Möchten Sie etwas EPM dazu?

Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Trenches". Es wird die Entwicklung von Projektmanagementsystemen, die Verwendung von Enterprise-Projektmanagement und die Bedeutung des Verständnisses, welche Projektmanagementlösung für Sie am besten geeignet ist, erläutert.

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Möchten Sie etwas EPM dazu?

In meinem Büro kam kürzlich einer unserer erfahrensten Mitarbeiter mit einer seltsamen Frage zu mir.

"Woher weißt du, ob es sich um ein Projektmanagementsystem handelt?"

Ich öffnete meinen Mund, um zu antworten, dann angehalten ... für eine lange Zeit. Die Antwort ist nicht offensichtlich.

In den frühen 1980er Jahren wurden die ersten Kritische Pfadplanungspakete für PCs verfügbar. In der Tat finde ich es interessant, dass die Geschichte zeigt, dass Software für die Planung kritischer Pfade eine der ersten kommerziellen Anwendungen war, die in jeder Welle des Computings veröffentlicht wurden, beginnend mit den ersten kommerziellen Mainframes in den 1960er Jahren. Mein Start in der Projektmanagement-Software-Branche stammt jedoch aus den frühen 1980er Jahren und wir hätten die Begriffe "Projektmanagementsoftware" und "Planungssoftware für kritische Pfade" synonym verwendet.

Wenn mir 1983 jemand etwas anderes als ein System für die Planung kritischer Pfade gezeigt und gefragt hätte, ob es sich um ein Projektmanagementsystem handelt, hätte ich wahrscheinlich den Kopf geschüttelt und nein gesagt.

Microsoft Project ist im Kern ein System für die Planung kritischer Pfade, und wir verwenden immer noch die Begriffe Projektmanagementsoftware, um es zu beschreiben. Wenn mich also jemand fragen würde: "Ist Microsoft Project-Projektmanagementsoftware?" Ich würde mich ziemlich wohl fühlen, mit Bejahung zu antworten.

Aber was ist mit Buchhaltungssoftware? Mehrere Dynamics-Produkte führen Projektbudgetierung und Kostennachverfolgung durch. Ist das Projektmanagement? Ich muss sagen, dass es ist.

SharePoint-Produkte ermöglichen es Ihnen, Dokumente und Dokumentworkflows zu verwalten und Listen mit ausstehenden Problemen zu erstellen. Handelt es sich um Projektmanagementsoftware? Es klingt sicher so.

mit Microsoft Dynamics CRM können Sie Aktivitäten und Ressourcen an Clientinitiativen anfügen. Ist das nicht Projektmanagement? Es könnte sicherlich sein.

Wie sieht es mit Vertragsmanagement, Arbeitszeittabellenverwaltung, Personalplanung, Materialverbrauchs- und Gerätenutzungsmanagement und Produktionswertverfolgung aus? Handelt es sich um eine dieser Projektmanagements? Ja Jeder von ihnen könnte sein.

Vor Jahren habe ich mit einem Spezialisten für Bauprojektmanagement zusammengearbeitet, dessen Standard Werkzeug etwas war, das das Arbeitstempo mehrerer Gewerke gleichzeitig verwaltete. Dieser einzige grafische Bericht verfolgte Zimmerer, Installateure und Elektriker und mehrere andere Gewerke. Dieses sehr erfahrene Projektmanagement hat mir gezeigt, wie allein das Verwalten des Arbeitstempos von einem Team zum anderen verhinderte, dass Elektroteams in einen Bereich kamen, bevor die Trockenmauer errichtet wurde, und verhinderte, dass das Sanitärteam das elektrotechnische Team überrannte. Dieser einzige Bericht für diese spezielle Art von Projekt ermöglichte es diesem Projektmanager, bemerkenswert effektiv zu sein. War das ein Projektmanagementsystem? Sie wetten, dass es war.

Um die Dinge komplexer zu machen, verfügen wir sowohl über Projektmanagement-Tools, die einzelne Projektmanager effektiv machen, als auch andere Tools, die für die organization besser geeignet sind. Geben Sie die Software "Enterprise Project Management" ein. Fairerweise ist das Konzept nicht so neu. Die ersten Projektmanagementsysteme in den 60er und 70er Jahren waren alle Unternehmenstools, obwohl der Zugriff auf Computersysteme im Allgemeinen viel eingeschränkter war als für die meisten Organisationen.

