Dashboard-Anweisungen

Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Trenches". Es werden einige der häufigen Herausforderungen beschrieben, mit denen Sie konfrontiert werden können, wenn Sie sich für die Verwendung von Dashboards in Ihrer EPM-Umgebung entscheiden. Es beschreibt, wie die Anmut eines professionell aussehenden Dashboards manchmal die Notwendigkeit für Benutzer ausblenden kann, die Qualität der Daten zu untersuchen – z. B. "Stammbaum" und aktualisierte Daten. Es wird erwähnt, wie Daten für Dashboards einen Genehmigungsprozess durchlaufen sollten, um eine hohe Datenqualität und Vollständigkeit sicherzustellen. Es enthält einige Techniken, um zu verhindern, dass Benutzer Daten unter ihrer Kontrolle verdrehen, um die im Dashboard angezeigten Daten falsch darzustellen. Und schließlich enthält es einige grundlegende Regeln, die Sie beim Erstellen von Dashboards für EPM berücksichtigen sollten.

Informationen zum Herunterladen der Word-Version dieses Artikels finden Sie unter Anleitungen zu Dashboards.

Weitere Artikel finden Sie in den Whitepapers "Aus den Gräben".

Dashboard-Anweisungen

Es gibt keinen Zweifel daran. Dashboards sind die ganze Wut. Unabhängig davon, ob es sich um ein Balkendiagramm, ein Histogramm, ein Kreisdiagramm oder eine Ampelwarnungsansicht handelt, scheinen Führungskräfte von der sofortigen Reaktion eines Dashboards abhängig zu sein.

Da in unserer Unternehmenskultur immer mehr Druck besteht, schnellere und schnellere Ergebnisse zu liefern, wird die Nachfrage nach Dashboards wahrscheinlich nicht in kürze abfängt.

Die Projektmanagement-Softwarebranche ist ein Aushängeschild für diese Art von Anzeige, da Projektmanagementdaten perfekt für das Dashboarding geeignet sind. Wenn wir uns ansehen, welche Art von Daten für Dashboards erforderlich wäre, betrachten wir mehrere Qualitäten:

• Ist es so gruppiert, dass es angezeigt und verstanden werden kann?

• Ist es zeitig?

• Gibt es einen Genehmigungs- oder Überprüfungsprozess für die Daten?

• Gibt es numerische oder Uhrzeit-/Datumsdaten, die helfen können, Varianzen zu machen?

Genau das finden wir in Projektmanagementdaten aus einem EPM-System (Enterprise Project Management) wie Microsoft Project Server.

Kein Wunder also, dass die meisten EPM-Systeme einschließlich Project Server einige Dashboardfunktionen haben. Im Fall von Microsoft werden die Funktionen von SharePoint Server im Business Intelligence Center bereitgestellt. Diese Art von System kann SQL-basierte Daten untersuchen und eine unglaublich breite Palette von grafischen Displays generieren. Und genau wie ein Kätzchen gibt es nichts, was eine Führungskraft besser mag als ein glänzendes neues Spielzeug. Der Wunsch der Geschäftsleitung nach sofortigem Feedback von Projekten kann so schwerwiegend sein, dass viele Projektmanagementbüros unter Druck stehen, die Anzeige zu liefern, bevor die zugrunde liegenden Daten überhaupt bereit sind.

"Können Sie uns ein EPM-Dashboard erstellen?" Ich wurde einmal von einer leitenden IT-Führungskraft gefragt, während ich in ihren Büros half, ihre EPM-Umgebung zu entwerfen.

"Klar", antwortete ich.

"Könnten wir es bis Freitag haben?", fragte der Exec zu meiner Überraschung.

"Äh, sicher", antwortete ich. "Nun, nicht an diesem Freitag. Aber ein Freitag irgendwann in der Zukunft."

Er war überhaupt nicht amüsiert von meinem Humor.

