Verwenden eines Kontrollkästchens oder anderen Steuerelements zur Anzeige eines Ja/Nein-Werts

Verwenden eines Kontrollkästchens oder anderen Steuerelements zur Anzeige eines Ja/Nein-Werts

In Access speichert ein Ja/Nein-Feld nur zwei Werte: Ja oder Nein. Wenn Sie ein Textfeld zum Anzeigen eines Ja/Nein-Felds verwenden, wird der Wert als -1 für Ja und 0 für Nein angezeigt. Diese Werte sind für die meisten Benutzer nicht sehr aussagekräftig, daher stellt Access Kontrollkästchen, Optionsfelder und Umschaltflächen zur Verfügung, die Sie zum Anzeigen und Eingeben von Ja/Nein-Werten verwenden können. Diese Steuerelemente bieten eine grafische Darstellung des Ja/Nein-Werts, der sowohl einfach zu bedienen als auch leicht zu lesen ist.

In diesem Artikel werden die Anwendungen für jedes dieser Steuerelemente beschrieben und erläutert, wie Sie sie Ihren Formularen und Berichten hinzufügen.

Was möchten Sie tun?

Entscheiden, welches Steuerelement verwendet werden soll

In den meisten Fällen ist ein Kontrollkästchen das beste Steuerelement zum Darstellen eines Ja/Nein-Werts. Dies ist der Standardtyp des Steuerelements, der erstellt wird, wenn Sie einem Formular oder Bericht ein Ja/Nein-Feld hinzufügen. Im Gegensatz dazu werden Optionsfelder und Umschaltflächen am häufigsten als Teil einer Optionsgruppe verwendet. Weitere Informationen zu Optionsgruppen finden Sie im Abschnitt Verstehen von Optionsgruppen.

Die folgende Abbildung zeigt die drei Steuerelemente und die Darstellung von Ja- und Nein-Werten. In der Spalte Ja wird das Steuerelement so angezeigt, wie es angezeigt wird, wenn es ausgewählt ist, und die Spalte Nein zeigt das Steuerelement so an, wie es beim Löschen angezeigt wird.

Ja/Nein-Steuerelemente

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Erstellen eines gebundenen Kontrollkästchens, einer Optionsschaltfläche oder einer Umschaltfläche

Sie können schnell ein Kontrollkästchen erstellen, indem Sie ein Ja/Nein-Feld aus dem Bereich Feldliste in das Formular oder den Bericht ziehen.

  1. Öffnen Sie das Formular oder den Bericht in der Layout- oder Entwurfsansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann im Kontextmenü auf die anzuzeigende Ansicht klicken.

  2. Wenn der Bereich Feldliste noch nicht angezeigt wird, drücken Sie ALT+F8, um ihn anzuzeigen.

  3. Erweitern Sie bei Bedarf die Tabellenlisten, indem Sie auf die Pluszeichen (+) neben den Tabellennamen klicken.

  4. Ziehen Sie das Feld Ja/Nein aus dem Bereich Feldliste in das Formular oder den Bericht.

    Je nach Einstellung der Eigenschaft Anzeigesteuerelement des Felds wird ein Kontrollkästchen, ein Textfeld oder ein Kombinationsfeld erstellt und an das Feld gebunden. Wenn Sie ein neues Ja/Nein-Feld in einer Tabelle erstellen, ist die Standardeinstellung der Eigenschaft Anzeigesteuerelement des Felds Kontrollkästchen.

Wenn Sie möchten, können Sie das Kontrollkästchensteuerelement in eine Optionsschaltfläche oder umschaltfläche ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen, zeigen Sie im Kontextmenü auf Ändern in, und klicken Sie dann auf Schaltfläche Schaltflächensymbol oder Optionsschaltfläche Alternativtext .

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Erstellen eines ungebundenen Kontrollkästchens, einer Optionsschaltfläche oder einer Umschaltfläche

Sie können ein ungebundenes Kontrollkästchen, eine Optionsschaltfläche oder eine Umschaltfläche in einem benutzerdefinierten Dialogfeld verwenden, um Benutzereingaben zu akzeptieren und dann basierend auf dieser Eingabe eine Aktion durchführen.

