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In Access können Sie ein mehrwertiges Feld erstellen, das mehrere Werte (bis zu 100) enthält. Sie können auch ein Nachschlagefeld erstellen, in dem ein benutzerfreundlicher Wert angezeigt wird, der an einen Wert in einer anderen Datenquelle gebunden ist. Wenn Sie ein Nachschlagefeld oder ein mehrwertiges Feld abfragen, gibt es eindeutige Überlegungen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen oder Löschen eines mehrwertigen Felds und Erstellen oder Löschen eines Nachschlagefelds.

Inhalt dieses Artikels

Anzeigen des gebundenen Werts eines Nachschlagefelds in einer Abfrage

Der Anzeigewert eines Nachschlagefelds wird standardmäßig automatisch in der Abfragedatenblattansicht angezeigt. Wenn Sie eine Abfrage erstellen, können Sie dieses Verhalten überschreiben, sodass stattdessen der gebundene Wert angezeigt wird. Angenommen, Sie möchten in diesem Beispiel den gebundenen Wert eines Nachschlagefelds in einer Tabelle "Hauptsitz" sehen, die einen Neuen England-Bundesstaatsnamen "nachschaut".

Die Nachschlagefeldtabellen
  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel Tabellen "Headquarters" und "NewEngland" hinzu.

    Die beiden Tabellen sollten verbunden werden.

    Das Nachschlagefeldschema

    Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden von Tabellen und Abfragen.

  3. Ziehen Sie das Feld zusammen mit dem Nachschlagefeld in das Abfrageentwurfsraster. Fügen Sie in diesem Beispiel das Feld Ort und NEState hinzu.

  4. Klicken Sie auf das Feld Nachschlagefeld, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Eigenschaftenblatt. Verwenden Sie in diesem Beispiel das Feld "NEState".

  5. Wählen Sie im Eigenschaftenblatt die Registerkarte Nachschlagefeld und dann in der Eigenschaft Steuerelement anzeigen die Option Textfeld aus.

    Anzeige der Steuerelementeigenschaft im Abfrageentwurf

Ergebnis   Wenn Sie die Abfrage nun in der Datenblattansicht anzeigen, wird der entsprechende gebundene Wert des Anzeigewerts angezeigt.

Das Abfrageergebnis mit dem Gebundenen Wert

Seitenanfang

Verwenden des Anzeigewerts für ein Nachschlagefeld in einer Abfrage

Wenn Sie ein Nachschlagefeld erstellen, wird eine Verknüpfung zwischen dem Gebundenen Wert und dem Anzeigewert erstellt. Obwohl Sie den Anzeigewert in einer Abfrage nicht direkt verwenden können, können Sie den entsprechenden Wert aus der anderen Datenquelle verwenden. Angenommen, Sie möchten in diesem Beispiel den Anzeigewert des Nachschlagefelds NEStatein der Tabelle "Headquarters" in einer Abfrage als Kriterien verwenden.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabellen "Headquarters" und "NewEngland" hinzu.

    Die beiden Tabellen sollten verbunden werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden von Tabellen und Abfragen.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie verwenden möchten, in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel "Ort" aus der Tabelle "Hauptsitz" in die erste Spalte, "NEState" aus der Tabelle "Hauptsitz" in die zweite Spalte und "StateName" aus der Tabelle "NewEngland" in die dritte Spalte.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzeigen des Statusnamens im Abfrageraster.

  5. Geben Sie im Abfrageraster unter StateNamein der Zeile Kriterien den Eintrag Vermont ein.

    Abfrageraster, das den gebundenen Wert eines Nachschlagefelds anzeigt

    Die Abfragekriterien basieren auf der Spalte StateName, die natürlich denselben Wert wie der Anzeigewert , NEState, hat, aber in der Datenblattansicht nicht angezeigt wird.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Nur die Zeile, die Vermont enthält, wird angezeigt.

