Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Übertragen von Excel-Daten in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Übertragen von Excel-Daten in Access-Desktopdatenbanken

Vorlesesymbol mit der Bezeichnung "Sprachausgabeinhalte" In diesem Thema wird die Verwendung einer Sprachausgabe mit Office behandelt

Dieser Artikel gehört zur Inhaltsreihe Barrierefreiheit in Office und richtet sich an Personen mit Sehbehinderung, die zusammen mit Office-Produkten ein Sprachausgabeprogramm verwenden. Weitere allgemeine Hilfe finden Sie auf der Startseite des Microsoft-Supports.

Mithilfe Access Tastatur und einer Bildschirmausgabe können Sie ein Excel-Arbeitsblatt importieren, Access eine Verknüpfung aus einer Access-Desktopdatenbank mit einem Excel erstellen. Wir haben die App mit Sprachausgabe, JAWS und NVDA getestet, aber sie könnte auch mit anderen Bildschirmsprachausgaben zusammenarbeiten, sofern sie die gängigen Standards und Techniken für die Barrierefreiheit einhalten.

Hinweise: 

Inhalt

Vorbereiten des Excel für den Import oder die Verknüpfung

Bevor Sie Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt auf Access, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um das Arbeitsblatt zu überprüfen und zu entscheiden, wie Daten aus dem Arbeitsblatt importiert werden sollen.

  • Entscheiden Sie, ob Sie eine Verknüpfung mit dem gesamten Arbeitsblatt oder nur einen Teil davon erstellen oder importieren möchten. Wenn Sie nur einen Teil eines Arbeitsblatts auf Access möchten, können Sie einen benannten Bereich definieren, der nur die Zellen enthält, die Sie mit sich bringen möchten. Anweisungen finden Sie unter Verwenden einer Bildschirmausgabe zum Benennen einer Zelle oder eines Datenbereichs in Excel.

  • Stellen Sie sicher, Excel Arbeitsblatt im Flatdateiformat vorliegen, damit der Assistent die hierin gespeicherten Daten problemlos verarbeiten kann. Korrigieren Sie z. B. mögliche Fehlerwerte, entfernen Sie unnötige leere Spalten und Zeilen, und überprüfen Sie, ob jede Spalte in jeder Zeile denselben Datentyp enthält. Ausführlichere Informationen zum Vorbereiten des Imports oder Verknüpfens finden Sie in den Abschnitten Vorbereiten des Arbeitsblatts, Vorbereiten der Excel-Daten und Problembehandlung bei fehlenden oder falschen Werten unter Importieren oder Verknüpfen von Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Vorbereiten der Access-Zieldatenbank für den Import

Bevor Sie Daten aus einem Excel-Arbeitsblatt importieren, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu überprüfen, ob die Zieldatenbank Access für den Import bereit ist, und zu entscheiden, wie die importierten Daten gespeichert werden sollen.

  • Stellen Sie sicher, dass Access Zieldatenbank nicht schreibgeschützt ist und dass Sie über Berechtigungen zum Ändern der Datenbank verfügen.

  • Entscheiden Sie, ob Sie die Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle speichern möchten:

    • Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Daten in einer neuen Tabelle zu speichern, erstellt Access Tabelle und fügt die importierten Daten dieser Tabelle hinzu. Wenn bereits eine Tabelle mit dem angegebenen Namen vorhanden ist, Access inhalt der Tabelle mit den importierten Daten überschrieben.

    • Wenn Sie sich entscheiden, die Daten einer vorhandenen Tabelle hinzuzufügen, werden die Zeilen im Excel Arbeitsblatt an die angegebene Tabelle angefügt.

  • Wenn Sie die Excel-Daten an eine vorhandene Access-Tabelle anfügen möchten, stellen Sie sicher, dass die Struktur- und Feldeinstellungen in den Quelldaten in Excel mit denen in der Zieltabelle in Access. Um die Tabelle Access in der Entwurfsansicht für Überprüfungen zu öffnen, drücken Sie ALT+H, W, D. Überprüfen Sie die Tabelle anhand der Checkliste im Abschnitt Vorbereiten der Zieldatenbank, Schritt 2, in Importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Importieren der Daten

Wenn Sie Daten importieren, erstellt Access eine Kopie der Daten in einer neuen oder vorhandenen Tabelle, ohne das Quellarbeitsblatt Excel ändern.

