Wenn Sie ein Microsoft 365- oder Microsoft Exchange-Konto bei Outlook verwenden, können Sie die Terminplanungs-Assistent- und Raum-Suche verwenden, um Ihre Besprechungen zu planen.

Hinweis: Die neue Raum suchen war erstmals in Outlook für Microsoft 365 ab Version 2012 (Build 13530.20316) verfügbar. Die Raum-Suche verfügt über eine Abhängigkeit von WebView2, die am 1. April 221 für Microsoft 365 Clients zur Verfügung steht. Version 2101 (Build 13628.20274) und höher. Weitere Informationen zu WebView2 finden Sie in der Administratordokumentation: Microsoft Edge WebView2 und Microsoft 365 Apps – Office | Microsoft Docs

  1. Fügen Sie in einer neuen Besprechung die erforderlichen Teilnehmer, die Startzeit und die Endzeit hinzu,und klicken Sie dann am Ende des Felds Ort auf die Schaltfläche Raum suchen.
    Wählen Sie die Schaltfläche Raum finden aus, um einen verfügbaren Konferenzraum zu finden.

  2. Wählen Sie in der Raumsuche die Raumspezifischen Informationen aus. Diese Konferenzräume werden von Ihrem Microsoft-Exchange oder Microsoft 365 eingerichtet.

  3. Wenn die Besprechung mehrere Teilnehmer und gebuchte Konferenzräume hat, kann es schwierig sein, eine Uhrzeit zu finden, die für jeden Teilnehmer funktioniert. Um die Verfügbarkeit von Personen und Räumen zu finden, wählen Sie im Terminplanungs-Assistent die Schaltfläche Auswählen und dann AutoAuswahl aus, und wählen Sie die entsprechenden Kriterien aus.

    Hinweis: Dieses Feature ersetzt das Feature "Vorgeschlagene Zeiten" aus früheren Versionen Outlook.

    Die Raum-Suche hilft Ihnen, einen verfügbaren Konferenzraum zu finden.

  4. Nachdem Sie ein geeignetes Zeitfenster für die Besprechung ausgewählt und der Besprechung einen Konferenzraum hinzugefügt haben, wählen Sie im Menüband Besprechung aus. Anschließend können Sie die Raum-Suche schließen. Wenn Sie die Besprechung fertig eingerichtet haben, wählen Sie Senden aus. 

Verwenden des Terminplanungs-Assistenten

  1. Wählen Sie im Posteingangdie Option Neue Elemente > Besprechung oder im Kalenderdie Option Neue Besprechung aus. Sie können auch die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+Q verwenden, um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen.

  2. Fügen Sie Teilnehmer im Feld An hinzu.

  3. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung der Besprechung oder des Ereignisses ein.

  4. Wählen Terminplanungs-Assistent Menüband aus. Es wird eine Zeile für jeden Empfänger angezeigt, den Sie im Feld An eingegeben haben. Wenn Sie weitere Teilnehmer hinzufügen möchten, können Sie deren Namen in eine beliebige leere Zeile im Terminplanungs-Assistent.

  5. Zeiten, zu der Ihre Teilnehmer beschäftigt sind, werden in Dunkelblau angezeigt. Zeiten, zu der Ihre Teilnehmer einen mit Vorarbeit beschenkten Termin haben, werden in einem hellblauen Hashblock angezeigt, und Zeiten außerhalb der Arbeitszeiten der Teilnehmer werden in Hellgrau angezeigt. Wählen Sie eine verfügbare Zeit für alle Teilnehmer aus.

  6. Um eine optimale Zeit für alle Teilnehmer auszuwählen, verwenden Sie die Raumauswahl in der rechten Spalte. Sie können sehen, zu welchen Zeit es zwischen den Teilnehmern Konflikte gibt.

Verwenden der Raum-Suche 

  1. Wählen Sie in einer neuen Besprechung die Schaltfläche Terminplanungs-Assistent Menüband aus.

  2. Verwenden Sie die Dropdownliste Raumliste anzeigen, um eine Liste der Räume zu wählen. Diese Listen werden von Ihrem Microsoft-Administrator Exchange oder Microsoft 365 eingerichtet. 

    Verwenden Sie die Raum-Finder, um die für Ihre Besprechung verfügbaren Konferenzräume zu sehen.

  3. Wählen Sie einen verfügbaren Raum aus, um den Raum Terminplanungs-Assistent Besprechung als Empfänger hinzuzufügen. 

  4. Im Bereich Vorgeschlagene Zeiten wird die beste Zeit für die Besprechung gesucht, die als die Zeit definiert ist, zu der die meisten Teilnehmer verfügbar sind. Die beste Besprechungszeit wird ganz oben im Bereich angezeigt. Um eine der vorgeschlagenen Zeiten auszuwählen, klicken Sie im Bereich Vorgeschlagene Zeiten auf den Zeitvorschlag. Sie können auch manuell eine Uhrzeit im Frei/Gebucht-Raster auswählen.

    Verwenden Sie die Auswahl "Vorgeschlagene Zeiten", um zu sehen, wann Teilnehmer verfügbar sind.

    1. Wenn Sie die Besprechung als Besprechungsserie festlegen möchten, klicken Sie im Menü Besprechung in der Gruppe Optionen auf Serie,wählen Sie das Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

      Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich das Menü Besprechung in Besprechungsserie.

  5. Wenn Sie die Besprechung fertig eingerichtet haben, klicken Sie auf Senden.

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