Wie alle guten Dinge wird das Enterprise-Projektmanagement in ein aus drei Buchstaben bestehendes Akronym aufgelöst: EPM. Wenn ich jedoch eine Internetsuche nach EPM mache, finde ich möglicherweise Enterprise Project Management. Ich könnte auch Enterprise Performance Management, Enlistd Personnel Management, Electric Propulsion Motor, Exchange Permission Manager oder eine von etwa 40 weiteren Definitionen finden. Stellen Sie sicher, dass Sie nach dem richtigen suchen, da ein Antriebsmotor Ihnen bei der Projektplanung wahrscheinlich nicht helfen wird.

Wenn wir Schwierigkeiten haben, ein Projektmanagementsystem zu definieren, wird es sicher noch schwieriger zu definieren sein, was ein Projektmanagementsystem zu einem "Enterprise"-Projektmanagementsystem macht.

Ist es am Ende so wichtig?

Ich habe seit einiger Zeit gesagt, dass ich es vorziehe, das Problem zu definieren, bevor wir nach der Lösung suchen. Unser Büro erhält oft Anrufe, die um Hilfe bei der Bereitstellung eines "Enterprise-Projektmanagementsystems" bitten, und ich muss unweigerlich fragen, was sie mit "Unternehmen" verstehen und was sie mit "Projektmanagement" meinen. Es dauert ein oder zwei Minuten, bis einige sich erklären müssen. Schließlich habe ich Erfahrung im Projektmanagement und sie sind sicher, dass ich wissen muss, was diese Begriffe bedeuten.

Manchmal finde ich heraus, dass das "Unternehmen" tatsächlich eine Handvoll Leute ist. Daran ist nichts falsch. Ich führe selbst ein kleines Unternehmen und keine Größe ist zu klein. Aber wenn ich nicht nachfragte, hätte ich software empfohlen, die für ein Unternehmen von 1.000 Personen entwickelt wurde, und obwohl ich sicher bin, dass es schön aussehen würde, wäre es eine vollständige Trennung zwischen Tools und Anforderungen. Außerdem wäre die Rendite einer solchen Bereitstellung wahrscheinlich schrecklich, da es schwierig ist, eine so unverhältnismäßige Investition mit effizienzreichen Vorteilen eines kleinen Teams zurückzuzahlen.

Wenn Sie Ratschläge zur Auswahl des Tools geben möchten, ist es nicht nur wichtig, die richtige Skalierung zu erzielen, es ist auch wichtig, die geschäftlichen Herausforderungen zu bestimmen.

Vor einigen Jahren besuchte ich eine sehr große Machtbehörde, wo wir uns einen guten Ruf für die Unterstützung bei der Bereitstellung von Projektmanagementsoftware aufgebaut hatten. Bei diesem Besuch traf ich mich mit dem Leiter einer neuen Abteilung, die "Enterprise Project Management Software" bereitstellen wollte. Ich saß mit ihm und ging seine Anforderungen durch.

"Wie viele Projekte hast du?" Fragte ich.

"Zehn bis zwölf gleichzeitig", antwortete er.

"Und wie viele Aufgaben würden Sie in diesen Projekten haben?" Fuhr ich fort.

"Oh, es ist immer dasselbe. Sechs Aufgaben", antwortete er.

"Sechs", wiederholte ich. "Wir sprechen also von 60 bis 70 Aufgaben, die gleichzeitig verwaltet werden müssen?"

"Ja, das ist richtig. Das ist sehr komplex", sagte er.

"Ich verstehe", sagte ich. "Und wie viele Benutzer an der Verwaltung dieser Aufgaben beteiligt sein werden.

"Es wäre nur ich", antwortete er.

Sie können sehen, dass dies kommt, ich bin sicher. Es gab keinen kritischen Pfad, kein Issue Management, kein Dokumentenmanagement, kein Ressourcenausgleich, kein Risikomanagement und kein Kostenmanagement erforderlich. Er brauchte nur einen sichtbaren Leitfaden zu herausragenden Aufgaben für sich selbst, damit er nicht versehentlich etwas durch die Risse fallen ließ. Die Menge an Geld für diese Projekte war tatsächlich riesig, in der Tat millionen von Dollar, aber die einzigartige Art von Projekt bedeutete, dass die Verwaltung relativ einfach war.

"Warum legen Sie sie nicht einfach auf ein Whiteboard hier in Ihrem Würfel? Ich schlug vor. Sie können ein permanentes Markierungsband verwenden, um Zeilen für, z. B. 15 Projekte, zu erstellen, und dann farbige trockene Marker verwenden, um den Zeitplan zu aktualisieren, und er würde direkt vor Ihnen stehen. Sie können beispielsweise einen roten Marker verwenden, um wichtige Meilensteine zu notieren, und einen grünen Marker für Aufgaben mit langer Vorlaufzeit."

