Der heiße Draht

Der Titel dieses Artikels bezieht sich auf Kommissar Gordons liberale Verwendung des Batphones, wenn sich die Stadt Gotham in der Notlage befand (aus der Tv-Serie "Batman" der 1970er Jahre).

Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Trenches". Es bezieht sich auf die fiktive "Batman"-Geschichte, wie wir uns während einer EPM-Implementierung irgendwann wünschen könnten, dass wir Zugriff auf ein Batphone hätten, wenn wir in Schwierigkeiten sind. Außerdem werden viele Möglichkeiten erläutert, wie Sie probleme während der Implementierung vermeiden können.

Informationen zum Herunterladen der Word-Version dieses Artikels finden Sie unter The Batphone.

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Das Batphone

1966 kam die ursprüngliche Batman TV-Serie auf Sendung. Es dauerte nur 120 Episoden, aber es veränderte eine Kultur auf eine Weise, die bis heute dauert. In der Welt von Batman und Robin (gespielt von Adam West und Burt Ward) gab es eine "Fledermaus"-Lösung für alles. Egal, was das Problem ist, Batman hätte die Lösung. Batmobile, Batboat, Batplane und Batcave hatten ihren Platz. Und wenn Sie jemand wären, der Hilfe brauchte, egal wie schwierig, wie könnten Sie Batman erreichen? Nun, mit dem Batphone natürlich! Nehmen Sie das Batphone und Hilfe wäre auf dem Weg.

Kommissar Gordon würde sich an das Batphone wenden, wenn die Dinge hoffnungslos waren, was natürlich jede Folge geschah. Es war egal, wie schwierig die Herausforderung, nehmen Sie das Batphone und in 22 Minuten (plus Zeit für Werbespots) wurde der Bösewicht besiegt und Gotham City kehrte zu friedlichem Status zurück.

Jede Lösung in der Batman-Welt wurde so gemacht, dass sie wie eine Fledermaus aussieht. Handschellen? Fledermausform. Hilfsband? Fledermauslogos. Grappling Hook? Natürlich - sieht aus wie Fledermausflügel. Zu meiner Überraschung, wenn ich auf Bilder des Batphones zurückblickte, sah es verärflich normal aus. Ein rotes Telefon mit einer Wählscheibe (erinnern Sie sich daran?) Ich bin mir nicht sicher, warum es eine Wählnummer hatte. Es nannte nur einen Ort: die Batcave, wo die Erlösung zur Hand war.

So nostalgisch es auch sein mag, an Telefone mit Wähltastaturen und die alten Episoden von Batman zu denken, es ist wirklich nicht der Sinn des heutigen Artikels. Es ist 40 Jahre her, seit das Batphone eingestellt wurde, aber die Leute rufen jeden Tag bei EPM-Beratern an, in der Hoffnung, dass das Batphone nur für einen weiteren Anruf funktioniert.

Ihre Bösewichte sind vielfältig. Einige sind technisch. Sie müssen ein Upgrade von Version x auf Version y durchführen. Einige sind architektonisch; sie müssen ihr internes EPM-System mit Benutzern in der Außenwelt kommunizieren lassen. Einige sind kulturell; Die Benutzer weigern sich, das System zu verwenden. Und einige sind prozedural; der Prozess, dem sie folgen, scheint nicht das erwartete Ergebnis zu liefern.

Unabhängig von der Herausforderung ist die Anforderung für das Beratungsunternehmen identisch: Können Sie es in 22 Minuten beheben?

Es ist eine Situation, in der eine überraschende Anzahl von EPM-Benutzern in eine Situation geraten, in der sie dringend Hilfe benötigen, um sie aus einer schwierigen Situation zu führen. Es ist oft ein Notfall, und die Lösung wurde gestern vom Management benötigt. Die Leute, die diese Anrufe tätigen (ich bekomme jede Woche ein Paar) sind nicht unzuländig. Sie sind hoch intelligente, fähige und fähige Manager.

