Erstellen und Freigeben eines öffentlichen Ordners in Outlook

Öffentliche Ordner in Outlook eignen sich hervorragend zum Sammeln, Organisieren und Freigeben von Informationen zu bestimmten Themen oder Projekten innerhalb einer Organisation. "Öffentlich" bedeutet in diesem Fall, dass Inhalte für jeden innerhalb der Organisation, aber nicht für die ganze Welt sichtbar sind. Wenn Sie eine Nachricht in einem öffentlichen Ordner bereitstellen, wird diese nicht per E-Mail an Empfänger gesendet, sodass deren Posteingang nicht überfüllt wird. Stattdessen kann sich jeder den Ordner dann ansehen, wenn er nach interessanten Beiträgen sucht.

Wichtig: Damit öffentliche Ordner mit Outlook verwendet werden können, benötigen Sie einen Microsoft Exchange-Server und ein Exchange-E-Mail-Konto. Für die meisten privaten E-Mail-Konten wird Exchange nicht verwendet.

Schritt 1: Erkundigen beim Exchange-Administrator

Möglicherweise sind in Ihrer Organisation öffentliche Ordner nicht zulässig, oder es können Richtlinien für deren Verwendung vorhanden sein. Erkundigen Sie sich darüber bei Ihrem Administrator. Wenn in Ihrer Organisation die Verwendung von öffentlichen Ordnern gestattet ist und unterstützt wird, jedoch noch kein öffentlicher Ordner auf oberster Ebene vorhanden ist, bitten Sie den Exchange-Administrator einen solchen Ordner zu erstellen.

Wenn der Ordner auf oberster Ebene verfügbar ist, drücken Sie einfach STRG+6, um den Ordner und seinen Inhalt im Ordnerbereich von Outlook anzuzeigen.

Schritt 2: Erstellen und Benennen des Ordners

  1. Drücken Sie STRG+6, um Öffentliche Ordner im Ordnerbereich anzuzeigen.

    Wichtig: Wenn im Ordnerbereich kein Abschnitt "Öffentliche Ordner" angezeigt wird, lesen Sie Ihren Exchange E-Mail-Administrator. Sie müssen sie für Sie einrichten.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Öffentliche Ordner, und klicken Sie dann auf Neuer Ordner.

    Öffentliche Ordner

  3. Geben Sie dem Ordner einen Namen, und klicken Sie auf OK.

Tipps: 

  • Sie können Ihren Favoritenordnern einen öffentlichen Ordner hinzufügen. Anschließend können Outlook Web App in diesen öffentlichen Ordnern bestimmte Funktionen ausführen, z. B. Elemente erstellen, aktualisieren oder löschen. Diese Aktionen können in öffentlichen Ordnern "Kalender", "Kontakt", "E-Mail" und "Posten" durchgeführt werden.

  • Wenn Sie Ihren Favoriten einen öffentlichen Ordner hinzufügen möchten,klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie dann Zu Favoriten hinzufügen... aus.

  • Informationen zur Verwendung von Favoritenordnern in Outlook Web App finden Sie unter Arbeiten mit Nachrichtenordnern in Outlook Web App.

Schritt 3: Festlegen von Ordnerberechtigungen für Benutzer und Gruppen

Standardmäßig erteilt Outlook Berechtigungen nur Ihnen als Ersteller des öffentlichen Ordners. Daher müssen Sie personen explizit Berechtigungen erteilen, damit sie Inhalte im Ordner lesen und posten können. Erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen für einen öffentlichen Ordner ändern.

Erste Schritte mit öffentlichen Ordnern

Es folgen einige typische Beispiele für die Verwendung von öffentlichen Ordnern in einer Organisation:

Onlinediskussionen

Speichern Sie jedes Diskussionsthema in einem eigenen Unterordner. Legen Sie nach Bedarf Berechtigungen für jeden Unterordner fest (möglicherweise möchten Sie den Zugriff auf Ordner einschränken, die vertrauliche Informationen enthalten). Für ein Thema kann ein eigener Moderator vorhanden sein, der festlegt, ob ein Element bereitgestellt wird, und der Beiträge löscht, die nicht den Standards der Organisation entsprechen oder eine Richtlinie verletzen.

