Erstellen von Listenbeziehungen mithilfe von eindeutigen Spalten und Nachschlagespalten

Erstellen von Listenbeziehungen mithilfe von eindeutigen Spalten und Nachschlagespalten

Sie können Beziehungen zwischen Listen erstellen, indem Sie eine Kombination aus eindeutigen Spalten, Nachschlagespalten und der Erzwingung von Beziehungen (Kaskadierung und Einschränkung des Löschens) verwenden, die Ihre Fähigkeit zum Erstellen anspruchsvollerer Geschäftslösungen verbessern und dazu beitragen, die Integrität Ihrer Daten zu erhalten.

Übersicht über Listenbeziehungen

In den folgenden Abschnitten finden Sie wichtige Hintergrundinformationen zum Erstellen von Beziehungen zwischen Quell- und Ziellisten, zum Erstellen eindeutiger Und Nachschlagespalten und zum Erzwingen des Verhaltens von Listenbeziehungen. Sie erfahren, wie Sie primäre und sekundäre Nachschlagespalten hinzufügen, Elemente in Listenbeziehungen anzeigen, bearbeiten und löschen sowie Listenbeziehungen verwalten, wenn Listen viele Elemente enthalten.

Verwenden eindeutiger Spalten und Nachschlagespalten zum Zuweisen von Büchern zu Kursen

Liste "Zucchini" mit Callouts

Leseliste mit Anruflisten, die mit der Liste "Kurse" übereinstimmen

  1. Die Quellliste heißt Leseliste, und die Zielliste heißt Kurse.

  2. Jede Liste verfügt über eindeutige Spalten, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten übereinstimmen.

  3. Die primäre Nachschlagespalte in der Quellliste (Leseliste) "sucht" die Spalte ID in der Zielliste (Kurse) basierend auf einem übereinstimmenden Wert.

  4. Eine sekundäre Nachschlagespalte in der Quellliste fügt automatisch die Spalte Kursname aus der Zielliste ein.

Wenn Sie eine Spalte erstellen, können Sie angeben, dass die Spalte eindeutige Werte enthalten muss. Dies bedeutet, dass die Liste keine doppelten Werte in dieser Spalte enthalten kann. Sie können kein Listenelement hinzufügen, das einen doppelten Wert enthält, ein vorhandenes Listenelement ändern, das zum Erstellen eines doppelten Werts führen würde, oder ein Element aus dem Papierkorb wiederherstellen, wenn dies zu einem doppelten Wert führen würde. Wenn Sie außerdem eine Nachschlagespalte in einer Quellliste erstellen und diese Spalte als eindeutig definieren, darf die Spalte in der Zielliste auch keine doppelten Werte enthalten.

Hinweis: Die Eindeutigkeit ist nicht auf die Zwischen- und Kleinschreibung zu reagieren. Beispielsweise werden ORD-231 und ord-231 als doppelte Werte betrachtet.

Eine eindeutige Spalte muss auch über einen Index verfügen. Wenn Sie eine eindeutige Spalte erstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Index zu erstellen, und er wird automatisch erstellt, wenn Sie auf OK klicken. Sobald eine eindeutige Spalte über einen Index verfügt, können Sie den Index nicht aus dieser Spalte entfernen, es sei denn, Sie definieren die Spalte zuerst neu, um doppelte Werte zu ermöglichen.

In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, welche Spaltentypen zum Erstellen eindeutiger Spalten verwendet werden können und welche nicht.

Unterstützte Spaltentypen

Nicht unterstützte Spaltentypen

Einzelne Textzeile

Mehrere Textzeilen

Auswahl (einzelner Wert)

Auswahl (mehrere Werte)

Zahl

Berechnet

Währung

Link oder Bild

Datum und Uhrzeit

Benutzerdefinierte Spalten

Nachschlagewert (einzelner Wert)

Nachschlagefunktion (mehrwertige)

Person (Einzelwert)

Person (mehrwertige Person)

Ja/Nein

Um eine Beziehung zwischen zwei Listen zu erstellen, erstellen Sie eine Nachschlagespalte in der Quellliste, die einen oder mehrere übereinstimmende Werte aus einer Zielliste abruft (oder "nachschaut"). Nachdem Sie diese Nachschlagespalte (die primäre Spalte) erstellt haben, können Sie der Quellliste weitere Spalten (sekundäre Spalten) aus der Zielliste hinzufügen. Weitere sekundäre Spalten müssen über einen unterstützten Datentyp verfügen, der unten beschrieben ist.

In der folgenden Tabelle sind die Spaltentypen zusammengefasst, die zum Erstellen von Nachschlagespalten verwendet werden können und nicht können.

