Sortieren von Datensätzen auf der Grundlage von Teilwerten in einem Feld

Es kann zu Zeiten sein, in denen Sie Datensätze in Access nur basierend auf dem Monatsteil der Datumswerte sortieren und den Tag und das Jahr ignorieren möchten. Oder Sie möchten Datensätze nur auf der Grundlage der ersten Zeichen eines Textfelds sortieren. In diesem Thema wird gezeigt, wie Sie diese Suchbegriffe ausführen, indem Sie einfache Ausdrücke erstellen.

Was möchten Sie tun?

Sortieren nach Teildatumswerten

Wenn Sie Datensätze mithilfe eines der Sortierbefehle sortieren, wird der gesamte Datumswert – Tag, Monat und Jahr – verwendet, um die Position der einzelnen Datensätze zu bestimmen. Angenommen, Sie möchten Geburtstage nur anhand der Monate sortieren, in denen sie auftreten, und den Tages- und Jahresanteil der Werte ignorieren.

Das Sortieren nach nur einem Teil der Datumswerte erfordert das Schreiben eines Ausdrucks. Sie können nach den Daten in einer Tabelle oder den Ergebnissen einer Abfrage sortieren– sie müssen sich aber zuerst in der Datenblattansicht begnnen. Sie schreiben Ihren Ausdruck im Abfragebereich der Registerkarte Filter. Der von Ihnen erstellte Ausdruck extrahiert nur die daten, die Sie wünschen, und verwendet ihn dann als Grundlage für die Sortierung.

Anzeigen der Registerkarte Filter

  1. Wechseln Ihrer Tabelle oder Abfrage zur Datenblattansicht

    Wenn Sie mit einer Abfrage arbeiten, führen Sie die Abfrage aus, um die Ergebnisse in der Datenblattansicht anzeigen.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.

    Access zeigt eine neue Objektregisterkarte mit Filter im Namen an.

Erstellen des Ausdrucks

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.

  2. Geben Sie einen Ausdruck in die Zeile Feld in der ersten Spalte ein. Wenn Sie beispielsweise unabhängig vom Jahr nach Monat sortieren möchten, geben Sie den Ausdruck 1: DatePart("m";[Geburtsdatum]) in die Zeile Feld in der ersten Spalte ein.

  3. Um Datensätze innerhalb eines Monats nach Tagen zu sortieren, geben Sie Expr2: DatePart("d";[Geburtsdatum]) in die Zeile Feld in der zweiten Spalte ein.

    Die Funktion DatePart in der ersten Spalte sortiert die Datensätze nach Monat, und die Funktion DatePart in der zweiten Spalte sortiert die Datensätze nach Tagen innerhalb eines Monats.

  4. Wählen Sie in der Zeile Sortieren die Option Aufsteigend oder Absteigend für jeden der Ausdrücke aus.

    Eine aufsteigende Sortierung in der ersten Spalte zeigt den Januar oben und den Dezember unten an. Eine aufsteigende Sortierung in der zweiten Spalte zeigt 1 oben und 31 unten an. Eine absteigende Sortierreihenfolge führt das Gegenteil aus.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus.

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Sortieren nach Teiltextwerten

Das Sortieren nach Teiltextwerten ähnelt dem Sortieren nach Teildatumswerten. Sie müssen einen Ausdruck im Fenster Erweiterter Filter/Sortieren schreiben, um die Zeichen zu extrahieren, die die Grundlage für die Sortierung bilden.

Angenommen, das Feld "Ort" enthält Werte wie North Seattle,South Seattle,North Tacomaoder South Tacoma. Angenommen, Sie möchten das erste Wort ignorieren und die Datensätze nur für das zweite Wort sortieren.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Erweitert und dann im Kontextmenü auf Spezialfilter/-sortierung.

  2. Geben Sie einen Ausdruck in die Zeile Feld in der ersten Spalte ein. Geben Sie beispielsweise =Mitte([Ort]; 7) ein, um die ersten sechs Zeichen im Feld Ort zu ignorieren.

    Die Funktion "Mitte" gibt eine Teilzeichenfolge zurück, die in einer angegebenen Zeichenfolge oder einem angegebenen Feld enthalten ist. In diesem Fall gibt die Funktion für jeden Datensatz den Wert zurück, der vom siebten Zeichen (d. h. nach dem Leerzeichen) im Feld Ort beginnt.

  3. Wählen Sie in der Zelle Sortieren die Option Aufsteigend oder Absteigend aus.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus.

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