So wird's mit dem Auswerten von Projektänderungsanforderungen

Von Jane Suchan, PMP

Der unkontrollierte Wechsel ist eines der größten F für einen Projektmanager.     Daher kann ein solider Change Management-Prozess der beste Freund des Projektmanagers sein. Durch die Bereitstellung dieser Art von Prozess können Sie die vom Kunden angeforderten Ergebnisse auf der erforderlichen Zeitachse und innerhalb des vereinbarten Budgets bereitstellen. Ohne Änderungssteuerung wird der Projektumfang zu einem sich bewegenden Ziel, und Es besteht das Risiko, dass Ihnen mindestens ein Projekterfolgsfaktor fehlt. Die Möglichkeit zum Verwalten und Steuern von Änderungen, insbesondere der des Projektumfangs, ist ein Schlüssel zum Erreichen von Zielen und eines typischen Leistungsindikators für einen Projektmanager. Project Änderung ist unausweichlich, und Sie müssen darauf vorbereitet sein, diese zu tun, wenn sie eintritt (und nicht wenn).

Ausgleichen von Änderungsverwaltung und Unwägtigung

Eine Herausforderung für Projektmanager ist das Ausgleichen der Notwendigkeit, den Projektwechsel zu steuern, und gleichzeitig die übermäßige Unerwähnung. Die Frage lautet: Wo befindet sich der Tipppunkt? Da jedes Projekt einzigartig ist, variiert der Punkt, an dem die Änderungssteuerung den Wert aufhört und sich in ein rotes Band verwandelt, von Projekt zu Projekt.

Einige Ihrer Projektbeteiligten oder sogar Die Mitglieder Ihres Projektteams haben möglicherweise das Gefühl, dass die Änderungssteuerung ihre Möglichkeit ist, den schleichenden Umfang zu vermeiden, und dass Sie nicht bereit sind, flexibel zu sein und das zu tun, was für Ihren Kunden und das Unternehmen am besten ist. Es ist wichtig, diese Wahrnehmung zu verwenken. Lassen Sie sie wissen, dass Ihre Arbeit genau das Gegenteil ist: Sie implementieren einen effizienten Prozess für die konsequente Auswertung angeforderter Änderungen. Wenn die Änderung als eine gute Idee betrachtet wird, verfügen Sie über Prozesse, die bei Bedarf reagieren.

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Der Plan für das Projektänderungsmanagement

Damit Sie schnell reagieren können, wird in einem Plan für das Projektänderungsmanagement beschrieben, was geschieht, wenn Abweichungen auftreten. Änderungen sollen nicht verhindert werden. stattdessen soll ein Prozess skizziert werden, der deutlich macht, wie Änderungen kommunizieren werden, wie Entscheidungen getroffen werden und wie das Projekt entsprechend angepasst wird.

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Platzieren des Änderungssteuerelements

Sie sollten den Änderungssteuerungsprozess in Kraft setzen, sobald Sie einen Basisplan für wichtige Lieferungen erstellen, z. B. Geschäftsanforderungen und -zeitplan. Das Projektteam und die Projektbeteiligten – und alle anderen, die von Änderungen am Projekt betroffen sind – sollten den Änderungsmanagementplan überprüfen und empfehlen, bevor Sie ihn ins Spiel setzen.

Kleine Änderungen, die sich nur wenig auf den Gesamterfolg des Projekts auswirken, sollten nicht die gleichen Genauigkeiten wie für Anforderungen oder Meilensteine im Projektplan des kritischen Pfads zur Folge haben. Der Plan für das Projektänderungsmanagement muss den Status haben, wenn eine formelle Anforderung zur Änderung des Projekts (Project Change Request, PCR) erforderlich ist. Zum Beispiel:

• Welche Schwellenwerte gibt es für Änderungen am Zeitplan und im Budget?

• Gibt es Änderungen, für die immer eine Änderungsanforderung erforderlich ist?

• Welche Änderungen kann der Änderungsverwaltungsprozess überspringen?

Hier ist Vorsicht geboten: Häufig sind es sehr viele kleine Änderungen, durch die der Schaden verursacht wird, anstatt die großen, offensichtlichen. Berücksichtigen Sie dies beim Definieren der PCR-Kriterien. Im Änderungsverwaltungsplan sollten z. B. Kategorien für Änderungsanforderung definiert werden, z. B. wichtige oder kleinere Kategorien:

• Wichtige Änderungen    Diese sollten als PCR dokumentiert. Wichtige Projektänderungen:

  • Wirken Sie sich auf Anforderungen oder Arbeitsaufgaben auf dem kritischen Weg aus, und verzögern Sie wichtige Meilensteine oder den Gesamtendtermin des Projekts um einen bestimmten Zeitprozentsatz oder eine bestimmte Dauer. Für jedes Projekt müssen wichtige Änderungskriterien definiert werden.

