Schrittweise Anleitung: Einrichten von Neuigkeiten für Ihre Organisation mithilfe einer Hubwebsite

Mit SharePoint können Sie Neuigkeiten in Ihrer Organisation auf nützliche und auffindbare Weise veröffentlichen. Standardmäßig werden SharePoint-Neuigkeiten auf der SharePoint-Startseite, auf Teamsites, Kommunikationssites, Hubwebsites und in der mobilen App angezeigt, je nachdem, wie relevant die Nachrichten für den Benutzer sind. Wenn z. B. eine wichtige Nachricht von jemandem aus dem engeren Arbeitsfeld eines Benutzers veröffentlicht oder auf einer Site gepostet wird, auf der er aktiv ist, wird sie dem Benutzer angezeigt.

Organisationen haben viele Optionen hinsichtlich der Art der angezeigten Nachrichten, wo sie angezeigt werden, wer Beiträge verfassen kann und vieles mehr.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine umfassende Strategie zum Einrichten von Nachrichten auf allen Ebenen Ihrer Organisation implementieren können.

Die Strategie

Im Rahmen dieser Anleitung werden wir mehr tun, als nur News-Webparts auf verschiedenen Sites einzurichten. Wir zeigen Ihnen eine umfassende Strategie, die u. a. Folgendes umfasst: das Einrichten einer "offiziellen" News-Site für Nachrichten, die visuell als Organisationsnachrichten gekennzeichnet sind, das Einrichten von Kategorien für verschiedene Arten von Nachrichten und eines Genehmigungsprozesses für News-Beiträge. Sie werden sehen, wie Neuigkeiten in einer Intranet-Hubwebsite angezeigt werden, die aus einer Unternehmenskommunikationssite, einer Abteilungskommunikationssite und einer Abteilungsteamsite stammen.

Auf der Hubwebsite-Startseite werden alle genehmigten Nachrichten für alle Sites angezeigt, die dem Hub zugeordnet sind. Das bedeutet, dass Benutzer alle News-Beiträge sehen, die auf der Unternehmensneuigkeiten-Site und auf Abteilungskommunikationssites erstellt wurden sowie News-Beiträge nur für die Teamsite ihrer Abteilung.

1. Neuigkeiten aus einer offiziellen Unternehmenskommunikationssite, die Teil der Hubwebsite ist
2. Neuigkeiten aus einer Abteilungskommunikationssite, die Teil der Hubwebsite ist
3. Neuigkeiten aus einer Abteilungsteamsite, die Teil der Hubwebsite ist

Die Inhalte werden auf den Sites im Hub wie folgt angezeigt:

• In jeder Abteilungskommunikationssite werden nur News-Beiträge für diese Abteilung angezeigt.
• In den einzelnen Abteilungsteamsites werden nur News-Beiträge angezeigt, die auf der jeweiligen Teamsite erstellt wurden sowie Beiträge, die auf der Unternehmensneuigkeiten-Site erstellt wurden.

So sieht der Ablauf für Nachrichtenbeiträge aus:

• Alle Mitarbeiter haben die Berechtigung, auf ihren Teamsites Nachrichten zu erstellen. Beiträge können als "Meilenstein" oder als reine "Abteilungsnachricht" markiert werden.
• In jeder Abteilung ist mindestens ein Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut, News-Beiträge auf der Kommunikationssite ihrer Abteilung zu erstellen.
• Alle Nachrichtenbeiträge, die auf Abteilungskommunikationssites erstellt werden, durchlaufen einen Seitengnehmigungsprozess, bei dem eine bestimmte Person aus der Abteilung für Unternehmenskommunikation Beiträge genehmigt.
• Offizielle News-Beiträge der Kommunikationsabteilung werden auf einer eigenen Site namens "Unternehmensneuigkeiten" erstellt, die nicht der Hubwebsite zugeordnet ist. Diese Site ist als "offizielle" News-Site ausgewiesen.
• Jeden Monat wird ein Newsletter mit ausgewählten Nachrichten aus den Unternehmensmitteilungen an alle Mitarbeiter per E-Mail gesendet.

Die Struktur der Hubwebsite

Alle Team- und Kommunikationssites, mit Ausnahme der Unternehmenskommunikationssite, sind einer einzigen Hubwebsite zugeordnet.

Jede Abteilung verfügt über eine Kommunikationssite zum Teilen von Informationen mit dem Rest der Organisation und über eine Teamsite für die interne Kommunikation zwischen Abteilungsmitarbeitern.

