Vorausberechnung mit Gebührencodes

Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Trenches". Es werden bewährte Methoden zum Definieren der Gebührencodestruktur Ihrer organization für das Projektmanagementsystem oder arbeitszeittabellensystem beschrieben.

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Vorausberechnung mit Gebührencodes

Ich werde oft gebeten, Organisationen bei der Definition ihrer Gebührencodestruktur zu helfen, entweder für ihr Projektmanagementsystem oder ihr Arbeitszeittabellensystem. Es ist zwar richtig, dass jede organization anders ist und unterschiedliche Anforderungen zu unterschiedlichen Gebührenarten führen, aber es gibt einige gängige Methoden, die wir im Laufe der Jahre gefunden haben, die universell sind.

Weniger, nicht mehr fragen

Niemand mag Bürokratie. Je komplexer eine Gebührencodestruktur ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Leute genaue Berichte erstellen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass ich eine Liste mit 10.000 Ladecodes in einer langen flachen Liste zur Auswahl stelle. Möglicherweise müssen Sie eine Stunde lang scrollen und jeden möglichen Eintrag in einer Dropdownliste untersuchen, bevor Sie die genau richtige Auswahl für diese bestimmte Arbeitszeittabelle oder Projektaktualisierung finden. Dann müssten Sie durch den Rest der Liste scrollen, um sicherzustellen, dass Sie nicht etwas gefunden haben, das nicht nur etwas genauer war.

Lassen Sie uns nicht dumm sein. Niemand wird das tun. Sie nehmen den ersten Eintrag, der ziemlich nahe scheint, und wählen diesen aus. Andernfalls werden alle Stunden letztendlich in "999:Sonstiges" fallen.

Machen Sie Ihre Liste also einfach. Im Idealfall sollte kein Scrollen erforderlich sein, sondern auf einem einzigen Bildschirm oder vielleicht mit einem weiteren Klick sichtbar sein. Das bedeutet, dass Sie nur aus maximal 20 bis 30 möglichen Optionen wählen. In diesem Fall ist weniger mehr.

Wenn die Verwaltung bestimmt ist, viel mehr Details zu erhalten, erinnern Sie sie daran, dass es besser ist, mehr Genauigkeit und weniger Details als mehr Details und weniger Genauigkeit zu erhalten.

Fragen Sie nicht, was Sie bereits wissen

Ich habe viele Gebührencodestrukturen gesehen, bei denen für jede Abteilung oder jedes Projekt ein identischer Gebührencode vorhanden ist. Wenn jedoch bereits Personen aufgefordert werden, das Projekt auszuwählen, und wir einen Eintrag für Besprechungen zum Beispiel erstellen, dann weiß ich, dass die Position "Besprechungen zu diesem Projekt" sein muss, warum also die Gebührenliste mit mehreren Besprechungselementen verunreinigen? Dieselbe Logik gilt für Abteilungen. Wenn wir eine Liste von Mitarbeitern haben, die zu jeder Abteilung gehören, wissen wir bereits, in welcher Abteilung sie sich befinden. Warum verschmutzen Sie die Gebührenliste mit "Besprechung der Vertriebsabteilung", "Besprechung der technischen Abteilung" und "Besprechung der Marketingabteilung". Machen Sie einfach ein Element mit dem Namen "Besprechung", und wir können aus der Abteilung des Mitarbeiters und dem Projekt, für das er sich befindet, ableiten, wofür die Besprechung vorgesehen war.

Gelöst werden, um eine bessere Auflösung zu erhalten

Die Auswahl einer geeigneten Auflösungsebene für Ihr Projekt und Ihre Arbeitszeittabelle ist eine häufige Herausforderung. Überlegen Sie, auf welcher Ebene Sie Die Dinge unter folgenden Bedingungen verwalten möchten: 1) Es muss mehr Wert in den Daten geben als in der Zeit, um sie zu sammeln. Wie können Sie also tatsächlich etwas erledigen, wenn Sie den ganzen Tag mit der Berichterstattung über Ihren Tag verbringen? 2) Arbeiten Sie auf einer Ebene, auf der Sie bereit sind, Entscheidungen zu treffen. 3) Je komplexer die Eingabe ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie genaue Daten erhalten. 4) Wenn möglich, lassen Sie alle mit der gleichen Auflösungsstufe arbeiten, damit Sie nicht eine Gruppe in Aufgaben verwalten, die 10 Minuten lang sind, und eine andere in Vorgängen, die 3 Tage lang sind. Für viele Menschen ist die Möglichkeit, 3-5 Detailzeilen für einen bestimmten Tag zu melden, viele Details.

Konditionieren Ihrer Daten

Einige Personen lassen den Endbenutzer immer wieder dieselben Fragen beantworten. Beispielsweise haben wir Systeme mit einer Spalte für "R&D" gesehen, was bedeutet, dass diese Gebühr eine Gebühr ist, die für eine R&D-Steuergutschrift in Frage kommt. Aber wir sollten in der Lage sein, die Berechtigung der Aufgabe selbst und nicht jeder Zeile der Arbeitszeittabelle jeder Person zuzuordnen. Darüber hinaus, was würde ich tun, wenn einige Benutzer denken, dass es berechtigt ist und einige Benutzer dachten, dass dies nicht der Fall ist? Dieses wahrscheinliche Szenario spielt sich auch in Beispielen wie "Design-eligible for R&D" und "Design-not-eligible for R&D" ab. Dadurch wird die Anzahl der Gebührencodes verdoppelt, wenn kein Wert zurückgegeben wird. Lassen Sie einfach jemanden in R&D jeden Dropdownwert als berechtigt kennzeichnen oder nicht, und Sie müssen endbenutzer nicht ständig bitten, dies jede Woche herauszufinden.

