Erste Schritte mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook

Sie haben von Microsoft 365-Gruppen gehört und erfahren, wie Sie Sie in Outlook verwenden können, aber vielleichtsind Sie sich nicht sicher, wie Sie beginnen sollen. In diesem Artikel werden einige grundlegende Schritte erläutert, die Ihnen helfen, wie Sie und Ihr Team mit Microsoft 365-Gruppen in Outlook beginnen können. Darüber hinaus erhalten Sie einige Links zu weiteren ausführlichen Inhalten, wenn Sie bereit sind, mehr zu tun.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Gruppen es sind, sollten Sie zuerst Informationen zu Microsoft 365-Gruppen besuchen.

Damit Sie die Microsoft 365-Gruppen in Outlook optimal nutzen können, benötigen Sie einen Microsoft 365-Plan, der Exchange Online und SharePoint Online unterstützt, beispielsweise Business Premium, E3 oder E5.

Hinweis: Um Microsoft 365-Gruppen in Outlook unter Windows verwenden zu können, müssen Sie Outlook im Exchange-Cache-Modus verwenden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Aktivieren des Exchange-Cache-Modus.

Wählen Sie unten eine Registerkarte aus, um weitere Informationen zu den ersten Schritten mit diesem Feature zu erhalten.

Im ersten Schritt müssen Sie Ihre Gruppe erstellen. Das Erstellen einer Gruppe in Outlook ist ein sehr einfacher Vorgang. Hier die Kurzfassung:

  1. Klicken Sie im Menüband im Abschnitt "Gruppen" auf Neue Gruppe. Wenn Sie Outlook im Web statt der Desktopversion verwenden, können Sie diesen Vorgang starten, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben Neu klicken und Gruppe auswählen.

    Infoseite "Neue Gruppe" in Outlook
  2. Geben Sie Ihrer Gruppe einen Namen.

  3. Legen Sie eine Datenschutzeinstellung fest. Gruppen sind standardmäßig privat. Das bedeutet, dass Sie nur von Mitgliedern der Gruppe angezeigt werden können und die Berechtigung eines Gruppen Besitzers zur Teilnahme erforderlich ist. Jede Person in Ihrer Organisation kann öffentliche Gruppen anzeigen und ihnen beitreten. Bei beiden Einstellungen werden Ihre Gruppen keinen Personen außerhalb der Organisation angezeigt – es sei denn, dass Sie sie speziell als Gäste einladen.

    Tipp: Gruppen sind standardmäßig privat, wenn Sie mit Outlook im Web erstellt werden. In den nächsten Monaten sind Sie standardmäßig privat, wenn Sie mit einer der Outlook-Apps erstellt wurden.

  4. Entscheiden Sie, ob neue Mitglieder der Gruppe folgen sollen (Erweiterte Optionen). Mitglieder, die der Gruppe folgen, erhalten Kopien der einzelnen Gruppen Nachrichten in Ihrem persönlichen Posteingang. Mitglieder, die lediglich beigetreten sind, müssen zum freigegebenen Posteingang der Gruppe wechseln, um an Gruppenunterhaltungen teilnehmen zu können.

Mehr Möglichkeiten:

Nachdem Ihre Gruppe erstellt wurde, können Sie ihr Mitglieder hinzufügen. So fügen Sie neue Mitglieder hinzu:

  1. Wechseln Sie zu Ihrer Gruppe in Outlook, indem Sie Sie im Navigationsbereich auf der linken Seite finden. Sie sollte unter Ihrem Postfach im Abschnitt Gruppen angezeigt werden.

  2. Wenn Sie sich in Ihrer Gruppe befinden, klicken Sie im Menüband auf Mitglieder hinzufügen . Wenn Sie Outlook im Web verwenden, klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters auf die Stelle, an der die Anzahl der Mitglieder Ihrer Gruppe angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Mitglieder hinzufügen.

    Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen aller Personen ein, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf "OK".
  3. Geben Sie den Namen oder die e-Mail-Adresse jeder Person, die Sie hinzufügen möchten, in das dafür vorgesehene Feld ein. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK, und Sie werden hinzugefügt. Jeder von Ihnen erhält eine e-Mail-Nachricht, in der Sie in der Gruppe begrüßt werden, und bietet Ihnen bequeme Links für den Zugriff auf Gruppeninhalte.

    Tipp: Wenn Sie der Gruppe sämtliche Mitglieder einer vorhandenen Verteilerliste hinzufügen möchten, geben Sie einfach den Namen dieser Liste ein. Dann werden alle in einem einzigen Schritt hinzugefügt.

Mehr Möglichkeiten:

Unterhaltungen in Microsoft 365-Gruppen in Outlook erfolgen im freigegebenen Posteingang der Gruppe. Die Benutzer können Nachrichten lesen und beantworten, und Mitglieder können problemlos durch das Nachrichtenprotokoll suchen oder einen Bildlauf durchführen, um sich über die zuvor besprochenen Themen zu informieren. Der freigegebene Posteingang sieht viel wie der persönliche Posteingang aus, mit dem Outlook Benutzer vertraut sind. Jede Konversation wird separat in der Nachrichtenliste auf der linken Seite angezeigt, und durch Klicken auf eine wird Sie im Lesebereich geöffnet.

Unterhaltungen werden im freigegebenen Postfach Ihrer Office 365-Gruppe geführt.

Tipp: Eine aktuelle Änderung bei der Anzeige und der Zählung von Nachrichten in möglicherweise haben die Zahl, die neben dem Gruppennamen angezeigt wird, im Outlook Navigationsbereich zurückgesetzt. Wenn Sie diese Zahl auf Null zurücksetzen möchten, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken und " alle als gelesen markieren" auswählen.

Nachdem Sie Ihre Gruppe erstellt haben, können Sie nun eine neue Unterhaltung beginnen. Sie können eine neue Nachricht posten, indem Sie den freigegebenen Posteingang für die Gruppe öffnen und im Menüband auf Neue Unterhaltung klicken. Oder Sie können einfach eine E-Mail an den Alias der Gruppe senden. Alle Mitglieder der Gruppe können die neue Nachricht, die Sie gepostet haben, lesen, und alle Mitglieder, die der Gruppe folgen, erhalten eine Kopie Ihrer Nachricht in Ihrem persönlichen Posteingang.

Mehr Möglichkeiten:

Jede Microsoft 365-Gruppe Ruft eine Bibliothek für freigegebene Dateien ab, in der Sie Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen oder fast jede Art von Datei speichern, freigeben und daran zusammenarbeiten können.

Greifen Sie auf die Bibliothek Dateien zu, indem Sie in Outlook (im linken Navigationsbereich) zu Ihrer Gruppe wechseln und im Menüband auf Dateien klicken. Die Datei Bibliothek wird in einem Browser geöffnet, und von hier aus können Sie neue Dateien erstellen, Dateien von Ihrem Computer hochladen und fast alles tun, was eine SharePoint-Dokumentbibliothek auch tun kann. Überlegen Sie, welche Dateitypen für Ihre Gruppe nützlich sein können, und fühlen Sie sich nicht auf Microsoft Office-Dateien beschränken. Sie können auch PDF-Dateien, Fotos oder fast jede andere Art von Datei freigeben, die Ihre Gruppe nützlich finden würde.

Klicken Sie in Ihrer Office 365-Gruppe auf "Dateien", um die Liste der in der Gruppe gespeicherten Dateien und Ordner anzuzeigen.

Wenn Sie eine Datei herunterladen oder löschen möchten, wählen Sie sie einfach aus. Dann werden diese Optionen oben in der Symbolleiste angezeigt.

Mehr Möglichkeiten:

Jede Microsoft 365-Gruppe erhält ein eigenes freigegebenes OneNote Notizbuch, in dem Sie Ideen sammeln, zusammenarbeiten und Forschungsergebnisse speichern können.

Wechseln Sie zu Ihrer Gruppe in Outlook, indem Sie Sie im linken Navigationsbereich oder inOutlook im Web suchen, indem Sie zur Kachel Personen wechseln. Klicken Sie im Menüband auf Notizbuch , um das freigegebene Notizbuch der Gruppe zu öffnen.

