe folgen, erhalten Kopien jeder Gruppennachricht in ihrem persönlichen Posteingang. Mitglieder, die lediglich beigetreten sind, müssen zum freigegebenen Posteingang der Gruppe wechseln, um an Gruppenunterhaltungen teilnehmen zu können.

Mehr Möglichkeiten:

  • Weitere Informationen zum Erstellen einer Gruppe finden Sie unter Erstellen einer Gruppe in Outlook.

  • Weitere Informationen zum Beitreten zu einer Gruppe, die von einer anderen Person erstellt wurde, finden Sie unter Beitreten zu einer Gruppe in Outlook.

  • Weitere Informationen dazu, wie Sie den Empfang von Gruppennachrichten in Ihrem Posteingang beenden oder eine Gruppe vollständig verlassen, finden Sie unter Verlassen einer Gruppe in Outlook.

Nachdem Ihre Gruppe erstellt wurde, können Sie ihr Mitglieder hinzufügen. So fügen Sie neue Mitglieder hinzu:

  1. Wechseln Sie zu Ihrer Gruppe in Outlook, indem Sie sie im Navigationsbereich links finden. Sie sollte unter Ihrem Postfach im Abschnitt Gruppen angezeigt werden.

  2. Sobald Sie mitglied ihrer Gruppe sind, klicken Sie im Menüband auf Mitglieder hinzufügen. Klicken Sie bei Verwendung von Outlook im Web auf die Stelle, an der die Anzahl der Mitglieder Ihrer Gruppe angezeigt wird, und klicken Sie dann oben rechts im Fenster auf Mitglieder hinzufügen.

    Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf "OK".
  3. Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse jeder Person, die Sie hinzufügen möchten, in das bereitgestellte Feld ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Dann werden sie hinzugefügt. Jedes dieser Gruppengruppen erhält eine E-Mail-Nachricht, in der sie in der Gruppe begrüßt werden und ihnen praktische Links für den Zugriff auf Gruppeninhalte bietet.

    Tipp: Wenn Sie der Gruppe sämtliche Mitglieder einer vorhandenen Verteilerliste hinzufügen möchten, geben Sie einfach den Namen dieser Liste ein. Dann werden alle in einem einzigen Schritt hinzugefügt.

Mehr Möglichkeiten:

Unterhaltungen in Microsoft 365-Gruppen in Outlook im freigegebenen Posteingang der Gruppe. Benutzer können Nachrichten lesen und beantworten, und Mitglieder können ganz einfach den Nachrichtenverlauf durchsuchen oder einen Bildlauf zurück durchführen, um sich über bereits besprochene Themen zu im Bilde zu machen. Der freigegebene Posteingang sieht ähnlich wie der persönliche Posteingang aus, mit Outlook Benutzer vertraut sind. Jede Unterhaltung wird separat in der Nachrichtenliste links angezeigt, und wenn Sie auf eine klicken, wird sie im Lesebereich geöffnet. Wenn ein Benutzer eine Nachricht oder Unterhaltung als gelesen kennzeichnet, wirkt sich dies nicht darauf aus, wie die Nachrichten für andere Mitglieder der Gruppe angezeigt werden, sodass Sie sich keine Gedanken machen müssen, dass andere Mitglieder möglicherweise eine wichtige Nachricht verpassen.

Unterhaltungen werden im freigegebenen Postfach Ihrer Office 365-Gruppe geführt.

Tipp: Eine kürzliche Änderung bei der Anzeige und Zählung von Nachrichten inOutlook hat möglicherweise die Zahl zurückgesetzt, die im Navigationsbereich Outlook neben dem Gruppennamen angezeigt wird. Wenn Sie diese Zahl auf Null zurücksetzen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken und Alle als gelesen markieren auswählen.

Nachdem Sie Ihre Gruppe erstellt haben, können Sie nun eine neue Unterhaltung beginnen. Sie können eine neue Nachricht posten, indem Sie den freigegebenen Posteingang für die Gruppe öffnen und im Menüband auf Neue Unterhaltung klicken. Oder Sie können einfach eine E-Mail an den Alias der Gruppe senden. Alle Mitglieder der Gruppe können die von Ihnen gepostete neue Nachricht lesen, und Mitglieder, die der Gruppe folgen, erhalten eine Kopie Ihrer Nachricht in ihrem persönlichen Posteingang.

Mehr Möglichkeiten:

Jede Microsoft 365-Gruppe erhält eine Bibliothek mit freigegebenen Dateien, in der Sie Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen oder jede beliebige Art von Datei speichern, freigeben und gemeinsam bearbeiten können.

Greifen Sie auf die Dateibibliothek zu, indem Sie zu Ihrer Gruppe in Outlook (im linken Navigationsbereich) navigieren und im Menüband auf Dateien klicken. Die Dateibibliothek wird in einem Browser geöffnet, und von hier aus können Sie neue Dateien erstellen, Dateien von Ihrem Computer hochladen und so gut wie alles tun, was eine SharePoint-Dokumentbibliothek tun kann. Überlegen Sie, welche Art von Dateien für die Freigabe für Ihre Gruppe nützlich wäre, und halten Sie sich nicht auf Microsoft Office beschränkt. Sie können auch PDF-Dateien, Fotos oder die meisten anderen Arten von Dateien freigeben, die Ihre Gruppe hilfreich finden würde.

