Nachverfolgung: Süßes oder Saures

Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Trenches". Es beschreibt die Vorteile der Nachverfolgung von Projektarbeit, erläutert Nachverfolgungsmethoden und erklärt den Unterschied zwischen der Zeiterfassung und dem Nachverfolgen des Fortschritts.

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Nachverfolgen oder Behandeln

Es ist die Halloween-Saison hier in Nordamerika also dachte ich, wir würden über etwas Beängstigendes sprechen: verfolgen unsere Projekte. Was? Das ist nicht beängstigend, sagen Sie? Die Informationen aus dem Feld würden sich unterscheiden.

Planen nicht Verwalten ist immer noch so häufig

In vielen Branchen und Organisationen ist es erstaunlich häufig, dass selbst wenn formale Projektmanagementpläne erstellt werden, sie nur in einem Planungsmodus verbleiben und nie nachverfolgt werden. Die Übung des Plans und wenn Sie müssen, planen Sie erneut. Nirgends ist dies häufiger als in der Softwareentwicklung. Bei all den Fortschritten, die wir im Projektmanagement in der Softwareindustrie gemacht haben, ist die Anzahl der Projekte, die nur geplant und dann nachverfolgt werden, enorm. Wenn Sie einer von denen sind, die nur planen, ist die gute Nachricht, dass Sie nicht allein sind. Die schlechte Nachricht ist: Sie sind nicht allein!

Es gibt viele Gründe, warum das Nachverfolgen von Projekten in einigen Branchen nicht beliebt ist. In einigen Branchen ist es beispielsweise üblich, Mitarbeiter zu haben, die sich auf die Erstellung von Angeboten oder die Preisgestaltung von Projekten oder die Projektvergabe oder die Schätzung spezialisiert haben, um den ursprünglichen Plan für das Projekt zu erstellen. Dies gilt für viele verschiedene Umgebungen, aber wir sehen es fast immer bei Bau-, Schwer-, Luft- und Raumfahrt/Verteidigung und großen Engineering/Procurement/Construction (EPC)-Projekten. Sobald das Gebot gewonnen ist, übernimmt ein völlig neues Team die Nachverfolgung und Lieferung des Projekts. Bei groß angelegten Projekten haben die Personen, die das ursprüngliche Gebot erstellt haben, oft schon vor langer Zeit andere Gebote abgegeben, da die Zeit zwischen erstellung der Schätzung und Dem Abschluss des Vertrags sehr umfangreich sein kann. Das Projekt, das gerade gestartet wird, kann für sie eine alte Nachricht sein. Diejenigen, die das Projektmanagement durchführen, sind also nicht in der Lage, gegen den ursprünglichen Plan nachzuverfolgen, da die Personen, die ihn erstellt haben, und die Struktur des Plans selbst nicht verfügbar sind.

Der häufigste Grund dafür, dass die Projektnachverfolgung nicht ausgeführt wird, ist jedoch, dass das Projekt so flüssig ist, dass das Nachverfolgen der Arbeit zu schwierig ist. Einige Projekte werden so schnell geändert, dass es ein enormes Unterfangen ist, mit dem Plan Schritt zu halten. Wenn Sie ihre ganze Zeit damit verbringen, den Plan zu aktualisieren, bleibt wertvolle wenig Zeit, um nachzuverfolgen, was Sie geplant haben.

Dies kann einen interessanten Effekt haben, der nicht unbedingt ein guter ist. In Umgebungen, in denen der Projektmanager den Plan immer und immer wieder auf der Grundlage sich ändernder Bedingungen aktualisiert, kommt das Projekt nie wirklich zu spät; nie wirklich über Budget; nie wirklich abseits der Spur. Wie könnte es sein? Schließlich haben wir den Plan gerade vor 20 Minuten aktualisiert und sind genau da, wo wir geplant haben.

Wenn Sie in der Softwareentwicklungsbranche tätig sind und denken, dass das ein wenig nach Agile klingt, wären Sie genau richtig. Die Idee des agilen Projektmanagements bestand darin, das zu entwickeln, was wir erstellen, iterativ zu entwickeln und zu liefern. Unsere Pläne würden sich entsprechend anpassen und wir könnten jederzeit sagen: "Der Kunde meldet, dass es gut genug ist. Wir können hier vorerst aufhören."

Das ist für bestimmte Arten der Entwicklung völlig angemessen, aber für andere ist es das Zeug der Träume. Die meisten Softwareentwicklungsumgebungen gelten mit den gleichen Projektmanagementeinschränkungen wie jede andere Branche. Wir haben Fristen einzuhalten, Budgets zu respektieren und eine feste Liste der Zustellbereiche. Nennen wir das herkömmliche Projektmanagement. Selbst in hauptsächlich agilen Umgebungen habe ich erfahren, dass agiles Management innerhalb eines Schirms des traditionellen Projektmanagements erfolgt.

