Verschieben von Daten aus Excel in Access

In diesem Artikel wird gezeigt, wie Sie Ihre Daten aus Excel verschieben, um auf Ihre Daten zuzugreifen und diese in relationale Tabellen umzuwandeln, sodass Sie Microsoft Excel und Access zusammen verwenden können. Zum Zusammenfassen ist Access für die Erfassung, Speicherung, Abfrage und Freigabe von Daten am besten geeignet, und Excel eignet sich am besten für die Berechnung, Analyse und Visualisierung von Daten.

Zwei Artikel: Verwenden von Access oder Excel zum Verwalten Ihrer Daten und der zehn wichtigsten Gründe für die Verwendung von Access mit Excel, erläutern Sie, welches Programm für eine bestimmte Aufgabe am besten geeignet ist und wie Sie Excel und Access zusammen verwenden, um eine praktische Lösung zu erstellen.

Wenn Sie Daten aus Excel in Access verschieben, gibt es drei grundlegende Schritte zum Prozess.

Drei grundlegende Schritte

Hinweis: Informationen zur Datenmodellierung und zu Beziehungen in Access finden Sie unter Grundlagen des Datenbankentwurfs.

Schritt 1: Importieren von Daten aus Excel in Access

Das Importieren von Daten ist ein Vorgang, der erheblich reibungsloser verlaufen kann, wenn Sie sich etwas Zeit zum Vorbereiten und Bereinigen ihrer Daten nehmen. Das Importieren von Daten ist wie ein Umzug in eine neue Wohnung. Wenn Sie Ihren Besitz bereinigen und organisieren, bevor Sie sich bewegen, ist es viel einfacher, sich in Ihr neues Zuhause einzufinden.

Bereinigen der Daten vor dem Importieren

Bevor Sie Daten in Access importieren, empfiehlt es sich, in Excel Folgendes zu tun:

  • Konvertieren Sie Zellen, die nicht atomare Daten (also mehrere Werte in einer Zelle) enthalten, in mehrere Spalten. Beispielsweise sollte eine Zelle in einer Spalte "Skills", die mehrere Fertigkeitswerte enthält, wie "C#-Programmierung", "VBA-Programmierung" und "Webdesign" aufgeteilt werden, um Spalten zu trennen, die jeweils nur einen Fertigkeitswert enthalten.

  • Verwenden Sie den Befehl Stutzen, um führende, nachfolgende und mehrere eingebettete Leerzeichen zu entfernen.

  • Entfernen nicht druckbarer Zeichen

  • Suchen und korrigieren von Rechtschreib-und Interpunktions Fehlern

  • Entfernen doppelter Zeilen oder doppelter Felder

  • Stellen Sie sicher, dass Datenspalten keine gemischten Formate enthalten, insbesondere Zahlen, die als Text formatiert sind, oder Datumsangaben, die als Zahlen formatiert sind.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Excel-Hilfethemen:

Hinweis: Wenn Ihre Anforderungen an die Datenreinigung komplex sind oder Sie nicht über die Zeit oder Ressourcen verfügen, um den Prozess selbst zu automatisieren, sollten Sie einen Drittanbieter verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter "Data Cleansing Software" oder "Data Quality" von Ihrer bevorzugten Suchmaschine in Ihrem Webbrowser.

Auswählen des besten Datentyps beim Importieren

Sie möchten während des Importvorgangs in Access eine gute Auswahl treffen, damit Sie nur wenige (wenn überhaupt) Konvertierungsfehler erhalten, die manuelle Intervention erfordern. In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie Excel-Zahlenformate und Access-Datentypen beim Importieren von Daten aus Excel in Access konvertiert werden, und bietet einige Tipps zu den besten Datentypen, die Sie im Import Kalkulationstabellen-Assistenten auswählen können.

Excel-Zahlenformat

Access-Datentyp

Kommentare

Bewährte Methode

Text

Text, Memo

Der Datentyp "Access-Text" speichert alphanumerische Daten mit bis zu 255 Zeichen. Der Datentyp "Access-Memo" speichert alphanumerische Daten mit bis zu 65.535 Zeichen.

Wählen Sie Memo aus, um zu vermeiden, dass Daten abgeschnitten werden.

Zahl, Prozentsatz, Bruchteil, wissenschaftlich

Zahl

Access verfügt über einen Zahlendatentyp, der auf der Grundlage einer Feldgrößen-Eigenschaft (Byte, Ganzzahl, lange Ganzzahl, Single, Double, Decimal) variiert.

Wählen Sie Double aus, um Datenkonvertierungsfehler zu vermeiden.

