Sie können eine Vertraulichkeitsstufe für Ihre Nachrichten festlegen, damit die Empfänger Wissen über Ihre Absichten beim Senden einer Nachricht erhalten.

Die Vertraulichkeitsstufe hält Empfänger jedoch nicht davon ab, Aktionen für eine Nachricht zu ergreifen. Personen, die Ihre E-Mail erhalten, können jede beliebige Aktion für die Nachricht ergreifen, z. B. eine vertrauliche Nachricht an eine andere Person weiterleiten. Um die Aktionen einzuschränken, die Empfänger für von Ihnen gesendete Nachrichten ausführen können, empfehlen wir die Verwendung von Office 365-Nachrichtenverschlüsselung oder Information Rights Management (IRM), wenn diese in Ihrer Organisation verfügbar sind.

Hinweis: Eine Vertraulichkeitsstufe ist anders als eine Vertraulichkeitsbezeichnung. Eine Vertraulichkeitsbezeichnung ist ein Microsoft 365-Feature, mit dem Sie eine Bezeichnung auf E-Mails oder Dateien anwenden können, damit sie mit den Sicherheitsrichtlinien Ihrer Organisation kompatibel sind. Weitere Informationen zu Vertraulichkeitsbeschriftungen finden Sie unter Anwenden von Vertraulichkeitsbezeichnungen auf Ihre Dateien und E-Office

Festlegen der Vertraulichkeitsstufe einer Nachricht

  1. Klicken Sie im Entwurf einer E-Mail-Nachricht > Dateieigenschaften.

  2. Wählen Einstellungen unter vertraulich in der Liste Vertraulichkeit die Option Normal, Persönlich, Privat oder Vertraulich aus.
    Der Standardwert ist Normal.

  3. Wählen Sie Schließen aus. Wenn Sie mit dem Verfassen Ihrer Nachricht fertig sind, wählen Sie Senden aus.

Vertraulichkeitsoptionen

Den Empfängern wird in der E-Mail- Infoleiste der empfangenen Nachricht je nach Einstellung für Vertraulichkeit der folgende Text angezeigt :

  • Bei Normal wird der Nachricht keine Vertraulichkeitsstufe zugewiesen. Daher wird in der Infoleiste kein Text angezeigt.

  • Für Privat sieht der Empfänger dies bitte als Privat in der Infoleiste.

  • Für "Persönlich" sieht der Empfänger dies in der Infoleiste als "Persönlich".

  • Bei vertraulich sieht der Empfänger dies bitte als "Vertraulich " in der Infoleiste.

    Als 'Vertraulich' gekennzeichnete E-Mail

Note: Eine Nachricht mit der Vertraulichkeitsstufe Privat wird nicht von den Posteingangsregeln eines Empfängers weitergeleitet oder umgeleitet. 

Festlegen einer standardmäßigen Vertraulichkeitsstufe für alle neuen Nachrichten

  1. Klicken Sie auf Datei > Optionen > E-Mail.

  2. Wählen Sie unter Nachrichten senden in der Liste Standardempfindlichkeitsstufe die Option Normal, Persönlich, Privatoder Vertraulich aus.

Verwenden von IRM zum Einschränken von Berechtigungen für eine Nachricht

Um einzuschränken, was Empfänger mit einer von Ihnen gesendeten Nachricht tun können, müssen Sie Information Rights Management (IRM) verwenden. Ihr Systemadministrator muss IRM installieren, bevor Sie Einschränkungen auf eine E-Mail-Nachricht anwenden können. Wenn die Schaltfläche Berechtigung auf der Registerkarte Optionen nicht angezeigt wird, ist IRM wahrscheinlich nicht eingerichtet.

Wichtig: Sie können IRM-geschützte E-Mails mithilfe von Outlook 2013 RT anzeigen. Sie können jedoch keine E-Mails senden. Möchten Sie erfahren, welche Office-Version Sie verwenden?

Wählen Sie in Ihrer E-Mail-Nachricht auf der Registerkarte Optionen die Option Berechtigung aus.

Option 'Berechtigung' auf der Registerkarte 'Optionen'

Outlook legt die Berechtigung "Nicht weiterleiten" fest (wodurch auch das Drucken verhindert wird) und fügt den folgenden Text oben in der Nachricht hinzu:

Nachricht 'Nicht weiterleiten' in einer E-Mail

Wichtig: IRM kann nicht verhindern, dass Inhalte durch Schadprogramme oder Computerviren gelöscht, gestohlen, beschädigt oder erfasst und übertragen werden. Es kann auch nicht verhindern, dass Benutzer den Inhalt von Hand schreiben, erneut schreiben oder ein digitales Foto machen oder die Nachricht erfassen.

Tipps: 

  • Outlook verfügt über eine Vielzahl weiterer Berechtigungseinstellungen, aus der Sie auswählen können. Um die Liste zu sehen, wählen Sie den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche Berechtigung aus.

  • Berechtigungseinstellungen auf der Registerkarte 'Optionen'

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