Sortieren von Datensätzen nach Text-, Numerischen oder Datumswerten

Das Sortieren von Daten kann eine große Rolle dabei spielen, einen Bericht oder ein Formular effektiv und einfach zu verwenden. Beispielsweise ist ein Produktkatalog, in dem die Produkte in alphabetischer Reihenfolge oder auf der Grundlage des Stückpreises aufgelistet werden, wesentlich einfacher zu verwenden als ein Katalog, der die Artikel in zufälliger Reihenfolge auflistet.

In diesem Thema wird erläutert, wie Datensätze beim Anzeigen und Entwerfen einer Tabelle, einer Abfrage, eines Formulars oder eines Berichts sortiert werden.

Inhalt dieses Artikels

Einführung

Sie können die Datensätze in einer Tabelle, einer Abfrage, einem Formular oder einem Bericht in einem oder mehreren Feldern sortieren. Bei minimaler Entwurfsarbeit können Sie und die Benutzer Ihres Formulars oder Berichts auswählen, wie die Datensätze sortiert werden.

Wenn Sie beispielsweise den Produktkatalogbericht entwerfen, können Sie die Produkte in alphabetischer Reihenfolge auflisten. Die Reihenfolge, die Sie beim Entwerfen eines Objekts auswählen, wird zur Standardsortreihenfolge des Objekts. Beim Anzeigen der Abfrage oder des Berichts kann jeder Ihrer Benutzer die Datensätze jedoch nach Ihren Wünschen sortieren, z. B. nach Preis oder Lieferanten.

Hinweis: Eine Ansicht kann nach jedem Feld sortiert werden, das in der Ansicht angezeigt wird, mit Ausnahme von Feldern, die Anlagen oder OLE-Objekte enthalten.

Sie können Ihre Ergebnisse optimieren, indem Sie Datensätze nach mehr als einem Feld sortieren. Beim Sortieren nach mehreren Feldern ist es wichtig, das so bezeichnete äußerste und innerste Sortierfeld zu identifizieren. Das Entwerfen der entsprechenden Felder als innere und äußere Sortierfelder ist erforderlich, um die von Ihnen benötigten Ergebnisse zu erhalten. Angenommen, Sie möchten die Tabelle Kontakte in den Feldern "Vorname" und "Nachname" sortieren. Wenn die Vornamen innerhalb der einzelnen Nachnamen von A bis Z (oder Z bis A) sortiert werden sollen, ist "Vorname" das innerste Feld. Wenn die Nachnamen jedoch innerhalb der einzelnen Vornamen sortiert werden sollen, ist Nachname das innerste Feld. Anders ausgedrückt: Die Datensätze werden zuerst (ganz oben) im Feld Nachname und dann weiter (innerlich) im Feld "Vorname" sortiert.

Innere und äußere Sortierfelder

1. Nachname ist das äußerste Feld, und "Vorname" ist das innerste Feld.

2. "Vorname" ist das äußerste Feld und "Nachname" das innerste Feld.

Beachten Sie beim Anwenden von Sortierreihenfolgen, dass Zahlen, Text und Sonderzeichen nach der ausgewählten Sprache und den regionalen Einstellungen Ihres Computers sortiert werden. Wenn die im Dialogfeld Access-Optionen angegebenen Sprach- und Regionaleinstellungen nicht mit den in der Systemsteuerung angegebenen Einstellungen übereinstimmen, entsprechen die resultierenden Sortierreihenfolgen möglicherweise nicht Ihren Erwartungen.

Überprüfen oder Ändern der Standardsprache oder Region

Um die Spracheinstellungen in Access zu überprüfen, klicken Sie auf Datei > Optionen. Überprüfen oder ändern Sie auf der Registerkarte Allgemeinunter Datenbanken erstellen den Wert im Listenfeld Neue Datenbanksortreihenfolge. Legen Sie die Option auf Allgemein festgelegt, wenn Sie eine dieser Sprachen verwenden möchten: Afrikaans, Albanisch, Arabisch, Baskisch (Baskisch), Bulgarisch, Belarussisch, Katalanisch, Niederländisch, Englisch, Färöisch, Farsi, Deutsch-Standard, Griechisch, Hebräisch, Hindi, Indonesisch, Italienisch, Malaiisch, Portugiesisch, Russisch, Serbisch, Suaheli und Urdu. Beachten Sie, dass diese Einstellung nur neue Datenbanken betrifft. Wenn Sie diese Einstellung auf eine vorhandene Datenbank anwenden möchten, komprimiert sie zuerst.

So komprimen Sie die Datenbank:

  • Klicken Sie auf Datenbanktools > Datenbank komprimiert und reparieren.

Informationen zum Überprüfen der regionalen Einstellungen für Ihren Computer finden Sie unter Ändern der regionalen Windows-Einstellungen,um die Darstellung einiger Datentypen zu ändern.