Unterstützte Spaltentypen

Nicht unterstützte Spaltentypen

Einzelne Textzeile

Mehrere Textzeilen

Zahl

Währung

Datum und Uhrzeit

Person oder Gruppe

Berechnet

Link oder Bild

Benutzerdefinierte Spalten

Ja/Nein

Auswahl

Nachschlagen

Es gibt zwei Arten von Nachschlagespalten, die Sie erstellen können: eine Nachschlagespalte mit einer erzwungenen Beziehung und eine Nachschlagespalte mit einer nicht erzwungenen Beziehung.

In einer Nachschlagespalte mit einer erzwungenen Beziehung (auch als referenzielle Integrität bezeichnet) können Sie einzelne Werte nachschauen und die Integrität Ihrer Daten in der Zielliste auf eine von zwei Arten beibehalten:

Cascade Delete    Wenn ein Element in der Zielliste gelöscht wird, werden auch das zugehörige Element oder die zugehörigen Elemente in der Quellliste gelöscht. In diesem Fall möchten Sie sicherstellen, dass alle zugehörigen Elemente als Teil einer Datenbanktransaktion gelöscht werden. Wenn Sie beispielsweise eine Bestellung in einer Zielliste löschen, können Sie sicherstellen, dass auch die entsprechenden Bestellelemente in der Quellliste gelöscht werden. Sie möchten keine Bestellartikel ohne eine entsprechende Bestellung haben, da dadurch "verwaiste" Bestellelemente erstellt würden, die später zu Verwirrung führen könnten.

Löschen einschränken    Wenn Sie versuchen, ein Element in der Zielliste zu löschen, und es ein oder mehrere verwandte Elemente in der Quellliste enthält, werden Sie daran gehindert, das Element in der Zielliste zu löschen. In diesem Fall möchten Sie sicherstellen, dass das zugehörige Element in der Zielliste beibehalten wird. Wenn beispielsweise jemand versucht, einen Bestellartikel aus einer Zielliste zu löschen, ist dieser Auftrag möglicherweise noch ausstehend für einen Kunden, und Sie möchten verhindern, dass dieser Löschvorgang erfolgt, bis die Bestellung verarbeitet wurde. Sie möchten nicht, dass die Bestellung des Kunden versehentlich gelöscht wird, da sich dies auf Ihre Fähigkeit zum Abschließen der Bestellung auswirken würde.

Kursliste, in der versucht wird, zwei Elemente zu löschen.

Leseliste mit gelöschten Elementen

  • Durch einen Löschvorgang wird sichergestellt, dass alle zugehörigen Elemente in einer Einzigen Datenbanktransaktion gelöscht werden. Wenn Sie beispielsweise das Element in der Liste Kurse mit der Listen-ID 1 gelöscht haben, würden auch Elemente in der Leseliste gelöscht, die auf das gelöschte Element verwiesen haben.

  • Ein Löschvorgang zum Einschränken verhindert das Löschen von Elementen in der Zielliste, wenn verwandte Quelllistenelemente vorhanden sind. Wenn Sie also versucht haben, das Element in der Liste Kurse mit der Listen-ID 3 zu löschen, würden Sie daran gehindert, da in der Leseliste immer noch von mindestens einem Element darauf verwiesen wird.

Das Erzwingen eines Listenbeziehungsverhaltens trägt dazu bei, dass Ihre Daten gültig bleiben und Inkonsistenzen verhindert werden, die zu Problemen führen können.

Hinweis: Sie müssen über die Berechtigung Listen verwalten für eine Liste verfügen, um eine erzwungene Beziehung erstellen oder ändern zu können.

Eine Nachschlagespalte, die eine Beziehung erzwingt, muss ebenfalls über einen Index verfügen. Wenn Sie eine Nachschlagespalte erstellen, die eine Beziehung erzwingt, werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Index zu erstellen. Wenn Sie OK auswählen,wird der Index automatisch erstellt. Nachdem eine Nachschlagespalte, die eine Beziehung erzwingt, einen Index enthält, können Sie den Index nicht aus dieser Spalte entfernen, es sei denn, Sie entfernen zuerst die erzwungene Beziehung.

Eine Nachschlagespalte mit einer nicht erzwungenen Beziehung

In einer Nachschlagespalte mit einer nicht erzwungenen Beziehung können Sie einzelne oder mehrere Werte aus der Quellliste in der Zielliste nachschauen. Wenn Sie über berechtigungen zum Löschen eines Elements in der Quellliste verfügen, gibt es keine zusätzlichen Löscheinschränkungen oder Löschvorgänge, die in der Zielliste auftreten.

Einer der Vorteile des Erstellens von Listenbeziehungen besteht in der Anzeige und Bearbeitung von Spalten aus zwei oder mehr Listen auf einer Seite. Wenn Sie eine Nachschlagespalte in einer Quellliste erstellen, werden in der primären Spalte Werte aus der Ziellistenspalte angezeigt. Sie können aber auch angeben, dass zusätzliche sekundäre Spalten aus der Zielliste neben der primären Spalte und den anderen Quelllistenspalten ebenfalls angezeigt werden.