Was auch immer der Anreiz ist, nur zu planen, die Verfolgung Ihres Projekts birgt das Potenzial für enorme Vorteile. Werfen wir einen Blick auf das gesamte Tracking-Konzept.

Was bedeutet Nachverfolgung?

Sie könnten denken, dass die Projektnachverfolgung eine sehr unterschiedliche Definition hat und Sie falsch wären. Wie ein Projekt nachverfolgt wird, hängt stark davon ab, was die Ziele sind. Hier sind einige gängigere Nachverfolgungsmethoden:

Schätzung mit einem Prozentsatz

"Wir sind in etwa auf halbem Weg", sagt der Teamleiter und wir wissen, dass etwa 50 Prozent von dem, was wir geplant haben. Dies ist zwar die Nachverfolgung und dies ist viel besser als gar keine Nachverfolgung, aber die Qualität dieser Daten ist ziemlich schwach. Wenn ich einen Plan hatte, eine Aufgabe in 10 Tagen abzuschließen, und ich berichte, dass wir etwa 50 Prozent abgeschlossen sind, werden Projektmanagementtools wie Microsoft Project und Project Server einige Annahmen für mich treffen. Basierend auf den begrenzten Daten, über die sie verfügen, müssen Sie bisher 5 Tage aufwanden und 5 Tage verbleiben. Vielleicht ist das richtig, aber es würde eine Situation verschleiern, in der Sie etwa 50 Prozent abgeschlossen sind, aber es dauerte 20 Tage Arbeit, um dorthin zu gelangen und daher wahrscheinlich 20 Tage arbeit verbleiben.

Messen, wie viel übrig bleibt

Vor Jahren hatte eine dunkle Komödie namens "The Money Pit" mit Tom Hanks eine Crew von Hausunternehmern, die nie fertig zu sein schien. Der running gag durch den film war die Antwort auf "Wann wirst du fertig?" "Drei weitere Wochen" würden alle Auftragnehmer sagen.

Die Nachverfolgung der verbleibenden Dauer ist jedoch eine viel bessere Qualität der Daten, als nur einen Prozentsatz zu schätzen. Die verbleibende Dauer gibt uns einen scharfen Fokus darauf, was übrig bleibt, um dieses Stück zu erledigen, und wann kann das nächste Stück, das von diesem abhängig ist, beginnen. Es gibt zwei Möglichkeiten, sich die verbleibende Dauer zu überlegen, je nachdem, wie Sie Ihre Aufgaben eingerichtet haben. Die erste besteht darin, die gesamtdauerdauer des Vorgangs zu berücksichtigen. Dies wäre angemessen, wenn wir uns nicht auf den Aufwand konzentrieren, der dafür erforderlich ist. Die zweite besteht darin, sich die verbleibende Dauer oder den verbleibenden Aufwand für jede Zuordnung zu überlegen. Dies wäre besser geeignet, wenn die Aufgaben ressourcengesteuert sind. Aber beides ist ein großer Schritt nach oben, anstatt nur einen Prozentsatz zu erraten.

Messen, wie viel wir ausgegeben haben

"Ich habe bisher 10 Tage verbracht", ist eine Möglichkeit, den Fortschritt zu betrachten. Manchmal auch als LOE oder "Level oder Effort" bezeichnet. Das Level of Effort ist eine großartige Möglichkeit, unsere tatsächliche Brandrate zu betrachten, aber es trägt eine blinde Seite. Auf der guten Seite dieser Methode haben wir ein gutes Verständnis dafür, wie viel wir bisher für diese Aufgabe ausgegeben haben. Auf der schlechten Seite haben wir möglicherweise kein großes Verständnis dafür, was noch zu tun ist. Da wir im Arbeitszeittabellengeschäft tätig sind, haben wir es häufig mit Organisationen zu tun, die versuchen, diese Methode zu implementieren. Einmal hielten unsere Mitarbeiter diese Methode nur für angemessen, wenn sie mit anderen anspruchsvolleren Projektverfolgungstechniken verbunden war, aber wir haben gezeigt, dass sie oft sehr stark allein ist. "Wenn wir nur bestimmen könnten, wo unsere Zeit hingeht", wurde mir von einem Kunden gesagt, "das würde uns so weit voraus bringen, was wir getan haben, könnten wir fast sofort effektiver werden." Er hatte auch Recht. Wir haben eine Arbeitszeittabelle implementiert, die es ermöglichte, die Zeit gegenüber geplanten Aufgaben nachzuverfolgen und allein die Effizienz der Organisationen enorm zu gestalten. Sie konnten später zusätzliche Nachverfolgungsmethoden hinzufügen, um ihre Leistung noch weiter zu verbessern.