Freigeben von Kalendern, Kontaktlisten und Aufgabenlisten

Fügen Sie Kalender, Kontakte und Aufgaben oder Aufgabenlisten an Beiträge an, um Informationen für die Personen freizugeben, die auf den Ordner zugreifen können. Diese Form eines zentralen Speicherorts erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit bei Teamprojekten.

Unterschiede zwischen E-Mail-Ordnern und öffentlichen Ordnern

  • Wenn Sie von einem E-Mail-Ordner zu einem öffentlichen Ordner wechseln, ändert sich die Schaltfläche Neuer Beitrag über dem Ordnerbereich in Neue E-Mail, da Sie in einem öffentlichen Ordner normalerweise Beiträge bereitstellen und keine E-Mail-Nachrichten senden.

  • Wenn Sie auf einen Beitrag in einem öffentlichen Ordner antworten, steht keine Schaltfläche Allen antworten zur Verfügung. Jeder, der den Inhalt des Ordners anzeigt, kann Ihren Beitrag sehen.

Weitere Informationen zu Outlook-Ordnern

Wechseln zwischen Outlook-Ordnern

Ändern von Berechtigungen für einen öffentlichen Ordner

Erstellen eines öffentlichen Ordners und Angeben von Berechtigungen, Ansichten, Formularen und Regeln

Zum Erstellen eines öffentlichen Ordners müssen Sie über die Berechtigung zum Erstellen von Ordnern in einem vorhandenen öffentlichen Ordner verfügen. Informationen zum Abrufen von Berechtigungen finden Sie unter Ihrem Administrator.

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Ordner.

  2. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Ordner ein.

  3. Klicken Sie im Feld Ordner enthält auf den Typ des Ordners, den Sie erstellen möchten.

  4. Klicken Sie in der Liste Auswählen, wo die Ordnerliste abgelegt werden soll, auf den Speicherort für den Ordner.

    So starten Sie schnell einen öffentlichen Ordner mit vorhandenen Elementen:

    1. Klicken Sie in der Ordnerliste im Navigationsbereich auf den Ordner, den Sie kopieren möchten.

    2. Zeigen Sie im Menü Datei auf Ordner, und klicken Sie dann auf Ordnername kopieren.

    3. Klicken Sie in der Liste auf den Speicherort, an den der Ordner kopiert werden soll.

  1. Klicken Sie Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

    Sie müssen über die Berechtigung "Besitzer" für einen öffentlichen Ordner verfügen, um Freigabeberechtigungen für den Ordner festlegen zu können. Sie können Berechtigungen für nur einen Ordner gleichzeitig festlegen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  4. Geben Sie im Feld Suchen den Namen der Person ein, der Sie Freigabeberechtigungen erteilen möchten.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

  6. Klicken Sie in der Liste Name auf den Namen der Person, die Sie gerade hinzugefügt haben.

  7. Wählen Sie unterBerechtigungen die einstellungen aus, die Sie verwenden möchten.

    Hinweis: Sie können jedem, der Zugriff auf den Ordner hat, dieselben Berechtigungen zuweisen, indem Sie in der Liste Name auf Standard klicken.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Erstellen einer vollkommen neuen Ansicht

    1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansichten definieren.

    2. Klicken Sie auf Neu.

    3. Geben Sie im Feld Name der neuen Ansicht einen Namen ein.

    4. Wählen Sie im Feld Ansichtstyp den Ansichtstyp aus.

    5. Wenn Sie ändern möchten, wo Ansicht verfügbar sein soll, klicken Sie unter Kann für verwendet werden auf eine Option.

    6. Klicken Sie auf OK.

    7. Um die Ansicht weiter anzupassen, klicken Sie unter Beschreibungauf eine Schaltfläche, und wählen Sie dann die Optionen aus, die Sie verwenden möchten.

