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Mit dem Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen können Sie und Ihr Team mit Personen von außerhalb Ihrer Organisation zusammenarbeiten, indem sie ihnen Zugriff auf Gruppenunterhaltungen, Dateien, Kalenderseinladungen und das Gruppennotizbuch gewähren. Der Zugriff kann einem Gast – z. B. einem Partner, Lieferanten, Lieferanten oder Berater – von jedem Gruppenbesitzer gewährt werden.

Hinweis: In diesem Artikel geht es um das Hinzufügen von Gästen – Personen außerhalb Ihrer Organisation – zu einer Microsoft 365-Gruppe. Wenn Sie nach Informationen zum Hinzufügen von Mitgliedern – Personen innerhalb Ihrer Organisation – zu einer Microsoft 365-Gruppe suchen, lesen Sie "Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern in Outlook".

Funktionsweise

Personen mit Microsoft 365-Gruppen können Outlook im Web oder Outlook für Windows verwenden, um Gäste in ihren Microsoft 365 Gruppen hinzuzufügen und zu verwalten. Gäste können eine beliebige E-Mail-Adresse haben, und ihr E-Mail-Konto kann ein Geschäfts-, Privat- oder Schulkonto sein.

Hinweis: Der Gastzugriff wird vom IT-Administrator eingerichtet.

  • Schritt 1    Ein Gruppenbesitzer fügt der Gruppe einen Gast hinzu , oder ein Gast wird von einem Gruppenmitglied nominiert. Der Gruppenbesitzer genehmigt die benannten Gäste.

  • Schritt 2    Der Gruppenbesitzer wird darüber informiert, auf welche Inhalte und Ressourcen der Gast innerhalb der Gruppe zugreifen kann. Eine Kombination aus Text und Symbolen gibt allen Gruppenmitgliedern einen klaren Hinweis auf die Gastteilnahme.

  • Schritt 3    Der Gast empfängt eine Willkommens-E-Mail und kann an Gruppenunterhaltungen teilnehmen, Kalendereinladungen empfangen und beantworten und auf Gruppendateien zugreifen.

Hinweis: Standardmäßig sind Gäste der Gruppe abonniert und empfangen alle Gruppenunterhaltungen und -ereignisse in ihren Posteingängen. Gäste können sich nicht von Gruppen-E-Mails abmelden, während sie Mitglied der Gruppe sind.

Gäste können die Gruppe jederzeit über einen Link in der Fußzeile aller Gruppen-E-Mail-Nachrichten und Kalendereinladungen verlassen.

Administratoren können Gäste und ihren Zugriff auf Microsoft 365 Gruppenressourcen mithilfe von PowerShell verwalten. Anweisungen finden Sie unter "Verwalten des Gastzugriffs in Microsoft 365-Gruppen ".

Wenn ein Gast eingeladen wird, einer Gruppe beizutreten, erhält er eine Willkommens-E-Mail-Nachricht, die ein paar Informationen über die Gruppe enthält und was er jetzt erwarten kann, wenn er Mitglied ist. Die Nachricht enthält auch eine Reihe von Links, die ihnen bei den ersten Schritte und der Verbindung mit Gruppenressourcen helfen.

Abbildung der Begrüßungsnachricht für Gruppengäste

Alle Interaktionen des Gastmitglieds erfolgen über den E-Mail-Posteingang. Sie können nicht auf die Gruppenwebsite zugreifen, aber Kalendereinladungen empfangen, an E-Mail-Unterhaltungen teilnehmen und, wenn der Administrator die Einstellung aktiviert hat, freigegebene Dateien über einen Link oder eine Anlage öffnen.

Alle Gruppen-E-Mail-Nachrichten und Kalendereinladungen, die der Gast empfängt, enthalten eine Erinnerung, "Allen antworten" in Antworten auf die Gruppe zu verwenden, zusammen mit Links zum Anzeigen von Gruppendateien und zum Verlassen der Gruppe. Hier ein Beispiel:

Alle E-Mails, die der Gast von Gruppenmitgliedern erhält, enthalten eine Fußzeile mit Anweisungen und Links.

In der folgenden Tabelle sind die Aktionen zusammengefasst, die von Gästen ausgeführt bzw. nicht ausgeführt werden können.

Funktion

Für Gastbenutzer zulässig?