Ergebnisse der Abfrage

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Verwenden eines mehrwertigen Felds in einer Abfrage

Wenn Sie ein mehrwertiges Feld in einer Abfrage anzeigen, können Sie das vollständige mehrwertige Feld anzeigen, das alle Werte enthält, die durch Kommas in einer Zeile getrennt sind, oder abgeflachte Daten mit einer separaten Zeile für jeden Wert anzeigen. Angenommen, Sie verfügen über eine Tabelle "Probleme", die ein Feld "Titel" für jedes Problem und ein Mehrwertfeld "AssignedTo" enthält, um Personen Probleme zuzuordnen.

Anzeigen aller Werte in einem mehrwertigen Feld in einer Zeile

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder in das Abfrageentwurfsraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Feld Titel und das Mehrwertfeld AssignedTo.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Wie Sie vielleicht erwarten, zeigt eine Spalte das Feld "Titel" und die zweite Spalte das Mehrwertfeld "AssignedTo" an:

Abfrage mehrwertige Felder mit nicht aufgeblähten Ergebnissen

Anzeigen jedes Werts eines mehrwertigen Felds in einer Zeile (abgeflachte Ansicht)

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie in das Abfrageraster ziehen. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Feld Titel und das mehrwertige Feld AssignedTo.Value.

    Das Format <Feldname>. Wert, fügt die Value-Eigenschaft als Zeichenfolge an. Wert für das Feld "AssignedTo".

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Die Daten werden so abgeflacht, dass das Feld Titel wiederholt wird und jeder Wert im Mehrwertfeld AssignedTo in einer entsprechenden Zeile angezeigt wird:

Abfrage mehrwertige Felder mit abgeflachen Ergebnissen

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Hinzufügen von Kriterien zu einem mehrwertigen Feld in einer Abfrage

Die Platzierung derselben Kriterien im Abfrageraster in verschiedenen Rasterspalten hat großen Einfluss auf die Ergebnisse Ihrer Abfrage.

Hinzufügen von Kriterien, die alle Werte in einem mehrwertigen Feld in einer Zeile anzeigen

Access erstellt zuerst ein Ergebnisset und fügt dann die Kriterien hinzu.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie in das Abfrageraster ziehen. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Feld Titel, das Mehrwertfeld AssignedTo und das Mehrwertfeld AssignedTo.Value.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anzeigen des Kontrollkästchens AssignedTo.Value im Abfrageraster.

  5. Geben Sie im Abfrageraster unter AssignedTo.Valuein der Zeile Kriterien den Wert "NOT "David Hamilton" ein.

    Abfrageentwurfsraster mit geradem Nachschlagefeld

    Es ist hilfreich, die Ansicht SQL anzeigen:

    SELECT Title, AssignedTo FROM Issues WHERE NOT AssignedTo.Value = “David Hamilton”;

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Die drei Probleme, die David Hamilton nicht zugewiesen sind, werden in einem Standardwert angezeigt.

Ergebnisse für mehrwertiges Feld mit <Feldname>

Hinzufügen von Kriterien, die jeden Wert in einem mehrwertigen Feld in einer Zeile anzeigen (die abgeflachte Ansicht)

Access erstellt zuerst ein abgeflachtes Ergebnisset und fügt dann die Kriterien hinzu.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie in das Abfrageraster ziehen. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Feld Titel und das mehrwertige Feld AssignedTo.Value.

  4. Geben Sie im Abfrageraster unter AssignedTo.Valuein der Zeile Kriterien NICHT "David Hamilton" ein.

    Abfrageentwurfsraster mit . Wertformat für Nachschlagefeld

    Es ist hilfreich, die Ansicht SQL anzeigen:

    SELECT Issues.Title, AssignedTo.Value FROM Issues WHERE NOT AssignedTo.Value = “David Hamilton”

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Jedes Problem, das David Hamilton nicht zugewiesen ist, wird in einem abgeflachen Wert angezeigt.

Ergebnisse für mehrwertiges Feld mit <Feldname>. Wert

Seitenanfang

Hinzufügen mehrerer Kriterien zu einem mehrwertigen Feld in einer Abfrage

Manchmal müssen Sie innerhalb eines mehrwertigen Felds nach einer Übereinstimmung für mehrere Werte suchen. Angenommen, Sie möchten die Probleme sehen, bei denen sowohl "Kelly Rollin" als auch "Lisa Miller" zu den Werten im Feld "AssignedTo" gehören.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie in das Abfrageraster ziehen. Ziehen Sie in diesem Beispiel das Feld Titel und das Mehrwertfeld AssignedTo.

