Sie können Ihre Dateien mithilfe der Office-Programme im PDF-Format speichern oder sie nach PDF zu konvertieren oder in professionellen Druckereien drucken zu lassen. Sie brauchen dazu keine anderen Softwareprogramme oder Add-Ins.

Verwenden Sie das PDF-Format, wenn die Datei folgende Merkmale erfüllen soll:

  • Sie sieht auf fast allen Computern gleich aus.

  • Die Größe des Dokuments ist kleiner.

  • Sie entspricht einem Industrieformat.

Beispiele hierfür sind Lebensläufe, juristische Dokumente, Newsletter, Dateien, die gelesen (nicht bearbeitet) und gedruckt werden sollen, und Dateien, die für professionelles Drucken vorgesehen sind.

Wichtig: Viele Programme, einschließlich Microsoft Word, haben die Möglichkeit, PDF-Dateien zu öffnen und zu bearbeiten. Die einfache Freigabe als PDF reicht nicht aus, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Datei nicht bearbeiten kann.

Wählen Sie zum Anzeigen von schrittweisen Anleitungen ein Office-Programm aus der Dropdownliste aus.

  1. Öffnen Sie die Tabelle oder den Bericht, die bzw. den Sie als PDF veröffentlichen möchten.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Externe Daten " in der Gruppe "Exportieren " die Option "PDF" oder "XPS" aus.

    Bild der Schaltfläche "PDF oder XPS"

  3. Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für das Dokument ein, oder wählen Sie einen Namen aus.

  4. Wählen Sie in der Liste " Dateityp" die Option "PDF" (*.pdf) aus.

    • Wenn für das Dokument eine hohe Druckqualität erforderlich ist, wählen Sie "Standard" (online veröffentlichen und drucken) aus.

    • Wenn die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität ist, wählen Sie "Mindestgröße" (online veröffentlichen) aus.

  5. Wählen Sie "Optionen " aus, um die zu druckde Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie "OK " aus.

  6. Wählen Sie "Veröffentlichen" aus.

Diese Informationen gelten auch für Microsoft Excel Starter 2010.

Hinweis: Power View-Blätter können nicht als PDF-Dateien gespeichert werden.

  1. Wählen Sie die Registerkarte "Datei " aus.

  2. Wählen Sie "Speichern unter" aus .
    Um das Dialogfeld "Speichern unter" in Excel 2013 oder Excel 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.

  4. Wählen Sie in der Liste " Dateityp" die Option PDF (*.pdf) aus.

    • Wenn die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Datei nach Veröffentlichung öffnen" .

    • Wenn für das Dokument eine hohe Druckqualität erforderlich ist, wählen Sie "Standard" (online veröffentlichen und drucken) aus.

    • Wenn die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität ist, wählen Sie "Mindestgröße" (online veröffentlichen) aus.

  5. Wählen Sie "Optionen " aus, um die zu druckde Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Weitere Informationen zum Dialogfeld "Optionen" in Excel finden Sie unter "Weitere Informationen zu PDF-Optionen" . Wählen Sie " OK " aus, wenn Sie fertig sind.

  6. Wählen Sie "Speichern" aus.

  1. Wählen Sie die Registerkarte "Datei " aus.

  2. Wählen Sie "Exportieren " aus.

  3. Wählen Sie unter "Aktuell exportieren " den Teil des Notizbuchs aus, den Sie als PDF speichern möchten.

  4. Wählen Sie unter "Format auswählen " die Option "PDF (* .pdf) " aus, und wählen Sie dann "Exportieren " aus.

  5. Geben Sie im Dialogfeld "Speichern unter" im Feld "Dateiname " einen Namen für das Notizbuch ein.

  6. Wählen Sie "Speichern" aus.

  1. Wählen Sie die Registerkarte "Datei " aus.

  2. Wählen Sie "Speichern unter" aus .
    Um das Dialogfeld "Speichern unter" in PowerPoint 2013 und PowerPoint 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.