Hinweis: Sie sollten beim Erstellen der primären Spalte angeben, dass mehrere Werte und zusätzliche Spalten akzeptiert werden, die mit der primären Spalte verknüpft sind. Sie können die Spalte zwar aus der Liste umbenennen, können diese anderen Features aber nicht hinzufügen. Wenn Sie nach dem Erstellen einer Liste in mehrere Werte wechseln, Spalten oder andere Optionen hinzufügen möchten, wechseln Sie zu Einstellungen >Listeneinstellungen.

Hinzufügen mehrerer Werte und zusätzlicher Spalten zur Nachschlagespalte

Der primäre Spaltenwert ist ein Link, den Sie zum Anzeigen aller Spaltenwerte dieses Elements in der Zielliste auswählen können. Jeder sekundäre Spaltenwert aus der Zielliste wird als Text in der Quelllistenspalte angezeigt. Wenn Sie eine Nachschlagespalte mit mehreren Werten erstellen, zeigt jede Spalte aus der Zielliste, ob primär oder sekundär, ihre mehreren entsprechenden Werte an, die durch Semikolons getrennt sind. Sie können diese primären und sekundären Spalten in der Listenansicht ähnlich wie die Spalten aus der Quellliste bearbeiten, indem Sie sie beispielsweise hinzufügen, entfernen, filtern und sortieren.

Der primäre Spaltenname ist ein Name, den Sie beim Erstellen der Nachschlagespalte eingeben. Standardmäßig folgt jeder sekundäre Spaltenname einer Standardbenennungskonvention <primärer Spaltenname in der Quellliste>: <Spaltenname in der Ziellistenliste>. Wenn Sie den Namen der primären Spalte ändern, werden daher die Namen aller sekundären Spalten geändert. Sie können jedoch die standardmäßigen Sekundärspaltennamen und -beschreibungen ändern, um die Namen für Sie aussagekräftiger zu gestalten.

Liste der Instrumente mit hervorgehobener Instrument-ID und Instrument

Liste der Musikmusiker mit hervorgehobener ID und Titel

  1. 1. Eine primäre Nachschlagespalte mit mehreren Werten.

  2. 2. Eine sekundäre Nachschlagespalte mit mehreren Werten.

  3. 3. Der Spaltenname wurde vom Standardnamen von Instruments: Title in Instruments geändert.

Hinweis: Die Spaltennamen-ID ist standardmäßig verfügbar, aber ausgeblendet. Um sie zu verwenden, wählen Sie Ansichtsoptionenund dann Aktuelle Ansicht bearbeiten aus. Scrollen Sie, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzeige.

Wenn Sie Listenbeziehungen mithilfe von Nachschlagespalten, eindeutigen Spalten und Listen mit erzwungenen Beziehungen erstellen, können Sie einen Ressourcenschwellenwert oder -grenzwert erreichen und können unter den folgenden Umständen blockiert werden:

  • Wenn Sie eine Spalte in einer vorhandenen Liste eindeutig machen, die mehr Elemente als den Schwellenwert für die Listenansicht enthält (beachten Sie jedoch, dass das Hinzufügen eines Elements zu einer Liste, durch das die Liste größer als der Schwellenwert für die Listenansicht ist, ein Vorgang ist, der normalerweise nicht blockiert ist).

  • Wenn Sie "Löschen kaskadieren" oder "Löschen einschränken" für ein Nachschlagefeld in einer Liste aktivieren, die mehr Elemente als den Schwellenwert für die Listenansicht enthält.

  • Sie haben den Nachschlageschwellenwert für die Listenansicht überschritten, der standardmäßig zwölf Nachschlagespalten enthält.

  • Die Anzahl der Elemente in einem Löschvorgang überschreitet 1.000.

Weitere Informationen zum Verwalten von Listen mit vielen Elementen finden Sie unter Verwalten von Listen und Bibliotheken mit vielen Elementen.

Warnung: Sie können die folgenden Schritte nicht tun:

  • Erstellen Sie eine eindeutige Spalte in einer Liste mit definierten Berechtigungen auf Elementebene.

  • Brechen Sie die Vererbung von Berechtigungen aus einer Liste in ein Listenelement, wenn die Liste eine eindeutige Spalte enthält.

  • Erstellen Sie eine eindeutige Spalte, oder ändern Sie eine Spalte so, dass sie in einer Liste eindeutig ist, die Elemente mit eindeutigen Berechtigungen oder elemente mit aktivierter Inhaltsgenehmigung enthält.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Spalte hinzuzufügen:

  1. Navigieren Sie zu der Website, die die Liste enthält.

  2. Wählen Sie den Namen der Liste auf der Website oder Einstellungen Schaltfläche "SharePoint Online-Einstellungen" aus, wählen Sie Websiteinhalteund dann den Namen der Liste aus.