  • Eine zusätzliche Finanzierung ist erforderlich (in Euro oder Prozentsatz des Budgets). Auch hier sollte der Betrag für jedes Projekt definiert werden.

• Kleinere Änderungen    Für diese Routineänderungen ist kein PCR erforderlich. Geringfügige Änderungen:

  • Haben Sie keine erheblichen Auswirkungen auf den Plan. Sie erweitern nicht den Fertigstellungstermin von Meilensteinen oder Vorgängen mit Projektabhängigkeiten.

  • Sie haben keine negativen finanziellen Auswirkungen. Dies führt zu keiner Abweichung des Projektbudgets.

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Tipps zum Auswerten von Änderungsanforderungen

Der Plan für das Projektänderungsmanagement sollte auch Informationen dazu enthalten, wie Änderungsanforderungen ausgewertet werden. Es ist wichtig, die Kriterien für diese Einschätzung zu bestimmen, bevor sie benötigt werden, damit keine Zeit verschwendet wird, um zu einem Konsens zu gelangen. Wenn Sie diese Parameter festlegen, wird ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Änderungen und den Allgemeinen Geschäftszielen und -vorteilen erzielt.

Im Folgenden finden Sie einige typische Fragen, die Sie beim Auswerten einer Änderungsanforderung berücksichtigen sollten:

• Werden durch diese Änderung die geschäftlichen Anforderungen geändert?

• Gibt es eine Umarbeitung, oder ist diese Änderung für den Gesamterfolg des Projekts erforderlich?

• Erfordert diese Änderung eine Erhöhung der Finanzierung?

• Verzögert sich dadurch der Endtermin des Projekts?

• Auch wenn sich diese Änderung negativ auf dieses Projekt auswirken kann, führt sie dennoch zu erheblichen geschäftlichen Nachteilen, die es lohnen?

• Ist es sinnvoller, diese Änderung jetzt zu verzögern, als sie zu verzögern? Kostet die Verzögerung das Unternehmen am Ende mehr Geld?

• Sind alle betroffenen Projektbeteiligten berücksichtigt worden, und unterstützen sie die Änderung?

• Sind vertragliche Auswirkungen zu berücksichtigen? Werden beispielsweise Verpflichtungen mit externe Lieferanten aufgrund dieser Änderung nicht erfüllt?

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Genehmigen von Projektänderungsanforderungen

Außerdem ist es wichtig zu definieren, wer angeforderte Änderungen genehmigen oder nicht genehmigen kann. Es ist üblich, verschiedene Autoritätsebenen zu definieren, damit Routineänderungen effizient erledigt werden können, während erhebliche Änderungen das benötigte Maß an managerieller Aufmerksamkeit erhalten.

Wenn sich eine vorgeschlagene Änderung auf den Umfang des Projekts auswirkt, sollten Sie sie als Geschäftsentscheidung betrachten, die eine Genehmigung durch den Projektsponsor erfordert. Wenn der Umfang nicht betroffen ist, kann das Projektteam und der Sponsor entscheiden, dass der Projektmanager die Macht hat, die Änderung innerhalb bestimmter Grenzwerte zu genehmigen. Bei einigen Projekten werden change control boards erstellt und in regelmäßigen Abständen geändert, um Änderungsanforderungen zu berücksichtigen und zu genehmigen. In der Organisation gibt es möglicherweise unterschiedliche Änderungssteuerelemente, die verschiedene Typen von Änderungsanforderungen behandeln. So kann sich beispielsweise eine technische Änderungssteuerung mit technischen Problemen befassen.

Eine einfache Möglichkeit zum Zusammenfassen der Richtlinien für die Genehmigung von Änderungsanforderungen ist eine Tabelle wie die folgende, die auf einem Beispielprojekt basiert:

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Der große Gewinn

Project-Teams sind stets bemüht, an die Projektausführung zu kommen, manchmal auf Kosten einer effektiven Planung. Es ist verlockend, Tastenkombinationen zu verwenden und davon aus zu gehen, dass Sie die Dinge im Voraus herausfinden werden. Wenn ein gut entwickelter Prozess zur Änderungssteuerung an Ort und Stelle ist, bevor Änderungen vorgenommen werden, zahlt sich das sehr viel aus und führt zu besseren Gesamtergebnissen im Projekt. Wenn Sie die Objektivität der Änderungssteuerung wegnimmt, kann das Projektteam Schwankungen effizient und effektiv behandeln. Ein gut durchdachter, detaillierter Änderungsmanagementplan, der von den Mitgliedern des Projektteams und den Projektbeteiligten akzeptiert wurde, wird Zeit und Geld sparen, von dem Projektmanager nie genug haben.

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