Erstellen barrierefreier Outlook-e-Mails für Personen mit Behinderungen

Erstellen barrierefreier Outlook-e-Mails für Personen mit Behinderungen

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Windows 10-App: Bewährte Methoden zum Erstellen barrierefreier Outlook-E-Mails

Die folgende Tabelle enthält die wichtigsten bewährten Methoden zum Erstellen einer Outlook-E-Mail, die für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist.

Aspekte der Barrierefreiheit

Gründe für die Behebung

Behebung

Fügen Sie Bildern und Tabellen Alternativtext hinzu.

Durch Alternativtext können Benutzer, die den Bildschirm nicht sehen können, die wichtigen Aussagen von Bildern und anderen visuellen Elementen verstehen.

Vermeiden Sie die Verwendung von Text in Bildern als alleinige Methode zur Vermittlung wichtiger Informationen. Wenn Sie ein Bild mit darin enthaltenem Text verwenden müssen, wiederholen Sie diesen Text im Dokument. Beschreiben Sie im Alternativtext kurz das Bild, und geben Sie das Vorhandensein von Text und seine Aussage an.

Hinzufügen von Alternativtext zu Bildern

Hinzufügen von Alternativtext zu Tabellen

Fügen Sie einen aussagekräftigen Linktext hinzu.

Benutzer von Bildschirmsprachausgaben durchsuchen manchmal eine Liste mit Links. Links sollten klare und genaue Informationen über das Ziel vermitteln. Fügen Sie beispielsweise anstelle des Linktexts Hier klicken den vollständigen Titel der Zielseite ein.

Hinzufügen von Linktext

Sicherstellen, dass Farben nicht die einzige Möglichkeit zur Vermittlung von Informationen darstellen

Blinden, sehbehinderten oder farbenblinden Personen bleibt die Aussage, die mithilfe bestimmter Farben vermittelt wird, möglicherweise verborgen.

Fügen Sie beispielsweise eine Unterstreichung zu farbcodiertem Linktext hinzu, damit farbenblinde Personen erkennen können, dass es sich um einen Linktext handelt, auch wenn sie die Farbe nicht sehen können. Im Fall von Überschriften können Sie eine Fettformatierung oder eine größere Schriftart verwenden.

Verwenden eines barrierefreien Schriftformats

Verwenden von ausreichendem Kontrast für Text- und Hintergrundfarben

Der Text in Ihrer E-Mail sollte im Modus für hohen Kontrast lesbar sein, damit er auch für Personen mit Sehbehinderungen gut sichtbar ist.

Verwenden Sie beispielsweise helle Farben oder Farbschemas mit hohem Kontrast von gegenüberliegenden Enden des Farbspektrums. Weiße und schwarze Farbschemas erleichtern es farbenblinden Personen, zwischen Text und Formen zu unterscheiden.

Verwenden einer barrierefreien Schriftfarbe

Verwenden eines größeren Schriftgrads (11 pt oder größer), serifenloser Schriftarten und ausreichender Leerräume

Personen mit Dyslexie beschreiben ihre Wahrnehmung von Text dahingehend, dass der Text auf einer Seite "verschwimmt" und eine Textzeile mit der darunter liegenden Zeile zusammengestaucht erscheint. Sie sehen häufig ineinander übergehenden oder verzerrten Text.

Verringern Sie für Personen mit Dyslexie oder Sehbehinderungen den Leseumfang und dadurch die Belastung. Sie können beispielsweise von vertrauten serifenlosen Schriftarten wie Arial oder Calibri profitieren. Vermeiden Sie die ausschließliche Verwendung von Großbuchstaben und übermäßig viele Kursivformatierungen oder Unterstreichungen. Fügen Sie ausreichend Leerraum zwischen Sätzen und Absätzen ein.

Verwenden eines barrierefreien Schriftformats

Anpassen des Leerraums zwischen Sätzen und Absätzen

Verwenden Sie integrierte Überschriften und Formatvorlagen.

Damit die Aktivierreihenfolge beibehalten wird und Ihre E-Mail leichter von Bildschirmsprachausgaben gelesen werden kann, verwenden Sie eine logische Reihenfolge für Überschriften und die integrierten Formatierungstools in Outlook.

Ordnen Sie beispielsweise Überschriften in der vorgegebenen logischen Reihenfolge an. Verwenden Sie Überschrift 1, Überschrift 2 und dann Überschrift 3, anstatt Überschrift 3, Überschrift 1 und dann Überschrift 2. Ordnen Sie die Informationen in der E-Mail außerdem in kleineren Abschnitten an. Im Idealfall umfasst jede Überschrift nur ein paar Absätze.

