Verwenden von Posteingangsregeln in Outlook für Windows
Mithilfe von Posteingangsregeln können Sie für in Ihrem Posteingang eingehende E-Mails bestimmte Aktionen automatisch ausführen lassen. So können Sie beispielsweise Regeln erstellen, die die Wichtigkeit von Nachrichten bei ihrem Eintreffen ändern, sie automatisch in andere Ordner verschieben oder auf der Grundlage bestimmter Kriterien löschen.
Wenn Sie nichtOutlook für Windows verwenden, überprüfen Sie, welche Outlook-Version Sie verwenden, und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus, um Informationen zu Posteingangsregeln zu erhalten:
Wichtig: Die Schritte können zwischen der neuen und der klassischen Outlook für WindowsVersion abweichen. Um zu bestimmen, welche Version von Outlook Sie verwenden, überprüfen Sie, ob im Menü (über dem Menüband) eine Option Datei vorhanden ist. Wenn die Option Datei nicht vorhanden ist, führen Sie die Schritte auf der Registerkarte Neues Outlook aus. Wenn die Datei im Menü angezeigt wird, wählen Sie die Registerkarte für Klassisches Outlook aus.
Regeln werden auf eingehende Nachrichten angewendet und können in jedem beliebigen Ordner erstellt werden.
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Um schnell eine Regel zu erstellen, die alle E-Mails von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern in einen Ordner verschiebt, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in Ihrer Nachrichtenliste, für die Sie eine Regel erstellen möchten, wählen Sie Erweiterte Aktionen und dann Regel erstellen aus.
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Wählen Sie den Ordner aus, in den alle Nachrichten von diesem Absender bzw. dieser Gruppe von Absendern verschoben werden sollen, und wählen Sie OK aus.
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Wählen Sie OK. Die Regel wird auf alle eingehenden Nachrichten angewendet. Wenn Sie die Regel sofort in Ihrem Posteingang ausführen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt im Posteingang ausführen.
Hinweis: Derzeit können Sie nur Regeln ausführen, bei denen eine Nachricht von einem Absender in einen Ordner verschoben wird. Sie können keine anderen Regeln ausführen, beispielsweise solche, die einen Nachrichtentitel verwenden, oder eine Nachricht als ungelesen markieren.
Wenn Sie mehr tun möchten, als die Nachricht von einem bestimmten Absender oder einer Gruppe von Absendern einfach in einen Ordner zu verschieben, wählen Sie Weitere Optionen. Dadurch wird das Menü "Regeleinstellungen" geöffnet.
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Zu jeder Regel müssen mindestens drei Punkte festgelegt werden: Ein Name, eine Bedingung und eine Aktion. Außerdem können Regeln Ausnahmen zu Bedingungen enthalten. Sie können bei jedem Schritt mehrere Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen, indem Sie Bedingung hinzufügen, Aktion hinzufügen und Ausnahme hinzufügen auswählen.
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Wenn Sie nicht möchten, dass nach der festgelegten Regel weitere Regeln ausgeführt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Keine weiteren Regeln anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter "Keine weiteren Regeln anwenden" in Outlook im Web.
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Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Regel zu erstellen, oder Verwerfen aus, um die Regelerstellung abzubrechen.
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Wählen Sie oben auf der Seite > Vollständige Einstellungen anzeigenEinstellungen aus.
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Wählen Sie E-Mail > Regeln aus.
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Wählen Sie in der Regel, die Sie bearbeiten möchten,
aus. -
Drücken Sie Speichern, um die bearbeitete Regel zu speichern.
Hinweis: Einige Regeln, die in anderen Outlook-Versionen erstellt wurden, können von Outlook im Web nicht verarbeitet werden. Sie können die Regel in Outlook im Web nicht ausführen oder bearbeiten.
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Wählen Sie oben auf der Seite > Vollständige Einstellungen anzeigenEinstellungen aus.
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Wählen Sie E-Mail > Regeln aus.
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Wählen Sie in der Regel, die Sie löschen möchten,
aus.Tipp: Wenn Sie die Regel nur für eine Weile deaktivieren möchten, wählen Sie den Umschalter neben der Regel aus.
Posteingangsregeln werden auf eingehende Nachrichten auf der Grundlage der Reihenfolge angewendet, in der sie in der Liste der Posteingangsregeln aufgeführt sind. Sie können die Reihenfolge ändern, in der die von Ihnen erstellten Regeln auf Nachrichten angewendet werden, die in Ihrem Posteingang eintreffen.
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Wählen Sie oben auf der Seite > Vollständige Einstellungen anzeigenEinstellungen aus.
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Wählen Sie E-Mail > Regeln aus.
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Wählen Sie eine Regel aus, und ändern Sie mithilfe des Aufwärts- oder Abwärtspfeils die Reihenfolge, in der die Regel auf eingehende Nachrichten angewendet werden soll.
Standardmäßig wird eine Posteingangsregel für eingehende Nachrichten ausgeführt, nachdem Sie die Regel erstellt haben. So führen Sie eine Regel für vorhandene Nachrichten aus:
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Wählen Sie oben auf der Seite > Vollständige Einstellungen anzeigenEinstellungen aus.