Sammeln und gemeinsames Bearbeiten von Notizen und Ideen in Ihrem freigegebenen OneNote-Notizbuch

Wenn Sie das freigegebene Notizbuch der Gruppe zum ersten Mal öffnen, wird es im Browser in OneNote im Web geöffnet. Sie können dort Bearbeitungen vornehmen, oder wenn Sie Outlook haben und diese verwenden möchten, klicken Sie einfach im Menüband auf Bearbeiten in OneNote . Sobald Sie das Notizbuch in OneNote 2016 geöffnet haben, wird es mit Ihrer Liste der geöffneten Notizbücher in OneNote 2016 synchronisiert, und Sie können direkt in OneNote darauf zugreifen, ohne zuerst zur Gruppe wechseln zu müssen.

Versuchen Sie, zum OneNote-Notizbuch Ihrer Gruppe zu wechseln, und überlegen Sie, was für die Gruppe nützlich sein könnte, um Ideen zu sammeln und zusammenzuarbeiten. So könnten Sie vielleicht einen Abschnitt haben, in dem Sie Webinhalte und Artikel, die für Ihr Team relevant sind, sammeln und kommentieren.

Hinweis: Ihr Gruppennotizbuch steht Ihnen auch auf Ihrem Smartphone oder Tablet über OneNote für iOS oder Android zur Verfügung.

Mehr Möglichkeiten:

Die Chancen stehen gut, dass es bei Ihrer Gruppe Ereignisse, Besprechungen, Meilensteine oder andere Elemente gibt, die von einem freigegebenen Kalender profitieren könnten. Jede Microsoft 365-Gruppe verfügt über einen freigegebenen Kalender, den alle Mitglieder sehen und dazu beitragen können.

Ein Gruppenkalender, der in Outlook-Desktop angezeigt wird

Das Arbeiten mit dem Kalender Ihrer Gruppe unterscheidet sich nicht von der Arbeit mit Ihrem persönlichen Kalender. Wenn Sie im Navigationsbereich die Schaltfläche Kalender auswählen, werden Ihr persönlicher Kalender sowie die freigegebenen Kalender aller Gruppen angezeigt, in denen Sie Mitglied sind. Sie können die Kontrollkästchen neben den einzelnen Kalendern aktivieren, die Sie anzeigen möchten, und diese nebeneinander anzeigen oder überlappen.

Das Hinzufügen eines Elements zum freigegebenen Kalender funktioniert genauso wie in Ihrem persönlichen Kalender. Jede Besprechung, die Sie dem freigegebenen Kalender hinzufügen, lädt die anderen Mitglieder der Gruppe auch zu diesem Ereignis ein, damit Sie Sie in ihren eigenen Kalendern haben können. Termine, die dem freigegebenen Gruppenkalender hinzugefügt wurden, werden nicht in den persönlichen Kalendern anderer Mitglieder angezeigt.

Nachdem Sie Ihren freigegebenen Kalender erhalten haben, versuchen Sie, bevorstehende Besprechungen oder Ereignisse hinzuzufügen, an denen Ihre Gruppe möglicherweise teilnimmt.

Mehr Möglichkeiten:

Nachdem Sie Ihre Gruppe eingerichtet und auf den Weg gebracht haben – wie sollte es nun weitergehen?

Siehe auch

Haben Sie noch Fragen?

Besuchen Sie die Microsoft Tech Community , um Fragen zu stellen und an Unterhaltungen zu Microsoft 365-Gruppen teilzunehmen.

Wir hören Ihnen zu!

Ben Letzte Aktualisierung dieses Artikels am 16. Oktober, 2020 als Ergebnis Ihres Feedbacks. Wenn Sie es für hilfreich hielten, und besonders, wenn Sie dies nicht getan haben, klicken Sie unten auf die Feedback-Steuerelemente und lassen Sie uns konstruktive Kommentare senden, damit wir Sie weiter verbessern können. Vielen Dank!

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