Verwenden integrierter Überschriften und Formatvorlagen

Verwenden eines barrierefreien Schriftformats

Verwenden von Aufzählungen

Verwenden sortierter Listen

Verwenden einer einfachen Tabellenstruktur und Angeben von Spaltenkopfinformationen

Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. Wenn eine Tabelle in einer anderen Tabelle verschachtelt oder eine Zelle zusammengeführt oder geteilt ist, ermittelt die Sprachausgabe eine falsche Anzahl und kann nach diesem Punkt keine hilfreichen Informationen mehr zur Tabelle bereitstellen. Leere Zellen in einer Tabelle können auch dazu führen, dass ein Benutzer, der eine Bildschirmsprachausgabe verwendet, annimmt, dass keine weiteren Inhalte in der Tabelle vorhanden sind.

Bildschirmsprachausgaben verwenden Kopfzeileninformationen außerdem zum Erkennen von Zeilen und Spalten.

Verwenden von Tabellenüberschriften

Hinzufügen von Alternativtext zu visuellen Objekten und Tabellen

Die folgenden Verfahren beschreiben, wie Alternativtext zu visuellen Objekten und Tabellen in Ihren Outlook-E-Mails hinzugefügt wird.

Hinweis: Es wird empfohlen, nur Text in das Beschreibungsfeld einzugeben und den Titel leer zu lassen. Dadurch werden bei den meisten Bildschirmsprachausgaben, einschließlich der Microsoft-Sprachausgabe, die besten Ergebnisse erzielt. Fügen Sie Audio- und Videoinhalten neben dem Alternativtext möglichst auch Untertitel für taube oder hörgeschädigte Menschen hinzu.

Hinzufügen von Alternativtext zu Bildern

Fügen Sie Alternativtext zu Bildern und Screenshots hinzu, damit Bildschirmsprachausgaben den Text vorlesen können, der zur Beschreibung des Bilds für Benutzer dient, die das Bild nicht sehen können.

  1. Markieren Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, ein Bild.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Bild, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Alternativtext, und tippen Sie darauf.

  5. Geben Sie eine Beschreibung und einen Titel ein.

    Tipp: Geben Sie die wichtigsten Informationen in der ersten Zeile ein, und seien Sie so präzise wie möglich.

  6. Um den Text hinzuzufügen und das Dialogfeld zu schließen, tippen Sie auf Fertig.

Hinzufügen von Alternativtext zu einem Bild.

Hinzufügen von Alternativtext zu Tabellen

Indem Sie Tabellen Alternativtext hinzufügen, helfen Sie blinden oder sehbehinderten Benutzern, den Inhalt der Tabelle zu verstehen.

  1. Markieren Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, eine Tabelle.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Tabelle, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Alternativtext, und tippen Sie darauf.

  5. Geben Sie eine Beschreibung und einen Titel ein.

    Tipp: Geben Sie die wichtigsten Informationen in der ersten Zeile ein, und seien Sie so präzise wie möglich.

  6. Um den Text hinzuzufügen und das Dialogfeld zu schließen, tippen Sie auf Fertig.

Hinzufügen von Alternativtext zu einer Tabelle.

Erstellen barrierefreier Links, Texte und Tabellen

Die folgenden Verfahren beschreiben, wie Sie Links, Texte und Tabellen in Ihren Outlook-E-Mails barrierefrei gestalten.

Hinzufügen von Linktext

Fügen Sie einen aussagekräftigen Linktext hinzu, damit Benutzer von Bildschirmleseprogrammen Ihre E-Mail ganz einfach nach Links durchsuchen können.

  1. Markieren Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, den Text, zu dem Sie den Link hinzufügen möchten.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Einfügen, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Link, und tippen Sie darauf.

  5. Bei Bedarf können Sie den Linktext im Feld Anzuzeigender Text ändern.

  6. Geben Sie die Ziel-URL in das Textfeld Adresse ein.

  7. Zum Einfügen des Links tippen Sie auf Einfügen.

Tipp: Falls der Titel auf der Zielseite des Links eine genaue Zusammenfassung des Inhalts dieser Seite gibt, verwenden Sie diesen als Linktext. Beispielsweise entspricht dieser Linktext dem Titel auf der Zielseite Vorlagen und Designs für Office Online.

Hinzufügen von Linktext.

Verwenden eines barrierefreien Schriftformats

Verwenden Sie eine vertraute Schriftart und einen ausreichend großen Schriftgrad, damit auch Personen mit Legasthenie oder einer Sehbehinderung Ihre E-Mail einfacher lesen können.

  1. Markieren Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, den Text.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Format, und tippen Sie darauf.

  4. Wählen Sie im Menü Format den Schriftarttyp, den Schriftgrad und die gewünschte Formatierung aus.

Ändern der Schriftarteinstellungen.

Verwenden einer barrierefreien Schriftfarbe

Um sicherzustellen, dass Text im Modus für hohen Kontrast einwandfrei angezeigt wird, verwenden Sie die Einstellung Automatisch für Schriftfarben.

  1. Markieren Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, den Text.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Format, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie im Menü Format nach unten zur Schaltfläche Schriftfarbe, und tippen Sie dann auf die Schaltfläche >, um das Untermenü zu öffnen.