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Wählen Sie E-Mail > Regeln aus.
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Wählen Sie neben der Regel, die Sie ausführen möchten,
.Hinweis: Derzeit können Sie nur Regeln ausführen, bei denen eine Nachricht von einem Absender in einen Ordner verschoben wird. Sie können keine anderen Regeln ausführen, beispielsweise solche, die einen Nachrichtentitel verwenden, oder eine Nachricht als ungelesen markieren.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Nachricht und wählen Sie Regeln > Regel erstellen aus.
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Wählen Sie eine Bedingung und dann das aus, was mit der Nachricht aufgrund der Bedingung geschehen soll.
Um beispielsweise Nachrichten mit einem bestimmten Titel in einen bestimmten Ordner zu verschieben, wählen Sie die Bedingung Betreff enthält, dann Element in Ordner verschieben und den gewünschten Ordner aus, oder erstellen Sie einen neuen Ordner, und wählen Sie OK aus.
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Wenn Sie die Regel fertig erstellt haben, wählen Sie OK aus.
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Wenn die Regel sofort angewendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden, und wählen Sie OK aus.
Jetzt wird die Nachricht in diesem Ordner angezeigt.
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Wählen Sie Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten > Neue Regel aus.
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Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.
So kennzeichnen Sie beispielsweise eine Nachricht:
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Wählen Sie Nachrichten von einer bestimmten Person für die Nachverfolgung kennzeichnen aus.
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Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung.
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Wählen Sie einen unterstrichenen Wert aus, wählen Sie die gewünschten Optionen aus und wählen Sie dann OK aus.
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Wählen Sie Weiter aus.
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Wählen Sie die Bedingungen aus, fügen Sie die relevanten Informationen hinzu, und wählen Sie OK aus.
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Wählen Sie Weiter aus.
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Schließen Sie die Regeleinrichtung ab.
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Benennen Sie die Regel, legen Sie Regeloptionen fest, und überprüfen Sie die Regelbeschreibung. Klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert, um ihn zu bearbeiten.
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Wählen Sie Fertig stellen aus.
Bestimmte Regeln werden nur bei aktiviertem Outlook ausgeführt. Wenn diese Warnung angezeigt wird, wählen Sie OK aus.
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Wählen Sie OK aus.
Wenn Sie Regeln festgelegt haben, um Ihre eingehenden E-Mails zu organisieren , aber diese nicht alle wie erwartet funktionieren, helfen Ihnen diese Schritte möglicherweise, das Problem zu finden und zu beheben.
So beheben Sie eine fehlerhafte Regel:
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Klicken Sie auf Datei > Regeln verwalten & Warnungen.
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Wenn eine Meldung angezeigt wird, die besagt, dass sie eine fehlerhafte Regel haben, die geändert werden muss, klicken Sie auf OK.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Regel in Rot.
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Klicken Sie auf die Links unter Regelbeschreibung, bearbeiten Sie die Regel nach Bedarf, und klicken Sie dann auf OK.
So ändern Sie die Einstellungen, den Namen, den Speicherort oder das Verhalten einer Regel:
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Klicken Sie auf Datei > Regeln verwalten & Warnungen.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Regel, die Sie ändern möchten.
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Klicken Sie auf Regel ändern, klicken Sie auf den Typ der Änderung, die Sie vornehmen möchten, und führen Sie dann die Schritte aus.
Hinweis: Um eine Regel zu löschen, aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln und Warnungen das Kontrollkästchen neben der Regel, und klicken Sie dann auf Löschen.
Sie können eine Regel löschen, wenn sie nicht mehr benötigt wird.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten aus.
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Wählen Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Regel aus, die Sie löschen möchten.
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Wählen Sie Löschen
> OK aus.
Sie können eine oder mehrere Regeln manuell ausführen.
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Wählen Sie auf der Registerkarte Datei die Option Regeln und Benachrichtigungen verwalten und auf der Registerkarte E-Mail-Regeln die Option Regeln jetzt anwenden aus.
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Aktivieren Sie im Dialogfeld Regeln jetzt anwenden unter Anzuwendende Regeln wählen das Kontrollkästchen neben jeder Regel, die Sie ausführen möchten.
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Wählen Sie im Feld Anwenden im Ordner die Option Durchsuchen aus, um einen anderen Ordner auszuwählen, und wählen Sie abschließend OK aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen, um alle Unterordner des in Schritt 3 ausgewählten Ordners einzubeziehen.
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Übernehmen Sie in der Liste Regeln anwenden auf die Standardeinstellung "Alle Nachrichten", oder ändern Sie die Einstellung in "Gelesene Nachrichten" oder "Ungelesene Nachrichten".
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Wählen Sie Jetzt ausführen aus.
Siehe auch
Erstellen einer Regel in Outlook für Mac
Verwenden von Posteingangsregeln in Outlook.com oder Outlook im Web
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