Mit einem Microsoft Exchange Server oder Microsoft 365 können Sie offline arbeiten, um Verbindungsgebühren zu vermeiden oder Outlook versuchen, Nachrichten über eine langsame Netzwerkverbindung zu senden und zu empfangen.

Wechseln zwischen Offlinearbeit und Onlinearbeit

  • Klicken Sie auf Senden/Empfangen > Offline arbeiten.

    Befehl 'Offline arbeiten' im Menüband

Wenn Outlook zwischen Online- und Offlinearbeit wechseln, werden alle E-Mail-Konten geändert.

Sie wissen, dass Sie offline arbeiten, wenn Offline arbeiten im Menüband hervorgehoben ist oder Offline arbeiten unten im Menüband auf der Statusleiste Outlook wird.

Indikator für 'Offlinebetrieb' auf der Outlook-Statusleiste

Wenn Sie wieder online arbeiten möchten, klicken Sie auf Senden/Empfangen > Offline arbeiten. Der Schaltflächentext ändert sich nicht, wird aber nur hervorgehoben, wenn Sie offline arbeiten. Die Offlinearbeit auf der Statusleiste geht auch nicht mehr, wenn Sie online arbeiten.

Ändern des E-Mail-Umfangs, der offline verfügbar sein soll

  1. Klicken Sie auf Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.

    Kontoeinstellungen in der Backstage-Ansicht

  2. Wählen Sie ein Exchange oder Microsoft 365 aus, und klicken Sie dann auf Ändern.

    Befehl 'Ändern' im Dialogfeld 'Kontoeinstellungen'

  3. Verschieben Sie unter Offlineeinstellungen den Schieberegler auf die gewünschte Zeitdauer, wie Alle, 12 Monate, 6 Monate, 3 Monate oder 1 Monat. Hinweis: Wenn Sie Outlook 2016 verwenden, können Sie auch einen Zeitraum von bis zu 3 Tagen auswählen.

    Schieberegler für offline verfügbaren E-Mail-Speicherplatz

    Wenn Sie den Schieberegler beispielsweise auf 3 Monate setzem, werden nur die E-Mails der letzten drei Monate vom Exchange-Server mit Ihrer Outlook-Offlinedatendatei (OST) synchronisiert. Elemente, die älter als 3 Monate sind, bleiben in Ihrem Postfach auf dem Server. Sie können diese Einstellung jederzeit ändern.

    Der Exchange-Cache-Modus, mit dem eine Kopie Ihrer Nachrichten heruntergeladen wird, muss aktiviert sein.

    Wenn Sie ein Outlook mit einem Microsoft 365 verwenden, empfehlen wir die Verwendung des Cache-Exchange-Modus.

Standardmäßig konfiguriert Outlook konten Exchange und Microsoft 365, um nur 12 Monate Ihrer E-Mail zu synchronisieren.

Das Ändern der zu synchronisierenden Datenmenge kann sich auf die Zeit auswirken, Outlook geöffnet werden muss, sowie die Menge des Speicherplatzes, der Outlook auf Ihrem Computer verwendet wird. Wenn Sie in einer virtuellen Desktopumgebung ausgeführt werden, empfiehlt es sich, nur einen Monat Daten zu synchronisieren. 

Verwenden von Offlineordnern mit Ihrem Exchange Konto

Offlineordner ermöglichen die Arbeit mit dem Inhalt eines Exchange Ordners, während Sie offline sind, d. h. nicht mit dem Netzwerk verbunden sind. Wenn Sie das nächste Mal eine Verbindung mit dem Server herstellen, auf dem Exchange, werden die Offlineordner synchronisiert.

Offlineordner werden in Ihrer Offlineordnerdatei (OST) gespeichert, die sich von einem Ordner Persönliche Ordner-Datei (PST). Die OST-Datei wird als Spiegelbild Ihrer Ordner auf dem Server gestartet, auf dem Exchange. Alle Änderungen, die auf dem Server Exchange oder auf Ihrem Computer vorgenommen werden, während Sie offline sind, werden synchronisiert, wenn eine Verbindung verfügbar wird. Eine PST-Datei ist dagegen nur ein Speicherort auf Ihrer Festplatte. Änderungen an einer PST-Datei werden nicht mit dem Server synchronisiert, auf dem Exchange.

Wenn Sie offline arbeiten, arbeiten Sie mit den Inhalten eines Offlineordners genauso wie mit einem Ordner, der sich auf dem Server befindet, auf dem Exchange. Sie können beispielsweise Elemente in Ihrem Offline-Posteingang ändern und verschieben und Nachrichten senden, die in Ihrem Offlineausgang platziert werden. Sie erhalten weiterhin neue Nachrichten in Ihrem Postfach auf dem Server, auf dem Exchange. Diese Änderungen auf dem Server sind Ihnen jedoch erst bekannt, wenn Sie eine Verbindung mit dem Netzwerk herstellen.