  4. Geben Sie im Abfrageraster unter AssignedToin der Zeile Kriterien "Kelly Rollin" UND "Lisa Miller" ein.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Diese beiden Probleme, die "Kelly Rollin" und "Lisa Miller" zugeordnet sind, werden angezeigt.

Abfrageergebnis mit Operator UND in mehrwertigem Feld

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Gruppieren und Zählen eines mehrwertigen Felds in einer Abfrage

Zum Ausführen von Berechnungen, Gruppierungen und Sortierungen von Werten, die in einem mehrwertigen Feld gespeichert sind, verwenden Sie die <Feldname->. Wertfeld. Weitere Informationen zu Gruppenabfragen finden Sie unter Zählen von Daten mithilfe einer Abfrage.

So zählen Sie die Anzahl der Probleme, die jeder Person zugewiesen wurden

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie verwenden möchten, in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel AssignedTo.Value in die erste Spalte und Titel in die zweite Spalte.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

    Die Zeile Summe wird im Abfrageraster angezeigt. Gruppieren nach wird standardmäßig in der Zelle Summe unter jedem Feld in der Abfrage angezeigt.

  5. Klicken Sie im Abfrageraster unter Titelin der Zeile Summe auf Anzahl.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Die Anzahl der pro Person zugewiesenen Probleme wird in einer abgeflachen Ansicht angezeigt.

Eine Abfrage, die die Probleme zählt, die einer Person zugewiesen sind

So zählen Sie, wie viele Personen jedem Problem zugewiesen sind

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie in diesem Beispiel die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Ziehen Sie die Felder, die Sie verwenden möchten, in das Abfrageraster. Ziehen Sie in diesem Beispiel Titel in die erste Spalte, und ziehen Sie AssignedTo in die zweite Spalte.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Einblenden/Ausblenden auf Summen.

    Die Zeile Summe wird im Abfrageraster angezeigt. Gruppieren nach wird standardmäßig in der Zelle Summe unter dem Feld Titel in der Abfrage angezeigt. Ausdruck wird standardmäßig in der Zelle Summe unter dem Feld Zugewiesen an angezeigt, da Sie einen Vorgang "Gruppieren nach" nicht direkt für ein mehrwertiges Feld ausführen können, sondern nur ein <Feldname>. Wertfeld.

  5. Klicken Sie im Abfrageraster unter Zugewiesen anin der Zeile Summe auf Anzahl.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

Ergebnis    Die Anzahl der Personen, die pro Problem zugewiesen wurden, wird in einer abgeflachen Ansicht angezeigt.

Abfrageergebnis, das die Anzahl der Personen pro Problem anzeigt

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Verwenden einer Anfügeabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Mithilfe einer Anfügeabfrage können Sie einen einzelnen Wert in ein mehrwertiges Feld einfügen. Angenommen, Sie möchten dem mehrwertigen Feld AssignedTo in der Tabelle Probleme "Tom Michaels" hinzufügen.

Hinweis   Dies ist der einzige Typ der Anfügeabfrage, die mit einem mehrwertigen Feld funktioniert.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Anfügen.

  4. Wählen Sie im Dialogfeld Anfügen die Option Problemeaus, und klicken Sie dann auf OK.

  5. Wählen Sie in der Zeile An an anfügen im Entwurfsbereich die Option AssignedTo.Value aus.

  6. Geben Sie in der Zeile Feld des Entwurfsrasters "Tom Michaels" ein.

  7. Um den Anfügevorgang auf bestimmte Probleme zu beschränken, fügen Sie dem Entwurfsbereich ein Feld hinzu, z. B. Titel,entfernen Titel aus der Zeile An an an, und geben Sie dann Kriterien wie "Problem 3" ein.

  8. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Access fordert Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, ob die ausgewählte Zeile angefügt werden soll. Klicken Sie auf Ja, um die Zeile einfügen, oder klicken Sie auf Nein, um den Vorgang absagen zu können.