  4. Wählen Sie in der Liste " Dateityp" die Option PDF (*.pdf) aus.

    • Wenn die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Datei nach Veröffentlichung öffnen ".

    • Wenn für das Dokument eine hohe Druckqualität erforderlich ist, wählen Sie "Standard" (online veröffentlichen und drucken) aus.

    • Wenn die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität ist, wählen Sie "Mindestgröße" (online veröffentlichen) aus.

  5. Wählen Sie "Optionen " aus, um die zu druckde Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie " OK " aus, wenn Sie fertig sind.

  6. Wählen Sie "Speichern" aus.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte " Datei " die Option "Speichern unter" aus .
    Um das Dialogfeld "Speichern unter" in Project 2013 oder Project 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  2. Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.

  3. Wählen Sie in der Liste " Dateityp " die Option "PDF-Dateien (* .pdf) oder XPS-Dateien (*.xps) und dann " Speichern" aus.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld " Dokumentexportoptionen " einen Veröffentlichungsbereich aus, unabhängig davon, ob informationen zum Nichtdrucken einbezogen werden sollen, und iso 19500-1 compliance (nur PDF).

Tipps zum Formatieren

Project unterstützt nicht alle PDF- oder XPS-Formatierungsoptionen, Sie können das endgültige Aussehen des fertigen Dokuments jedoch mit einigen Druckoptionen ändern.

Wählen Sie "Datei " > " Drucken " aus, und ändern Sie dann eine der folgenden Optionen:

  • Datumsangaben

  • Ausrichtung

  • Papierformat

  • Seite einrichten

Im Dialogfeld " Seite einrichten " können Sie optionen auf diesen Registerkarten ändern:

  • Seitenränder

  • Legende

  • Ansicht

  1. Wählen Sie die Registerkarte "Datei " aus.

  2. Wählen Sie "Speichern unter" aus .
    Um das Dialogfeld "Speichern unter" in Publisher 2013 oder Publisher 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.

  4. Wählen Sie in der Liste " Dateityp" die Option PDF (*.pdf) aus.

  5. Wenn Sie ändern möchten, wie das Dokument optimiert wird, wählen Sie "Ändern" aus. (Wählen Sie Optionen in Publisher 2013 oder Publisher 2016 aus.)

    • Nehmen Sie alle gewünschten Änderungen an der Grafikauflösung und den nicht druckbaren Informationen vor.

    • Wählen Sie "Druckoptionen " aus, um Änderungen an den Druckoptionen für das Dokument vorzunehmen.

    • Wählen Sie " OK " aus, wenn Sie fertig sind.

  6. Wenn die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Datei nach Veröffentlichung öffnen ".

  7. Wählen Sie "Speichern" aus.

  1. Wählen Sie die Registerkarte "Datei " aus.

  2. Wählen Sie "Speichern unter" aus .
    Um das Dialogfeld "Speichern unter" in Visio 2013 oder Visio 2016 anzuzeigen, müssen Sie einen Speicherort und einen Ordner auswählen.

  3. Geben Sie im Feld "Dateiname " einen Namen für die Datei ein, sofern noch nicht geschehen.

  4. Wählen Sie in der Liste " Dateityp" die Option PDF (*.pdf) aus.

    • Wenn die Datei nach dem Speichern im ausgewählten Format geöffnet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen " Datei nach dem Speichern automatisch anzeigen ".

    • Wenn für das Dokument eine hohe Druckqualität erforderlich ist, wählen Sie "Standard" (online veröffentlichen und drucken) aus.

    • Wenn die Dateigröße wichtiger als die Druckqualität ist, wählen Sie "Mindestgröße" (online veröffentlichen) aus.

  5. Wählen Sie "Optionen " aus, um die zu druckde Seite festzulegen, um auszuwählen, ob Markup gedruckt werden soll, und um Ausgabeoptionen auszuwählen. Wählen Sie "OK " aus.