Natürlich gibt es kein Batphone. Ich wünschte, es gäbe es. Ich würde es für alle Arten von persönlichen Herausforderungen verwenden. Und so sind die Personen, die diese Anrufe tätigen, selten mit den Antworten zufrieden, die sie erhalten. Nehmen wir uns also einen Moment Zeit und sprechen darüber, wie Die Menschen in einer solchen Enge enden, dass sie das Gefühl haben, dass sie das rote Telefon nehmen müssen und wie Sie vermeiden können, einer von ihnen zu sein.

In Schwierigkeiten geraten

Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, wie Menschen bei einer EPM-Implementierung in Schwierigkeiten geraten. Es gibt einige häufige Ursachen:

• Die Herausforderung zu unterschätzen Dies ist bei weitem der häufigste Fehler in einer EPM-Bereitstellung. Es heißt nicht, dass jede Bereitstellung groß und schwierig sein muss. Das ist sicherlich nicht immer der Fall. Aber vielleicht aufgrund von Wunschdenken ist es unglaublich häufig zu unterschätzen, was erforderlich ist, um die Vorteile einer EPM-Bereitstellung zu nutzen. Der erste Fehler bei der Unterschätzung ist die Auswahl des Ziels. Einige Personen wählen die Installation des Tools als erfolgreiches Projekt aus. Das ist natürlich nicht der Fall. Einige Personen wählen die erste Verwendung des Tools oder den ersten Bericht aus, der aus dem Tool als Ziel stammt. Das war es auch nicht. Eine Lösung der Probleme, für die die EPM-Tools ausgewählt wurden, ist die Lösung, für die Sie sich als Ziel verwenden müssen. Das bedeutet, dass sich die Kultur geändert hat, das Training abgeschlossen ist, die Nutzung in der Produktion erfolgt, die Tools funktionieren, die Daten sind da. Ja, das kann eine große Sache sein – aber wenn Sie dieses Ziel einen Zentimeter hinter sich haben, haben Sie immer noch nichts. (Naja, fast nichts, sowieso.)

• Es zu einem technischen Projekt machen Für diejenigen von uns im Technologiegeschäft sind wir das am meisten schuldig und die meisten von uns wissen es besser. Doch irgendwie ist die Versuchung, zu glauben, dass die Verfügbarkeit von Technologie bedeutet, dass das Problem gelöst ist, schwer zu widerstehen. So viele Organisationen, die wir besuchen, sagen eine Variante von "aber wir haben Project Server installiert, warum sind unsere Mitarbeiter überlastet? Wie wir schon seit einiger Zeit sagen, ist das Enterprise-Projektmanagement eine Kombination aus Menschen, Technologie und Prozess und einem guten Maß an Change Management. Dies kommt nicht automatisch an, wenn die Software-DVD durch die Tür rollt.

• Keine Einbeziehung der Verwaltung Auch dies geschieht sehr oft. Schließlich sind die Menschen, die die Vorteile eines Enterprise-Projektmanagementsystems am besten verstehen, höchstwahrscheinlich diejenigen, die schwierigkeiten haben, die riesigen Datenmengen zu analysieren, die aus einer Umgebung mit vielen Projekten und vielen Ressourcen stammen. Enterprise-Projektmanagement ist am beliebtesten, wenn eine Organisation versucht, einen komplexen Satz von widersprüchlichen Prioritäten und eine vielzahl von Fähigkeiten und Erfahrungen in Einklang zu bringen. Man würde denken, dass das Management natürlich an einem solchen Projekt beteiligt wäre, aber das ist oft nicht der Fall. Die Herausforderung, die Unternehmenskultur von einer einzelnen Projektmentalität in eine Enterprise-Projektmentalität zu ändern, ist ohne sie fast unmöglich zu bewältigen, und doch wird das Management allzu oft umgangen, weil sie die Sorge, dass sie nicht in der Lage sein werden, zu verstehen, was für eine EPM-Bereitstellung erforderlich ist.

