Teilen von SharePoint-Dateien oder -Ordnern

Die Dateien, die Sie auf einer SharePoint-Website speichern, sind normalerweise für alle Benutzer mit Berechtigungen für die Website verfügbar. Möglicherweise möchten Sie aber bestimmte Dateien oder Ordner für Personen freigeben, die andernfalls keinen Zugriff auf die Website haben. Wenn Sie Dateien und Ordner freigeben, können Sie entscheiden, ob andere Personen sie bearbeiten oder nur anzeigen dürfen. Sie können jederzeit sehen, für wen eine SharePoint-Dateifreigegeben ist, die Freigabe von SharePoint-Dateienoder -Ordnern beenden oder Berechtigungen ändern.

(Möchten Sie die gesamte Website freigeben?)

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Freigeben einer Datei oder eines Ordners

Hier erfahren Sie, wie Sie Dateien oder Ordner in SharePoint:

  1. Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die bzw. den Sie freigeben möchten, und wählen Sie Freigeben aus.

    Screenshot des Dialogfelds für die Freigabe mit einem Freigabelink für Personen innerhalb der Organisation

  2. (Optional) Wählen Sie die Dropdownliste aus, um den Linktyp zu ändern. Der Detailbereich wird geöffnet. Dort können Sie die Person, die auf den Link zugreifen kann, und die Festlegung ändern, ob die jeweilige Person das freigegebene Element bearbeiten kann.

    Optionen für Wer soll auf diesen Link zugreifen können (diese Optionen variieren je nach den Administratoreinstellungen):

    • Jeder ermögicht den Zugriff für jeden, der diesen Link erhält, ganz gleich, ob er diesen Link direkt von Ihnen erhält oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde. Dies kann auch Personen von außerhalb Ihrer Organisation einschließen.

      Hinweis: Diese Option ist in der SharePoint Server 2019.

    • Personen in <Ihrer Organisation> ermöglicht jeder Person in Ihrer Organisation im Besitz des Links Zugriff auf die Datei, ganz gleich, ob sie ihn direkt von Ihnen erhalten oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde.

    • Personen mit vorhandenem Zugriff kann von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie jemand einen Link senden möchten, der bereits Zugriff hat. 

    • Bei Bestimmte Personen erhalten nur die angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Ihre Personen Ihre Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link nutzen.

    Hinweis: Wenn eine Freigabeoption nicht verfügbar ist, wurde diese möglicherweise von den Administratoren Ihrer Organisation eingeschränkt. So können sie beispielsweise die Option für Anyone-Links deaktivieren, um zu verhindern, dass nutzbare Links an andere Personen weitergeleitet werden.

    Standardmäßig ist Bearbeiten zulassen aktiviert. Wenn andere Personen Ihre Dateien aber nur anzeigen sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.

    Wenn Sie fertig sind, wählen Sie "Übernehmen" aus.

  3. Geben Sie die Namen der Personen, die Sie für Ihre Freigabe vorgesehen haben, und bei Bedarf eine Nachricht ein.

  4. Wenn Sie bereit sind, den Link zu senden, wählen Sie "Senden" aus.

Abrufen eines Links zu einer Datei oder einem Ordner, den Sie kopieren können

Eine weitere Möglichkeit zum Freigeben ist das Abrufen eines Links zu einer Datei oder einem Ordner, den Sie kopieren und in eine SMS oder auf einer Website einfügen können. Personen, für die Sie diese Links freigeben, können Ihren Link auch an andere Personen weiterleiten.

  1. Wählen SharePoint"Link kopieren" aus. Der Link wird automatisch in die Zwischenablage kopiert.

    Screenshot: Dialogfeld "Link kopieren"

  2. (Optional) Wählen Sie die Dropdownliste aus, um den Linktyp zu ändern. Der Detailbereich wird geöffnet. Dort können Sie die Person, die auf den Link zugreifen kann, und die Festlegung ändern, ob die jeweilige Person das freigegebene Element bearbeiten kann.

    Optionen für Wer soll auf diesen Link zugreifen können (diese Optionen variieren je nach den Administratoreinstellungen):

    • Jeder ermögicht den Zugriff für jeden, der diesen Link erhält, ganz gleich, ob er diesen Link direkt von Ihnen erhält oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde. Dies kann auch Personen von außerhalb Ihrer Organisation einschließen.

    • Personen in <Ihrer Organisation> ermöglicht jeder Person in Ihrer Organisation im Besitz des Links Zugriff auf die Datei, ganz gleich, ob sie ihn direkt von Ihnen erhalten oder ob er von einer anderen Person weitergeleitet wurde.

    • Personen mit vorhandenem Zugriff kann von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Die Berechtigungen für das Element werden nicht geändert. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie jemand einen Link senden möchten, der bereits Zugriff hat. 

    • Bei Bestimmte Personen erhalten nur die angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Ihre Personen Ihre Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link nutzen.

    Standardmäßig ist Bearbeiten zulassen aktiviert. Wenn andere Personen Ihre Dateien aber nur anzeigen sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dies kann weiter eingeschränkt werden, indem Sie die Option zum Herunterladen blockieren auswählen, was bedeutet, dass sie keine lokale Kopie speichern können.

    Wenn Sie fertig sind, wählen Sie "Übernehmen" aus.

  3. Fügen Sie den Link (STRG+V) überall dort ein, wo Sie möchten, z. B. in einer Textnachricht oder auf einer Website.

Hinweise: 

  • Die durch einen Freigabelink erteilte Berechtigung dauert nur so lange, wie der Link besteht. Wird beispielsweise ein Link deaktiviert, wird der Zugriff widerrufen (obwohl Personen möglicherweise auf anderem Weg auf die Datei zugreifen können).

  • Wenn Bearbeiten zulassen ausgewählt wird, ist Folgendes möglich: Personen in Ihrer Organisation können, nachdem sie sich angemeldet haben, die Dateien bearbeiten, kopieren oder herunterladen. Wenn Bearbeiten zulassen nicht ausgewählt wird, können Personen in Ihrer Organisation die Dateien anzeigen und sie möglicherweise kopieren oder herunterladen.

  • Websiteadministratoren können die Freigabe einschränken, sodass nur Besitzer Dateien und Websites freigeben können.

  • Wenn Websiteadministratoren die Freigabe nicht auf Websitebesitzer beschränkt haben, kann jede Person, die über die Berechtigung "Bearbeiten" für eine Datei oder einen Ordner verfügt, diese Datei oder diesen Ordner mit anderen teilen, indem sie "Freigeben" oder "Link kopieren" auswählen. Personen, die nicht über Bearbeitungsberechtigungen verfügen, können den Link "Kopieren" verwenden, um einen Link zu erhalten, der für Personen funktioniert, die bereits über Berechtigungen für die Datei oder den Ordner verfügen.

  • Die Option zum Erstellen oder Öffnen von "Jeder"-Links zu ASPX-Seiten wird nicht unterstützt.

Ich habe eine weitere Frage

Informationen zum Freigeben für eine Gruppe finden Sie unter "Freigeben von Dateien und Ordnern mit Outlook-Gruppen".

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