Hinweis: Möglicherweise benötigen Sie einen Kollegen, der Ihnen in Schritt 9 helfen soll, um das Feld auszuwählen, das Sie bearbeiten möchten.

  1. Schließen Sie die Excel Arbeitsmappe, sofern sie geöffnet ist.

  2. Öffnen Sie die Access Datenbank, in der die importierten Daten gespeichert werden sollen.

    Tipp: Wenn Sie eine neue, leere Datenbank erstellen möchten, drücken Sie ALT+F, N, L.

  3. Zum Öffnen des Dialogfelds Externe Daten Excel Tabelle können Sie je nach verwendeter Access-Version eine der folgenden Schritte durchführen:

    • Drücken Sie Microsoft 365 oder Version Access 2019 ALT+X, N, 1, dann F und X.

    • Drücken Access 2016 oderAccess 2013 ALT+X, um zur Registerkarte Externe Daten zu wechseln. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie die Gruppe & Verknüpfen erreicht haben, drücken Sie die NACH-RECHTS-TASTE, bis Sie "Excel" hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

    Das Dialogfeld Externe Daten Excel Arbeitsblatt wird geöffnet.

  4. Gehen Sie im Dialogfeld Externe Daten Excel Tabelle erstellen wie folgt vor, um die Excel-Datei anzugeben, die die zu importierende Daten enthält:

    • Um den Fokus auf das Textfeld Dateiname zu setzen, drücken Sie F, und fügen Sie dann den Pfad zur Datei ein, oder geben Sie Excel ein.

    • Drücken Sie R, um nach der Datei zu suchen. Das Dialogfeld Datei öffnen wird geöffnet. Navigieren Sie zu der von Ihnen ausgewählten Datei, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um sie auszuwählen.

  5. Um anzugeben, wie die importierten Daten gespeichert werden sollen, gehen Sie wie folgt vor:

    • Wenn Sie die Daten in einer neuen Tabelle speichern möchten, drücken Sie I, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Importieren Sie die Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank aus. Sie werden später aufgefordert, diese Tabelle zu benennen.

    • Wenn Sie die Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen möchten, drücken Sie A, um zu wechseln, und aktivieren Sie die Option Kopie der Datensätze an die Tabelle anfügen. Um die Tabelle auszuwählen, drücken Sie einmal die TAB-TASTE. Der Fokus wird auf die Liste "Tabellen" bewegt. Drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE, um die Liste zu erweitern, drücken Sie die NACH-OBEN- oder NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie die ausgewählte Tabelle hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um sie auszuwählen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn die Datenbank keine Tabellen hat.

  6. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie die Schaltfläche OK erreicht haben, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Der Import-Assistent für Kalkulationstabellen wird gestartet.

    Tipp: Wenn die Bildschirmausgabe die Fenster des Assistenten nicht automatisch vorlesen kann, drücken Sie die SR-TASTE+W.

  7. Wenn die Quellarbeitsmappe Excel nur ein Arbeitsblatt und keine Bereiche enthält, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich enthält, gehen Sie wie folgt vor, um das zu importierende Arbeitsblatt oder den zu importierende Bereich auszuwählen:

    • Zum Auswählen eines Arbeitsblatts drücken Sie ALT+W, einmal die TAB-TASTE, dann die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie das von Ihnen ausgewählte Arbeitsblatt hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um es auszuwählen.

    • Um einen benannten Bereich auszuwählen, drücken Sie ALT+R, drücken Sie einmal die TAB-TASTE, drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den von Ihnen ausgewählten Bereich hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um ihn auszuwählen.

    Das nächste Fenster des Assistenten wird geöffnet.

  8. Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des Bereichs die Feldnamen enthält, drücken Sie I, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus. Drücken Sie die EINGABETASTE, um den Fokus in das nächste Fenster des Assistenten zu verschieben.

    Wenn Sie Daten an eine vorhandene Tabelle anfügen, können Sie mit Schritt 11 fortfahren.