Es war kein unintelligent Manager, aber es unter dem Druck, den solche Menschen erleben, schnelle Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Dashboards sind visuell so anregend, dass wir oft vergessen, dass sie etwas darstellen sollen, das die Anzeige erzeugt. Bevor Sie also herausfinden, wie Sie ein Dashboard erstellen, und bevor Sie zu viel Zeit damit verbringen, farbpaletten auszuwählen, welche Farbe Ihre Symbole haben sollen, lassen Sie uns einige häufige Herausforderungen im Dashboardbereich durchgehen.

Assistent des Oz-Syndroms

Erinnern Sie sich an den Assistenten von Oz, als sie schließlich den Vorhang zurück zogen und nur einen normalen Kerl fanden, der die Hebel zog und die Zifferblätter drehte, um die ganze beeindruckende "Magie" zu generieren?

Schöne Displays, die durch menschliches Eingreifen gesteuert werden, sind etwas, das wir die ganze Zeit in Dashboards sehen. Viel Arbeit geht in das Design und die Präsentation ein, darunter großartige Grafiken, großartige Symbole, tolle Farben und sogar Animationen und Soundeffekte. Das Problem ist, dass niemand einen Pfad zwischen den Daten und dem Dashboard verfolgt hat und das Ergebnis ist, dass jemand an einem Schreibtisch sitzen und manuell entscheiden muss, welcher Indikator welche Farbe zu machen ist.

Wenn Sie sich zum ersten Mal ein vorhandenes Dashboard ansehen, lohnt es sich immer, nach den Rohdaten zu fragen, aus denen die Anzeige besteht. "Was bedeutet das, und können Sie mir zeigen, woher dieser Indikator gesteuert wird?" ist eine wichtige Frage. Führen Sie eine Miniüberwachung einiger Indikatoren durch, und verfolgen Sie sie zurück zu ihren Komponentendaten.

Das gleiche Prinzip gilt, wenn Sie ein Dashboard entwerfen. Für jeden Indikator muss es einen Weg zurück zu einer Quelle geben, und es ist am besten, wenn er dokumentiert ist. Wenn das Dashboard von Bob gesteuert wird, indem er ein Arbeitsblatt mit seinen Gefühlen zu den Projekten ausfüllt, lassen Sie es Ihnen einfach sagen. Das geht schneller.

Alles messen

"Wenn wir es messen können, legen wir es auf das Dashboard", scheint das Mantra einiger Dashboard-Designer zu sein.

Es ist leicht, sich in der Technologie des Dashboardings zu verfangen, und es gibt einen gewissen viszerralen Nervenkitzel, wenn Sie einige Daten finden, die messbar und verständlich zu sein scheinen, und Sie machen daraus einen Indikator. Plötzlich haben Sie anstelle einer langweiligen alten Kostenliste Thermometer, die sich mit roten oder Tachometern füllen, die in die rote Zone oder Pfeile in verschiedenen Farben drehen. Denken Sie nicht, dass dies Spaß macht? Versuchen Sie es eine halbe Stunde lang in Excel, indem Sie die neue Funktion für bedingte Formatierung von Excel 2010 (oder Excel 2013) verwenden.

Probleme treten auf, wenn jemand, der ein Executive-Dashboard erstellt, so in seiner Fähigkeit, einen Indikator zu machen, so verstrickt ist, dass er nicht aufhört zu schauen und zu sehen, ob er es überhaupt machen sollte. Es ist nicht immer "Wie machen Sie es?"; manchmal heißt es "Sollten Sie es tun?"

Sobald es so viele visuell anregende Indikatoren auf der Seite gibt, dass es wie das Dashboard des Space Shuttle aussieht, wissen Sie, dass Sie entweder jahrelang wie ein Astronaut trainieren müssen, oder Sie müssen das Leben einfacher machen.

Hier ist eine grundlegende Regel, die für weniger Anzeigen sorgen sollte: Jeder Indikator benötigt eine potenzielle Aktion; jeder. Wenn Sie also eine Ampel haben und diese rot ist, muss es eine geeignete Aktion geben, die jemand ergreifen soll, wenn dies geschieht. Es kann ein einfaches "Wenn diese Led rot leuchtet, muss ein Projektmanager dem Leiter des PMO einen detaillierten Bericht anzeigen." Unabhängig davon, was die Aktion ist, muss es eine geben.