• Erstellen unrealistischer Zeitpläne Es gibt niemanden, der wünscht, dass eine EPM-Bereitstellung lange dauern wird. Und es ist üblich, zu hoffen, dass das Projekt in Tagen oder ein paar Wochen erreicht werden kann, anstatt in den Monaten, die am häufigsten sind. Es gibt auch eine häufige Herausforderung, die Ressourcen für ein "internes" Projekt wie EPM nicht einfach als kundenbasiertes oder kommerzielles Projekt zu erhalten. Aus diesen und anderen Gründen ist es üblich, einen Projektplan mit Ressourcenanforderungen zu erstellen, die nicht ausreichen.

• Keine Anwendung des Projektmanagements auf das Projektmanagementsystem Wenn Sie etwas gelesen haben, das ich geschrieben habe, stehen die Chancen, dass Sie dies zuvor gesehen haben. Projektmanager sind anfällig für das Syndrom "Schuster, dessen Kinder barfuß sind". Das Ergebnis ist ein häufiges Fehlen einer Projektcharta, eines genehmigten Budgets, eines nachverfolgten Zeitplans, dedizierter Ressourcen und aller anderen Genehmigungen für ihr eigenes Projekt, die allen anderen Projekten, die sie verwalten, gemeinsam sind.

Was haben sie erwartet?

Ok, das ist, wie Menschen so oft in Schwierigkeiten geraten. Die Vorteile, die die Verwaltung von der Bereitstellung eines EPM-Systems erwartet, ergeben sich in der Regel direkt aus geschäftlichen Herausforderungen. Es ist das Versprechen, diese Herausforderungen zu lösen, die das Management dazu bringen, die Ausgaben für Software, Hardware, Infrastruktur und möglicherweise sogar Dienste zu genehmigen. Die häufigsten dieser Herausforderungen mögen bekannt vorkommen:

• Ressourcen sind überlastet Es ist möglicherweise nicht klar, wofür die Ressourcen ausgegeben werden, aber es ist sehr üblich, dass Ressourcen überlastet sind. Ein komplexeres Problem besteht darin, zu ermitteln, dass einige Ressourcen überlastet und andere unterlastet sind. Dies deutet häufig auf ein Missverhältnis zwischen verfügbaren Fähigkeiten und Erfahrungen im Vergleich zu den erforderlichen hin.

• Kritische Projekte werden nicht rechtzeitig abgeschlossen Es sollte offensichtlich sein, dass kritische Projekte beendet werden sollten, wenn sie geplant sind, aber das Leben scheint solche Pläne zu unterbrechen. Dies kann auf widersprüchliche Ressourcenanforderungen, die Auswahl von zu vielen Projekten, die zu viele derselben Qualifikation erfordern, oder einfach nur auf eine schlechte Priorisierung zurückzuführen sein. Manchmal denken Organisationen, dass es sich um einen Mangel an Fähigkeiten des Projektmanagers handelt, aber in einer Matrixumgebung mit mehreren Projekten mit mehreren Abteilungen ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die Organisation verantwortlich ist.

• Projekte werden nicht innerhalb des Budgets abgeschlossen Was für den Zeitplan gilt, kann auch für die Kosten gelten. In der High-Tech und in vielen anderen Branchen ist die variableste Komponente der Kosten eines Projekts die Arbeitsmenge, die darauf angewendet wird. Nehmen Sie sich viel länger mit denselben Personen, und Sie fügen dem Projekt Kosten hinzu. Eine erstaunliche Anzahl von Wirtschaftsprojekten bleibt noch nicht nachverfolgt. Sie sind geplant, aber die tatsächlichen Kosten pro Projekt werden nicht aufgezeichnet.

• Ihre Konkurrenz schließt Projekte schneller ab als Sie In einer wettbewerbsfähigen Wirtschaft kann die Erste auf dem Markt den Unterschied zwischen Überleben und Vergessen machen. Daher ist es für viele Organisationen wichtig, sicherzustellen, dass Ihr Projektmanagement mindestens genauso effektiv ist wie Ihre Wettbewerber.