  6. Wählen Sie "Speichern" aus.

  1. Wenn die Datei zuvor gespeichert wurde, wählen Sie "Datei " > "Kopie speichern" aus.
    Wenn die Datei nicht gespeichert ist, wählen Sie "Datei " > " Speichern unter" aus.

  2. Wählen Sie "Durchsuchen" aus, um den Speicherort auf Ihrem Computer auszuwählen, an dem Sie die Datei speichern möchten.

  3. Wählen Sie in der Dropdownliste "PDF" aus.

    Abbildung der Auswahl von 'PDF (*.pdf) aus dem Dropdownmenü

  4. Wählen Sie Speichern aus.

Wählen Sie "Weitere Optionen " > "Optionen " aus, um Ihre PDF-Datei anzupassen.

  • Wenn Sie eine PDF-Datei nur von einigen Seiten in Ihrem Dokument erstellen möchten, wählen Sie unter " Seitenbereich" eine Option aus.

  • Wenn Sie nachverfolgte Änderungen in die PDF-Datei aufnehmen möchten, wählen Sie unter "Veröffentlichen" die Option "Dokument mit Markup" aus. Stellen Sie andernfalls sicher, dass "Dokument " ausgewählt ist.

  • Wählen Sie zum Erstellen eines Satzes von Textmarken in der PDF-Datei die Option " Lesezeichen erstellen mit" aus. Wählen Sie dann Überschriften oder, wenn Sie Ihrem Dokument Textmarken hinzugefügt haben, Word-Textmarken aus.

  • Wenn Sie Dokumenteigenschaften in die PDF-Datei einschließen möchten, stellen Sie sicher, dass die Dokumenteigenschaften ausgewählt sind.

  • Um das Lesen des Dokuments für Die Bildschirmlesesoftware zu vereinfachen, wählen Sie Dokumentstrukturtags aus, um barrierefrei zu sein.

  • ISO 19005-1-konform (PDF/A) Mit dieser Option wird das PDF-Dokument in der Version PDF 1.7, einem Archivierungsstandard namens PDF/A ausgegeben. PDF/A trägt dazu bei, das Dokumentformat beizubehalten, sodass es auch später auf eine anderen Computer noch das gleiche Aussehen hat.

  • Bitmaptext, wenn Schriftarten möglicherweise nicht eingebettet sind Wenn Schriftarten nicht in das Dokument eingebettet werden können, verwendet PDF Bitmapgrafiken des Texts, sodass die PDF-Datei genau wie das ursprüngliche Dokument aussieht. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist und in der Datei eine Schrift verwendet wird, die nicht eingebettet werden kann, wird sie vom PDF-Reader ggf. durch eine andere Schriftart ersetzt.

  • Verschlüsseln des Dokuments mit einem Kennwort Wählen Sie diese Option aus, um den Zugriff auf das Dokument auf Personen zu beschränken, die über das Kennwort verfügen. Wenn Sie "OK" auswählen, öffnet Word das Feld "PDF-Dokument verschlüsseln ", in dem Sie ein Kennwort eingeben und erneut eingeben können.

Öffnen und Kopieren von Inhalt aus einer PDF-Datei in Word

Sie können jeden gewünschten Inhalt aus einer PDF-Datei kopieren, indem Sie diese in Word öffnen.

Wechseln Sie zu "Datei" > "Öffnen ", und navigieren Sie zur PDF-Datei. Word öffnet den Inhalt der PDF-Datei in einer neuen Datei. Sie können jeden gewünschten Inhalt daraus kopieren, einschließlich Bilder und Diagramme.

Zum Speichern Ihrer Datei als PDF-Datei in Office für Mac führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus:

  1. Wählen Sie "Datei" aus.

  2. Wählen Sie "Speichern unter" aus.

  3. Wählen Sie unten im Fenster " Dateiformat " aus.

    Verwenden des "Dateiformat"-Tools in Word im Dialogfeld "Speichern unter", um Dateien in einem anderen Format zu speichern, z. B. als PDF-Datei
  4. Wählen Sie PDF aus der Liste der verfügbaren Dateiformate aus.