Unausgegorene Pläne

Sie würden keinen Kuchen essen, der nur die Hälfte der Zutaten hatte, vor allem, wenn Sie nicht wissen, welche Hälfte fehlt. Woher wissen Sie auf einem Dashboard, dass Sie über alle Daten verfügen?

Sehen wir uns ein Beispiel für die Berichterstellung zur Ressourcenkapazität an. Die Ampel für die Ressource ist für die IT rot geworden (ist sie nicht immer?) Jetzt möchte sich das Management das Problem ansehen, und wenn sie sich die Details ansehen, sehen sie die offensichtliche Antwort. Der Indikator muss rot sein, weil die IT so überlastet ist!

Dieses erste Histogramm zeigt das Problem. Die rote Linie zeigt die Kapazität der Organisation an. Die gestapelten Histogramme zeigen die kombinierten Anforderungen an, die projiziert werden, indem die Anforderungen aller Projekte zusammen addiert werden. Wenn dies das Dashboard ist, das wir dem Management präsentieren, wäre die Entscheidung, entweder viel mehr Arbeit zu akzeptieren oder unser Personal sofort zu reduzieren, offensichtlich.

Ah, aber halten Sie einen Moment fest. Kurz bevor der Plan zur Reduzierung der Personalebenen in Kraft tritt, muss jemand überprüfen, ob alle Projekte in der Dashboardansicht dargestellt wurden.

Sie waren es nicht.

Es gab einige Projekte, die in der Legende erschienen, aber keine Ergebnisse für diese Projekte wurden im Histogramm angezeigt. Wo waren die Ergebnisse? Vielleicht wurden diese Projekte noch nicht veröffentlicht. Vielleicht wurde der gesamte Projektumfang noch festgelegt. Möglicherweise wurden die Ressourcenanforderungen nicht auf der entsprechenden Ebene definiert. Wenn die Daten überarbeitet werden, können wir im zweiten Histogramm sehen, dass es jetzt mehr Arbeit als Menschen gibt und wir in Erwägung ziehen sollten, mehr Personal einzustellen, einige Vertragskapazitäten hinzuzufügen oder einige Projekte in die Zukunft zu verschieben; die genau umgekehrte Entscheidung, die wir getroffen hätten, wenn wir dieselbe Ansicht mit nur einem Teil der Daten betrachtet hätten.

Das Problem ist nicht das Design des Dashboards. ebenso wie die Qualität der Daten. Es ist die Vollständigkeit der Daten, die das Problem ist. In diesem offensichtlichen Beispiel können wir das Problem mit unserem eigenen Auge sehen, aber stellen Sie sich eine Projektumgebung mit Hunderten oder sogar Tausenden von Projekten oder Teilprojekten im selben Dataset vor.

Eine Entscheidung mit nur einem Teil der Daten zu treffen, führt häufig zu einer unangemessenen Entscheidung. Eine Entscheidung zu treffen, bei der der Entscheidungsträger nicht einmal weiß, dass die Daten unvollständig sind, ist bestenfalls eine Entmachtung für ihn.

Wir können dies mit einer Überprüfung der Daten in einer Art Genehmigungsprozess oder vielleicht mit der Kombination aus einem Validierungsprozess und einem datenbankbasierten Indikator lösen, der uns mitteilt, dass wir nur ein Teilbild unseres Indikators betrachten.

Datumsangaben für die Vorbehaltsangaben

Wenn Sie wie ich sind, greifen Sie in den Kühlschrank und nehmen Sie den nächstgelegenen Käse, aber sollten Sie nicht die "Vorher"-Termine überprüfen? Während wir uns mit den Quelldaten, die dieses hübsche Bild auf Ihrem Dashboard ergeben haben, haben Sie eine Vorstellung davon, wie alt die Daten sind, die diesen Indikator generieren?