• Es gibt keinen Überblick darüber, wofür die Ressourcen eines Projekts ihre Zeit aufwenden, oder es gibt keine Möglichkeit, zu wissen, wie viel Zeit für jedes Projekt aufgewendet wird . Manchmal ist keine Antwort schlimmer als eine schlechte Antwort. Wenn Sie in der Geschäftsleitung sind, trifft dies besonders zu. Wenn Sie wissen, dass die Ergebnisse schlecht sind, können Sie Ihre Fähigkeiten und die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen auf das problem anwenden. Wenn Sie wissen, dass etwas nicht stimmt, aber nicht erkennen können, was, werden Sie in Handschellen gefesselt. Es gibt keine Möglichkeit, zu wissen, wo sie versuchen, etwas zu beheben.

Gewusst wie aus Schwierigkeiten heraushalten?

Sie möchten nie an einen Punkt gelangen, an dem Sie das Batphone brauchen. Was können Sie also mit Ihrer EPM-Umgebung tun, um sicherzustellen, dass Sie nicht dort enden?

Okay, alles, was wir im ersten Abschnitt gesagt haben, ist offensichtlich:

• Machen Sie eine gute Schätzung

• Denken Sie nicht, dass EPM nur ein technisches Projekt ist

• Geschäftsleitung von Anfang an einbinden

• Erstellen Sie einen realistischen Zeitplan, und überprüfen Sie ihn, indem Sie ihn mit anderen in Ihrer Branche vergleichen.

• Erstellen Sie einen Projektplan und eine Projektcharta, und erledigen Sie alle Dinge, die Sie normalerweise mit Ihren anderen Projekten tun.

Was können Sie noch tun?

Beginnen Sie zunächst das Projekt mit der Wertschätzung, dass Sie irgendwann in der Zukunft das Batphone verwenden möchten. Du bist. Wenn Sie wissen, dass Sie dies tun können, ist eine Budgetierung für Unterstützung, für die Sie keinen aktuellen Plan haben. Wir empfehlen unseren Kunden ein Budget von 10 % bis 20 % des Projekts für "nicht zugeordnete Anforderungen". "Wozu soll das?" werden wir immer gefragt. "Sie werden es uns später sagen", antworten wir immer. Es ist üblich, nicht all das Geld zu verwenden. Aber es ist auch unglaublich üblich, einige davon zu verwenden. Wenn Sie bereits einen qualifizierten Experten und ein Budget für Ihr Projekt zugeteilt haben, macht es später einen großen Unterschied.

Beginnen Sie mit der Erwartung, dass sich der Plan und die Personen ändern werden. Mein Lieblingszitat des Projektmanagements stammt von Napoleon Bonaparte, der sagte: "Ein Kampfplan dauert bis zum Kontakt mit dem Feind." Dies gilt auch für EPM-Pläne. Angesichts der Wahrscheinlichkeit, dass eine Umsetzung mehrere Monate dauern wird, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich einige Mitarbeiter in dem Plan ändern, enorm. Planen Sie also Redundanz ein.

EPM-Systeme entwickeln sich weiter. Heutzutage ist es in einer Unternehmensanwendung üblich, an die "Gesamtkosten" zu denken. Ich denke, wir sollten den gesamten Anwendungslebenszyklus in unsere EPM-Projektpläne einbeziehen. Haben Sie darüber nachgedacht, welche Version eines Tools Sie implementieren möchten? Haben Sie darüber nachgedacht, von welchen anderen Tools es abhängt? Wie sieht es mit dem regelmäßigen Update/Upgrade dieser Tools aus? Haben Sie Anpassungen gemacht? Wie sieht es mit einem angepassten Training aus? Haben Sie darüber nachgedacht, wie diese Dinge zu einer neuen Version migriert werden, wenn Sie eine bereitstellen sollten?

Planen Sie auch die Redundanz Ihrer Experten ein. Wenn Sie einen einzelnen Berater haben, der für Sie arbeitet, was geschieht in einigen Monaten, wenn Sie in eine neue Phase Ihrer Implementierung wechseln oder ein neues wichtiges Mitglied Ihres Teams einführen? Wird dieser Berater verfügbar sein? (Berater wechseln von einem Projekt zum nächsten, sodass die Antwort oft "Nein" lautet.) Wenn Sie mit einem Beratungsunternehmen zusammenarbeiten, haben Sie darüber gesprochen, wie sie die Arbeit ihrer Mitarbeiter erhalten können, damit sie bei Bedarf von anderen repliziert wird?