  9. Im neuen Assistentenfenster können Sie bei Bedarf Informationen zu jedem zu importierenden Feld angeben. Das erste Feld im Arbeitsblatt oder Bereich ist markiert. Sie haben folgende Möglichkeiten:

    • Wenn Sie den Namen des aktuellen Felds ändern möchten, drücken Sie ALT+M, und geben Sie den neuen Namen ein.

    • Wenn Sie den Datentyp des Felds ändern möchten, drücken Sie ALT+T. Der Fokus wird auf die Liste Datentyp bewegt. Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den wert hören, den Sie wünschen, und drücken Sie dann einmal die TAB-TASTE.

    • Um zu ändern, ob das Feld indiziert ist, drücken Sie ALT+I. Sie hören den aktuellen Wert. Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den wert hören, den Sie wünschen, und drücken Sie dann einmal die TAB-TASTE.

    • Wenn Sie das aktuelle Feld nicht importieren möchten, drücken Sie ALT+S, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Feld nicht importieren aus.

    Wenn Sie ein anderes Feld auswählen möchten, drücken Sie F6, bis Sie "Bereich" hören, und bitten Sie einen Kollegen, Ihnen bei der Auswahl des ausgewählten Felds zu helfen. Ändern Sie die Felder wie oben beschrieben. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die EINGABETASTE, um zum nächsten Fenster des Assistenten zu wechseln.

  10. Fügen Sie einen Primärschlüssel für die neue Tabelle hinzu. Der Primärschlüssel identifiziert die Datensätze in der Tabelle, damit Sie Daten schneller abrufen können. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Wenn Sie Access Primärschlüssel hinzufügen möchten, drücken Sie A.

    • Drücken Sie C, um Ihren eigenen Primärschlüssel zu wählen. Um die zu verwendende Taste zu definieren, drücken Sie einmal die TAB-TASTE. Der Fokus wird auf die Schlüsselliste bewegt. Um die Liste zu erweitern, drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die NACH-OBEN- oder NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie die taste hören, die Sie wünschen.

    • Wenn Sie keine Primärschlüssel verwenden möchten, drücken Sie O.

    Um das letzte Fenster des Assistenten zu verschieben, drücken Sie die EINGABETASTE.

  11. Das letzte Fenster des Assistenten wird geöffnet. Der Fokus befindet sich im Feld In Tabelle importieren, und Sie hören den aktuellen Namen der Zieltabelle. Wenn Sie den Tabellennamen ändern möchten, geben Sie einen neuen Namen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE, um den Importvorgang zu finalisieren.

    Hinweis: Wenn Sie eine Warnung hören, dass die Tabelle bereits vorhanden ist, und Sie die vorhandene Tabelle mit den importierten Daten überschreiben möchten, drücken Sie Y. Wenn Sie die Tabelle umbenennen möchten, drücken Sie N. Drücken Sie ALT+I, um den Fokus wieder auf das Feld In Tabelle importieren zu verschieben, geben Sie einen anderen Tabellennamen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

  12. Wenn der Import vollständig oder teilweise erfolgreich war, wird Access Importstatus angezeigt. Access Sie außerdem aufgefordert, die Importschritte zu speichern, um sie ohne den Import-Assistenten schnell zu wiederholen. Um diese Option auszuwählen, drücken Sie ALT+V. Um die Importschritte zu benennen, drücken Sie ALT+A, und geben Sie einen Namen für den Importvorgang ein. Drücken Sie ALT+S, um die Importschritte zu speichern.

    Wenn der Import fehlschlägt, hören Sie "Fehler bei dem Versuch, die Datei zu importieren", gefolgt vom Dateinamen. Drücken Sie die EINGABETASTE, um die Warnmeldung zu beenden.

Erstellen einer Verknüpfung zu Daten in Excel

Verwenden Sie den Tabellenkalkulations-Assistenten, um eine Verknüpfung aus einer Access-Datenbank mit Daten in Excel zu erstellen, damit Sie die Abfrage- und Berichterstellungstools in Access verwenden können, ohne eine Kopie der Excel-Daten in der Datenbank verwalten zu müssen.

