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Mithilfe von Microsoft SharePoint Workspace 2010 können Sie mit SharePoint 2010-Websites, -Bibliotheken und -Listen auf Ihrem Desktop- oder Laptopcomputer arbeiten, ganz gleich, ob Sie sich im Büro oder an einem anderen Ort befinden. Die Synchronisierung von Änderungen zwischen Ihrem Computer und dem SharePoint-Server erfolgt auf einfache und effiziente Weise. Die Verwendung von SharePoint Workspace 2010 kann Zeit sparen und Ihnen helfen, Ihre Zusammenarbeit mit anderen wesentlich effektiver zu verwalten.
Inhalt dieses Artikels
Einführung in die Synchronisierung von SharePoint 2010-Inhalten mit SharePoint Workspace 2010
Mithilfe von Microsoft SharePoint Workspace 2010 können Sie mit SharePoint 2010-Websites, -Bibliotheken und -Listen auf Ihrem Desktop- oder Laptopcomputer arbeiten, ganz gleich, ob Sie sich im Büro oder an einem anderen Ort befinden. Die Synchronisierung von Änderungen zwischen Ihrem Computer und dem SharePoint-Server erfolgt auf einfache und effiziente Weise. Die Verwendung von SharePoint Workspace 2010 kann Zeit sparen und Ihnen helfen, Ihre Zusammenarbeit mit anderen wesentlich effektiver zu verwalten.
Bei bestehender Verbindung kann die Synchronisierung automatisch hinter den Kulissen erfolgen. Sie können die Änderungen auf Wunsch aber auch manuell ausführen. Wenn keine Verbindung besteht – zu Hause oder auf Reisen – können Sie mit der Arbeit auf Ihrem Computer fortfahren. Wenn wieder eine Onlineverbindung besteht, synchronisiert SharePoint Workspace 2010 die Änderungen, die Sie und andere Benutzer in der Zeit ohne Verbindung vorgenommen haben.
Beispielsweise können Sie Dokumente, Präsentationen, Dateien und Listen (sowohl systemeigene als auch externe) auf dem Computer bearbeiten, während Sie bei einer geschäftlichen Flugreise offline sind. Sie können das einfach mithilfe Ihrer normalen Office-Produkte und -Features, wie etwa Office Word 2010, Office Excel 2010 und Office InfoPath 2010, erledigen. Wenn Sie wieder eine Onlineverbindung mit Ihren SharePoint 2010-Websites herstellen, können alle Änderungen automatisch synchronisiert werden, und eventuelle Konflikte werden auf einfache Weise behoben.
Um eine SharePoint-Website, Bibliothek oder Liste zu synchronisieren, müssen Sie SharePoint Workspace 2010 auf dem Clientcomputer installiert, und Sie müssen über die Berechtigung "mitwirken" auf der Website, Bibliothek oder Liste.
Weitere Informationen zum Verwenden von SharePoint 2010 mit SharePoint Workspace 2010 finden Sie im Abschnitt Siehe auch und im Hilfesystem von SharePoint Workspace 2010.
Was ist Synchronisierung?
Kurz gesagt bedeutet Synchronisierung, dass alle auf Ihrem Computer oder auf dem SharePoint-Server vorgenommenen Änderungen fortlaufend abgestimmt werden, sodass die Inhalte auf beiden Computern gleich sind. Diese Synchronisierung erfolgt in zwei Richtungen (bidirektional). Auf dem Computer vorgenommene Änderungen werden auf den Server hochgeladen, und auf dem Server erfolgte Änderungen werden auf Ihren Computer heruntergeladen. Die Synchronisierung in SharePoint Workspace 2010 ist außerdem effizient, denn es werden nur die Änderungen an einer Datei oder Liste synchronisiert und nicht die gesamte Datei oder Liste.
Arbeiten mit Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken
Mithilfe von SharePoint Workspace 2010 können Sie mit Dateien in SharePoint-Bibliotheken auf Ihrem Computer arbeiten. Die Bibliotheksansicht in SharePoint Workspace 2010 ist der Ansicht in SharePoint 2010 sehr ähnlich. Benutzerdefinierte Spalten, Ansichten und Inhaltstypen werden unterstützt. Dies umfasst auch Bibliotheksansichten, sowohl öffentliche als auch private.
Benutzerdefinierte Eigenschaften, wie etwa Titel, Priorität und Stichwort, werden in den Dokumentinformationsfeldern von Word, Excel und PowerPoint angezeigt. Sogar der Befehl Neu funktioniert für alle definierten Inhaltstypen ähnlich.