Es ist nicht ungewöhnlich, eine Überwachung eines Dashboardindikators nur zu durchführen, um festzustellen, dass die Daten, die aus dem Indikator stammen, seit langem nicht mehr aktualisiert wurden. Es ist oft eine scharfe Führungskraft, die dies in einer Überprüfungsbesprechung aufgreift. Dies ist die Art von Person, die nicht nur ihre Notizen aus der letzten Überprüfungssitzung mitbringt, sondern auch Kopien aller Handzettel, die zuletzt gegeben wurden, und ihr geübtes Auge schaut über die letzten Handzettel und die neuen Handzettel und vergleicht die Daten.

Identische Indikatoren bedeuten entweder, dass sich die Dinge nicht geändert haben (in den meisten Projektumgebungen unwahrscheinlich) oder dass die Daten nicht aktualisiert wurden (in vielen Organisationen viel wahrscheinlicher). Für Diejenigen im Finanzbereich, die oft an den Ergebnissen ihrer Kalkulationstabelle leben und sterben, oder einer riesigen Tabellenkalkulationsfarm, die aus vielen Untergeordneten Ledgern besteht, ist dies ein häufiger Fehler. Projektmanager und personen, die sich projektdaten ansehen, sind möglicherweise weniger wahrscheinlich, solche Fehler ohne strenge Sorgfalt zu erfassen.

Im schlimmsten Fall wurden einige Der Daten aktualisiert und sind aktuell, und einige der Daten wurden überhaupt nicht aktualisiert. Vielleicht wurde der Vorwärtsplan bei der Hälfte der Projekte aktualisiert, und die Tatsächlichen für den letzten Zeitraum wurden in diesen Projekten veröffentlicht, aber in der anderen Hälfte der Projekte wurden keine Tatsächlichen veröffentlicht oder ihr Plan aktualisiert. Wenn Entscheidungen für die Dashboardansicht oder die daraus resultierenden Daten getroffen werden, sollte irgendwo angezeigt werden, wie aktuell diese Daten sind.

Diese Art von Problem kann auch mit einigen grundlegenden Überprüfungen und Salden in den Daten gelöst werden, die dann auf dem Dashboard angezeigt werden können. Ein einfacher Test könnte beispielsweise Folgendes sicherstellen:

1. Alle Arbeitszeittabellen wurden für den angezeigten Zeitraum erfasst; Und

2. Die gesammelten Arbeitszeittabellenstunden entsprechen in etwa den angezeigten Gesamtstunden.

Datenstammbaum

Je hübscher die Anzeige ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir fragen: "Woher stammen diese Daten und wie zuverlässig sind sie?" Beim Einfügen der Daten in ein professionell aussehendes grafisches Display zählt etwas über die Übersichtlichkeit. Für Diejenigen, die Daten aus einer Datenbank erstellen, können sie häufig in einem Abstand von dem Ort aufbewahrt werden, von dem diese Daten stammen. Ein grafischer Designer findet einige nützlich aussehende Felder und Möglichkeiten, Indikatoren aus ihnen zu berechnen, und kann leicht vernachlässigen, zu fragen, ob diese Felder durch einen validierten Prozess, mit irgendeiner Art von Aufsicht, durch Berechnungen aufgefüllt werden oder ob die Daten von den Personen, die sie eingeben, nicht als "Unternehmensqualität" betrachtet werden.

Vielleicht arbeiten wir an einem Softwareentwicklungsprojekt und einer Liste der ausstehenden und neu hinzugefügten Softwareprobleme, und es gibt eine großartige SharePoint-Liste von Problemen, die von der QA-Abteilung erstellt werden, wenn ein Teil der Software sich einem Veröffentlichungsdatum nähert. Diese Art von Liste kann ein wichtiger Indikator dafür sein, wie bereit die Software für die Veröffentlichung ist. Wenn jedoch viele verschiedene Gruppen dieselbe Liste für neue Funktionalitätsideen und Erweiterungsanforderungen verwenden, gibt das Zählen der Liste der Probleme einen unangemessenen Indikator, da die Liste mit Daten belastet wurde, die für einen anderen Zweck verwendet werden.

Daten, die auf einem Indikator auf einem Dashboard angezeigt werden, müssen über einen bestimmten Prozess und eine Überprüfung ihrer Qualität verfügen.

Sehen wir uns das ganze Bild an?