Schreiben Sie dies

Eine der häufigsten und am einfachsten zu behebenden Herausforderungen ist die schlechte Dokumentation. Es ist das einfachste Element, kurz zu ändern, aber das Vorhandensein einer solchen Dokumentation kann den Unterschied zwischen der Rückkehr zu einem schriftlichen Verweis und der Suche nach dem Batphone machen. Es reicht auch nicht aus, ein Dokument zu schreiben und es irgendwo in eine Schublade zu stopfen. Dokumente sollten Teil eines laufenden Datensatzes werden, und Ihr EPM-Prozess kann im Rahmen eines regelmäßigen Überprüfungsprozesses darauf verweisen. Hier sind einige der Dokumente für eine EPM-Umgebung, die meiner Meinung nach am kritischsten sind:

• Business Case Ich weiß nicht, was es an dem ursprünglichen Geschäftsfall ist, der es so unattraktiv macht, aber es ist die häufigste Sache, den Überblick zu verlieren und in vielerlei Hinsicht ist es der Kern, warum Sie überhaupt eine EPM-Umgebung haben. Der Geschäftsfall stellt fest, was die erwarteten organisatorischen Vorteile sind; Was erwartet die Organisation vom EPM-System? Wenn wir einen Batphone-Anruf erhalten, ist eines der ersten Dinge, die wir fragen: "Was soll das System für Sie liefern?" Wir fragen nicht nur den Administrator. Wir fragen auch das Management, die Nutzer und die Begünstigten des Unternehmens. Die häufigste Antwort ist eine andere Antwort als jede Partei. Das liegt daran, dass die ursprüngliche Geschäftsidee verloren gegangen ist.

• Rollen und Zuständigkeiten In der letzten Version von Rollen und Zuständigkeiten werden wir häufig in den Namen einer Person aufgelöst, und es dauert nicht lange, bis die Rolle, die eine Person im EPM-System spielt, vergessen wird. Wenn Sie ein Dokument zu Rollen und Zuständigkeiten aufbewahren, können Sie die Parameter anpassen, wer was im EPM-Prozess tut, da die Organisation natürlich Personal- oder sogar Organisationsstrukturänderungen durchläuft.

• Prozessleitfaden und Flussdiagramm Dies wird oft vergessen, wenn wir mit verfahrenstechnischen Leitfäden beginnen. Personen bleiben mit den "What-to-do"-Schritten in einem prozeduralen Handbuch, aber nicht im Kontext, warum diese Schritte wichtig sind und was wir mit dem Ergebnis der einzelnen Schritte tun. Ein Prozessleitfaden und vor allem ein visuelles Flussdiagramm ermöglichen es zukünftigen Managern, zu verstehen, was das System bietet, und es wird es wesentlich einfacher, das System in Zukunft anzupassen.

• Systemauswahlkriterien Wenn Sie Ihr EPM-System und alle Tools von Drittanbietern auswählen, die Sie möglicherweise ausgewählt haben, teilen Sie zukünftigen Generationen mit, worauf Ihre Entscheidung basiert. Wir sind 5, 7 oder sogar 10 Jahre nach der Bereitstellung eines Systems in Organisationen gegangen und haben ein System mit mehreren zugeordneten Tools gesehen und gefragt: "Warum tun Sie das? Das wäre viel einfacher!" Die Gründe für diese Entscheidungen sind nirgends zu finden. In einigen Fällen hat der Kunde Jahrelang damit verbracht, etwas auf eine äußerst komplizierte Weise zu tun, die bei aktuelleren Versionen vorhandener Tools so viel einfacher hätte sein können. Sie können keine einfache Entscheidung treffen, ein Tool zu ändern oder eine aktuellere Version zu verwenden, da sie keinen Zugriff mehr darauf haben, warum sie sich vor Jahren für eine bestimmte Art und Weise entschieden haben.

Es gibt wirklich kein Batphone.

