Der Gastzugriff in Microsoft 365-Gruppen ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, mit Personen außerhalb Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, indem diesen Zugriff auf Gruppenunterhaltungen, Dateien, Kalendereinladungen und das Gruppennotizbuch gewährt wird. Der Zugriff kann einem Gast – z. B. einem Partner, Lieferanten, Lieferanten oder Berater – von einem Gruppenbesitzer gewährt werden.

Funktionsweise

Personen, die Microsoft 365-Gruppen verwenden, Outlook im Web- Outlook für Windows, um Gäste zu ihren Gruppen hinzuzufügen und Microsoft 365 zu verwalten. Gäste können über eine beliebige E-Mail-Adresse verfügen, und ihr E-Mail-Konto kann ein Privates, Privates oder Schulkonto sein.

Hinweis: Der Gastzugriff wird vom IT-Administrator eingerichtet.

  • Schritt 1    Ein Gruppenbesitzer fügt der Gruppe einen Gast hinzu, oder ein Gast wird von einem Gruppenmitglied benannt. Der Gruppenbesitzer genehmigt die benannten Gäste.

  • Schritt 2    Der Gruppenbesitzer wird darüber informiert, auf welche Inhalte und Ressourcen der Gast innerhalb der Gruppe zugreifen kann. Eine Kombination aus Text und Symbolen gibt allen Gruppenmitgliedern einen deutlichen Hinweis auf die Teilnahme von Gästen.

  • Schritt 3    Der Gast empfängt eine Willkommens-E-Mail und kann an Gruppenunterhaltungen teilnehmen, Kalendereinladungen empfangen und beantworten und auf Gruppendateien zugreifen.

  • Schritt 4    Gäste können die Gruppe jederzeit über einen Link in der Fußzeile aller Gruppen-E-Mail-Nachrichten und Kalendereinladungen verlassen.

Administratoren können Gäste und ihren Zugriff auf Gruppenressourcen Microsoft 365 PowerShell verwalten. Anweisungen dazu finden Sie unter Verwalten des Gastzugriffs in Microsoft 365-Gruppen.

Wenn ein Gast zur Teilnahme an einer Gruppe eingeladen wird, erhält er eine Willkommensnachricht mit ein wenig Informationen über die Gruppe und darüber, was er jetzt als Mitglied erwarten kann. Die Nachricht enthält außerdem eine Gruppe von Links, die ihnen bei den ersten Schritte und bei der Verbindung zu Gruppenressourcen helfen sollen.

Bild der Willkommensnachricht für Gruppen gäste

Alle Interaktionen des Gastmitglieds erfolgen über den E-Mail-Posteingang. Er kann nicht auf die Gruppenwebsite zugreifen, kann aber Kalendereinladungen empfangen, an E-Mail-Unterhaltungen teilnehmen und , wenn der Administrator die Einstellung aktiviert hat, freigegebene Dateien über einen Link oder eine Anlage öffnen.

Alle vom Gast empfangenen Gruppen-E-Mail-Nachrichten und Kalendereinladungen enthalten eine Erinnerung zur Verwendung von Allen antworten in Antworten an die Gruppe sowie Links zum Anzeigen von Gruppendateien und Verlassen der Gruppe. Hier ein Beispiel:

Alle E-Mails, die der Gast von Gruppenmitgliedern erhält, enthalten eine Fußzeile mit Anweisungen und Links.

In der folgenden Tabelle sind die Aktionen zusammengefasst, die von Gästen ausgeführt bzw. nicht ausgeführt werden können.

Funktion

Für Gastbenutzer zulässig?

Erstellen einer Gruppe

Nein

Hinzufügen/Entfernen von Gruppenmitgliedern

Nein

Löschen einer Gruppe

Nein

Beitreten zu einer Gruppe

Ja, durch Einladung

Beginnen einer Unterhaltung

Ja

Antworten auf eine Unterhaltung

Ja

Suchen nach einer Unterhaltung

Ja

@Erwähnung einer Person in der Gruppe

Nein

Anheften/Favorisieren einer Gruppe

Nein

Löschen einer Unterhaltung

Ja

Kommentieren von Nachrichten mit "Gefällt mir"

Nein

Verwalten von Besprechungen

Nein

Anzeigen des Gruppenkalenders

Nein

Ändern von Kalenderereignissen

Nein

Hinzufügen eines Gruppenkalenders zu einem persönlichen Kalender

Nein

Anzeigen und Bearbeiten von Gruppendateien

Ja, wenn vom Mandantenadministrator aktiviert

Zugriff auf das OneNote-Gruppennotizbuch

Ja, Zugriff über die Willkommens-E-Mail

Durchsuchen von Gruppen

Nein

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ein Gast ist eine Person, die kein Mitarbeiter, Schüler/Student oder Mitglied Ihrer Organisation ist. Sie haben kein Arbeits- oder Schulkonto in Ihrer Organisation.