    8. Wenn Sie die gewünschten Optionen ausgewählt haben, klicken Sie auf OK.

    9. Klicken Sie auf Ansicht übernehmen, um die Ansicht sofort zu verwenden.

  • Erstellen einer Ansicht auf Basis einer Standardansicht

    1. Wechseln Sie zu Ansicht, auf dem Sie die neue Ansicht verwenden möchten.

    2. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Aktuelle Ansicht anpassen.

    3. Klicken Sie für jede Art von Änderung, die Sie ändern möchten, unter Beschreibungauf eine Schaltfläche, und wählen Sie dann die ausgewählten Optionen aus.

    4. Wenn Sie mit dem Vornehmen von Änderungen fertig sind, schließen Sie das Dialogfeld Ansicht anpassen.

    5. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie dann auf Ansichten definieren.

    6. Klicken Sie im Feld Ansichten für Ordnername auf Aktuelle Ansichtseinstellungen.

    7. Klicken Sie auf Kopieren.

    8. Geben Sie im Feld Name der neuen Ansicht einen Namen ein.

    9. Klicken Sie unter Kann angewendet werden auf auf eine Option, um den Einsatzbereich der Ansicht zu ändern.

      Hinweis: Neue Ansichten werden dem Aktuellen Ansichtsmenü Untermenü hinzugefügt (zeigen Sie im Menü Ansicht auf Anordnen nach).

Zum Ändern der Standardansicht für einen öffentlichen Ordner müssen Sie über die Berechtigung Besitzer für den Ordner verfügen, und es muss mindestens eine benutzerdefinierte Ansicht für den Ordner definiert sein, die für jeden sichtbar ist.

  1. Klicken Sie Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwaltung.

    Wenn die Registerkarte Administration nicht angezeigt wird, verfügen Sie nicht über die Berechtigung "Besitzer".

  3. Klicken Sie in der Liste Erste Ansicht für Ordner auf die Ansicht, die bei jedem Öffnen des Ordners angezeigt werden soll.

    In der Normalansicht wird die Standardansicht von Microsoft Outlook für den Typ der Elemente im Ordner angezeigt.

Sie müssen über die Berechtigung "Editor", "Veröffentlichungs-Editor" oder "Besitzer" verfügen, um Formulare zu einem privaten freigegebenen Ordner oder zu einem öffentlichen Ordner hinzufügen zu können. Wenn es sich bei dem Ordner um einen öffentlichen Ordner handelt und Sie über die Berechtigung "Besitzer" verfügen, können Sie die Formulare einschränken, die für andere Personen verfügbar sind, die den Ordner verwenden.

  1. Klicken Sie Ordnerliste in der Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Formulare.

  3. Wenn Sie der Dieser Ordnerliste zugeordneten Formularliste ein Formular hinzufügen möchten, klicken Sie auf Verwalten, und geben Sie dann das Formular an.

  4. Klicken Sie auf Schließen.

  5. Wenn Sie die Formulare einschränken möchten, die für andere Personen verfügbar sein sollen, die den Ordner verwenden, klicken Sie unter Diese Formulare in diesem Ordner zulassen auf eine Option.

Sie müssen über die Berechtigung "Besitzer" für einen öffentlichen Ordner verfügen, um Regeln dafür erstellen oder ändern zu können.

  1. Klicken Sie Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, für den Sie Regeln erstellen oder ändern möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verwaltung.

  3. Klicken Sie auf Ordner-Assistent.

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Zum Erstellen einer Regel klicken Sie auf Regel hinzufügen.

    • Wenn Sie eine vorhandene Regel ändern möchten, klicken Sie in der Liste auf eine Regel, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten.

  5. Geben Sie die Bedingungen ein, die das Element erfüllen muss, damit die Aktion erfolgt. Klicken Sie für weitere Bedingungen auf Erweitert.