  5. Scrollen Sie im Menü Schriftfarbe zu Automatisch, und tippen Sie darauf.

Ändern der Einstellung für die Schriftfarbe auf "Automatisch".

Verwenden integrierter Überschriften und Formatvorlagen

Die vorgefertigten Überschriften und Formatvorlagen erleichtern Bildschirmsprachausgaben das Lesen Ihrer E-Mails.

  1. Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in der E-Mail, die Sie verfassen.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Format, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie im Menü Format nach unten zur Schaltfläche Formatvorlagen, und tippen Sie darauf.

  5. Scrollen Sie im Menü Formatvorlagen nach unten zu Überschrift 1 oder Überschrift 2, und tippen Sie darauf.

Verwenden von Formatvorlagen und Überschriften.

Verwenden von Aufzählungen

Erstellen Sie Aufzählungen, um Ihren Text zu strukturieren.

  1. Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in der E-Mail, die Sie verfassen.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Format, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie im Menü Format nach unten zur Schaltfläche Aufzählungszeichen, und tippen Sie darauf.

  5. Wählen Sie im Menü Aufzählungszeichen den gewünschten Aufzählungszeichentyp aus.

  6. Geben Sie den Text für das Aufzählungselement ein. Wenn Sie eine neue Zeile mit Aufzählungszeichen hinzufügen möchten, tippen auf der Bildschirmtastatur auf die EINGABETASTE. Drücken Sie zweimal die EINGABETASTE, um die Liste zu beenden.

Hinzufügen einer Aufzählung.

Verwenden sortierter Listen

Erstellen Sie sortierte Listen, um Ihren Text in sequenziellen Schritten zu organisieren.

  1. Positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle in der E-Mail, die Sie verfassen.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Format, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie im Menü Format nach unten zur Schaltfläche Nummerierung, und tippen Sie darauf.

  5. Wählen Sie im Menü Nummerierung den gewünschten Typ der sortierten Liste aus.

  6. Geben Sie den Text für das nummerierte Element ein. Wenn Sie eine neue nummerierte Zeile hinzufügen möchten, tippen auf der Bildschirmtastatur auf die EINGABETASTE. Drücken Sie zweimal die EINGABETASTE, um die Liste zu beenden.

Hinzufügen einer nummerierten Liste.

Anpassen des Leerraums zwischen Sätzen und Absätzen

Vergrößern oder verkleinern Sie den Leerraum zwischen Sätzen und Absätzen ein.

  1. Markieren Sie in der E-Mail, die Sie verfassen, den Text.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Format, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie im Menü Format nach unten zur Schaltfläche Zeilen- und Absatzabstand, und tippen Sie darauf.

  5. wählen Sie im Menü Zeilen- und Absatzabstand die gewünschten Optionen für den Zeilen- und Absatzabstand aus.

Ändern der Einstellungen für die Abstände.

Verwenden von Tabellenüberschriften

Geben Sie eine Überschriftenzeile in einer Tabelle an.

  1. Positionieren Sie den Cursor in der E-Mail, die Sie verfassen, an einer beliebigen Stelle in der Tabelle.

  2. Um das Menüband mit den Bearbeitungsoptionen am unteren Rand des Bildschirms zu öffnen, tippen Sie auf die Schaltfläche ... (Weitere Optionen).

  3. Scrollen Sie nach unten zur Schaltfläche Tabelle, und tippen Sie darauf.

  4. Scrollen Sie im Menü Tabelle nach unten zur Schaltfläche Formatoptionen, und tippen Sie darauf.

  5. Wählen Sie im Menü Formatoptionen die Option Überschriftenzeile aus.

  6. Geben Sie Spaltenüberschriften ein.

Hinzufügen einer Überschriftenzeile in einer Tabelle.

Siehe auch

Regeln für die Barrierefreiheitsprüfung

Erstellen von barrierefreien Word-Dokumenten

Erstellen barrierefreier PowerPoint-Präsentationen für Personen mit Behinderungen

Technischer Support für Kunden mit Behinderungen

Microsoft möchte allen Kunden die bestmögliche Benutzererfahrung bieten. Wenn Sie eine Behinderung oder Fragen zum Thema "Barrierefreiheit" haben, wenden Sie sich an den Microsoft Disability Answer Desk, um technische Unterstützung zu erhalten. Das Supportteam des Disability Answer Desk ist gut geschult und mit vielen bekannten Hilfstechnologien vertraut und kann Unterstützung in den Sprachen Englisch, Spanisch und Französisch sowie in amerikanischer Gebärdensprache bieten. Wechseln Sie zur Website des Microsoft Disability Answer Desk, um die Kontaktdetails für Ihre Region zu erhalten.

Wenn Sie ein Benutzer in einer Behörde oder einem Unternehmen oder ein kommerzieller Benutzer sind, wenden Sie sich an den Enterprise Disability Answer Desk.

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