Sie können nachverfolgen, wann Datensätze in einer Access-Tabelle zuletzt geändert wurden, indem Sie ein Formular mit einem Makro verwenden. Wenn das Formular zum Ändern eines Datensatzes verwendet wird, speichert das Makro das Datum und die Uhrzeit in der Tabelle. Nur das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung werden gespeichert.

Hinweis: Die Verfahren in diesem Artikel sind für die Verwendung in Desktopzugriffsdatenbanken.

Inhalt dieses Artikels

Übersicht

Zum Aufzeichnen des Datums und der Uhrzeit, an dem die Datensätze in einer Tabelle geändert werden, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

Schritt 1: Hinzufügen von Feldern zu einer Tabelle    Sie benötigen einen Ort zum Speichern des Datums und der Uhrzeit, bevor Sie es aufzeichnen können. Der erste Schritt besteht im Erstellen von Feldern in der Tabelle mit den Datensätzen, die Sie nachverfolgen möchten. Um das Datum und die Uhrzeit zu erfassen, erstellen Sie ein Feld für das Datum und ein Feld für die Uhrzeit. Wenn Sie nur das eine oder andere Feld erfassen möchten, können Sie nur das feld erstellen, das Sie benötigen.

Schritt 2: Erstellen eines Makros zur Aufzeichnung von Datum und Uhrzeit    Je nachdem, ob Sie das Datum, die Uhrzeit oder beides aufzeichnen möchten, hat das Makro eine oder zwei Aktionen. Geben Sie beim Schreiben des Makros nur die Felder an, in denen Datum und Uhrzeit gespeichert werden, nicht die Tabelle, die diese Felder enthält. Auf diese Weise können Sie das Makro ganz einfach mit anderen Tabellen und Formularen wiederverwenden.

Schritt 3: Hinzufügen des Makros zu einem Dateneingabeformular    Sie fügen das Makro der Formulareigenschaft Vor dem Update des Formulars hinzu, das Sie zum Bearbeiten von Datensätzen in der Tabelle verwenden. Wenn Sie andere Formulare zum Bearbeiten von Datensätzen in der Tabelle verwenden, können Sie das Makro auch jedem dieser Formulare hinzufügen. Auf diese Weise können Sie das Datum und die Uhrzeit erfassen, unabhängig davon, welches Formular Sie zum Bearbeiten des Datensatzes verwenden.

Tipp: Wenn Sie nachverfolgen möchten, wann Datensätze erstellt werden, aber nicht wichtig sind, wann sie geändert werden, erstellen Sie einfach ein Feld in der Tabelle, um die Eigenschaft Standardwert des Felds nachverfolgt und verwendet zu haben, um bei der Erstellung jedes Datensatzes zu zeitstempelen.

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Erste Schritte

Bevor Sie beginnen, sollten Sie Folgendes beachten:

  • Benutzer müssen Makros in der Datenbank aktivieren. Wenn ein Benutzer die Datenbank öffnet und keine Makros aktiviert, gibt das Makro keinen Zeitstempel für die Datensätze an. Wenn Sie die Datenbank in einem Vertrauenswürdiger Speicherort, werden Makros automatisch aktiviert.

  • Wenn ein Benutzer Datensätze bearbeitet, aber kein Dateneingabeformular verwendet, das das Makro enthält, das Datensätze mit Zeitstempeln enthält, werden die vom Benutzer bearbeiteten Datensätze nicht mit einem Zeitstempel versehen.

  • Da Datum und Uhrzeit in Tabellenfeldern gespeichert sind, werden die Werte in diesen Feldern bei jeder Änderung eines Datensatzes überschrieben. Mit anderen Worten: Sie können nur das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung speichern.

  • Wenn Sie nur das Datum und die Uhrzeit erfassen möchten, zu der ein Datensatz erstellt wird, fügen Sie der Tabelle einfach ein Feld hinzu, und legen Sie die Eigenschaft Standardwert dieses Felds auf Jetzt() oder Datum() fest.

  • Wenn Ihre Datenbankdatei ein älteres Dateiformat hat und Sicherheit auf Benutzerebene verwendet, müssen Sie über Berechtigungen zum Ändern des Entwurfs der Tabelle und der Formulare verfügen, die zum Bearbeiten der Datensätze verwendet werden.