Ergebnis    "Tom Michaels" wird nun dem Feld "AssignedTo" für Problem 3 hinzugefügt.

Wichtig    Sie können keine Anfügeabfrage verwenden, die auf eine Tabelle verweist, die ein mehrwertiges Feld enthält. Die folgende Abfrage ist beispielsweise ungültig:

INSERT INTO [NewIssues] ( ID, Title, AssignedTo ) SELECT Issues.ID, Issues.Title, Issues.AssignedTo FROM Issues;

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Verwenden einer Aktualisierungsabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Sie können eine Aktualisierungsabfrage verwenden, um einen einzelnen Wert in einem mehrwertigen Feld in einen anderen Wert zu ändern. In diesem Beispiel möchten Sie das mehrwertige Feld AssignedTo aktualisieren, um "Kelly Rollin" durch "Lisa Miller" zu ersetzen.

  1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  2. Fügen Sie die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Aktualisieren.

  4. Ziehen Sie AssignedTo.Value in das Abfrageraster.

  5. Geben Sie in der Zeile Aktualisieren auf "Lisa Miller" ein.

  6. Geben Sie in der Zeile Kriterien "Kelly Rollin" ein.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Access fordert Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, ob die ausgewählte Zeile angefügt werden soll. Klicken Sie auf Ja, um die Zeile einfügen, oder klicken Sie auf Nein, um den Vorgang absagen zu können.

Ergebnis    Für alle entsprechenden Probleme ersetzt Lisa Miller Kelly Rollin im Feld "AssignedTo".

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Verwenden einer Löschabfrage mit einem mehrwertigen Feld

Wenn Sie mit einer Tabelle arbeiten, die ein mehrwertiges Feld enthält, können Sie eine Löschabfrage verwenden, um Datensätze zu löschen, die einen bestimmten Wert in einem mehrwertigen Feld enthalten, oder um einen bestimmten Wert aus einem mehrwertigen Feld in allen Datensätzen in der Tabelle zu löschen. Angenommen, Im folgenden Beispiel möchten Sie "David Hamilton" aus der Tabelle Probleme löschen.

Wichtig    Wenn Sie eine Löschabfrage zum Löschen eines mehrwertigen Felds verwenden, das Daten enthält, gehen diese Daten dauerhaft verloren– Sie können den Löschvorgang nicht rückgängig machen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Datenbank sichern, bevor Sie Tabellenfelder oder andere Datenbankkomponenten löschen.

So löschen Sie einen bestimmten Wert aus einem mehrwertigen Feld in allen Datensätzen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Fügen Sie die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Löschen.

  5. Geben Sie in der Zeile Kriterien "David Hamilton" ein.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Access fordert Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, ob die Datensätze gelöscht werden. Klicken Sie auf Ja, um die Datensätze zu löschen, oder auf Nein, um den Vorgang zu abbrechen.

Ergebnis    David Hamilton wird für alle entsprechenden Probleme entfernt.

Löschen von Datensätzen, die einen bestimmten Wert in einem mehrwertigen Feld enthalten

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf Abfrageentwurf.

  2. Fügen Sie die Tabelle Probleme hinzu.

  3. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.

  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Gruppe löschen.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf den Pfeil unter Ansicht, und klicken Sie dann auf SQL Ansicht.

  6. Geben Sie die folgende SQL ein:

    DELETE FROM Issues WHERE (((Issues.AssignedTo.Value)="David Hamilton"));

    Hinweis    In diesem Fall können Sie nur eine SQL und nicht das Entwurfsraster verwenden. Wenn Sie zur Entwurfsrasteransicht wechseln, fügt Access nach der DELETE-Anweisung ein Sternchen (*) hinzu, das Sie aus der SQL entfernen sollten.

  7. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.

    Access fordert Sie möglicherweise auf, zu bestätigen, ob die Datensätze gelöscht werden. Klicken Sie auf Ja, um die Datensätze zu löschen, oder auf Nein, um den Vorgang zu abbrechen.

Ergebnis    Alle Probleme, denen David Hamilton zugewiesen ist, werden entfernt.

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