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Sortieren der Datensätze in einer Ansicht

Hinweis: In Access ist das Sortieren eines Berichts etwas anders als das Sortieren einer Tabelle, Abfrage oder eines Formulars.

Sortieren eines Berichts

Sortieren einer Tabelle, Abfrage oder eines Formulars

Sortieren eines Berichts

  1. Öffnen Sie einen Bericht in der Layout- oder Entwurfsansicht.

  2. Wenn der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe nicht geöffnet ist, klicken Sie in der Gruppe Gruppieren & Summen (auf der Registerkarte Format in der Layoutansicht oder auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht) auf Gruppieren & Sortieren.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn der Bericht weder gruppieren noch sortiert ist, klicken Sie im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe auf Gruppe hinzufügen, und wählen Sie dann das äußerste Sortierfeld aus. Klicken Sie auf den zweiten Dropdownpfeil, und wählen Sie aus, wie die Werte geordnet werden sollen. Klicken Sie aufWeitere , klicken Sie dann auf den Pfeil rechts neben mit einem Kopfzeilenabschnitt, und wählen Sie ohne Kopfzeilenabschnitt aus. Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Sortierfeld, und das innerste Sortierfeld wird unten angezeigt.

    • Wenn der Bericht bereits gruppieren oder sortiert ist, überprüfen Sie die vorhandenen Ebenen, und nehmen Sie Änderungen sorgfältig vor. Verwenden Sie zum Ändern eines Felds den ersten Dropdownpfeil. Um die Reihenfolge zu ändern, klicken Sie auf den zweiten Dropdownpfeil. Wenn Sie eine Gruppierungsebene auf nur eine Sortierebene ändern möchten, ändern Sie mit einem Kopfzeilenabschnitt inohne Kopfzeilenabschnitt.

Tipp: Um einen Bericht nach einem einzelnen Feld zu sortieren, öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, und wählen Sie den ausgewählten Sortierbefehl aus. Wenn Sie z. B. das Feld Alter auswählen, klicken Sie entweder auf Kleinsten nach Größten sortieren oder Auf Kleinste sortieren. Wenn der Bericht jedoch gruppierend ist oder Sie nach mehreren Feldern sortieren möchten, müssen Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe verwenden.

Sortieren einer Tabelle, Abfrage oder eines Formulars

  1. Identifizieren Sie die Felder, nach denen Sie sortieren möchten. Um nach zwei oder mehr Feldern zu sortieren, identifizieren Sie die Felder, die als Sortierfelder am innersten und äußersten Rand fungieren.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Spalte oder dem Steuerelement, die dem innersten Feld entspricht, und klicken Sie auf einen der Sortierbefehle. Die Befehle variieren je nach Datentyp im ausgewählten Feld.

    Hinweis: Beim Sortieren von Daten für ein Feld mit dem Datentyp "Ja/Nein" wird der Wert "Ja", "Wahr" oder "Ein" als "Ausgewählt" und der Wert "Nein", "Falsch" oder "Aus" als "Deaktiviert" betrachtet. Die Standardanzeige für diesen Feldtyp ist ein Kontrollkästchen, sie kann jedoch als Textfeld oder Kombinationsfeld angezeigt werden. Wenn Sie die Anzeige für diesen Feldtyp in Textfeld oder Kombinationsfeld ändern, wird sie weiterhin als "Ausgewählt" oder "Löschen" sortiert.

    Sortieroptionen

    1. Zahl, Währung, AutoWert

    2. Kurzer Text (Text), Langer Text (Memo), Link

    3. Ja/Nein

    4. Datum/Uhrzeit

  3. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt für jedes Sortierfeld, und enden Sie mit dem äußersten Sortierfeld.

    Die Datensätze werden neu angeordnet, um der Sortierreihenfolge zu entsprechen.

    Hinweis: Wenn ein Textfeld Zeichenfolgen null und null enthält, werden die Datensätze mit Nullwerten zuerst aufgelistet, dann die Datensätze mit Zeichenfolgen mit der Länge null und dann die Datensätze mit nicht leeren Werten.

    Erfahren Sie, wie Sonderzeichen, führende Leerzeichen und negative Werte während der Sortierung behandelt werden.

    Wenn ein Wert in einem Feld mit einem Sonderzeichen beginnt, z. B. einem Bindestrich, einer Klammer oder einem anderen Symbol, beobachten Sie beim Sortieren in aufsteigender Reihenfolge das folgende Verhalten:

    • Werte, die mit einem Leerzeichen beginnen, werden vor alphanumerischen Werten angezeigt.

    • In Anführungszeichen eingeschlossene Werte folgen Werten, die mit einem Leerzeichen beginnen, aber alphanumerischen Werten vorangehen.

    • Werte, die mit dem Minuszeichen (-) beginnen, stehen vor Werten, die mit dem Pluszeichen (+) beginnen.