Erstellen einer Gruppe

Nein

Hinzufügen/Entfernen von Gruppenmitgliedern

Nein

Löschen einer Gruppe

Nein

Beitreten zu einer Gruppe

Ja, durch Einladung

Beginnen einer Unterhaltung

Ja

Antworten auf eine Unterhaltung

Ja

Suchen nach einer Unterhaltung

Ja

@Erwähnung einer Person in der Gruppe

Nein

Anheften/Favorisieren einer Gruppe

Nein

Löschen einer Unterhaltung

Ja

Kommentieren von Nachrichten mit "Gefällt mir"

Nein

Verwalten von Besprechungen

Nein

Anzeigen des Gruppenkalenders

Nein

Ändern von Kalenderereignissen

Nein

Hinzufügen eines Gruppenkalenders zu einem persönlichen Kalender

Nein

Anzeigen und Bearbeiten von Gruppendateien

Ja, wenn vom Mandantenadministrator aktiviert

Zugriff auf das OneNote-Gruppennotizbuch

Ja, Zugriff über Willkommens-E-Mail

Durchsuchen von Gruppen

Nein

Häufig gestellte Fragen

Ein Gast ist eine Person, die kein Mitarbeiter, Schüler/Student oder Mitglied Ihrer Organisation ist. Sie verfügen nicht über ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto in Ihrer Organisation.

Nein. Nur Personen außerhalb Ihrer Organisation, z. B. Partner oder Berater, können als Gäste hinzugefügt werden. Sie können Personen innerhalb Ihrer Organisation einladen, als reguläre Gruppenmitglieder beizutreten.

Ja, das ist möglich. Externe E-Mail-Kontakte sind Kontakte, die in der globalen Adressliste Ihrer Organisation aufgeführt sind. Ein Beispiel für diese Art von Kontakt ist ein Lieferant, der regelmäßig Dienste für Ihre Organisation bereitstellt.

Ihr Administrator muss das Gastfeature aktivieren, bevor Sie Gäste hinzufügen können. Wenn die Meldung angezeigt wird, dass Sie sich an Ihren Administrator wenden, ist das Gastfeature wahrscheinlich noch nicht aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter "Verwalten des Gastzugriffs in Microsoft 365-Gruppen ".

Gastmitglieder können keine Nachrichten anzeigen, die mit Information Rights Management (IRM) geschützt sind.

Möglicherweise erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht, wenn Sie auf eine Gruppennachricht mit einer E-Mail-Adresse antworten, die sich von derjenigen unterscheidet, die Sie beim Beitritt zur Gruppe verwendet oder der Gruppe hinzugefügt wurden. Wenn Sie der Gruppe beispielsweise als "jans@contoso.com" beigetreten sind, aber auf eine Gruppennachricht in Ihrem Posteingang als "jans@service.contoso.com" antworten, erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht.

Ja. Gruppenmitglieder (nicht Gäste) könnenMicrosoft 365 Gruppendateien für Personen außerhalb der Organisation freigeben, indem sie das Freigabesteuerelement verwenden und bestimmte Personen als Zielgruppe auswählen. Anschließend geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.

Weitere Informationen finden Sie unter "Freigeben von Dateien und Ordnern mit Microsoft 365 Business".

Eine moderne Anlage ist eine auf OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität gespeicherte Datei. Ein Link wird an alle Empfänger weitergeleitet. Da die Datei in der Cloud gespeichert ist, können alle Empfänger die Datei lesen und bearbeiten, ohne einzelne Kopien abgleichen zu müssen. 

In einer Microsoft 365 Gruppe werden moderne Anlagen nur für Mitglieder der Gruppe freigegeben. Wenn eine Nachricht mit einer modernen Anlage an ein Gastmitglied in der Gruppe weitergeleitet wird, kann er nach der Anmeldung mit einem Benutzernamen und Kennwort auf die Anlage zugreifen. Wenn die Nachricht an eine Person weitergeleitet wird, die kein Mitglied der Gruppe ist, kann diese Person die Anlage nicht öffnen.

Gäste empfangen möglicherweise aus mehreren Gründen keine Gruppenunterhaltungen. Informationen dazu finden Sie unter Gastbenutzer empfangen keine Gruppenunterhaltung.

Wie können Gäste ihre von der Organisation gesammelten personenbezogenen Daten überprüfen und verwalten?

Gäste können herausfinden, welche persönlichen Informationen ihrer Organisation erhalten bleiben, und wie Sie die Löschung ganz oder teilweise anfordern können, indem sie unten in der empfangenen Willkommens-E-Mail den Link "Organisationsdatenschutzerklärung" auswählen.

Office 365 Gruppen – Fußzeile der Gast-Willkommensnachricht

Siehe auch

Verwenden von Microsoft 365-Gruppen als Gast

Weitere Informationen zu Microsoft 365 Groups

Gast erhält keine Gruppenunterhaltungen per E-Mail

Weitere Informationen zu Outlook.com-Gruppen

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