Wenn ich das sage, fühlt es sich an, als würde ich sagen, es gibt wirklich keinen Osterhasen oder keinen Weihnachtsmann. Es sind nur schlechte Nachrichten. Aber es gibt wirklich kein Batphone. Ich bin mir jedoch sicher, dass nur die Abwesenheit dieses magischen Telefons die Leute nicht daran hindern wird, mich morgen anzurufen und mich zu bitten, gotham Citys neuesten Bösewicht zu bezwängen. Wenn Sie Probleme haben und das Gefühl haben, einen Experten anzurufen, finden Sie hier einige Empfehlungen:

1. Hören Sie sich die Ratschläge an, die Sie erhalten. Es ist dumm, einen Experten zu bezahlen, um Ihnen Ratschläge zu geben und dann zu entscheiden, dass Sie es besser wissen als er. Wenn Sie um Rat fragen und es mit einem Experten zu tun haben, versuchen Sie, zuzuhören und zumindest den Rat zu berücksichtigen. Batman wäre nicht immer wieder für Kommissar Gordon aufgekommen, wenn er jedes Mal, wenn er dies getan hätte, gordon sagte: "Jetzt, da Du hier bist, Batman, tue dasselbe, was alle anderen Polizisten tun."

2. Batman könnte es in 22 Minuten tun, aber wahrscheinlich nicht. Wenn Sie einen Experten anrufen, lassen Sie ihn Ihnen mitteilen, wie lange es dauern sollte, ihre Herausforderung zu beheben. Sie können sich entscheiden, es nicht zu beheben, nachdem er fertig ist, aber das Beheben von EPM-Herausforderungen, selbst technischen, dauert selten nur wenige Minuten. Schließlich musste Batman es in 22 Minuten tun, da 8 Minuten für Werbespots zugewiesen wurden, und sie sind unerlässlich.

3. Kommissar Gordon hat Batman nie die Lösung mitgeteilt, nur das Problem. Allzu oft erhalten wir einen Anruf von einem in Panik geratenen EPM-Administrator, der weiß, dass ich einen Patch anwenden, einen Bericht schreiben und zwei Personen trainieren muss. Ich höre das immer geduldig an und bitte den Kunden, das Problem so zu beschreiben, wie er mir gerade die Lösung beschrieben hat. Bevor Sie zum Telefon greifen, um einen Experten anzurufen, überlegen Sie zunächst, welches Problem Sie auf den Tisch legen möchten.

Schlussbemerkung

Sie müssen wirklich das Batphone verwenden. Fragen Sie sich um. Fragen Sie nicht nur einen Beratungsexperten, und erhalten Sie nicht nur eine mögliche Lösung. Fragen Sie Ihre Kollegen oder Andere in der Industrie, wer sie kennen, wer einen Batphone-Anruf annehmen könnte, und sprechen Sie mit mindestens zwei von ihnen. Es ist ein guter Realitätscheck, um zu sehen, wie ein Experte im Vergleich zu einem anderen mit Ihrem Problem umgehen könnte. Denken Sie daran, Batman mag erstaunlich gewesen sein, aber es gibt viele Superhelden zur Auswahl!

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist Präsident und Gründer von HMS Software aus Montreal, Kanada, einem zertifizierten Partner von Microsoft. Er verfügt über einen Abschluss der Wirtschaftswissenschaften der McGill University und über 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektleitsystemen. Er ist langjähriges Mitglied des Project Management Institute (PMI) und hat die Kapitel Montreal, Toronto und Quebec der Microsoft Project Users Group (MPUG) gegründet. Zu den Publikationen, für die Chris geschrieben hat, gehören Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine und PMI's PMNetwork, und er ist ein regelmäßiger Kolumnist für Project Times. Er unterrichtet Advanced Project Management an der McGill University und spricht häufig in Projektmanagement-Verbandsfunktionen in Nordamerika und auf der ganzen Welt. HMS Software ist Herausgeber des projektorientierten Timekeeping-Systems TimeControl und seit 1995 Microsoft Project Solution Partner.

Chris Vandersluis ist per E-Mail erreichbar unter: chris.vandersluis@hms.ca

Weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis finden Sie auf der HMS EPM Guidance Site (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).