  1. Öffnen Sie das Formular oder den Bericht in der Entwurfsansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann im Kontextmenü auf Entwurfsansicht klicken.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf das Tool für das steuerelement, das Sie verwenden möchten( Kontrollkästchen Alternativtext , Optionsschaltfläche Alternativtext oder Umschaltfläche Schaltflächensymbol ).

  3. Klicken Sie auf das Formular oder den Bericht, an dem Sie das Steuerelement platzieren möchten.

    Access platziert das Steuerelement im Formular oder Bericht.

Obwohl dies nicht erforderlich ist, möchten Sie das Steuerelement möglicherweise umbenennen, damit es einen aussagekräftigen Namen hat. Dadurch wird die Beschriftung, die neben dem Steuerelement angezeigt wird, nicht geändert, aber es kann einfacher sein, in Ausdrücken oder Makros darauf zu verweisen.

Umbenennen des Steuerelements

  1. Stellen Sie sicher, dass das Steuerelement ausgewählt ist.

  2. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  3. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Name des Steuerelements einen neuen Namen ein.

Wenn Sie möchten, können Sie das Kontrollkästchen in eine Optionsschaltfläche oder umschaltfläche ändern. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Kontrollkästchen, zeigen Sie im Kontextmenü auf Ändern in, und klicken Sie dann auf Schaltfläche Schaltflächensymbol oder Optionsschaltfläche Alternativtext .

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Verstehen von Optionsgruppen

Ein einzelnes Kontrollkästchen, eine Optionsschaltfläche oder eine Umschaltfläche kann gebunden oder ungebunden sein, oder es kann Teil einer Optionsgruppe sein. Eine Optionsgruppe zeigt eine begrenzte Anzahl von Alternativen an, und es kann immer nur eine Option in einer Optionsgruppe ausgewählt werden. Eine Optionsgruppe besteht aus einem Gruppenrahmen und einer Reihe von Kontrollkästchen, Umschaltflächen oder Optionsfeldern.

Wenn eine Optionsgruppe an ein Feld gebunden ist, ist nur der Gruppenrahmen selbst an das Feld gebunden, nicht an die Steuerelemente, die im Frame enthalten sind. Anstatt die Eigenschaft Steuerelementquelle für jedes Steuerelement in der Optionsgruppe zu festlegen, legen Sie die Option Value-Eigenschaft jedes Steuerelements auf eine Zahl fest, die für das Feld, an das der Gruppenframe gebunden ist, aussagekräftig ist. Wenn Sie eine Option in einer Optionsgruppe auswählen, legt Access den Wert des Felds fest, an das die Optionsgruppe an den Wert der Option Value-Eigenschaft der ausgewählten Option gebunden ist.

Der Wert einer Optionsgruppe kann nur eine Zahl und kein Text sein. Access speichert diese Zahl in der zugrunde liegenden Tabelle. Eine Optionsgruppe kann auch auf einen Ausdruck festgelegt werden, oder sie kann ungebunden sein. Sie können eine ungebundene Optionsgruppe in einem benutzerdefinierten Dialogfeld verwenden, um Benutzereingaben zu akzeptieren und dann basierend auf dieser Eingabe eine Aktion durchführen.

Es ist üblich, Kontrollkästchen für Ja/Nein-Felder und Optionsfelder oder Umschaltflächen für Optionsgruppen zu verwenden. Dies ist jedoch nur ein Vorschlag, und Sie können jedes der drei Steuerelemente für beide Zwecke verwenden.

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Erstellen einer Optionsgruppe

Mithilfe des Optionsgruppen-Assistenten können Sie schnell eine Optionsgruppe erstellen. Bevor Sie beginnen, entscheiden Sie, ob der Optionswert in einer Tabelle gespeichert werden soll. Wenn ja, müssen Sie über ein Feld vom Datentyp Zahl verfügen, das für diesen Zweck bestimmt ist.

Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Felds zu einer Tabelle finden Sie im Artikel Erstellen einer Tabelle und Hinzufügen von Feldern.

  1. Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf Entwurfsansicht Schaltflächensymbol .

  2. Vergewissern Sie sich, dass auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente der Eintrag Steuerelement-Assistenten verwenden  Schaltflächensymbol aktiviert ist. Schaltflächensymbol

  3. Klicken Sie in derselben Gruppe auf Optionsgruppe Schaltflächensymbol .

  4. Klicken Sie auf das Formular, in dem Sie die Optionsgruppe platzieren möchten.

  5. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen.

    Access platziert die Optionsgruppe im Formular.

Umbenennen der Optionsgruppe    Obwohl dies nicht erforderlich ist, können Sie die Optionsgruppe umbenennen, damit sie einen aussagekräftigen Namen hat. Dadurch wird die Beschriftung, die neben der Optionsgruppe angezeigt wird, nicht geändert, aber es kann einfacher sein, in Ausdrücken oder Makros auf das Steuerelement zu verweisen.

  1. Stellen Sie sicher, dass die Optionsgruppe ausgewählt ist, indem Sie auf den Rahmen der Gruppe klicken.

  2. Wenn das Eigenschaftenblatt noch nicht angezeigt wird, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  3. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Name der Optionsgruppe einen neuen Namen ein.

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Hinzufügen einer neuen Option zu einer vorhandenen Optionsgruppe

Sie können einer Optionsgruppe neue Optionssteuerelemente hinzufügen, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Sie können entweder ein neues Steuerelement in der Gruppe erstellen oder ein vorhandenes Steuerelement von einer anderen Stelle im Formular ausschneiden und in die Gruppe einfügen.

  1. Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf Entwurfsansicht Schaltflächensymbol .

  2. Klicken Sie auf den Rahmen der Optionsgruppe, um ihn auszuwählen, und ziehen Sie dann die Ziehpunkte des Rahmens, um Platz für das neue Optionssteuerelement zu machen.

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Erstellen eines neuen Steuerelements in der Gruppe    

      1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf das Tool für den Typ des Steuerelements, das Sie hinzufügen möchten( Kontrollkästchen Alternativtext , Optionsschaltfläche Alternativtext oder Schaltfläche Schaltflächensymbol ).

      2. Bewegen Sie den Mauszeiger so, dass er im Rahmen der Optionsgruppe positioniert wird. Der Rahmen ändert die Farbe, um anzugeben, dass das neue Steuerelement Teil der Optionsgruppe wird.

      3. Klicken Sie, um das Steuerelement in der Gruppe zu platzieren.

    • Verschieben eines vorhandenen Steuerelements in die Gruppe    

      Durch einfaches Ziehen eines Steuerelements in eine Optionsgruppe wird es nicht teil der Gruppe. Sie müssen das Steuerelement ausschneiden und in die Gruppe einfügen, damit es eine Option wird.

      1. Wählen Sie das Steuerelement aus, das Sie in die Optionsgruppe verschieben möchten.

      2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Ausschneiden. Schaltflächensymbol

      3. Wählen Sie die Optionsgruppe aus, indem Sie auf den Frame klicken, der die Gruppe umgibt.

      4. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Einfügen. Schaltflächensymbol

        Access fügt das Steuerelement der Gruppe hinzu.

  4. Wahrscheinlich müssen Sie das Steuerelement und dessen Bezeichnung verschieben, damit es mit den vorhandenen Steuerelementen und Bezeichnungen in Einklang stehen kann.

  5. Wählen Sie das neu hinzugefügte Steuerelement aus, und drücken Sie dann F4, um das Eigenschaftenblatt für das Steuerelement zu öffnen.

  6. Notieren Sie sich den Wert der Option Value-Eigenschaft des neu hinzugefügten Steuerelements. Je nach Ihren Anforderungen können Sie den Wert beim von Access vorgeschlagenen Wert be lassen, oder Sie können ihn in einen anderen Wert ändern.

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