Wenn Sie eine Verknüpfung mit Excel Arbeitsblatt oder einem benannten Bereich erstellen, erstellt Access eine neue Tabelle, die mit den Quellzellen verknüpft ist. Alle Änderungen, die Sie an den Quellzellen in Excel, werden in der verknüpften Tabelle in Access. Sie können den Inhalt der entsprechenden Tabelle jedoch nicht in Access. Wenn Sie Daten hinzufügen, bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie die Änderungen in der Quelldatei Excel vornehmen.

Eine Datenbank kann mehrere verknüpfte Tabellen enthalten.

Starten des Tabellenverknüpfungs-Assistenten

In Access gibt es zwei Möglichkeiten, die Zu verknüpfende Excel-Arbeitsmappe auszuwählen und den Tabellenkalkulations-Assistenten zu verknüpfen. Sie können die Arbeitsmappe Excel Arbeitsmappe in Access oder das Dialogfeld Externe Daten Excel Arbeitsblatt verwenden.

Öffnen der Excel Arbeitsmappe in Access

  1. Öffnen Sie Access Datenbank, in der Sie die Verknüpfung erstellen möchten.

  2. Drücken Sie ALT+F, O, um zum Menü Öffnen zu wechseln.

  3. Drücken Sie O, um nach der Arbeitsmappe zu suchen. Das Windows Dialogfeld Öffnen wird geöffnet.

  4. Um den Dateityp zu ändern, drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie "Dateityp, Microsoft Access" hören, und drücken Sie ALT+NACH-UNTEN-TASTE. Drücken Sie die NACH-OBEN-TASTE, bis Sie "Alle Dateien" hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  5. Navigieren Sie zur benötigten Arbeitsmappe, drücken Sie dann die EINGABETASTE, um sie auszuwählen und den Tabellenkalkulations-Assistenten zu starten.

Verwenden des Dialogfelds "Externe Daten Excel Arbeitsblatt erstellen"

  1. Öffnen Sie Access Datenbank, in der Sie die Verknüpfung erstellen möchten.

    Tipp: Wenn Sie keine Verknüpfung mit einer vorhandenen Datenbank erstellen möchten, drücken Sie ALT+F, N, L, um eine neue, leere Datenbank zu erstellen.

  2. Zum Öffnen des Dialogfelds Externe Daten Excel Tabelle können Sie je nach verwendeter Access-Version eine der folgenden Schritte durchführen:

    • Drücken Sie Microsoft 365 oder Version Access 2019 ALT+X, N, 1, dann F und X.

    • Drücken Access 2016 oder Access 2013 ALT+X, um zur Registerkarte Externe Daten zu wechseln. Drücken Sie die TAB-TASTE, bis Sie die Gruppe & Verknüpfen erreicht haben, drücken Sie die NACH-RECHTS-TASTE, bis Sie "Excel" hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

    Das Dialogfeld Externe Daten Excel Arbeitsblatt wird geöffnet.

  3. Gehen Sie im Dialogfeld Externe Daten – Excel-Tabelle mit einer der folgenden Schritte vor, um die Excel-Datei anzugeben, zu der sie den Link erstellen möchten:

    • Um den Fokus auf das Textfeld Dateiname zu setzen, drücken Sie F, und fügen Sie dann den Pfad zur Datei ein, oder geben Sie Excel ein.

    • Drücken Sie R, um nach der Datei zu suchen. Das Dialogfeld Datei öffnen wird geöffnet. Navigieren Sie zu der von Ihnen ausgewählten Datei, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um sie auszuwählen.

  4. Drücken Sie ALT+L, um zu wechseln und die Option Erstellen Sie eine Verknüpfung zur Datenquelle durch Erstellen einer verknüpften Tabelle, auszuwählen,und drücken Sie die EINGABETASTE. Der Tabellenverknüpfungs-Assistent wird gestartet.

Verwenden des Assistenten zum Verknüpfen von Kalkulationstabellen zum Erstellen einer Verknüpfung Excel Daten

Die Fenster des Tabellenverknüpfungs-Assistenten führen Sie durch den Verknüpfungsvorgang. Wählen Sie einfach die benötigten Optionen aus, und Excel mit Ihrer Datenbank verknüpft werden.