    • Bei allen anderen Symbolen wird die Reihenfolge durch Einen Blick auf die ASCII-Zeichencodes der Zeichen bestimmt. Beispielsweise ist der Code für das Dollarsymbol ($) 36 und der Code für das Gleichheitszeichen (=) 61. Daher werden Werte, die mit $ beginnen, vor Werten angezeigt, die mit =beginnen.

      Um diese Reihenfolge zu überschreiben, können Sie das erste Zeichen aller Werte im Feld ignorieren. Dieses Verfahren funktioniert, wenn die Werte im Feld immer mit einem einzelnen Sonderzeichen beginnen, z. B. einem Minuszeichen oder mit derselben Anzahl von Sonderzeichen – auf diese Weise wissen Sie, wie viele Zeichen ignoriert werden müssen. Schrittweise Informationen zum Sortieren nach Teilwerten finden Sie im Artikel Sortieren von Datensätzen basierend auf Teilwerten in einem Feld. Wenn die Anzahl der zu ignorierenden Zeichen unterschiedlich ist, können Sie eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge angeben. Schrittweise Informationen finden Sie im Artikel Sortieren von Datensätzen in benutzerdefinierter Reihenfolge.

Denken Sie daran, dass Sie eine Sortierreihenfolge nicht nur aus einem einzigen Feld entfernen können. Wenn Sie die Sortierung aus allen Sortierfeldern entfernen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren & Filter auf Alle Sortierungen löschen,und wenden Sie dann die von Ihnen verwendeten Sortierreihenfolgen an.

Zusätzliche Sortierszenarien    

Wenn Sie die Sortierbefehle verwenden, werden der Datentyp des Felds und die vollständigen Werte jedes Felds verwendet, um die Reihenfolge der Datensätze zu bestimmen. Aber was ist, wenn Textwerte wie Montag, Dienstag und so weiter in benutzerdefinierter Reihenfolge und nicht in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden sollen? Oder möchten Sie ein Textfeld sortieren, das IP-Adressen enthält? Lesen Sie die folgenden Themen, wenn Ihre Sortieranforderungen durch die Sortierbefehle nicht erfüllt werden:

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Entfernen einer Sortierreihenfolge

  • Wenn Sie eine Sortierreihenfolge aus einer Tabelle, Abfrage oder einem Formular entfernen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren & Filter auf Alle Sortierungen löschen.

    Dadurch wird die Sortierreihenfolge aus allen Feldern in der Ansicht entfernt.

  • Um eine Sortierreihenfolge aus einem Bericht zu entfernen, öffnen Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe, indem Sie in der Gruppe Gruppierung & Summen auf Gruppieren & Sortieren klicken (auf der Registerkarte Format in der Layoutansicht auf der Registerkarte Entwurf in der Entwurfsansicht). Klicken Sie dann auf die Sortierebene, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen. Ein Eintrag, der einem Sortierfeld entspricht, beginnt mit den Wörtern Sortieren nach. Vermeiden Sie das Löschen von Einträgen, die mit Gruppieren nach beginnen,da sich dadurch der Entwurf des Berichts ändert.

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Speichern einer Sortierreihenfolge mit einem -Objekt

Die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge wird automatisch mit der Tabelle, Abfrage, dem Formular oder dem Bericht gespeichert. Wenn sie beim nächsten Öffnen des Objekts automatisch angewendet werden soll, stellen Sie sicher, dass die OrderByOnLoad-Eigenschaft des Objekts auf Ja festgelegt ist.

Da sich die zuletzt angewendete Sortierreihenfolge von Zeit zu Zeit ändert, können Sie eine dauerhafte Sortierreihenfolge (oder Standardsortreihenfolge) definieren. Sie können eine Standardsortreihenfolge für eine Abfrage oder einen Bericht angeben. Beachten Sie, dass die Standardsortreihenfolge zwar nicht von der aktuellen oder zuletzt gespeicherten Sortierreihenfolge überschrieben wird, sie aber nur wirksam wird, wenn die aktuelle oder zuletzt gespeicherte Sortierreihenfolge aus der Ansicht entfernt wird.

  • Um eine Standardsortreihenfolge für eine Abfrage zu definieren, öffnen Sie sie in der Entwurfsansicht. Fügen Sie die Sortierfelder zum Entwurfsraster hinzu, und geben Sie in der Zeile Sortieren die reihenfolge an, die Sie wünschen.

  • Um eine Standardsortreihenfolge für den Bericht zu definieren, verwenden Sie den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe in der Layout- oder Entwurfsansicht. Schrittweise Informationen finden Sie im Abschnitt Sortieren eines Berichts.

Um die Datensätze in der Standardsortreihenfolge sortiert zu sehen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren & Filter auf Alle Sortierungen löschen. Dadurch wird der aktuelle oder zuletzt gespeicherte Filter aus der Ansicht entfernt, und Sie können die Datensätze in der Standardreihenfolge anzeigen.

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