Wenn Sie den Inhalt des Offlineordners aktualisieren müssen, synchronisieren Sie den Ordner mit dem Server und arbeiten dann weiterhin offline. Der Befehl Senden/Empfangen stellt eine Verbindung mit dem Server sicher, kopiert die vorgenommenen Änderungen und trennt dann die Verbindung. Jedes Element, das Sie aus dem Offlineordner oder dem entsprechenden Serverordner löschen, wird bei der Synchronisierung aus beiden Ordnern gelöscht.

Hinweis: Wenn Sie den Cache-Exchange-Modus verwenden, arbeiten Sie immer mit einer OST-Datei, auch wenn Sie über eine aktive Verbindung mit dem Server verfügen, auf dem Exchange. Im cached Exchange Mode können Sie unterbrechungsfrei arbeiten, wenn Ihre Serververbindung verloren geht oder wenn keine Netzwerkverbindung verfügbar ist. Die in diesem Abschnitt folgenden Verfahren gelten nicht für Ihre Konfiguration. Weitere Informationen zum Cache-Exchange-Modus finden Sie im Abschnitt Zwischenspeichermodus Exchange in diesem Artikel oder im Abschnitt Siehe auch.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Offline arbeiten.

  2. Aktivieren oder löschen Sie das Kontrollkästchen Beim Start aufgefordert, damit ich offline oder online arbeiten möchte, und klicken Sie dann auf OK.

    Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, Microsoft Outlook automatisch offline gestartet, wenn keine Verbindung mit dem Server verfügbar ist.

  3. Klicken Sie auf Ja, um die Daten vom Server in die neue Offlineordnerdatei (OST) zu kopieren.

    Hinweis: Ab Microsoft Office Outlook 2003 wurde ein neues Offlineordnerdateiformat eingeführt, das mehr Speicherkapazität für Elemente und Ordner bietet und mehrsprachige Unicode-Daten unterstützt. Eine Datei, die in diesem Format erstellt wird, ist nicht mit früheren Versionen von Outlook kompatibel und kann nicht in einer früheren Version von Outlook. Outlook bestimmt automatisch das Format, in dem die Offlineordnerdatei erstellt wird, basierend auf der Version von Microsoft Exchange, den Administratoreinstellungen und den Formaten der Datendateien, die für das Profil konfiguriert sind. Wenn die Einstellungen nicht zulassen, dass die Datei im neuen Format erstellt wird, erstellt Outlook die Datei in dem Format, das mit früheren Versionen von Outlook kompatibel ist, die Unicode nicht unterstützen und dieselbe Speicherkapazität bieten, die in früheren Versionen von Outlook verfügbar war.

  4. Wählen Sie die Ordner aus, die für die Offlineverwendung verfügbar sein sollen.

    Die Ordner "Posteingang","Postausgang","Gelöschte Elemente", "Gesendete Elemente", "Kalender","Kontakte"und "Aufgaben" werden automatisch offline verfügbar gemacht, wenn Sie Offlineordner einrichten. Wenn Sie einen anderen Ordner offline verwenden möchten, müssen Sie ihn für die Offlineverwendung auswählen, indem Sie die folgenden Schritte tun:

    1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen, zeigen Sie auf Senden/Empfangen Einstellungen, und klicken Sie dann auf Senden/Empfangen-Gruppen definieren.

    2. Klicken Sie in der Liste auf eine Gruppe Senden/Empfangen, die ein Exchange enthält, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

    3. Wählen Sie unterKonten Ihr Exchange aus.

    4. Wählen Sie unterOrdneroptionen die Ordner aus, die Sie offline verwenden möchten.

    5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

      • Wählen Sie nur Kopfzeilen herunterladen aus.

      • Wählen Sie Vollständiges Element herunterladen einschließlich Anlagen aus.

        Sie können Downloads von Elementen, die eine angegebene Größe überschreiten, nur auf Kopfzeilen beschränken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Überschriften für Elemente herunterladen, die größer als sind, und geben Sie dann die größenbeschränkung ein, die Sie in KB (KB) eingeben möchten.

Verwenden des cached Exchange Mode

Standardmäßig verwendet Microsoft Office Outlook 2007 cached Exchange Mode. Der zwischengespeicherte Exchange-Modus bietet Ihnen eine bessere Benutzererfahrung, wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, indem Sie eine Kopie Ihres Postfachs verwenden, das auf Ihrem Computer gespeichert ist. Diese Kopie bietet schnellen Zugriff auf Ihre Daten und wird häufig mit dem E-Mail-Server synchronisiert.

