Grundlegende Aufgaben in einer Access-Desktopdatenbank

Inhalt dieses Artikels

• Auswählen einer Vorlage

• Erstellen einer neuen Datenbank

• Hinzufügen einer Tabelle

• Kopieren und Einfügen von Daten

• Importieren von oder Verknüpfen zu Daten

• Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten

• Weitere Schritte

Auswählen einer Vorlage

Access-Vorlagen verfügen über integrierte Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte, die einsatzbereit sind. Eine Auswahl von Vorlagen ist das erste, was Ihnen beim Starten von Access aufgefallen ist, und Sie können online nach weiteren Vorlagen suchen.

1. Klicken Sie in Access auf Datei > Neu.

2. Wählen Sie eine Desktopdatenbankvorlage aus, und geben Sie unter Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein.(Wenn keine Vorlage angezeigt wird, die für Siefunktioniert, verwenden Sie das Feld Onlinevorlagen durchsuchen.)

3. Sie können entweder den Standardspeicherort verwenden, der von Access unter dem Feld Dateiname angezeigt wird, oder sie können auf das Ordnersymbol klicken, um eines zu wählen.

4. Klicken Sie auf Erstellen.

Je nach Vorlage müssen Sie möglicherweise eine der folgenden Schritte für die ersten Schritte tun:

• Wenn Access ein Dialogfeld "Anmelden" mit einer leeren Liste von Benutzern anzeigt:

  1. Klicken Sie auf Neuer Benutzer.

  2. Füllen Sie das Formular "Benutzerdetails" aus.

  3. Klicken Sie auf & schließen.

  4. Wählen Sie den gerade eingegebenen Benutzernamen aus, und klicken Sie dann auf Anmelden.

• Wenn Access in der Meldungsleiste eine Sicherheitswarnung anzeigt und Sie der Quelle der Vorlage vertrauen, klicken Sie auf Inhalt aktivieren. Wenn die Datenbank eine Anmeldung erfordert, melden Sie sich erneut an.

Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Access-Desktopdatenbank aus einer Vorlage.

Erstellen einer neuen Datenbank

Wenn keine der Vorlagen Ihren Anforderungen entspricht, können Sie mit einer leeren Desktopdatenbank beginnen.

1. Klicken Sie in Access auf >leere Desktopdatenbank.

2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für Ihre Datenbank ein.

3. Sie können entweder den Standardspeicherort verwenden, der von Access unter dem Feld Dateiname angezeigt wird, oder sie können auf das Ordnersymbol klicken, um eines zu wählen.

4. Klicken Sie auf Erstellen.

Hinzufügen einer Tabelle

In einer Datenbank werden Ihre Informationen in mehreren verknüpften Tabellen gespeichert. So erstellen Sie eine Tabelle:

1. Wenn Sie Ihre Datenbank zum ersten Mal öffnen, wird in der Datenblattansicht eine leere Tabelle angezeigt, in der Sie Daten hinzufügen können. Wenn Sie eine weitere Tabelle hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen > Tabelle. Sie können entweder mit der Eingabe von Daten in das leere Feld (Zelle) beginnen oder Daten aus einer anderen Quelle wie einer Excel-Arbeitsmappe einfügen.

2. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie dann den neuen Namen ein, um eine Spalte (Feld) umzubenennen.

1. Klicken Sie auf Datei > Speichern.

• Wenn Sie weitere Felder hinzufügen möchten, geben Sie die Spalte Zum Hinzufügen klicken ein.

• Wenn Sie eine Spalte verschieben möchten, wählen Sie sie aus, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken, und ziehen Sie sie dann an die stelle, an der sie angezeigt werden soll. Sie können auch zusammenhängende Spalten auswählen und alle an eine neue Position ziehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Einführung in Tabellen.

Kopieren und Einfügen von Daten

Sie können Daten aus einem anderen Programm wie Excel oder Word in eine Access-Tabelle kopieren und einfügen. Dies funktioniert am besten, wenn die Daten in Spalten getrennt sind. Wenn sich die Daten in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word befindet, verwenden Sie tags, um die Spalten zu trennen oder vor dem Kopieren in ein Tabellenformat zu konvertieren.

1. Wenn die Daten bearbeitet werden müssen, z. B. vollständige Namen in Vor- und Nachnamen zu trennen, müssen Sie dies zuerst im Quellprogramm tun.

2. Öffnen Sie die Quelle, und kopieren Sie die Daten (STRG+C).

3. Öffnen Sie die Access-Tabelle, in der Sie die Daten in der Datenblattansicht hinzufügen möchten, und fügen Sie sie ein (STRG+V).

4. Doppelklicken Sie auf jede Spaltenüberschrift, und geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein.

5. Klicken Sie auf Datei > Speichern, und geben Sie der neuen Tabelle einen Namen.

   Hinweis:  Access legt den Datentyp jedes Felds basierend auf den Informationen fest, die Sie in die erste Zeile jeder Spalte einfügen. Stellen Sie daher sicher, dass die Informationen in den folgenden Zeilen mit der ersten Zeile übereinstimmen.

Importieren von oder Verknüpfen zu Daten

Sie können entweder Daten aus anderen Quellen importieren oder eine Verknüpfung mit den Daten aus Access erstellen, ohne die Informationen von dem Ort zu verschieben, an dem sie gespeichert sind. Verknüpfungen können eine gute Option sein, wenn sie von mehreren Benutzern aktualisiert werden und Sie sicherstellen möchten, dass die neueste Version angezeigt wird oder Wenn Sie Speicherplatz sparen möchten. Sie können auswählen, ob Sie für die meisten Formate eine Verknüpfung mit oder einen Import von Daten erstellen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank.

Der Prozess unterscheidet sich je nach Datenquelle geringfügig, doch die folgenden Anweisungen sind der Erste:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten auf das Datenformat, aus dem Sie importieren oder mit dem Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Wenn das richtige Format nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Weitere.

1. Folgen Sie den Anweisungen im Dialogfeld Externe Daten herunterladen.

Wenn Sie eine Verknüpfung erstellen, sind einige Formate als schreibgeschützt verfügbar. Hier sind die externen Quellen, aus der Sie Daten importieren oder verknüpfen können:

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer anderen Access-Datenbank.

Organisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten

Sie können den Tabellenanalyse-Assistenten verwenden, um redundante Daten schnell zu identifizieren. Der Assistent bietet dann eine einfache Möglichkeit, die Daten in separaten Tabellen zu organisieren. Access behält die ursprüngliche Tabelle als Sicherung bei.

1. Öffnen Sie die Access-Datenbank, die die Tabelle enthält, die Sie analysieren möchten.

2. Klicken Sie auf Datenbanktools>Tabelle analysieren.

   Die ersten beiden Seiten des Assistenten enthalten ein kurzes Lernprogramm mit Beispielen. Wenn ein Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Einführungsseiten anzeigen?angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen, und klicken Sie dann zweimal auf Zurück, um die Einführung zu sehen. Wenn Sie die einführenden Seiten nicht mehr anzeigen möchten, deaktivieren Sie Einführungsseiten anzeigen?

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Nächste Schritte

Der restliche Entwurfsprozess hängt davon ab, was Sie tun möchten, aber Sie möchten wahrscheinlich in Erwägung ziehen, Abfragen, Formulare, Berichte und Makros zu erstellen. Diese Artikel können Ihnen helfen:

• Einführung in Tabellen

• Einführung in Abfragen

• Erstellen eines Access-Formulars

• Einführung in Berichte in Access

• Schützen von Daten mit Sicherung und Wiederherstellung

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