Klicken Sie in Ihrer Office 365-Gruppe auf "Dateien", um die Liste der in der Gruppe gespeicherten Dateien und Ordner anzuzeigen.

Wenn Sie eine Datei herunterladen oder löschen möchten, wählen Sie sie einfach aus. Dann werden diese Optionen oben in der Symbolleiste angezeigt.

Mehr Möglichkeiten:

Jede Microsoft 365-Gruppe erhält ihr eigenes freigegebenes OneNote, in dem sie Ideen sammeln, zusammenarbeiten und Recherchen speichern kann.

Wechseln Sie in Outlook Gruppe zur Gruppe, indem Sie sie im linken Navigationsbereich oderOutlook im Web der Kachel Personen suchen. Sobald Sie dort sind, klicken Sie im Menüband auf Notizbuch, um das freigegebene Notizbuch der Gruppe zu öffnen.

Sammeln und gemeinsames Bearbeiten von Notizen und Ideen in Ihrem freigegebenen OneNote-Notizbuch

Wenn Sie das freigegebene Notizbuch der Gruppe zum ersten Mal öffnen, wird es im Browser in OneNote im Web. Sie können darin Bearbeitungen vornehmen oder – sofern Sie über OneNote 2016 verfügen und dies lieber nutzen möchten – einfach im Menüband auf In OneNote bearbeiten klicken. Nachdem Sie es in OneNote wird das Notizbuch mit Ihrer Liste der geöffneten Notizbücher synchronisiert, und Sie können direkt in OneNote darauf zugreifen, ohne zuerst zur Gruppe wechseln zu müssen.

Versuchen Sie, zum OneNote-Notizbuch Ihrer Gruppe zu wechseln, und überlegen Sie, was für die Gruppe nützlich sein könnte, um Ideen zu sammeln und zusammenzuarbeiten. So könnten Sie beispielsweise einen Abschnitt haben, in dem Sie Webinhalte sammeln und kommentieren können, die für Ihr Team relevant sind.

Hinweis: Ihr Gruppennotizbuch steht Ihnen auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet über OneNote für iOS oder Android zur Verfügung.

Mehr Möglichkeiten:

Die Chancen stehen gut, dass es bei Ihrer Gruppe Ereignisse, Besprechungen, Meilensteine oder andere Elemente gibt, die von einem freigegebenen Kalender profitieren könnten. Jede Microsoft 365-Gruppe verfügt über einen freigegebenen Kalender, den alle Mitglieder anzeigen und zu dem sie beitragen können.

Auf dem Desktop angezeigter Gruppenkalender Outlook

Das Arbeiten mit dem Kalender Ihrer Gruppe ist nicht anders als das Arbeiten mit Ihrem persönlichen Kalender. Wenn Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche Kalender auswählen, werden Ihr persönlicher Kalender sowie die freigegebenen Kalender aller Gruppen angezeigt, in der Sie Mitglied sind. Sie können die Kontrollkästchen neben jedem Kalender, den Sie anzeigen möchten, aktivieren und nebeneinander oder überlappend anzeigen.

Das Hinzufügen eines Elements zum freigegebenen Kalender funktioniert genauso wie in Ihrem persönlichen Kalender. Jede Besprechung, die Sie dem freigegebenen Kalender hinzufügen, lädt auch die anderen Mitglieder der Gruppe zu diesem Ereignis ein, damit sie es in ihren eigenen Kalendern haben können. Termine, die dem freigegebenen Gruppenkalender hinzugefügt wurden, werden in den persönlichen Kalendern anderer Mitglieder nicht angezeigt.

Nachdem Sie Ihren freigegebenen Kalender erhalten haben, können Sie anstehende Besprechungen oder Ereignisse hinzufügen, an der Ihre Gruppe möglicherweise teilnimmt.

Mehr Möglichkeiten:

Nachdem Sie Ihre Gruppe eingerichtet und auf den Weg gebracht haben – wie sollte es nun weitergehen?

Siehe auch

Haben Sie noch Fragen?

Besuchen Sie die Microsoft Tech Community, um Fragen zu posten und an Unterhaltungen über Microsoft 365 teilzunehmen.

Wir hören Ihnen zu!

Ben hat diesen Artikel zuletzt am 25. Juni 2021 als Ergebnis Ihres Feedbacks aktualisiert. Wenn Sie den Kommentar hilfreich fanden, und insbesondere, wenn Sie ihn nicht hilfreich fanden, klicken Sie auf die unten angezeigten Feedbacksteuerelemente, und hinterlassen Sie uns konstruktive Kommentare, damit wir den Kommentar verbessern können. Vielen Dank!

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