  5. Geben Sie Ihrer Datei einen Namen, wenn sie noch keinen Namen hat, und wählen Sie dann "Exportieren" aus.

Hinweis: Wenn Sie "Optimal" zum Drucken verwenden, werden die Hyperlinks möglicherweise nicht ordnungsgemäß konvertiert. Dies ist ein bekanntes Problem in Word für Mac.

Wichtig: 

Sie können Word, PowerPoint und OneNote für das Web verwenden, um Ihr Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren.

  1. Wählen Sie "Datei " > " Drucken " > " Drucken " aus (in PowerPoint wählen Sie eines von drei Formaten aus).

  2. Wählen Sie im Dropdownmenü unter "Drucker " die Option "Als PDF speichern" und dann " Speichern" aus.

    Speichern als PDF-Option zum Drucken.

  3. Anschließend können Sie im explorer-Menü, das geöffnet wird, die PDF benennen und auswählen, wo sie gespeichert werden soll, und dann "Speichern" auswählen.

Dadurch wird eine standardmäßige PDF-Datei erstellt, in der das Layout und das Format Ihres ursprünglichen Dokuments erhalten bleiben.

Wenn Sie mehr Kontrolle über die Optionen für Ihre PDF benötigen, z. B. Textmarken hinzufügen, verwenden Sie die Desktop-App, um Ihr Dokument in eine PDF-Datei zu konvertieren. Wählen Sie "In Desktop-App öffnen " auf der Symbolleiste von PowerPoint und OneNote aus, um mit der Verwendung der Desktop-App zu beginnen, und wählen Sie in Word zuerst das Bearbeitungsdropdown und dann " In Desktop-App öffnen " aus.

Abbildung des Befehls "In Desktop-App öffnen"

Wenn Sie nicht der Besitzer der Desktop-App sind, können Sie die neueste Version von Office jetzt testen oder kaufen .

Sie haben einen Vorschlag zu diesem Feature?

Stimmen Sie für eine Idee ab, oder teilen Sie eine neue Idee über das Feld für Vorschläge unter word.uservoice.com.

Um Ihr Word-Dokument oder Ihre Excel-Arbeitsmappe in das PDF-Format unter iOS zu exportieren, tippen Sie oben links auf die Schaltfläche " Datei ", wählen Sie "Exportieren " und dann "PDF" aus.

Tippen Sie auf "Datei" > "Exportieren", um Ihr Dokument nach PDF zu konvertieren.

Portable Document Format (PDF) ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Wenn die Datei im PDF-Format online angezeigt oder gedruckt wird, wird das vorgesehene Format 1:1 beibehalten. Das PDF-Format ist auch hilfreich für Dokumente, die unter Verwendung kommerzieller Druckmethoden vervielfältigt werden sollen. PDF-Dateien werden von vielen Ämtern und Organisationen als gültiges Format akzeptiert, und Anzeigeprogramme sind auf einer größeren Anzahl von Plattformen als für XPS verfügbar.

XML Paper Specification (XPS) ist ein elektronisches Dateiformat, das die Dokumentformatierung beibehält und eine Dateifreigabe ermöglicht. Das XPS-Format stellt sicher, dass das vorgesehene Format 1:1 beibehalten wird, wenn die XPS-Datei online angezeigt oder gedruckt wird, und dass die Daten in der Datei nicht ohne weiteres geändert werden können.

Wichtig: Die meisten modernen Webbrowser können eine PDF-Datei öffnen und anzeigen. Wenn Sie jedoch über ein älteres Betriebssystem verfügen, benötigen Sie möglicherweise einen PDF-Reader, der auf Ihrem Gerät installiert ist, z. B. den Acrobat Reader, der von Adobe Systems zur Verfügung steht.

Siehe auch

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