  6. Wählen Sie unter Ausführen dieser Aktionendie optionen aus, die Sie verwenden möchten.

    Hinweis: Wenn Sie eine Regel erstellen, ist sie standardmäßig aktiv.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Teilen eines Kalenders

    1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie in der Liste Ordner enthält die Option Kalenderelemente aus.

    2. Klicken Sie in der Liste Auswählen, wo die Ordnerliste abgelegt werden soll, auf Kalender,und klicken Sie dann auf OK.

    3. Fügen Sie dem Ordner Besprechungen und Ereignisse hinzu.

  • Freigeben einer Kontaktliste

    1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie Kontaktelemente in der Liste Ordner enthält aus.

    2. Klicken Sie in der Liste Auswählen, wo die Ordnerliste abgelegt werden soll, auf Kontakte, und klicken Sie dann auf OK.

    3. Fügen Sie dem Ordner Kontakte hinzu.

      Hinweis: Die Liste der freigegebenen Kontakte wird im Outlook Adressbuch/Kontakte angezeigt.

  • Teilen einer Aufgabenliste

    1. Erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie aufgabenelemente in der Liste Ordner enthält aus.

    2. Klicken Sie in der Liste Auswählen, wo die Ordnerliste abgelegt werden soll, auf Aufgaben, und klicken Sie dann auf OK.

    3. Fügen Sie dem Ordner Aufgaben hinzu.

      Hinweis: Während Sie eine Aufgabenliste in einen öffentlichen Ordner kopieren können, können Sie keine Aufgabenanforderung in einen öffentlichen Ordner kopieren oder eine Aufgabenanforderung aus einem öffentlichen Ordner erstellen.

  • Posten von Informationen in einem öffentlichen Ordner

    1. Öffnen Sie den öffentlichen Ordner, in dem Sie Informationen posten möchten.

    2. Wenn Sie das Standardformular zum Posten von Informationen verwenden möchten, klicken Sie auf das Menü Datei, zeigen Sie auf Neu, und klicken Sie dann auf In diesem Ordner posten.

    3. Geben Sie im Formular die Informationen ein, die Sie posten möchten.

    4. Klicken Sie auf Posten.

Erstellen eines moderierten öffentlichen Ordners

Sie müssen über die Berechtigung "Besitzer" für einen öffentlichen Ordner verfügen, um ihn als moderierten Ordner festlegen zu können.

  1. Klicken Sie Ordnerliste im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Verwaltung auf Moderierter Ordner.

  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ordner als moderierten Ordner einrichten.

  4. Geben Sie im Feld Neue Elemente weiterleiten an den Namen der Person ein, die eingehende Nachrichten empfängt, oder den Namen eines alternativen öffentlichen Ordners, in dem die Nachrichten zur Überprüfung gespeichert werden. Der Moderator, der die Überprüfung vor führt, wird in Schritt 6 angegeben.

  5. Optional: Wenn Sie automatisch eine Antwort senden möchten, wenn eine neue Nachricht vom Moderator empfangen wird, wählen Sie unter Antworten auf neue Elemente mit eine Option aus.

    Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Standardantwort    

      "Vielen Dank für Ihre Einreichung. Bitte beachten Sie, dass Übermittlungen an einige Ordner oder Diskussionsgruppen überprüft werden, um festzustellen, ob sie öffentlich verfügbar gemacht werden sollen. In diesen Fällen gibt es eine Verzögerung, bevor genehmigte Einreichungen von anderen Personen angezeigt werden können."

    • Benutzerdefinierte Antwort    

      Klicken Sie auf BenutzerdefinierteAntwort und dann auf Vorlage. Geben Sie den Text Ihrer benutzerdefinierten Antwort ein.

    Moderatoren erhalten keine dieser Antworten, wenn sie Nachrichten posten.

  6. Wenn Sie Namen von Moderatoren hinzufügen oder entfernen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen oder Entfernen.

  7. Optional: Zum Anzeigen der Eigenschaften eines ausgewählten Moderators klicken Sie auf Eigenschaften.

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