Wenn Sie den Cache-Exchange-Modus verwenden, sind alle Exchange Ordner automatisch verfügbar.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen.

    Der Befehl Kontoeinstellungen fehlt

    Der Befehl Einstellungen Konto befindet sich im Menü Extras in Microsoft Office Outlook 2007. Wenn Sie eine frühere Outlook-Version verwenden, sind die folgenden Anweisungen nicht zutreffend. Verwenden Sie die Hilfe, die zum verwendeten Produkt gehört. Wenn auf der Titelleiste des von Ihnen verwendeten Programms Microsoft Outlook Express angezeigt wird, verwenden Sie ein Programm, das nicht mit Outlook. Hilfe finden Sie unter Hilfe in Outlook Express.

  2. Wählen Sie Ihr Exchange aus, und klicken Sie dann auf Ändern.

  3. Aktivieren Sie unter Microsoft Exchangedas Kontrollkästchen Zwischengespeicherten Exchange-Modus verwenden.

  4. Beenden Sie die Anwendung, und starten Sie Outlook.

Alle Ordner werden synchronisiert. Sie können jedoch die Ordner angeben, die in eine sofortige Synchronisierung einbezogen werden sollen, wenn Sie einen manuellen Befehl zum Senden/Empfangen starten, der ausgeführt werden soll, indem Sie F9 drücken.

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen, zeigen Sie auf Senden/Empfangen Einstellungen, und klicken Sie dann auf Senden/Empfangen-Gruppen definieren.

    Tastenkombination  Drücken Sie zum Öffnen von Senden-Empfangen-Gruppen STRG+ALT+S.

  2. Klicken Sie in der Liste auf die Gruppe Senden/Empfangen, die Ihr Exchange enthält, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

  3. Wählen Sie unterKonten Ihr Exchange aus.

  4. Aktivieren Sie unterOrdneroptionen das Kontrollkästchen für jeden Ordner, den Sie beim Initiieren einer manuellen Allen senden/empfangen möchten.

  5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie nur Kopfzeilen herunterladen aus.

    • Wählen Sie Vollständiges Element herunterladen einschließlich Anlagen aus.

      Sie können Downloads von Elementen, die eine angegebene Größe überschreiten, nur auf Kopfzeilen beschränken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Überschriften für Elemente herunterladen, die größer als sind, und geben Sie dann die größenbeschränkung ein, die Sie in KB (KB) eingeben möchten.

      Hinweis: Kopfzeilen können nur heruntergeladen werden, wenn ihr Exchange eine Verbindung mit Microsoft Exchange 2003 oder höher herstellt. Kopfzeilen sind in Ordnern, die keine E-Mail-Elemente enthalten, z. B. Kalenderordner, nicht verfügbar.

Ändern der offline verfügbaren Ordner und Inhalte

Wenn Sie Offlineordner verwenden, unabhängig davon, ob Sie den Cache-Exchange-Modus verwenden, können Sie die Ordner ändern, die auf Ihrem Computer kopiert und synchronisiert werden.

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen, zeigen Sie auf Senden/Empfangen Einstellungen, und klicken Sie dann auf Senden/Empfangen-Gruppen definieren.

    Tastenkombination  Drücken Sie zum Öffnen von Senden-Empfangen-Gruppen STRG+ALT+S.

  2. Klicken Sie in der Liste auf die Gruppe Senden/Empfangen, die Ihr Exchange enthält, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.

  3. Wählen Sie unterKonten Ihr Exchange aus.

  4. Aktivieren Sie unterOrdneroptionen das Kontrollkästchen für jeden Ordner, den Sie offline verwenden möchten.

  5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wählen Sie nur Kopfzeilen herunterladen aus.

    • Wählen Sie Vollständiges Element herunterladen einschließlich Anlagen aus.

      Sie können Downloads von Elementen, die eine angegebene Größe überschreiten, nur auf Kopfzeilen beschränken. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Überschriften für Elemente herunterladen, die größer als sind, und geben Sie dann die größenbeschränkung ein, die Sie in KB (KB) eingeben möchten.

Tipp: Um schnell einen Ordner für die Offlineverwendung zu bestimmen, klicken Sie im Navigationsbereichauf den Ordner, und zeigen Sie im Menü Extras auf Senden/Empfangen, zeigen Sie auf Senden/Empfangen Einstellungen, und klicken Sie dann auf Diesen Ordner offline verfügbar machen.

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