Tipp: Wenn die Bildschirmausgabe die Fenster des Assistenten nicht automatisch vorlesen kann, drücken Sie die SR-TASTE+W.

  1. Wenn die Quellarbeitsmappe Excel nur ein Arbeitsblatt und keine Bereiche enthält, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn die Arbeitsmappe mehr als ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich enthält, gehen Sie wie folgt vor, um das Arbeitsblatt oder den Bereich auszuwählen:

    • Zum Auswählen eines Arbeitsblatts drücken Sie ALT+W, einmal die TAB-TASTE, dann die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie das von Ihnen ausgewählte Arbeitsblatt hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um es auszuwählen.

    • Um einen Bereich auszuwählen, drücken Sie ALT+R, drücken Sie einmal die TAB-TASTE, drücken Sie die NACH-UNTEN-TASTE, bis Sie den ausgewählten Bereich hören, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um ihn auszuwählen.

    Das nächste Fenster des Assistenten wird geöffnet.

  2. Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder des Bereichs die Feldnamen enthält, drücken Sie I, um zu wechseln, und wählen Sie die Option Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften aus. Drücken Sie die EINGABETASTE, um den Fokus in das nächste Fenster des Assistenten zu verschieben.

  3. Das letzte Fenster des Assistenten wird geöffnet. Der Fokus befindet sich im Feld Verknüpfter Tabellenname, und Sie hören den aktuellen Namen der verknüpften Tabelle. Wenn Sie den Tabellennamen ändern möchten, geben Sie einen neuen Tabellennamen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE, um den Importvorgang zu finalisieren.

    Hinweis: Wenn Sie eine Warnung hören, dass die Tabelle bereits vorhanden ist, und Sie die vorhandene Tabelle mit den importierten Daten überschreiben möchten, drücken Sie Y. Wenn Sie die Zieltabelle umbenennen möchten, drücken Sie N. Drücken Sie ALT+I, um den Fokus wieder auf das Feld In Tabelle importieren zu verschieben, geben Sie einen anderen Tabellennamen ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

  4. Wenn die Verknüpfung erfolgreich war, hören Sie "Verknüpfung der Tabelle mit Datei abgeschlossen", gefolgt Excel Dateinamens. Drücken Sie die EINGABETASTE, um die Benachrichtigung zu beenden. Navigieren Sie zur verknüpften Tabelle, und überprüfen Sie deren Inhalt. Informationen zur Problembehandlung finden Sie unter Problembehandlung bei #Num! und anderen falschen Werten in einer verknüpften Tabelle. in Importieren von oder Verknüpfen mit Daten in Excel Arbeitsmappe .

    Wenn die Verknüpfung fehlgeschlagen ist, überprüfen Sie die Excel-Quelldatei erneut auf die Prüfliste im Abschnitt Vorbereiten der Zieldatenbank, Schritt 2 unter Importieren oder Verknüpfen mit Daten in einer Excel-Arbeitsmappe.

Siehe auch

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen von Tabellen in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen einer Abfrage in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Erstellen eines Formulars in Access-Desktopdatenbanken

Verwenden einer Bildschirmsprachausgabe zum Exportieren einer Access-Tabelle in eine Textdatei

Tastenkombinationen für Access

Verwenden einer Sprachausgabe, um Access zu erkunden und darin zu navigieren

Technischer Support für Kunden mit Beeinträchtigungen

Microsoft möchte allen Kunden die bestmögliche Benutzererfahrung bieten. Wenn Sie eine Behinderung oder Fragen zum Thema "Barrierefreiheit" haben, wenden Sie sich an den Microsoft Disability Answer Desk, um technische Unterstützung zu erhalten. Das Supportteam des Disability Answer Desk ist gut geschult und mit vielen bekannten Hilfstechnologien vertraut und kann Unterstützung in den Sprachen Englisch, Spanisch und Französisch sowie in amerikanischer Gebärdensprache bieten. Wechseln Sie zur Website des Microsoft Disability Answer Desk, um die Kontaktdetails für Ihre Region zu erhalten.

Wenn Sie ein Benutzer in einer Behörde oder einem Unternehmen oder ein kommerzieller Benutzer sind, wenden Sie sich an den Enterprise Disability Answer Desk.

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