Datum

Datum

Access und Excel verwenden beide dieselbe fortlaufende Datums Nummer, um Datumsangaben zu speichern. In Access ist der Datumsbereich größer: von-657.434 (Januar 1, 100 a.d.) bis 2.958.465 (31. Dezember, 9999 a.d.).

Da Access das 1904-Datumssystem (das in Excel für den Macintosh verwendet wird) nicht erkennt, müssen Sie die Datumsangaben in Excel oder Access konvertieren, um Verwirrung zu vermeiden.

Weitere Informationen finden Sie unter Ändern der Interpretation von Datumssystem, Format oder zweistelligen JahresZahlen und Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Wählen Sie Datumaus.

Zeit

Zeit

Access und Excel speichern beide Zeitwerte mit dem gleichen Datentyp.

Wählen Sie Zeitaus, die normalerweise die Standardeinstellung ist.

Währung, Rechnungswesen

Währung

In Access speichert der Datentyp "Währung" Daten als 8-Byte-Zahlen mit einer Genauigkeit von vier Dezimalstellen und wird zum Speichern von Finanzdaten und zum Verhindern der Rundung von Werten verwendet.

Wählen Sie Währungaus, die normalerweise der Standardwert ist.

Boolesch

Ja/Nein

Access verwendet-1 für alle Yes-Werte und 0 für alle No-Werte, während Excel 1 für alle true-Werte und 0 für alle falschen Werte verwendet.

Wählen Sie Ja/Neinaus, wodurch die zugrunde liegenden Werte automatisch konvertiert werden.

Link

Link

Ein Hyperlink in Excel und Access enthält eine URL oder Webadresse, auf die Sie klicken und dem Sie folgen können.

Wählen Sie Linkaus, andernfalls kann Access standardmäßig den Datentyp "Text" verwenden.

Sobald die Daten in Access sind, können Sie die Excel-Daten löschen. Vergessen Sie nicht, zuerst die ursprüngliche Excel-Arbeitsmappe zu sichern, bevor Sie Sie löschen.

Weitere Informationen finden Sie im Access-Hilfethema Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Automatisches Anfügen von Daten auf einfache Weise

Ein häufiges Problem, das Excel-Benutzer haben, ist das Anfügen von Daten mit denselben Spalten in einem einzigen umfangreichen Arbeitsblatt. Angenommen, Sie verfügen über eine Ressourcen nach Verfolgungs Lösung, die in Excel gestartet wurde, nun aber auch Dateien aus vielen Arbeitsgruppen und Abteilungen umfasst. Diese Daten können sich in unterschiedlichen Arbeitsblättern und Arbeitsmappen oder in Textdateien befinden, die Datenfeeds von anderen Systemen sind. Es gibt keinen Benutzeroberflächenbefehl oder einfache Möglichkeit zum Anfügen ähnlicher Daten in Excel.

Die beste Lösung besteht darin, Access zu verwenden, wo Sie mithilfe des Assistenten zum Importieren von Kalkulationstabellen problemlos Daten in eine Tabelle importieren und anfügen können. Darüber hinaus können Sie viele Daten an eine Tabelle anfügen. Sie können die Importvorgänge speichern, Sie als geplante Microsoft Outlook-Aufgaben hinzufügen und sogar Makros verwenden, um den Vorgang zu automatisieren.

Schritt 2: Normalisieren von Daten mit dem Tabellenanalyse-Assistenten

Auf den ersten Blick scheint es eine gewaltige Aufgabe zu sein, den Prozess der Normalisierung ihrer Daten zu durchlaufen. Glücklicherweise ist das Normalisieren von Tabellen in Access ein Vorgang, der Dank des Tabellenanalyse-Assistenten viel einfacher ist.

Der Tabellenanalyse-Assistent

1. ziehen Sie ausgewählte Spalten in eine neue Tabelle, und erstellen Sie automatisch Beziehungen

2. Verwenden von schaltflächenbefehlen zum Umbenennen einer Tabelle, Hinzufügen eines Primärschlüssels, Erstellen einer vorhandenen Spalte als Primärschlüssel und Rückgängigmachen der letzten Aktion

Mit diesem Assistenten können Sie die folgenden Aktionen ausführen:

  • Konvertieren Sie eine Tabelle in eine Gruppe kleinerer Tabellen, und erstellen Sie automatisch eine primär-und Fremdschlüsselbeziehung zwischen den Tabellen.

  • Fügen Sie einen Primärschlüssel zu einem vorhandenen Feld hinzu, das eindeutige Werte enthält, oder erstellen Sie ein neues ID-Feld, das den Datentyp "AutoWert" verwendet.

  • Automatisches Erstellen von Beziehungen zum Erzwingen der referenziellen Integrität durch Cascading Updates. Löschweitergaben werden nicht automatisch hinzugefügt, um zu verhindern, dass Daten versehentlich gelöscht werden, doch Sie können später problemlos Cascading deletes hinzufügen.