Wir verwenden die Ertragswertmethode

Die Ertragswertmethode wurde vor etwa 30 Jahren entwickelt, um extrem komplexe Projekte zu kontrollieren, aber das Grundkonzept ist recht einfach. Wenn wir ein Budget für eine Aufgabe erstellen, können wir unabhängig davon, wie viel Zeit wir aufwenden, nicht mehr als 100 % des Budgets verdienen. Der Ertragswert konzentriert sich auf die Nachverfolgung des "physischen" Prozentsatzes, der sich für einige Arten von Projekten und nicht so sehr für andere eignet. Wenn wir z. B. eine Straße bauen und 100 Meilen Straße zu bauen haben, dann sind wir, wenn wir bei Meile 50 sind, halb fertig. Wenn Sie 75% des Geldes ausgegeben haben, um so weit zu kommen, haben Sie große Probleme und die Ertragswertmethode wird dies offensichtlich machen. Dies würde darauf hindeuten, dass Sie das Budget wahrscheinlich um 50 % übersteigen werden, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie nach einem neuen Medikament forschen oder Software schreiben, ist das Messen des physischen Prozentsatzes möglicherweise viel schwieriger. Die Ertragswert Leute haben eine ganze Toolbox von möglichen Möglichkeiten, um diese Art von Fortschritt zu erreichen, und von allen, "gewichtete Meilensteine" wäre mein Favorit. In einer gewichteten Projektmanagementumgebung für Meilensteine haben wir wichtige Meilensteine der Arbeit eingerichtet, und wenn wir diesen Meilenstein erreichen, verdienen wir den Prozentsatz, den wir vor dem Start dieses Meilensteins vereinbart hatten. Was an dieser Methode großartig ist, ist, dass es wenig Diskussionen gibt. Haben Sie den Meilenstein abgeschlossen? Ja oder nein? Wenn nicht, haben Sie nichts verdient. Wenn dies der Fall ist, haben Sie diesen Prozentsatz verdient.

Das Elfenbein-Schneeprojekt

Selbst wenn Sie eine dieser Methoden verwenden, ist eines der Dinge, auf die Sie achten sollten, das, was ich das Projekt "Elfenbeinschnee" nenne. Diese Projekte werden fast sofort zu 99,97% abgeschlossen und bleiben dann für den Rest hängen.

Wie werden all diese Dinge aussehen?

Unabhängig davon, welches Projektmanagementtool Sie verwenden, ist die Anzeige des Fortschritts häufig ein recht gängiges Element der Anzeige. Hier sehen Sie ein Bild von Microsoft Project, das einen Balken mit einem Fortschritt von 50 % zeigt:

Wenn das alles ist, was wir nachverfolgen, haben wir zumindest eine Vorstellung davon, wohin wir gehen, aber moderne Tools wie Project und Project Server können noch viel mehr bieten. Wenn wir eine Baseline für das Projekt festlegen, können wir nicht nur den Fortschritt des Vorgangs, sondern auch den Vergleich mit unserem ursprünglichen Plan vergleichen.

Hier sehen wir, dass die Aufgabe voraussichtlich zu 50 % abgeschlossen ist, aber sie begann eine Woche später. Auf der rechten Seite der Leiste sehen wir, dass wir 50 % der Zeit verbracht haben und (unter Berücksichtigung der Wochenenden) 50 % der Balken gefüllt haben. Wenn wir Ressourcenarbeit eingegeben hätten, hätten wir möglicherweise 80 Stunden arbeit am Tag gehabt und 40 Stunden verbraucht. Dies ist für diese Aufgabe genau richtig, wenn wir sie isoliert betrachten, aber auch wenn der Vorgang in dem Tempo und der burn-Rate voranschreitet, die wir erwartet haben, hat er immer noch negative Auswirkungen auf alle Vorgänge, die nachgeschaltet sind.

Okay, ich vertracke, was jetzt?

Okay, wir haben also einige der Grundlagen behandelt. Sie befinden sich bereits in den Top 20% der qualifizierten Projektmanager. Ernsthaft. Dies ist bereits besser als 80% derjenigen da draußen. Jetzt für etwas Grundlegendes, aber potenziell sehr wirkungsvoll.

Wenn x, dann y

Was ich damit meine, ist, dass effektives Tracking eine Folgeformel braucht: Wenn x passiert, dann ergreifen Sie y-Maßnahmen.

Es ist eine grundlegende Formel, aber eine der schwierigsten, um Menschen zu schulen. Vor vielen Jahren hatte ich das Privileg, mit einem Team von national zertifizierten Rettungsschwimmern zusammenzuarbeiten. Das waren erfahrene Profis, aber eine Sache konnte man üben, aber nie wirklich erfahren, bis es tatsächlich passierte: Wie würde der Rettungsschwimmer in einem wirklichen Notfall reagieren? Die Streitkräfte werden eine ähnliche Herausforderung erklären. Du kannst trainieren und trainieren und trainieren, aber du weißt nicht wirklich sicher, wie jemand reagieren wird, wenn eine tatsächliche Waffe aus Wut auf sie abgefeuert wird.