  3. Suchen Sie die Spaltenüberschriften am Anfang der Liste. Wählen Sie rechts neben den Spaltenüberschriften +Spalte hinzufügen aus.

    Hinzufügen einer Spalte in SharePoint Online.

  4. Es wird eine Dropdownliste mit verschiedenen Spaltentypen angezeigt, die Sie erstellen können. Wählen Sie einen der folgenden Spaltentypen aus:

    • Einzelne Textzeile

    • Mehrere Textzeilen

    • Ort

    • Zahl

    • Ja/Nein

    • Person

    • Datum

    • Auswahl

    • Hyperlink

    • Bild

    • Währung

    Hinweis: Wenn Sie eine Nachschlagespalte erstellen möchten, wählen Sie in der Dropdownliste Weitere aus. Benennen Sie Ihre Spalte, und wählen Sie im Bildschirm Spaltenoptionen den Nachschlagetyp aus. Anschließend können Sie die Schritte 5 und 6 überspringen.

  5. Fügen Sie den Spaltennamen und die Informationen in dem Bereich hinzu, der auf der rechten Seite der Seite angezeigt wird.

  6. Umschalten Sie Eindeutige Werte erzwingen aufJa.

    Auswählen von "Eindeutige Werte erzwingen"

    Wenn Sie einen nicht unterstützten Datentyp für eine Spalte auswählen, werden eindeutige Werte erzwingen nicht angezeigt.

  • Sie können den Index einer eindeutigen Spalte nicht entfernen. Um den Index zu entfernen, müssen Sie die Spalte von einer eindeutigen Spalte in eine Spalte ändern, die doppelte Werte zuerst zulässt, und dann den Index entfernen.

  • Wenn Sie versuchen, eine vorhandene Spalte von doppelten Werten in eindeutige Werte zu ändern, können Sie diesen Vorgang möglicherweise verhindern, wenn die vorhandene Spalte doppelte Werte enthält. Sie müssen zuerst alle doppelten Werte entfernen und dann die Spalte so ändern, dass doppelte Werte in eine eindeutige Spalte geändert werden.

  • Wenn Sie den Datentyp der eindeutigen Spalte ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

    • Ändern der Spalte, um doppelte Werte zu ermöglichen

    • Entfernen des Indexes

    • Ändern der Spalte in den anderen unterstützten Datentyp

    • Machen Sie dann die Spalte eindeutig.

Mit diesen Schritten können Sie eine Nachschauspalte einrichten, in der die primäre Spalte angezeigt wird, und optional eine sekundäre Spalte in einer Liste. Die primäre Spalte kann indiziert werden, aber da die sekundäre Spalte (oder das Feld) vom primären gesteuert wird, kann sie nicht eindeutig oder indiziert sein.

  1. Navigieren Sie zu der Website, die die Liste enthält.

  2. Wählen Sie den Namen der Liste in der Websitenavigation oder Einstellungen Schaltfläche "SharePoint Online-Einstellungen" aus, wählen Sie Websiteinhalteund dann den Namen der Liste aus.

  3. Suchen Sie die Spaltenüberschriften am Anfang der Liste. Wählen Sie rechts neben den Spaltenüberschriften +Spalte hinzufügen aus.

    Hinzufügen einer Spalte in SharePoint Online.

  4. Wählen Sie in der Dropdownliste Weitere aus.

    Schaltfläche "Weitere Optionen" ausgewählt

  5. Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte dieOption Nachschlageinformationen (Informationen bereits auf dieser Website) aus.

  6. Wählen Sie im Feld Informationen aus erhalten eine Zielliste aus.

  7. Wählen Sie im Feld In dieser Spalte eine primäre Spalte aus.

  8. Aktivieren Sie unter Spalte hinzufügen, umjedes dieser zusätzlichen Felder für jede sekundäre Spalte, die Sie hinzufügen möchten, das Kontrollkästchen neben dem Spaltennamen. Es werden nur Spalten mit unterstützten Datentypen aufgelistet.

  9. Wenn Sie später sekundäre Spalten hinzufügen oder entfernen möchten, ändern Sie die Nachschlagespalte, und treffen Sie die von Ihnen ausgewählte Auswahl.

    Hinweis: Sie können keine sekundäre Spalte indizieren oder eine sekundäre Spalte nicht eindeutig machen.

  10. Wenn die Nachschlagespalten in der Standardansicht angezeigt werden sollen, wählen Sie Zur Standardansicht hinzufügen aus.

  11. Um eine erzwungene Beziehung zu erstellen, wählen Sie Beziehungsverhalten erzwingen und dann Löschen einschränken oder Löschen kaskadieren aus.

  12. Wählen Sie OK aus.

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