  • Suchen Sie nach neuen Tabellen nach redundanten oder doppelten Daten (wie dem gleichen Kunden mit zwei unterschiedlichen Telefonnummern), und aktualisieren Sie diese nach Wunsch.

  • Sichern Sie die ursprüngliche Tabelle, und benennen Sie Sie um, indem Sie dem Namen "_old" hinzufügen. Anschließend erstellen Sie eine Abfrage, mit der die ursprüngliche Tabelle mit dem ursprünglichen Tabellennamen rekonstruiert wird, damit vorhandene Formulare oder Berichte, die auf der ursprünglichen Tabelle basieren, mit der neuen Tabellenstruktur funktionieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Normalisieren von Daten mit dem Tabellenanalysetool.

Schritt 3: Herstellen einer Verbindung mit Access-Daten aus Excel

Nachdem die Daten in Access normalisiert wurden und eine Abfrage oder Tabelle erstellt wurde, die die ursprünglichen Daten rekonstruiert, ist es einfach eine Frage der Verbindung mit den Access-Daten aus Excel. Ihre Daten sind nun als externe Datenquelle in Access vorhanden und können daher über eine Datenverbindung mit der Arbeitsmappe verbunden werden, bei der es sich um einen Container mit Informationen handelt, die zum Auffinden, anmelden und Zugreifen auf die externe Datenquelle verwendet werden. Verbindungsinformationen werden in der Arbeitsmappe gespeichert und können auch in einer Verbindungsdatei gespeichert werden, beispielsweise in einer ODC-Datei (Office Data Connection, ODC-Dateinamenerweiterung) oder in einer Datei mit Datenquellennamen (DSN-Erweiterung). Nachdem Sie eine Verbindung mit externen Daten hergestellt haben, können Sie Ihre Excel-Arbeitsmappe auch automatisch aus Access aktualisieren (oder aktualisieren), wenn die Daten in Access aktualisiert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Importieren von Daten aus externen Datenquellen (Power Query).

Abrufen Ihrer Daten in Access

In diesem Abschnitt werden Sie durch die folgenden Phasen der Normalisierung ihrer Daten geführt: Unterbrechen von Werten in den Spalten "Verkäufer" und "Adresse" in die meisten atomaren Abschnitte, trennen von verwandten Themen in Ihre eigenen Tabellen, kopieren und Einfügen dieser Tabellen aus Excel in Access, Erstellen von Schlüsselbeziehungen zwischen den neu erstellten Access-Tabellen und erstellen und Ausführen einer einfachen Abfrage in Access zum Zurückgeben von Informationen.

Beispieldaten in nicht normalisierter Form

Das folgende Arbeitsblatt enthält nicht atomare Werte in der Spalte Verkäufer und der Spalte Adresse. Beide Spalten sollten in zwei oder mehr getrennte Spalten aufgeteilt werden. Dieses Arbeitsblatt enthält auch Informationen zu Vertriebsmitarbeitern, Produkten, Kunden und Bestellungen. Diese Informationen sollten auch nach Betreff in separate Tabellen aufgeteilt werden.

Verkäufer

Auftrags-ID

Bestelldatum

Produkt-ID

Qty

Preis

Kunden Name

Adresse

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informationen in den kleinsten Teilen: atomare Daten

Wenn Sie mit den Daten in diesem Beispiel arbeiten, können Sie den Befehl Text in Spalte in Excel verwenden, um die "atomaren" Teile einer Zelle (wie Straßenadresse, Stadt, Bundesland und Postleitzahl) in diskrete Spalten zu trennen.

In der folgenden Tabelle werden die neuen Spalten im gleichen Arbeitsblatt angezeigt, nachdem Sie geteilt wurden, damit alle Werte atomar sind. Beachten Sie, dass die Informationen in der Spalte "Verkäufer" in Spalten "Nachname" und "Vorname" aufgeteilt wurden und dass die Informationen in der Spalte "Adresse" in den Spalten "Straße", "Ort", "Bundesland" und "Postleitzahl" aufgeteilt wurden. Diese Daten befinden sich in "erste Normalform".

Nachname

Vorname

 

Straße

Ort

Bundesstaat

PLZ

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Wiesbaden

WA

98227

Adams

Heike

1025 Columbia Circle

Köln

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Wiesbaden

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Unterbrechen von Daten in organisierte Themen in Excel

Die verschiedenen Tabellen mit Beispieldaten, die Folgen, zeigen dieselben Informationen aus dem Excel-Arbeitsblatt an, nachdem Sie in Tabellen für Verkäufer, Produkte, Kunden und Bestellungen aufgeteilt wurden. Das Tabellendesign ist nicht endgültig, aber es ist auf dem richtigen Weg.