Umsetzen der Strategie

In diesem Abschnitt sehen wir uns an, wie Ihre SharePoint-Umgebung eingerichtet werden muss, um die Anforderungen dieser News-Strategie zu erfüllen. Dieser Vorgang umfasst das Einrichten des News-Webparts und das Erstellen eines Seitengenehmigungsprozesses in einer Seiten-Bibliothek, das Erstellen von Kategorien für Nachrichten und das Festlegen einer Site als "offizielle News-Site".

In diesem Beispiel wird davon ausgegangen, dass jede der Kommunikations- und Teamsites bereits einer Hubwebsite zugeordnet ist (mit Ausnahme der Unternehmenskommunikationssite) und dass es bereits mehrere News-Beiträge auf der Unternehmenskommunikationssite gibt. Wenn Sie wissen möchten, wie diese Arten von Sites eingerichtet werden, lesen Sie Einrichten Ihrer SharePoint-Hubwebsite, Erstellen einer Kommunikationssite in SharePoint Online und Erstellen einer Teamsite in SharePoint.

Einrichten Ihrer Unternehmenskommunikationssite für offizielle Organisationsmitteilungen

Wenn eine Unternehmenskommunikationssite für "offizielle" Unternehmensnachrichten eingerichtet wurde, können Nachrichten aus der Unternehmenskommunikation hervorgehoben angezeigt werden, damit Ihre Benutzer sofort wissen, dass es sich hierbei um offizielle Unternehmensmitteilungen handelt, wie in diesem Beispiel:

Um dieses Feature zu aktivieren und die Website für Organisationsnachrichten anzugeben, muss ein SharePoint-Administrator die SharePoint Online PowerShell-Befehle verwenden:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Einrichten von Neuigkeiten auf einer Abteilungsteamsite

Auf ihrer Abteilungsteamsite wird das News-Webpart dreimal zur Seite hinzugefügt. Jedes Webpart zeigt unterschiedliche Nachrichtenbeiträge basierend auf Nachrichtenquelle und -kategorien an. Um die Kategorien zu erstellen, fügen Sie der Seiten-Bibliothek eine Spalte hinzu, um es Autoren zu ermöglichen, ihre Seiten durch die entsprechende Kennzeichnung einer Kategorie zuzuordnen.

Erstellen von Spalten für Kategorien

1. Wählen Sie auf der Teamsite Ihrer Abteilung in der Websitenavigation den Link Seiten aus, um zur Seiten-Bibliothek zu wechseln.

2. Wählen Sie + Spalte hinzufügen oder + rechts neben dem Namen der letzten Spalte oben auf den Seiten aus.

   

3. Geben Sie im Feld Name den Namen Beitragstyp ein.

4. Wählen Sie im Dropdownmenü Auswahl als Spaltentyp aus.

5. Geben Sie zwei Optionen an: "Abteilungsneuigkeiten" und " Meilenstein.

6. Klicken Sie auf Speichern.

Als Nächstes fügen wir der Startseite der Abteilungsteamsite News-Webparts hinzu, um Abteilungsneuigkeiten, Meilensteinneuigkeiten und Neuigkeiten von der Website Ihrer Organisation anzuzeigen.

Abteilungsneuigkeiten hinzufügen

1. Fügen Sie der Startseite rechts einen Ein-Drittel-Abschnitt hinzu.
2. Fügen Sie in der ersten Spalte das News-Webpart hinzu, und geben Sie ihm den Titel "Abteilungsneuigkeiten".
3. Wählen Sie Bild bearbeiten in der Webpartsymbolleiste aus.
4. Legen Sie im Eigenschaftenbereich des Webparts die folgenden Optionen fest:
   • News-Quelle: Diese Site
   • Titel und Befehle anzeigen: Ein
   • Layout: Top-Meldungen
   • Filter: Seiteneigenschaften
   • Eigenschaftsname: Beitragstyp entspricht Abteilungsneuigkeiten
5. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

Meilensteinneuigkeiten hinzufügen

1. Fügen Sie in derselben Spalte unter dem soeben hinzugefügten Webpart erneut das News-Webpart hinzu, und geben Sie ihm den Titel " Meilensteine".
2. Wählen Sie Bild bearbeiten in der Webpartsymbolleiste aus.
3. Legen Sie im Eigenschaftenbereich des Webparts die folgenden Optionen fest:
   • News-Quelle: Diese Site
   • Titel und Befehle anzeigen: Ein
   • Layout: Nebeneinander
   • Filter: Seiteneigenschaften
   • Eigenschaftsname: Beitragstypentspricht Meilensteine
4. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