Außerdem können Sie Office-Dateien, wie etwa Dokumente, Kalkulationstabellen und Präsentationen, mithilfe der vertrauten Office-Dialogfelder Öffnen und Speichern aus und in lokalen Arbeitsbereichen öffnen und speichern. Sie können sogar Dateien mithilfe von Drag-and-Drop aus dem Windows-Explorer auf Ihren SharePoint-Arbeitsbereich ziehen und sie dort ablegen.
Das Einchecken, Auschecken und Erstellen von Haupt- und Unterversionen wird ebenfalls unterstützt. Die entsprechenden Befehle sind im Menüband von SharePoint Workspace aktiviert, wenn Sie online sind, aber deaktiviert, wenn Sie offline arbeiten.
Beachten Sie, dass eine Office-Datei, wie etwa ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation, von SharePoint Workspace 2010 in der gleichen Weise behandelt wird wie eine direkt im Browser geöffnete Datei, sogar die URL bleibt erhalten und kann in der Backstage-Ansicht angezeigt und kopiert werden.
Arbeiten mit Listendaten
Sie können mithilfe von SharePoint Workspace 2010 mit SharePoint-Listen (sowohl systemeigenen als auch externen) auf dem Computer arbeiten. Die meisten Typen von Spalten, Metadaten und Inhaltstypen werden auch in SharePoint Workspace 2010 unterstützt. Dies umfasst auch Listenansichten, sowohl öffentliche als auch private.
Falls gelegentlich ein Konflikt auftritt, wenn zwei oder mehr Personen das gleiche Listenelement bearbeiten, können Sie das Dialogfeld zur Konfliktbehebung verwenden, um den Konflikt zu beheben, und weiterarbeiten. Selbst wenn Listenmetadaten auf dem Server geändert werden, können die neuen Listenmetadaten auf Ihren Computer synchronisiert werden. Wenn beispielsweise eine berechnete Spalte in SharePoint 2010 hinzugefügt wird, nimmt SharePoint Workspace 2010 die Änderung bei der nächsten Synchronisierung auf.
Externe Listen, die mithilfe von Business Connectivity Services (BCS) in SharePoint Designer 2010 erstellt wurden, werden ebenfalls unterstützt. Externe Listen können über Lese-/Schreibzugriff auf Branchendaten aus Datenquellen wie SQL Server oder SAP verfügen. Dies bedeutet, dass Sie mit den externen Listendaten in SharePoint Workspace 2010 sowohl online als auch offline arbeiten und die Änderungen direkt mit der externen Datenquelle problemlos synchronisieren können.
Das Hinzufügen und Bearbeiten von Listenelementdaten und Metadaten kann sich auf Ihrem Computer in SharePoint Workspace 2010 als einfacher und schneller erweisen als in einem Browser in einer SharePoint-Website. Sie können die Listendaten in einer Gitternetzansicht anzeigen und die Daten in einem Formular bearbeiten. Das Feature für geteilte Formulare ermöglicht eine einzigartige und sehr praktische Ansicht der Daten.
Wenn ein InfoPath-Formularentwickler der Liste ein InfoPath 2010-Formular zugeordnet hat, können Sie das betreffende Formular synchronisieren und es in SharePoint Workspace 2010 verwenden. Das bedeutet, dass Sie die Formularfeatures von InfoPath, z. B. Rechtschreibprüfung, Dateianhänge, RTF-Formatierung, Feldüberprüfung und Geschäftsregeln, nutzen können.
Durchsuchen von Inhalten in SharePoint Workspace 2010
Das Durchsuchen von SharePoint Workspace 2010-Inhalten funktioniert intelligent und geradlinig:
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Wenn Sie in einem Arbeitsbereich oder Startbereich suchen, werden Inhalte in allen Arbeitsbereichen Ihrer Website gefunden.
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Wenn Sie über die Schaltfläche Start von Microsoft Windows 7 suchen, suchen Sie über Ihren Desktop und Ihre heruntergeladener Inhalte in SharePoint Workspace 2010. Arbeitsbereiche werden automatisch indiziert. Lokale Suche ist schnell und funktioniert, ob Sie offline oder online sind.
Einschränkungen, Ausnahmen und Problemumgehungen
Es bestehen bestimmte Einschränkungen und Ausnahmen für die Arbeit mit SharePoint 2010-Inhalten in SharePoint Workspace 2010. Beachten Sie, dass der Navigationsbereich von SharePoint Workspace 2010 Verknüpfungen zu nicht unterstützen Listen und Bibliotheken anzeigt, auf die Sie bequem klicken können, um mit ihnen in SharePoint 2010 zu arbeiten, wenn eine Onlineverbindung besteht.