Die Tabelle Verkäufer enthält nur Informationen über Vertriebsmitarbeiter. Beachten Sie, dass jeder Datensatz eine eindeutige ID (Verkäufer-ID) aufweist. Der Wert der Verkäufer-ID wird in der Tabelle "Bestellungen" verwendet, um Bestellungen mit Vertriebsmitarbeitern zu verbinden.

Verkäufer

Verkäufer-ID

Nachname

Vorname

101

Li

Yale

103

Adams

Heike

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Die Tabelle Products enthält nur Informationen zu Produkten. Beachten Sie, dass jeder Datensatz eine eindeutige ID (Produkt-ID) aufweist. Der Wert der Produkt-ID wird verwendet, um Produktinformationen mit der Tabelle Bestell Details zu verbinden.

Produkte

Produkt-ID

Preis

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Die Tabelle "Kunden" enthält nur Informationen zu Kunden. Beachten Sie, dass jeder Datensatz eine eindeutige ID (Kunden-ID) aufweist. Der Wert für die Kunden-ID wird verwendet, um Kundeninformationen mit der Tabelle "Bestellungen" zu verbinden.

Customers

Kunden-ID

Name

Straße

Ort

Bundesstaat

PLZ

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Wiesbaden

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Köln

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Die Tabelle "Bestellungen" enthält Informationen zu Bestellungen, Vertriebsmitarbeitern, Kunden und Produkten. Beachten Sie, dass jeder Datensatz eine eindeutige ID (Auftrags-ID) aufweist. Einige der Informationen in dieser Tabelle müssen in eine zusätzliche Tabelle aufgeteilt werden, die Bestelldetails enthält, damit die Tabelle "Bestellungen" nur vier Spalten enthält: die eindeutige Auftrags-ID, das Bestelldatum, die Verkäufer-ID und die Kunden-ID. Die hier gezeigte Tabelle wurde noch nicht in die Tabelle "Bestell Details" aufgeteilt.

Orders

Auftrags-ID

Bestelldatum

Verkäufer-ID

Kunden-ID

Produkt-ID

Qty

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Bestelldetails wie die Produkt-ID und die Menge werden aus der Tabelle "Bestellungen" verschoben und in einer Tabelle mit dem Namen Bestelldetails gespeichert. Beachten Sie, dass 9 Bestellungen vorhanden sind, daher ist es sinnvoll, dass in dieser Tabelle 9 Datensätze vorhanden sind. Beachten Sie, dass die Tabelle Bestellungen eine eindeutige ID (Auftrags-ID) aufweist, auf die in der Tabelle Bestell Details Bezug genommen wird.

Das endgültige Design der Tabelle "Bestellungen" sollte wie folgt aussehen:

Orders

Auftrags-ID

Bestelldatum

Verkäufer-ID

Kunden-ID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Die Tabelle "Bestell Details" enthält keine Spalten, die eindeutige Werte erfordern (also kein Primärschlüssel vorhanden ist), daher ist es in Ordnung, wenn eine oder alle Spalten "redundante" Daten enthalten. Allerdings sollten keine zwei Datensätze in dieser Tabelle vollständig identisch sein (diese Regel gilt für jede Tabelle in einer Datenbank). In dieser Tabelle sollten 17 Datensätze vorhanden sein, die jeweils einem Produkt in einer einzelnen Bestellung entsprechen. In der Reihenfolge 2349 umfassen beispielsweise drei C-789-Produkte einen der beiden Teile des gesamten Auftrags.

Die Tabelle Bestell Details sollte daher wie folgt aussehen:

Auftragsdetails

Auftrags-ID

Produkt-ID

Qty

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Kopieren und Einfügen von Daten aus Excel in Access

Nachdem die Informationen über Verkäufer, Kunden, Produkte, Bestellungen und Bestelldetails in separaten Themen in Excel aufgeteilt wurden, können Sie diese Daten direkt in Access kopieren, wo Sie zu Tabellen werden.

Erstellen von Beziehungen zwischen den Access-Tabellen und dem Ausführen einer Abfrage

Nachdem Sie Ihre Daten in Access verschoben haben, können Sie Beziehungen zwischen Tabellen erstellen und dann Abfragen erstellen, um Informationen zu verschiedenen Themen zurückzugeben. So können Sie beispielsweise eine Abfrage erstellen, die die Auftrags-ID und die Namen der Verkäufer für Bestellungen zurückgibt, die zwischen 3/05/09 und 3/08/09 eingegeben wurden.

Darüber hinaus können Sie Formulare und Berichte erstellen, um die Dateneingabe und die Umsatzanalyse zu vereinfachen.

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