Hierarchische

Bessere Projekt- und Arbeitszeittabellensysteme ermöglichen eine hierarchische Darstellung von Daten. Wenn Sie keine andere Wahl haben, als viele mögliche Optionen zu haben, kann das Erstellen einer Hierarchie das Schlucken vieler Daten erleichtern. Stellen Sie sich maximal 5 bis 10 Elemente vor, aus denen Sie auf jeder Ebene auswählen können. Und lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Dutzende von Levels zu machen. Das Erstellen einer Hierarchie mit 3-4 Ebenen sollte in der Lage sein, die meisten Optionen abzudecken. Immerhin 10 Elemente pro Ebene in einem 4-Ebenen-System sind 10.000 mögliche Gebühren. Ist Ihr Projekt komplexer als das?

Weniger anzeigen

Je weniger Fragen und Auswahlmöglichkeiten Sie Ihren Benutzern zur Verfügung stellen, desto besser geht es Ihnen. Wenn sie im Hintergrund antworten können, versuchen Sie, dies nicht von Benutzern in Ihrer Arbeitszeittabelle zu fragen. Das Ziel besteht nicht darin, die größtmöglichen Daten zu sammeln, es geht darum, ein möglichst genaues Bild zu sammeln, und Sie werden dies besser tun, wenn Sie die Endbenutzer vor Daten, Fragen und Optionen schützen, die für sie keinen Unterschied machen.

Wie werden Sie mit diesen Daten vorgehen?

Mir wird oft von Typen des mittleren Managements gesagt, dass sie "viel mehr Details" benötigen, als ich vorschlage, und meine Antwort ist immer die gleiche: "Was machen Sie damit?" Der Zweck des Sammelns von aufgabenbasierten Arbeitszeittabellendaten besteht darin, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Daher frage ich die mittleren Manager häufig, welche geschäftlichen Entscheidungen sie jetzt nicht treffen können, da sie denken, dass sie es besser machen würden, wenn sie mehr Details hätten. Wenn Sie beginnen, informationen auf diese Weise zu betrachten, stellen Sie fest, dass Sie wahrscheinlich weniger davon benötigen. Es kann ausreichen, nur die Gesamtzahl der Stunden zu ermitteln, die in Besprechungen, während der Übertragung oder in Overheadaufgaben verbracht wurden, als herauszufinden, was jede dieser Aufgaben war.

Tiefere Drilldowns... aber nur, wenn Sie

Wenn Sie mit der Analyse von Arbeitszeittabellen beginnen, um herauszufinden, wo ihre Stunden liegen, werden Sie zwangsläufig einige unverhältnismäßige Ergebnisse finden. Wenn Sie einen ungewöhnlich hohen Prozentsatz von Stunden finden, die den Erwartungen widersetzen, drillen Sie etwas tiefer. Aber nicht zu tief. Fügen Sie eine weitere Detailebene für diese Gebühr hinzu, und geben Sie ihr einige Wochen Zeit, um zu sehen, welche Daten Sie erhalten. Die Versuchung wird darin bestehen, einen einzigen Gebührencode wie "Meetings" mit jeder möglichen Art von Besprechung in 50 neue Gebührencodes zu erweitern. Versuchen Sie, dieser Versuchung zu widerstehen, und ändern Sie stattdessen diesen 1-Ladecode in 5 oder 6. Wenn Sie die Details nicht erhalten oder immer noch unverhältnismäßige Ergebnisse haben, gehen Sie etwas tiefer.

Halten Sie ein sauber Haus

Gebührenlisten neigen dazu, die Größe zu erhöhen, aber nie zu verringern. Es ist eine bewährte Methode, sie regelmäßig zu überprüfen und Überblähungen zu vermeiden. Wenn Sie dies tun, erhalten Sie wahrscheinlicher weiterhin genauere Informationen und können Bereiche identifizieren, in denen Sie Zeit verlieren.

Zusammenfassung

Die Abrechnungscodeverwaltung – ob für Ihren Projektplan oder Ihr Arbeitszeittabellensystem – kann den Unterschied zwischen einem effizienten System machen, auf dem Daten gezählt werden können, oder einem System mit zu viel Definition und zu wenig Genauigkeit. Wenn Sie Ihre Gebührencodestruktur entwerfen, wird empfohlen, mit weniger und nicht mit mehr zu beginnen. Es ist viel einfacher, später weitere Details hinzuzufügen, wenn es erforderlich ist, als mehr Details rückgängig zu machen und es für überlastete Benutzer einfacher zu machen.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist Präsident und Gründer von HMS Software aus Montreal, Kanada, einem zertifizierten Partner von Microsoft. Er verfügt über einen Abschluss der Wirtschaftswissenschaften an der McGill University und über 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektleitsystemen. Er ist langjähriges Mitglied des Project Management Institute (PMI) und hat die Kapitel Montreal, Toronto und Quebec der Microsoft Project Users Group (MPUG) gegründet. Veröffentlichungen, für die Chris geschrieben hat, sind Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine und PMI's PMNetwork, und er ist ein regelmäßiger Kolumnist für Project Times. Er unterrichtet Advanced Project Management an der McGill University und spricht häufig in Projektmanagement-Verbandsfunktionen in Nordamerika und auf der ganzen Welt. HMS Software ist Herausgeber des projektorientierten Timekeeping-Systems TimeControl und seit 1995 Microsoft Project Solution Partner.

Chris Vandersluis ist per E-Mail erreichbar unter: chris.vandersluis@hms.ca

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