Methoden zum Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Datensätzen

Inhalt dieses Artikels

• Aktualisieren von Daten durch Verwenden eines Formulars oder eines Datenblatts

• Grundlegendes zu Dateneingabesymbolen

• Hinzufügen eines Datensatzes zu einer Tabelle oder einem Formular

• Suchen eines Datensatzes

• Löschen eines Datensatzes

• Bearbeiten von Daten in einem Textfeld oder Feld

• Hinzufügen eines Datums mithilfe der Datumsauswahl

• Anwenden von Rich-Text-Formatierung auf Daten einem langen Textfeld

• Eingeben von Text in einem Steuerelement mit Eingabeformaten

• Eingeben von Daten mithilfe einer Liste

• Eingeben von Zeichenfolgen mit der Länge null

• Rückgängigmachen von Änderungen

Aktualisieren von Daten durch Verwenden eines Formulars oder eines Datenblatts

Sie können ein Formular verwenden, um Daten manuell zu aktualisieren. Formulare zur Dateneingabe können einen einfacheren, schnelleren und genaueren Weg zur Eingabe von Daten darstellen. Formulare können eine beliebige Anzahl Steuerelemente, wie etwa Listen, Textfelder und Schaltflächen enthalten. Jedes der Steuerelemente auf dem Formular liest seinerseits entweder Daten aus dem zugrundeliegenden Tabellenfeld oder schreibt Daten in das zugrundeliegende Tabellenfeld.

Datenblätter sind gefüllte Datenraster, die wie Excel-Arbeitsblätter aussehen. Sie können Daten ändern, indem Sie direkt in der Datenblattansicht arbeiten. Wenn Sie mit Excel vertraut sind, sollten Datenblätter relativ leicht zu verstehen sein. Sie können Daten in Tabellen, Abfrageresultsets und Formularen ändern, die Datenblätter anzeigen. Normalerweise verwenden Sie Datenblätter, wenn Sie viele Datensätze zugleich im Blick haben müssen.

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Grundlegendes zu Dateneingabesymbolen

Die folgende Tabelle zeigt einige der Datensatzmarkierer-Symbole, die Sie möglicherweise beim Aktualisieren von Daten zu Gesicht bekommen, und erläutert ihre Bedeutung.

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Hinzufügen eines Datensatzes zu einer Tabelle oder einem Formular

1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, oder öffnen Sie das Formular in der Formularansicht.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Neu, klicken Sie auf Neuer (leerer) Datensatz, oder drücken Sie STRG+Pluszeichen (+).

3. Suchen Sie den Datensatz mit einem Sternsymbol im Datensatzmarkierer, und geben Sie Ihre neuen Informationen ein.

4. Platzieren Sie den Fokus durch Klicken oder auf andere Weise auf dem ersten Feld, das Sie verwenden möchten, und geben Sie dann Ihre Daten ein.

5. Um zum nächsten Feld in der gleichen Zeile zu gelangen, drücken Sie TAB, verwenden Sie die rechte oder linke Pfeiltaste, oder klicken Sie auf die Zelle im nächsten Feld.

   Um in einer Tabelle zur nächsten Zelle in einer Spalte zu wechseln, verwenden Sie die Pfeiltasten nach oben oder unten, oder klicken Sie auf die gewünschte Zelle.

6. Wenn Sie einen anderen Datensatz anzeigen oder die Tabelle oder das Formular schließen, speichert Access den neuen Datensatz, den Sie hinzugefügt haben. Um explizit Änderungen am aktuellen Datensatz zu speichern, drücken Sie UMSCHALT+EINGABE.

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Suchen eines Datensatzes

Sie müssen einen Datensatz zuerst finden, bevor Sie ihn bearbeiten oder löschen können. In einem Formular oder Datenblatt, das nur eine kleine Anzahl Datensätze enthält, können Sie die Schaltflächen zur Datensatznavigation verwenden, um durch die Datensätze zu navigieren, bis Sie den gewünschten finden. Wenn viele Datensätze vorliegen, können Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen verwenden und auf den Datensatz filtern.