Unternehmensneuigkeiten hinzufügen

1. Fügen Sie in der zweiten (rechten) Spalte erneut das News- Webpart hinzu, und geben Sie ihm den Titel "Unternehmensneuigkeiten."
2. Wählen Sie Bild bearbeiten in der Webpartsymbolleiste aus.
3. Legen Sie im Eigenschaftenbereich des Webparts die folgenden Optionen fest:
   • News-Quelle: Klicken Sie auf Sites auswählen aus, und wählen Sie dann Ihre Unternehmensneugkeiten-Site aus.
   • Titel und Befehle anzeigen: Ein
   • Layout: Nebeneinander
   • Filter: Seiteneigenschaften
   • Eigenschaftsname: Beitragstypentspricht Meilensteine
4. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

Um das bisher Erstellte zu testen, erstellen Sie mehrere News-Beiträge auf der Abteilungssite. Legen Sie die Seiteneigenschaften auf Ihren News-Seiten so fest, dass auf einigen der Beitragstyp "Abteilungsneuigkeiten" und auf anderen der Beitragstyp "Meilenstein" angezeigt wird. Informationen zum Festlegen von Eigenschaften für Seiten finden Sie unter Anzeigen, Bearbeiten und Hinzufügen von Seitendetails.

So sieht die fertige Abteilungshomepage:

Einrichten der Kommunikationssite Ihrer Abteilung

In diesem Beispiel müssen News-Beiträge, die auf der Kommunikationssite erstellt wurden, genehmigt werden. Sie können die Seitengenehmigung mit Power Automate einrichten. Geben Sie dem Flow einen Namen, der den Sitenamen enthält, z. B. " Genehmigungen für Personalseite", und legen Sie als genehmigende Person einen Mitarbeiter der Abteilung "Unternehmenskommunikation" fest.

Richten Sie als Nächstes die Startseite der Site so ein, dass News von dieser Site angezeigt werden.

1. Fügen Sie auf der Startseite Ihrer Abteilungskommunikationssite ein News-Webpart hinzu.
2. Wählen Sie Bild bearbeiten in der Webpartsymbolleiste aus.
3. Legen Sie im Eigenschaftenbereich des Webparts die folgenden Optionen fest:
   • News-Quelle: Diese Site
   • Layout: Top-Meldungen
4. Erstellen Sie einen News-Beitrag, der auf Ihrer Startseite angezeigt werden soll. Wenn Sie fertig sind, übermitteln Sie die Seite zur Genehmigung, indem Sie oben rechts auf der Seite Zur Genehmigung einreichen auswählen.

Der Mitarbeiter, der bei der Einrichtung des Ablaufs als genehmigende Person festgelegt wurde, erhält nun eine E-Mail, dass die Seite auf die Genehmigung wartet. Nachdem die Seite genehmigt wurde, wird sie im News-Webpart auf der Kommunikationssite Ihrer Abteilung angezeigt.

Erstellen Sie nun auf dieser Site mehrere News-Beiträge. Stellen Sie sicher, dass jede Seite zur Genehmigung eingereicht und anschließend genehmigt wird.

In diesem Beispiel sehen Sie die Art der Nachrichten, die auf der Abteilungskommunikationssite für die Personalabteilung angezeigt werden:

Einrichten der Homepage der Intranet-Hubwebsite

1. Fügen Sie ihrer Hubwebsite-Startseite einen zweispaltigen Abschnitt hinzu.
2. Fügen Sie in der linken Spalte das News-Webpart hinzu.
3. Wählen Sie Bild bearbeiten in der Webpartsymbolleiste aus.
4. Legen Sie im Eigenschaftenbereich des Webparts die folgenden Optionen fest:
   • News-Quelle: Klicken Sie auf Sites auswählen aus, und wählen Sie dann Ihre Unternehmensneugkeiten-Site aus.
   • Layout: Top-Meldungen
5. Fügen Sie in der rechten Spalte erneut das News-Webpart hinzu.
6. Legen Sie im Eigenschaftenbereich des Webparts die folgenden Optionen fest:
   • News-Quelle: Alle Sites im Hub
   • Layout: Hub-News

Wenn Sie fertig sind, sollten links auf der Seite nur die News-Beiträge aus der Unternehmenskommunikationssite angezeigt werden, und im Webpart rechts News-Beiträge aus allen Sites, die dem Hub im Webpart zugeordnet sind.