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Schritt 1: Hinzufügen von Zeitstempelfeldern zu einer Tabelle

Erstellen Sie Felder zum Speichern der Informationen.

  1. Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.

  2. Führen Sie eine oder beide der folgenden Aktionen aus:

    • Erstellen Sie ein Feld zum Speichern des Datums.    Geben Sie in der Spalte Feldname des Entwurfsfensters Datum geändert in eine neue Zeile ein, und wählen Sie dann in der Spalte Datentyp die Option Datum/Uhrzeitaus.

    • Erstellen Sie ein Feld zum Speichern der Uhrzeit.    Geben Sie in der Spalte Feldname des Entwurfsfensters Zeit geändert in eine neue Zeile ein, und wählen Sie dann in der Spalte Datentyp die Option Datum/Uhrzeitaus.

  3. Drücken Sie STRG+S, um die Änderungen zu speichern.

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Schritt 2: Erstellen eines Makros zur Aufzeichnung von Datum und Uhrzeit

Nachdem Sie die Felder erstellt haben, erstellen Sie ein Makro, um diese Felder mit einem Zeitstempel zu versehen. Um das Makro mit anderen Tabellen wiederverwendbar zu machen, beziehen Sie sich nur auf die Feldnamen, nicht auf die Tabellennamen.

Hinweis: Wenn Sie nur das Datum oder die Uhrzeit aufzeichnen möchten, lassen Sie die Makroaktion aus, die Sie nicht benötigen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Makro. Wenn dieser Befehl nicht verfügbar ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Modul oder Klassenmodul und dann auf Makro.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Alle Aktionen anzeigen.

  3. Öffnen Sie im Makrofenster die Makroaktionsliste, und wählen Sie SetValue aus.

    Registerkarte für den Makroentwurf in Access 2010

    1. Zeigen Sie zuerst alle verfügbaren Makroaktionen an. Die SetValue-Aktion gilt als potenziell unsicher und ist standardmäßig ausgeblendet, da sie Daten ändern kann.

    2. Wählen Sie dann in dieser Liste die Aktion SetValue aus.

  4. Geben Sie im Aktionsfeld SetValue im Feld Element[Datum geändert]ein, oder fügen Sie sie ein.

  5. Geben Sie im Feld Ausdruck Datum() ein.

  6. Öffnen Sie die nächste Makroaktionsliste, und wählen Sie SetValue aus.

  7. Geben Sie im Aktionsfeld SetValue im Feld Element[Zeit geändert]ein, oder fügen Sie sie ein.

  8. Geben Sie im Feld Ausdruck zeit() ein.

  9. Drücken Sie STRG+S, und geben Sie dann im Dialogfeld Speichern unter die Letzte Änderung ein.

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Schritt 3: Hinzufügen der Felder und des Makros zu einem Dateneingabeformular

Nachdem Sie das Makro erstellt haben, fügen Sie es jedem Dateneingabeformular hinzu, das Benutzer zum Eingeben von Daten in die relevante Tabelle verwenden.

  1. Öffnen Sie das Dateneingabeformular in der Entwurfsansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.

  3. Ziehen Sie in der Feldlisteunter Felder, die für diese Ansicht verfügbar sind,die Felder Datum geändert und Uhrzeit geändert in das Formular. Passen Sie die Größe und Platzierung der Felder im Formular nach Bedarf an.

  4. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  5. Stellen Sie auf dem Eigenschaftenblatt sicher, dass der Auswahltyp auf Formular festgelegt ist.

    Tipp: Wenn Sie den Auswahltyp ändern möchten,klicken Sie in der Dropdownliste auf den Auswahltyp, den Sie verwenden möchten.

  6. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Ereignis.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Ereignis im Feld Vor Dem Update auf den Pfeil, und klicken Sie dann auf Zuletzt geändert.

  8. Wenn Sie zum Bearbeiten von Datensätzen mehrere Formulare verwenden, wiederholen Sie dieses Verfahren für jedes solche Formular.

  9. Um sicherzustellen, dass das Makro ordnungsgemäß funktioniert, öffnen Sie das Formular in der Formularansicht, bearbeiten Sie einen Datensatz, und drücken Sie dann UMSCHALT+F9. Das Datum und die Uhrzeit, zu der Sie den Datensatz bearbeitet haben, sollten angezeigt werden.

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