Kehren wir zu diesem Dashboard-Ampelbericht zurück und sehen uns die IT-Zeile noch einmal an.

Angenommen, die IT hat rote Ampeln für den Zeitplan und die Kostenindikatoren für ein bestimmtes einjähriges Projekt, da es juni ist und beide Indikatoren um mehr als 20% ausgefallen sind!

Der Chief Financial Officer hat sich die detaillierten Ergebnisse bereits angesehen und ist ziemlich verärgert. Die Aktuellen Januar - Juni zeigen die Geschichte:

Bis jetzt ist das Projekt bereits 120.000 $ über dem Budget und es ist nur halb vorbei! In diesem Tempo, so der CFO, wird das Projekt 18% mehr kosten als das ursprüngliche Budget von 1,3 Millionen US-Dollar und vielleicht sollten sie ihre Verluste reduzieren und das Projekt abbrechen.

Wenn wir uns jedoch genauer ansehen, sieht das Bild ganz anders aus. Die geplanten Und Kosten bis zum Ende des Projekts sehen wie folgt aus:

Jetzt können wir mehr von der Geschichte sehen. Das Projekt läuft schneller als erwartet. Tatsächlich wird es Mitte Oktober statt im Dezember enden und voraussichtlich 200.000 US-Dollar unter dem Budget abschließen.

Dies ist die Herausforderung bei einfachen Dashboards und deren Interpretation. Das Dashboard war vollständig genau, aber der Grund, warum es rot war, war gut, nicht schlecht.

Dashboardindikatoren müssen Führungskräfte darauf aufmerksam machen, dass Maßnahmen ergriffen werden müssen und wo sie hinschauen müssen, aber sie sollten auch dieselbe Führungskraft zu den detaillierteren Daten führen, die das gesamte Bild zeigen.

Gamer in Hülle und Fülle

Ok, jetzt haben Sie einige Dinge, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihre Dashboards die Verwaltung nicht zu unangemessenen Entscheidungen führen, und das ist ein großer Schritt. Aber seien Sie darauf hingewiesen, sobald Dashboard-artige Indikatoren verfügbar gemacht werden, werden die Benutzer sie zu ihrem eigenen Vorteil nutzen. Es ist völlig verständlich, dass Menschen den Prozess spielen, wenn sie können, indem sie Daten unter ihrer Kontrolle verspießen, damit sie nicht schlecht aussehen.

Es gibt keine Hinderung, dass Benutzer versuchen, den Prozess zu spielen, aber es gibt ein paar Techniken, um die Ereignisse dieser Spieler zu vermeiden:

Ändern des Prozesses

Sie können es schwierig machen, den Prozess zu spielen, indem Sie ihn ständig ändern. versuchen, denen einen Schritt voraus zu sein, die glauben, dass sie den Prozess herausgefunden haben. Jeder im Suchmaschinengeschäft der Suchmaschinenoptimierung kennt dieses, aber die Herausforderung ist die enorme Menge an Arbeit, die es braucht, um den Prozess zu verändern und alle in den Änderungen zu schulen.

Keine Karotten, nur kleben

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, diejenigen zu disziplinieren, die beim Spielen den Prozess erwischt haben. Das ist ein schwieriges. Personen, die direkt über ihre Daten lügen, sollten in Schwierigkeiten geraten, aber diejenigen zu bestrafen, die nur Schlupflöcher im Prozess finden, ist in der Regel schlecht für die Moral.

Checks and Balances

Dies ist in der Regel das leistungsfähigste Tool gegen Gamer. Wenn Sie Daten aus verschiedenen Quellen haben, die mit anderen Daten ins Gleichgewicht geraten müssen, wird es für jemanden extrem schwierig, nur die Daten unter seiner Kontrolle zu bearbeiten und den Dashboardprozess zu seinen Gunsten zu besiegen. Natürlich ist es nicht immer möglich, solche Checks and Balances innerhalb der Daten zu finden, daher ist Wachsamkeit immer eine gute Sache.