Entwickeln einer eigenen News-Strategie

Nachdem Sie nun gesehen haben, wie Sie eine bestimmte Strategie umsetzen können, können Sie über eine eigene Strategie nachdenken. Hier sind einige Fragen, die Sie sich und Ihrer Organisation im Vorfeld stellen sollten:

• Wie wird derzeit über Neuigkeiten informiert? Wie können Sie bestehende Personen oder Prozesse in den neuen Ansatz einbinden?
• Welche Art von News-Inhalten sollen geteilt werden?
• Wer wird Inhalte erstellen?
• Müssen News-Beiträge genehmigt werden? Wenn ja, wie soll der Genehmigungsprozess aussehen?
• Wie wird derzeit über Neuigkeiten informiert?

Organisations- und abteilungsweite Kommunikation

In vielen Organisationen gibt es bereits eine formelle Möglichkeit, Informationen organisationsweit an Mitarbeiter zu übermitteln. Darüber hinaus kommunizieren Mitarbeiter in einer Abteilung in vielen Fällen auch auf informellere Weise miteinander. Es ist wichtig, diese Prozesse zu durchdenken, da Sie in einigen Fällen weiterhin die gleichen Personen oder Prozesse in SharePoint einsetzen können.

Stellen Sie sich bei Überlegungen zur organisationsweiten Kommunikation die folgenden Fragen:

• Erstellt und sendet jemand in Ihrer Organisation Newsletter?
• Werden diese per E-Mail versendet? Wenn ja, wie sieht der aktuelle Prozess aus, um diese Person darüber zu informieren, welche Neuigkeiten einbezogen werden müssen? Wie oft werden die Newsletter versendet?
• Wie wird ermittelt, welche Neuigkeiten einbezogen werden und welche nicht? Wer trifft diese Entscheidung?
• Wie sieht der Prozess zum Bearbeiten der Inhalte aus?
• Wie wird entschieden, welche Bilder in Beiträgen verwendet werden?

Stellen Sie sich auf Abteilungsebene die folgenden Fragen:

• Gibt es eine Person, deren Rolle das Teilen von Informationen mit dem Rest der Abteilung umfasst?
• Geben Mitarbeiter Informationen informell über Tools wie E-Mail oder Textnachrichten untereinander weiter?
• Welche Inhalte werden weitergegeben?

Inhaltstypen und deren Relevanz

Der nächste Schritt beim Erstellen Ihrer News-Strategie besteht darin, die Art von News-Inhalten zu bestimmen, die in Ihrer Organisation erstellt werden. Zu den Arten von Nachrichten kann Folgendes gehören:

• "In den Nachrichten"-Beiträge, über die Mitarbeiter darüber informiert werden, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation in den Medien erwähnt wurde, z. B. in einer Fachpublikation oder in einem Nachrichtenprogramm.
• Unternehmensankündigungen oder Meilensteine, z. B. die Veröffentlichung eines neuen Produkts oder das Starten einer neuen Initiative
• Mitarbeitermeilensteine, z. B. wenn Mitarbeiter heiraten, Eltern werden oder in den Ruhestand gehen
• Informationen an die Mitarbeiter, dass sie etwas tun müssen, z. B. sich für Leistungen oder die Teilnahme an Schulungen registrieren

Wenn Sie an solche Inhalte denken, ist es wichtig, deren Relevanz und Wichtigkeit für verschiedene Gruppen in Ihrer Organisation zu berücksichtigen. Beispiel:

• Jeder in Ihrer Organisation muss wissen, wann er sich für Leistungen registrieren kann. Dies ist wichtig und für alle relevant.
• Mitarbeiter der Finanzabteilung müssen über neue Gesetze informiert sein, die sich auf ihre Buchhaltungspraktiken auswirken. Dies ist relevant und wichtig für sie. Für andere Personen in der Organisation ist dies jedoch nicht relevant oder wichtig.
• Die Vertriebsabteilung führt am Freitag einen Kochwettbewerb im Pausenraum durch. Dies kann für Mitarbeiter der Vertriebsabteilung relevant sein, aber sie kann nicht als wichtig eingestuft werden, und niemand sonst in der Organisation würde sie als relevant oder wichtig betrachten.

Das Durchdenken Ihrer Inhalte hat den Zweck, sich ein Bild davon zu machen, welche prominent, welche weniger prominent oder gar nicht angezeigt werden müssen. Wie Sie diese Frage beantworten, hängt möglicherweise von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei einem kleineren Unternehmen könnten Sie z. B. entscheiden, dass Mitarbeitermeilensteine unternehmensweit angezeigt werden sollen, während sie in einem größeren Unternehmen etwa nur Mitarbeitern in einer bestimmten Abteilung angezeigt werden.

Wer macht was?

Wer erstellt News-Inhalte?