Berücksichtigen Sie beim Arbeiten in SharePoint Workspace 2010 die folgenden Einschränkungen und Ausnahmen:
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Die Gesamtzahl der Dateien, die Sie für alle SharePoint-Arbeitsbereichen speichern können ist ungefähr 10.000.
Hinweis: Wenn Sie nicht auf Microsoft Office 2010 Service Pack 1 aktualisiert haben, können Sie nur ungefähr 500 Dokumente in SharePoint-Arbeitsbereich speichern, bevor Sie Warnung Nachrichten zu den Grenzwerten von Dokument finden Sie unter. Darüber hinaus, nachdem Sie Ihre SharePoint-Arbeitsbereiche hinweg 1.800 Dokumente überschreiten, wird eine Warnung angezeigt, Sie zu informieren, dass nur die Dokumenteigenschaften in den Arbeitsbereich heruntergeladen werden.
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Jede Liste kann maximal 30.000 Elemente aufweisen.
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Aus SharePoint Workspace 2010 können Dateien in einer Bibliothek und neue Elemente in einer Liste erstellt, aktualisiert und gelöscht werden, jedoch können keine neuen Websites, Bibliotheken und Listen erstellt werden.
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Auf einer Access Web-Datenbankvorlage beruhende Websites werden nicht unterstützt.
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Die folgenden Listen werden nicht unterstützt: Kalender, Wiki-Seite und Umfrage.
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Die folgenden Ansichten werden nicht unterstützt: Project-Aufgabenliste in der Gantt-Ansicht, Formatvorlage, Inlineordner (die als Gruppen dargestellt werden) und Eintragsgrenze.
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Das Steuerelement zur Personenauswahl wird nicht unterstützt.
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Das Bearbeiten von Websiteseiten in der Websiteseitenbibliothek wird nicht unterstützt.
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Die Bearbeitung von Listenanhängen wird nicht unterstützt (Anhänge können jedoch schreibgeschützt geöffnet werden).
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Die Synchronisierung von Änderungen an OneNote-Notizbüchern wird nicht unterstützt.
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Listen oder Bibliotheken, die durch die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) geschützt sind, werden nicht unterstützt.
Synchronisieren eines SharePoint-Arbeitsbereichs mit einer SharePoint-Website
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Navigieren Sie im Browser zu der zu synchronisierenden SharePoint-Website.
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Klicken Sie auf das Menü Websiteaktionen, und klicken Sie dann auf Mit SharePoint Workspace synchronisieren.
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Selektives Steuern der herunterzuladenden Bibliotheken und Listen:
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Klicken Sie auf Konfigurieren.
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Wählen Sie jede gewünschte Liste oder Bibliothek aus, und aktivieren Sie dann im Feld Herunterladen die Option Nur Kopfzeilen (nur für Bibliotheken) oder Kein Inhalt. Sie können die vollständigen Inhalte ggf. zu einem späteren Zeitpunkt herunterladen.
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Bei der ersten Synchronisierung einer gesamten Website kann das Herunterladen aller Dateien auf den lokalen Computer einige Minuten in Anspruch nehmen, aber dies erfolgt im Hintergrund, sodass Sie die Arbeit an anderen Aufgaben fortsetzen können.
Hinweis: Wenn die Website Unterwebsites enthält, werden diese nicht heruntergeladen. Dies kann jedoch separat erfolgen, wenn Sie die Unterwebsites benötigen.
Synchronisieren eines SharePoint-Arbeitsbereichs mit einer bestimmten Bibliothek oder Liste
Sie können eine bestimmte Bibliothek oder Liste auswählen, wenn Sie für die Arbeit nur diese von einer Website benötigen. Es kann sinnvoll sein, bei der Auswahl der herunterzuladenden Inhalte selektiv vorzugehen, um Platz auf dem lokalen Computer zu sparen oder wenn keine Berechtigung zum Synchronisieren der gesamten Website besteht.
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Navigieren Sie im Browser zu der SharePoint-Website, die die zu synchronisierende Liste oder Bibliothek enthält.
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Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Liste oder Bibliothek, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann im entsprechenden Abschnitt für Listen oder Bibliotheken auf den Namen der Liste bzw. Bibliothek.
Hinweis: Eine SharePoint-Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Hyperlink, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.
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Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Liste oder Bibliothek in der Gruppe Verbinden und exportieren auf Mit SharePoint Workspace synchronisieren.