Projektmanagement ist glücklicherweise keine Frage von Leben oder Tod, aber wir haben ein ähnliches Problem mit denen, die Projekte verfolgen. Weiß der Projektmanager, was er tun sollte, wenn das Projekt nicht genau wie geplant nachverfolgt wird? Darüber können Sie lange im Voraus nachdenken. Haben Sie ein Notfallbudget aus Zeit und/oder Geld? Haben Sie eine Befehlskette für sie, um die Autorität zu erhalten, maßnahmen zu ergreifen? Haben Sie einen Kommunikationsplan, mit dem sie die richtigen Personen erreichen können, wenn das Projekt zu spät läuft oder nicht? Und welche Ergebnisse bestehen aus Maßnahmen? Lohnt es sich, eine Verzögerung von einem Tag zu eskalieren? Wie sieht es mit einer Woche aus? Wie sieht es mit einer Erhöhung des Risikos oder Umfangs aus? Wenn Sie im Voraus einige Standards dafür festlegen, können Sie später eine Verärgerung vermeiden.

Trick oder Track

Es ist nicht schwierig, Ihre Organisation oder Ihr Projekt so festzulegen, dass die Nachverfolgung implementiert wird. Praktisch immer Projektmanagement-Produkt in der Branche hat eine gewisse Fähigkeit, projektfortschritte zu speichern, aber es gibt einen kulturellen Aspekt der Nachverfolgung, der immer noch berücksichtigt werden muss, um eine gute Chance auf Erfolg zu haben und nicht den Boten zu schießen. Viele Projektmanager, mit denen ich im Laufe der Zeit gesprochen habe, äußern Bedenken, dass ihr Management nur gute Nachrichten für akzeptabel halten, wenn sie Projektberichte erhalten.

Vor einigen Jahren war ich in einem großen Sitzungssaal eines großen multinationalen Unternehmens. Wir diskutierten die Auswirkungen des Projektmanagementtools, das Informationen aus der von uns veröffentlichten Arbeitszeittabelle erhält.

"Ich verstehe nicht", sagte ein senior Vice President, "warum, wenn wir die Arbeitszeittabellenstunden erhalten, dass die Aufgaben den Fortschritt nicht aktualisieren."

"Wenn ich einen 40-Stunden-Vorgang hätte und 40 Stunden Aufwand aus der Arbeitszeittabelle in diese Aufgabe stecken würde, wie würden Sie das Ergebnis erwarten?" Fragte ich.

Die VP sah die Frage verwirrt an.

"Ich würde erwarten, dass es vollständig ist", sagte er.

"Aber was, wenn es nicht ist?" Ich antwortete.

"Ich verstehe es nicht", sagte der jetzt verärgerte VP. "Wenn es sich um einen 40-Stunden-Vorgang handelt und Sie 40 Stunden Arbeit geleistet haben, dann muss es vorbei sein."

Ich war mir nicht sicher, was ich darauf antworten sollte, aber glücklicherweise wurde ich vom Leiter der Projektgruppe gerettet, der einen Moment mit dem VP draußen sprechen wollte und vermutlich erklärte, dass das Leben nicht immer dem Plan folgt.

Das Management zu verstehen, dass es die größte Wirkung erzielen kann, wenn das Projekt nicht wie geplant verläuft, kann ebenso große Vorteile bieten, wie das Beharren des Managements, dass alle Projekte den Fortschritt wie geplant melden müssen, lähmen kann.

Das Nachverfolgen Ihres Projekts kann nicht nur für diejenigen, die es verwalten, sondern auch für die gesamte Organisation ein Vergnügen sein.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist Präsident und Gründer von HMS Software aus Montreal, Kanada, einem zertifizierten Partner von Microsoft. Er verfügt über einen Abschluss der Wirtschaftswissenschaften der McGill University und über 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektleitsystemen. Er ist langjähriges Mitglied des Project Management Institute (PMI) und hat die Kapitel Montreal, Toronto und Quebec der Microsoft Project Users Group (MPUG) gegründet. Zu den Publikationen, für die Chris geschrieben hat, gehören Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine und PMI's PMNetwork, und er ist ein regelmäßiger Kolumnist für Project Times. Er unterrichtet Advanced Project Management an der McGill University und spricht häufig in Projektmanagement-Verbandsfunktionen in Nordamerika und auf der ganzen Welt. HMS Software ist Herausgeber des projektorientierten Timekeeping-Systems TimeControl und seit 1995 Microsoft Project Solution Partner.

Chris Vandersluis ist per E-Mail erreichbar unter: chris.vandersluis@hms.ca

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