Verwenden der Navigationsschaltflächen für Datensätze

Sie können mithilfe der Navigationsschaltflächen zwischen Datensätzen navigieren.

Pfeilschaltflächen    Klicken Sie, um komfortabel zum ersten, vorherigen, nächsten oder letzten Datensatz zu navigieren.

Neuer (leerer) Datensatz     Klicken Sie, um einen Datensatz hinzuzufügen

Aktueller Datensatz    Geben Sie eine Datensatznummer ein, und drücken Sie dann EINGABE, um zu diesem Datensatz zu navigieren. Die Datensatznummer wird sequenziell gezählt, vom Anfang des Formulars oder Datenblatts – sie entspricht keinem Feldwert.

Filter     Die Schaltfläche für die Filteranzeige zeigt an, ob ein Filter angewendet wurde. Klicken Sie, um den Filter zu entfernen oder erneut anzuwenden.

Suchen     Geben Sie Text im Suchfeld ein. Der erste übereinstimmende Wert wird in Echtzeit hervorgehoben, während Sie die einzelnen Zeichen eingeben.

Löschen eines Datensatzes

Der Löschvorgang ist ziemlich einfach, es sei denn, der Datensatz ist auf andere Daten bezogen und liegt auf der "1"-Seite einer 1:n-Beziehung. Zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität erlaubt Access Ihnen nicht das Löschen aufeinander bezogener Daten. Weitere Informationen finden Sie unter Leitfaden für Tabellenbeziehungen.

1. Öffnen Sie die Tabelle in der Datenblattansicht, oder das Formular in der Formularansicht.

2. Wählen Sie den Datensatz oder die Datensätze aus, den bzw. die Sie löschen möchten.

   Um einen Datensatz auszuwählen, klicken Sie auf den Datensatzmarkierer neben dem Datensatz, wenn der Datensatzmarkierer verfügbar ist.

   Um die Auswahl zu erweitern oder zu reduzieren, ziehen Sie den Datensatzmarkierer (falls er verfügbar ist), oder drücken Sie UMSCHALT+NACH-UNTEN oder UMSCHALT+NACH-OBEN.

3. Drücken Sie ENTF, wählen Sie Start > Datensätze > Löschen aus, oder drücken Sie STRG+Minuszeichen (-).

Tipp    Wenn Sie nur einige Informationen anstelle des gesamten Datensatzes löschen müssen, wählen Sie nur die Daten in den einzelnen Feldern aus, die Sie löschen möchten, und drücken Sie dann ENTF.

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Bearbeiten von Daten in einem Textfeld oder Feld

Access bietet ein Textsteuerelement zur Nutzung mit Feldern für Kurzer Text und Langer Text (auch als Memofelder bezeichnet). In der Regel können Sie anhand der Größe des Steuerelements erkennen, ob das zugrunde liegende Feld kurz oder lang ist. Dies entspricht in der Regel der Größe, die für das zugrunde liegende Tabellenfeld erforderlich ist. In einem kurzen Textfeld können bis zu 255 Zeichen und einem langen Textfeld 64.000 Zeichen gespeichert werden.

Standardmäßig können Sie nicht aus allen Typen von Abfragen Daten bearbeiten.  Sie können beispielsweise keine Daten bearbeiten, die von einer Kreuztabellenabfrage zurückgegeben wurden, und Sie können keine berechneten Felder bearbeiten oder entfernen, also Werte, die beim Verwenden der Datenbank durch eine Formel berechnet werden, die aber nicht in einer Tabelle gespeichert sind.

1. Öffnen Sie die Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht oder das Formular in der Formularansicht.

2. Klicken Sie auf das Feld, oder navigieren Sie zu dem Feld, indem Sie die TAB- oder Pfeiltasten verwenden und dann F2 drücken.

   In der Formularansicht können Sie auf die Beschriftung eines Felds klicken, um es auszuwählen. In der Datenblattansicht können Sie ein Feld auswählen, indem Sie in der Nähe des linken Rahmens des Felds klicken, wenn sich der Mauszeiger in ein Pluszeichen (+) verwandelt.