Nein. Nur Personen außerhalb Ihrer Organisation, z. B. Partner oder Berater, können als Gäste hinzugefügt werden. Sie können Personen innerhalb Ihrer Organisation einladen, als reguläre Gruppenmitglieder beizutreten.

Ja, das ist möglich. Externe E-Mail-Kontakte sind Kontakte, die in der globalen Adressliste Ihrer Organisation aufgelistet sind. Ein Beispiel für diese Art von Kontakt ist ein Lieferant, der regelmäßig Dienste für Ihre Organisation bereitstellt.

Ihr Administrator muss die Gastfunktion aktivieren, bevor Sie Gäste hinzufügen können. Wenn die Meldung angezeigt wird, dass Sie sich an Ihren Administrator wenden möchten, wurde die Gastfunktion wahrscheinlich noch nicht aktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten des Gastzugriffs in Microsoft 365-Gruppen.

Gastmitglieder können Nachrichten, die mit Information Rights Management (IRM) geschützt sind, nicht anzeigen.

Möglicherweise erhalten Sie einen Unzustellungsbericht, wenn Sie auf eine Gruppennachricht mit einer E-Mail-Adresse antworten, die sich von der beim Beitritt zur Gruppe oder beim Hinzufügen zur Gruppe verwendeten E-Mail-Adresse unterscheiden. Wenn Sie der Gruppe beispielsweise als "jans@contoso.com" beigetreten sind, aber auf eine Gruppennachricht in Ihrem Posteingang als "jans@service.contoso.com" antworten, erhalten Sie einen Unzustellbarkeitsbericht.

Ja. Gruppenmitglieder (keine Gäste) könnenMicrosoft 365 Gruppendateien für Personen außerhalb der Organisation freigeben, indem sie das Steuerelement Freigeben verwenden und Bestimmte Personen als Zielgruppe auswählen. Anschließend geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, für die Sie die Datei freigeben möchten.

Weitere Informationen finden Sie unter Freigeben von Dateien und Ordnern Microsoft 365 Business.

Eine moderne Anlage ist eine auf OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität gespeicherte Datei. Ein Link wird an alle Empfänger weitergeleitet. Da die Datei in der Cloud gespeichert ist, können alle Empfänger die Datei lesen und bearbeiten, ohne einzelne Kopien abgleichen zu müssen. 

In einer Microsoft 365 Gruppe werden moderne Anlagen nur für Mitglieder der Gruppe freigegeben. Wenn eine Nachricht mit einer modernen Anlage an ein Gastmitglied in der Gruppe weitergeleitet wird, kann er oder sie nach der Anmeldung mit einem Benutzernamen und Kennwort auf die Anlage zugreifen. Wenn die Nachricht an eine Person weitergeleitet wird, die kein Mitglied der Gruppe ist, kann diese Person die Anlage nicht öffnen.

Gäste empfangen möglicherweise aus mehreren Gründen keine Gruppenunterhaltungen. Informationen dazu finden Sie unter Gastbenutzer empfangen keine Gruppenunterhaltung.

Wie können Gäste ihre von der Organisation gesammelten persönlichen Daten überprüfen und verwalten?

Gäste können herausfinden, welche persönlichen Informationen von der Organisation erhalten bleiben und wie Sie das Löschen ganz oder teilweise anfordern können, indem sie am Ende der empfangenen Willkommens-E-Mail den Link Datenschutzbestimmungen für die Organisation auswählen.

Office 365 Gruppen - Willkommensnachricht Fußzeile

Siehe auch

Verwenden Microsoft 365 Gruppen als Gast

Weitere Informationen zu Microsoft 365 Groups

Gast erhält keine Gruppenunterhaltungen per E-Mail

Weitere Informationen zu Outlook.com-Gruppen

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