Er schien ziemlich verstört und verärgert, auch wenn ich keine große Software empfehlen konnte, um seine Projekte zu verwalten. Er hatte von anderen im Unternehmen gehört, dass es großartige Enterprise-Projektmanagementpakete gab, und war sicher, dass ich zu ihm kommen würde, mit der Empfehlung, eines bereitzustellen.

Das Treffen fand kurz danach statt und ich war mir sicher, dass ich einen unglücklichen neuen Kontakt hinter mir gelassen hatte. Zu meiner Überraschung rief er mein Handy eine halbe Stunde später an, als ich auf dem Heimweg war.

"Vielen Dank für das Treffen", begann er. "Ich habe bereits ein Whiteboard von der Bürobedarfsabteilung bestellt, aber wenn Sie eine Minute sparen könnten, könnten Sie noch mal mit mir vorbeigehen, welche Farbe ich für welche Art von Aufgaben verwenden sollte?"

Fünfzehn Minuten später hatte er sich reichlich Notizen gemacht und war ein glücklicher Camper.

Es war eine großartige Lektion für mich, die ich zu vielen weiteren Engagements getragen habe. Ich versuche, mir diese zusätzliche Minute in einem Engagement zu nehmen, um zu bestimmen, was mit Begriffen gemeint ist, die täuschend wie ein universeller Standard klingen.

Projektmanagementsoftware konnte durch zahlreiche Kategorien dargestellt werden. Wenn wir nur mit den Projektmanagement-Wissensbereichen des Project Management Institute beginnen, würden wir folgendes haben:

• Integrationsverwaltung

• Kostenverwaltung

• Kommunikationsverwaltung

• Bereichsverwaltung

• Qualitätsmanagement

• Risikomanagement

• Zeitverwaltung

• Personalmanagement

• Beschaffungsverwaltung

Es ist leicht, sich eine Vielzahl von Tools, Paketen und Techniken für die Verwaltung dieser Bereiche vorzustellen, und je nach situation könnte eine dieser Kategorien die signifikanteste Verbesserung im Projektmanagement oder Projektmanagement im gesamten Unternehmen bewirken.

Angenommen, ein organization hat Herausforderungen bei der Projektkommunikation. Vielleicht sind seine Ressourcen auf zahlreiche Zeitzonen und Länder/Regionen und sogar Unternehmen verteilt. In diesem Fall ist es leicht zu erkennen, wie Sie Lync und SharePoint bereitstellen können, um eine enorme Verbesserung der Kommunikation zu erzielen.

Wenn ein organization mit vielen Subunternehmern an seinem Projekt arbeitet oder eine große Einkaufskomponente in seinem Projekt hat, kann ein starkes Beschaffungsmanagement mit dynamics ERP und SharePoint den größten Unterschied machen.

Wenn die organization komplex oder größer ist und die Projektherausforderung die Priorisierung und Ressourcenkapazitätsplanung ist, ist Project Server vielleicht der schnellste Weg zu einer Rendite.

Erinnern Sie sich daran, dass mitarbeiter gefragt haben, woher Sie wissen, ob ein bestimmtes Paket Projektmanagementsoftware ist? Meine Antwort lautete: "Ist es Software? Gilt dies für die Verwaltung von Projekten? Dann ist es Projektmanagementsoftware. Gehen Sie nun zurück und finden Sie heraus, was die Herausforderung des Projektmanagements für den Kunden ist."

Die Artikulation Ihrer Projektherausforderung vor der Bereitstellung Ihrer Projektlösung führt immer zu besseren Ergebnissen.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist Präsident und Gründer von HMS Software aus Montreal, Kanada, einem zertifizierten Partner von Microsoft. Er verfügt über einen Abschluss der Wirtschaftswissenschaften an der McGill University und über 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektleitsystemen. Er ist langjähriges Mitglied des Project Management Institute (PMI) und hat die Kapitel Montreal, Toronto und Quebec der Microsoft Project Users Group (MPUG) gegründet. Veröffentlichungen, für die Chris geschrieben hat, sind Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine und PMI's PMNetwork, und er ist ein regelmäßiger Kolumnist für Project Times. Er unterrichtet Advanced Project Management an der McGill University und spricht häufig in Projektmanagement-Verbandsfunktionen in Nordamerika und auf der ganzen Welt. HMS Software ist Herausgeber des projektorientierten Timekeeping-Systems TimeControl und seit 1995 Microsoft Project Solution Partner.

Chris Vandersluis ist per E-Mail erreichbar unter: chris.vandersluis@hms.ca

Weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis finden Sie auf der HMS EPM Guidance Site (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).