3. Platzieren Sie den Cursor dort, wo Sie Informationen eingeben möchten.

4. Geben Sie den Text ein, den Sie einfügen möchten, bzw. aktualisieren Sie ihn. Wenn Ihnen ein Tippfehler unterläuft, drücken Sie die RÜCKTASTE.

5.  Wenn ein Feld ein Eingabeformat aufweist, geben Sie die Daten entsprechend dem Format ein.

6. Um produktiver zu werden, sollten Sie die folgenden Tastenkombinationen lernen:

   • Um eine neue Zeile in einem Textfeld einzugeben, drücken Sie STRG+EINGABE.

   • Um für ein Feld den Standardwert einzugeben, drücken Sie STRG+ALT+LEERTASTE.

   • Um das aktuelle Datum in ein Feld einzufügen, drücken Sie STRG+SEMIKOLON.

   • Um die aktuelle Uhrzeit einzufügen, drücken Sie STRG+UMSCHALT+DOPPELPUNKT ().

   • Um die Rechtschreibung zu prüfen, drücken Sie die F7.

   • Um ähnliche Werte aus einem vorherigen Datensatz wiederzuverwenden, navigieren Sie zu dem entsprechenden Feld in dem vorherigen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+' (Apostroph).

   • Um Ihre Änderungen explizit zu speichern, drücken Sie UMSCHALT+EINGABE.

   Weitere Informationen finden Sie unter Tastenkombinationen für Access.

7.  Klicken Sie zum Speichern der Daten auf der Registerkarte Start in der Gruppe Datensätze auf Speichern, oder drücken Sie UMSCHALT+EINGABETASTE.

   Sie brauchen Ihre Änderungen nicht explizit zu speichern. Access schreibt sie fest in die Tabelle, wenn Sie den Cursor auf ein neues Feld der gleichen Zeile bewegen, wenn Sie den Mauszeiger in eine andere Zeile bewegen oder wenn Sie das Formular oder Datenblatt schließen.

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Hinzufügen eines Datums mithilfe der Datumsauswahl

Es gibt mehrere Methoden, Ihrer Tabelle Daten hinzuzufügen, und die Verwendung der Datumsauswahl stellt eine schnelle Möglichkeit dar.

1. Klicken Sie auf das Feld, dem Sie einen Datumswert hinzufügen möchten. Ein Kalendersymbol wird angezeigt.
   
   Hinweis: Das Datumsauswahl-Steuerelement ist nicht verfügbar, wenn ein Eingabeformat auf das Feld Datum/Uhrzeit angewendet wird.

2. Klicken Sie auf das Kalendersymbol. Ein Kalendersteuerelement wird angezeigt.

   

3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Um das aktuelle Datum einzugeben, klicken Sie auf Heute.

   • Um einen Tag im aktuellen Monat auszuwählen, klicken Sie auf das Datum.

   • Um einen anderen Monat und Tag auszuwählen, verwenden Sie die Vorwärts- und Zurück-Schaltflächen.

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Eingeben von Text in einem Steuerelement mit Eingabeformaten

Auf ein Feld wird möglicherweise ein Eingabeformat angewendet. Ein Eingabeformat ist ein Satz von literalen und Platzhalterzeichen, die Sie zwingen, Daten in einem bestimmten Format einzugeben. Weitere Informationen über Eingabeformate finden Sie unter Steuern von Dateneingabeformaten mithilfe von Eingabeformaten.

• Um Daten einzugeben, folgen Sie dem Eingabeformat:

  

  Die Definition des Standardeingabeformats für Telefonnummern und das resultierende Format

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Anwenden von Rich-Text-Formatierung auf Daten einem langen Textfeld

Wenn ein langes Textfeld (auch als Memofeld bezeichnet) Rich-Text-Formatierung unterstützt, können Sie auf den Text verschiedene Schriftarten, Schriftgrade, Formatvorlagen und Farben anwenden.

1. Öffnen Sie das Formular in der Formularansicht oder die Tabelle in der Datenblattansicht.