In einigen Organisationen werden News-Inhalte zentral von einer bestimmten Person oder Gruppe von Personen erstellt und verwaltet, z. B. der Abteilung für Unternehmenskommunikation. Dies stellt einen einfachen zentralisierten Ansatz für die Erstellung und Verwaltung von News-Inhalten dar, bei dem sichergestellt wird, dass nur wichtige und relevante Inhalte unternehmensweit für Mitarbeiter veröffentlicht werden. Durch diesen Ansatz wird jedoch die Menge an News-Inhalten reduziert, die in der Regel generiert werden, da er intensiven Zeitaufwand seitens einer Person oder einer Gruppe von Personen erfordert. Wenn Sie den Veröffentlichungsprozess auch für andere Personen in Ihrer Organisation öffnen, ermöglichen Sie anderen, News-Inhalte zu erstellen. News-Inhalte, die von Benutzern in ihren eigenen Abteilungen erstellt werden, sind aktueller und stärker auf die Abteilungsaktivitäten zentriert, wodurch die Relevanz dieser Inhalte erhöht wird.

Wer genehmigt News-Inhalte?

Wenn Sie anderen Personen das Erstellen von News-Inhalten erlauben, könnten Inhalte erstellt werden, die nicht Ihren Kriterien für qualitativ hochwertige Inhalte entsprechen. Dazu können Inhalte gehören, die Rechtschreib- und Grammatikfehler aufweisen, in denen unangemessene Ausdrücke verwendet werden oder die irrelevant sind. Sie können einen Genehmigungsprozess einrichten, um sicherzustellen, dass die Inhalte die für die Veröffentlichung erforderlichen Kriterien erfüllen.

Wie werden die Benutzer Neuigkeiten unter Verwendung von SharePoint einsehen?

Bisher wurden Intranetsites mit der Annahme erstellt, dass Benutzer zur Intranet-Homepage navigieren und dort Neuigkeiten lesen. In diesem Szenario würden wichtige Unternehmensneuigkeiten auf der Homepage sowie ein zusätzlicher Newsfeed mit Beiträgen angezeigt, die von Abteilungssites stammen. Dies ist ein "Abruf"-Szenario, in dem "offizielle" Inhalte (die häufig wichtig und für alle Mitarbeiter relevant sind) angezeigt werden, während aggregierte Inhalte von anderen Abteilungssites "abgerufen" werden. In vielen Fällen besuchen die Benutzer jedoch die Intranet-Homepage gar nicht mehr. Sie besuchen eher direkt die Homepage ihrer Abteilungssite, da diese die meisten für sie relevanten Informationen enthält. In einigen Fällen können Organisationen ein "Push"-Szenario implementieren, bei dem offizielle Informationen bis zu ihrer Abteilungssite "gepusht" und zusammen mit News-Beiträgen angezeigt werden, die in der Abteilung erstellt wurden.

Wenn Ihre Organisation Hubwebsites verwendet, können Sie News-Inhalte auf Hubebene aggregieren. Wenn Ihre Organisation mehrere Hubs eingerichtet hat, ist es wichtig, zu überlegen, wie Sie diese Hubs in Ihrer allgemeinen News-Strategie nutzen können. Es ist üblich, sowohl eine interne als auch eine externe Abteilungssite zu erstellen. Die interne Abteilungssite ist in der Regel eine mit einer Gruppe verbundene SharePoint-Teamsite. Diese Site ist nur für Mitglieder dieser Abteilung vorgesehen. Es gibt jedoch auch eine öffentliche SharePoint-Kommunikationssite, die verwendet wird, um Informationen von dieser Abteilung an die gesamte Organisation weiterzugeben.

Bei Verwendung dieses Modells werden allen Benutzern alle News-Beiträge angezeigt, die auf Abteilungskommunikationssites erstellt wurden, während sie nur News-Beiträge von Teamsites sehen, zu denen sie gehören.

Es ist auch wichtig, über die anderen Orte nachzudenken, an denen Benutzer News-Inhalte nutzen können. Benutzer können Neuigkeiten mithilfe der SharePoint-App auf ihrem Mobilgerät und auf der SharePoint-Seite in Office 365 lesen. Darüber hinaus kann ein Sitebesitzer einen Newsletter mit aktuellen Neuigkeiten erstellen, der an die Benutzer gesendet werden kann. Die Benutzer können außerdem Neuigkeiten aus einer mit einer Gruppe verbundenen SharePoint-Site in einem Microsoft Teams-Kanal posten.

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Informationen zum Erstellen von Websites für Ihre Organisation finden Sie in weiteren geführten exemplarischen Vorgehensweisen.