Einige grundlegende Regeln

Ok, lassen Sie uns einige von dem, was wir gesagt haben, umschließen. Das Erstellen leistungsstarker Dashboards ist technisch gesehen nicht schwierig, aber es gibt einige grundlegende Regeln, die Sie in Ihrem Dashboardentwurf und Projektmanagementprozess implementieren können, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen, die sich aus solchen Dashboards ergeben, angemessen und effektiv sind.

Hier ist eine Zusammenfassung einiger der grundlegenden Konzepte, die wir oben erläutert haben:

Indikatoren müssen auf Quelldaten zurückverfolgt werden

Stellen Sie sicher, dass Indikatoren nicht nur die manuell eingegebenen Meinungen oder Gefühle einer Person sind, sondern dass sie tatsächlich etwas in den detaillierten Daten Ihrer Umgebung darstellen.

Jeder Indikator benötigt eine Aktion.

Jeder Indikator braucht eine Aktion; jeder. Unabhängig davon, was die Aktion ist, muss es eine geben. Dies wird wahrscheinlich auch dazu beitragen, die Anzahl der Indikatoren auf einem vernünftigen Niveau zu halten.

Die Daten müssen vollständig sein oder zeigen, dass sie nicht

Stellen Sie sicher, dass aus der Anzeige hervorgeht, dass die Daten entweder vollständig oder unvollständig sind, sodass keine unangemessenen Entscheidungen getroffen werden, wenn nur ein Teilbild betrachtet wird.

Die Anzeige muss ihre Zeitachsen anzeigen.

Wenn es möglich ist, einige Daten zu aktualisieren und andere Daten nicht, muss das Aktualisierungsdatum der Daten auf dem Dashboard so angezeigt werden, dass unangemessene Entscheidungen, die entweder auf alten Daten oder auf einer Mischung aus alten und neuen Daten basieren, vermieden werden.

Fortlaufendes Überprüfen der Datenqualität

Ein Dashboard sollte regelmäßige Überprüfungen der Daten enthalten, die die Indikatoren steuern, und regelmäßige Updates, um zu vermeiden, dass Benutzer den Entscheidungsprozess spielen. Einige Organisationen implementieren einen regelmäßigen Überwachungsprozess, der schlüsselindikatoren untersucht und von ihren Ergebnissen zu den Quelldaten zurücksetzt, wobei die Formeln und die Qualität der Daten überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie sich nicht geändert haben. Sie können dies natürlich nicht die ganze Zeit tun, aber eine regelmäßige Überprüfung, was diese hübschen Ampeln grün, rot oder gelb macht, ist eine gesunde Idee.

Viel Spaß beim Dashboarding!

References

Um mehr über die Verwendung von Dashboards mit Microsoft Project Server zu erfahren, schlage ich vor, einige großartige Artikel auf TechNet zu lesen:

• Microsoft Project Server 2010 Reporting with Excel Services geschrieben von Jean-Francois LeSaux und Steven Haden von Microsoft Consulting Services (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222672)

• Erstellen von Dashboards für Microsoft Project Server 2010 geschrieben von Blaise Novakovic, Jean-Francois LeSaux, Steven Haden, Microsoft Consulting Services (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=222669)

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist Präsident und Gründer von HMS Software aus Montreal, Kanada, einem zertifizierten Partner von Microsoft. Er verfügt über einen Abschluss der Wirtschaftswissenschaften der McGill University und über 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektleitsystemen. Er ist langjähriges Mitglied des Project Management Institute (PMI) und hat die Kapitel Montreal, Toronto und Quebec der Microsoft Project Users Group (MPUG) gegründet. Zu den Publikationen, für die Chris geschrieben hat, gehören Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine und PMI's PMNetwork, und er ist ein regelmäßiger Kolumnist für Project Times. Er unterrichtet Advanced Project Management an der McGill University und spricht häufig in Projektmanagement-Verbandsfunktionen in Nordamerika und auf der ganzen Welt. HMS Software ist Herausgeber des projektorientierten Timekeeping-Systems TimeControl und seit 1995 Microsoft Project Solution Partner.

Chris Vandersluis ist per E-Mail erreichbar unter: chris.vandersluis@hms.ca

Weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis finden Sie auf der HMS EPM Guidance Site (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).