2. Wählen Sie das Langer Text-Feld aus. In der Regel können Sie nach einem Feld mit dem Namen "Kommentare", "Anmerkungen" oder "Beschreibung" suchen.

3. Verwenden Sie die Schaltflächen und Menüs auf der Registerkarte Start in der Gruppe Textformatierung, um den Text zu formatieren.
   
   
   
   Sie können verschiedene Schriftarten und Größen anwenden, Text fett oder kursiv gestalten, Farben ändern usw.
   
   Wenn Sie mehr Platz für die Bearbeitung benötigen, öffnen Sie das Zoomfeld.

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Eingeben von Daten mithilfe einer Liste

Listen unterstützen die Aufrechterhaltung von Datenintegrität und sind leicht zu verwenden. Sie können Listen in Formularen sowie in Tabellen und Abfragen verwenden. Access verfügt über drei Arten von Listen: Wertlisten, Nachschlagefelder und mehrwertige Listen. Wertlisten zeigen eine Reihe von Elementen an, die Sie manuell eingeben. Nachschlagelisten verwenden eine Abfrage, um ihre Daten aus einem oder mehreren Tabellenresultsets abzurufen, die in der Datenblattansicht geöffnet sind. Mehrwertige Listen lösen eine allgemeine Geschäftsanforderung, eine m:n-Beziehung. Beispielsweise können Sie Probleme mit dem Kundensupport nachverfolgen und mehreren Personen dasselbe Problem in einem Feld zuweisen.

Es gibt drei Arten von Listensteuerelementen:

Kombinationsfeld

Listenfeld

Kombinationsfeld "Mehrfachauswahl"

Eingeben von Zeichenfolgen mit der Länge null

Access ermöglicht Ihnen die Unterscheidung zwischen zwei Arten von Leerwerten: NULL-Werte und Zeichenfolgen mit der Länge null. NULL-Werte zeigen einen unbekannten Wert an, und Zeichenfolgen mit der Länge null bezeichnen Felder, die ein Leerzeichen enthalten. Angenommen, Sie verfügen über eine Tabelle mit Kundendaten, und diese Tabelle enthält ein Feld für die Faxnummer. Sie können das Feld leer lassen, wenn Sie die Faxnummer eines Kunden nicht kennen. In diesem Fall wird beim Leerlassen des Felds ein NULL-Wert eingegeben, was bedeutet, dass Sie den Wert nicht kennen. Wenn Sie später herausfinden, dass der Kunde nicht über ein Faxgerät verfügt, können Sie eine Zeichenfolge mit der Länge null in das Feld eingeben, um anzugeben, dass Sie wissen, es gibt keinen Wert.

1. Öffnen Sie eine Tabelle oder Abfrage in der Datenblattansicht oder ein Formular in der Formularansicht.

2. Wählen Sie das gewünschte Feld aus, und geben Sie dann zwei doppelte Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen ("") ein.

3. Bewegen Sie den Cursor auf einen anderen Datensatz, um Ihre Änderungen in der Datenbank festzuschreiben, oder drücken Sie UMSCHALT+EINGABE. Standardmäßig verschwinden die Anführungszeichen.

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Rückgängigmachen von Änderungen

Wenn Sie Daten fehlerhaft eingegeben haben, können Sie Ihre Änderungen oftmals rückgängig machen. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

• Um Ihre letzten Änderungen rückgängig zu machen, wählen Sie in der Symbolleiste für den SchnellzugriffRückgängig aus, oder drücken Sie ESC.

• Um alle Änderungen am Datensatz rückgängig zu machen, drücken Sie erneut ESC.

• Um Änderungen rückgängig zu machen, nachdem Sie die Änderungen gespeichert oder zu einem anderen Datensatz gewechselt haben, wählen Sie in der Symbolleiste für den SchnellzugriffRückgängig aus.

  Wichtig    Sobald Sie mit der Bearbeitung eines anderen Datensatzes beginnen, einen Filter anwenden oder entfernen oder zu einem anderen Fenster oder einer anderen Dokumentregisterkarte wechseln, werden Ihre Änderungen dauerhaft.

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