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7 Strategien für die schnelle Einführung Ihrer PPM-Lösung (nach der Implementierung)

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Projekt- und Portfoliomanagementtools (PPM) führen fast immer zu einer drastischen Verschiebung der Verwaltung, Nachverfolgung und Meldung von Projekten in den organization. Organisationen geht jedoch davon aus, dass sie sich genauso auf die kontinuierliche Einführung konzentrieren müssen wie auf die Implementierung der Tools. In diesem Whitepaper betrachten wir einige der wichtigsten Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren können, um die Einführung nach der Implementierung aufrechtzuerhalten, bis die Verwendung der neuen PPM-Tools Teil der Organisationskultur wird.

Informationen zum Herunterladen der Word Version dieses Artikels finden Sie unter 7 Ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, Post-Implementation: white paper.

Weitere Artikel finden Sie in den Whitepapers "Aus den Gräben".

7 Strategien für die schnelle Einführung Ihrer PPM-Lösung (nach der Implementierung)

Einführung

Waren Sie schon einmal an einem Projekt beteiligt, bei dem die neue Idee oder Innovation die nächstbeste Sache zu sein schien, überall starke Unterstützung erhält, ausgeführt wird und dann innerhalb weniger Monate nach der Umsetzung niemand mehr verwendet? Wenn Sie mit "Ja" antworteten, stimmen Sie auch mit mir überein, dass es in diesen Projekten keinen Mangel an Change Management-Bemühungen, Schulungen und so weiter gab. Warum hören die Menschen einfach auf, bestimmte Tools zu verwenden, die zum Zeitpunkt der Implementierung als die größten Ideen galten?

Es könnte viele Antworten auf die obige Frage geben. Es kann sein, dass das Tool aufgrund der Marktbedingungen veraltet ist, oder dass sich die Organisationsstrategie geändert hat. Wenn Sie jedoch genau hinschauen, ist der eigentliche Grund in den meisten Fällen, dass keine Anstrengungen unternommen wurden, um die Einführung aufrechtzuerhalten, die während der Umsetzung des Projekts erreicht wurde. Es reicht nicht nur aus, Änderungen während des Projektlebenszyklus zu verwalten. Änderungen müssen auch über den Projektabschluss hinaus verwaltet werden. Dies gilt für jedes Projekt, aber noch mehr im Kontext der Implementierung der PPM-Lösung, da PPM-Tools fast immer eine drastische Verschiebung der Art und Weise verursachen, wie Projekte im gesamten organization verwaltet, nachverfolgt und gemeldet werden.

In diesem Whitepaper betrachten wir einige der Wichtigsten Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren können, um die Einführung nach der Implementierung zu unterstützen, und lassen Sie die Drosselung erst dann los, wenn die Verwendung des neuen PPM-Tools Teil der Organisationskultur wird.

7 Möglichkeiten zur Aufrechterhaltung der Einführung

Angenommen, Ihre organization wird in naher Zukunft die PPM-Lösung implementieren (oder ein Upgrade auf eine neuere Version durchführen). Nehmen wir auch an, dass es während des Projektlebenszyklus umfassende Unterstützung für Schulungen und Change Management gibt. In diesem Zusammenhang sind die wichtigsten Bereiche aufgeführt, die nach Abschluss der Implementierung wirkliche Aufmerksamkeit erfordern.

1) Festlegen von 30-60-90-Tageszielen

Bevor Sie die PPM-Lösung bereitstellen, müssen Sie zunächst die 30-60-90-Tage-Ziele für Ihre Implementierung festlegen. Sie haben das richtig gelesen. Dies muss vor dem Rollout erfolgen und nicht NACH. Beginnen Sie mit dingen, die einfach zu messen sind, wie z. B. % der Arbeitszeittabellen, die rechtzeitig übermittelt werden, oder die Anzahl der erstellten Projekte usw., und messen Sie sie konsistent und berichten sie darüber. Diese "Ziele" helfen Ihnen wie folgt:

  • Zunächst zeigen Ihnen die Ziele und Metriken, wie gut das Tool verwendet wird. Wenn die Metriken schlecht aussehen, können Sie sofort zur Aktion springen und die erforderliche Unterstützung bereitstellen, um die Nutzung des Tools zu erhöhen.

  • Die Ziele bieten Ihnen spezifische Dinge, mit denen Sie arbeiten können, anstatt generisch über den Erfolg oder Misserfolg des Projekts zu sein. Sie helfen Ihnen, dem Management den Wert der PPM-Lösung zu zeigen.

    Und schließlich wird dies helfen, die kleinen Siege zu feiern. Obwohl die PPM-Lösung hätte implementiert werden können, um umfassende Änderungen in den organization zu bewirken, ist es wichtig, schnelle Erfolge zu erzielen und sie zu feiern, um das Interesse und die Positivität rund um die Lösung zu behalten.

Und übrigens, hören Sie nicht bei 30-60-90-Tageszielen auf. Stellen Sie sicher, dass Sie auch einige langfristige Ziele festlegen und diese überwachen.

2) Zeigen Sie ihnen den Wert!

Bevor die PPM-Lösung implementiert wurde, ist fast garantiert, dass eine Nutzenanalyse durchgeführt wurde, die einfachere Projektverfolgung und Wartung, verbesserte Zusammenarbeit, bessere Sichtbarkeit und Kontrolle usw. auflistet. Der große Elefant im Raum, über den niemand spricht, ist jedoch, dass all dies nur möglich ist, wenn alle Benutzer der PPM-Lösung die arbeit leisten, die zum Generieren und Verwalten der Daten erforderlich ist. Dies hat zur Folge, dass der Endbenutzer keine Ahnung davon hat, welchen Wert er dem organization indem er seine Arbeitszeittabellen rechtzeitig übermittelt, oder wie ein Resource Manager helfen kann, indem er seine Ressourcenzuordnungen überwacht.

Wenn Sie langfristig eine echte Benutzerakzeptanz wünschen, sollte der erste Schwerpunkt darin bestehen, jedem Benutzer den Wert zu zeigen, den er für das Tool und die organization. Zeigen Sie ihnen die generierten Berichte und Dashboard an. Verwenden der Daten, die sie an das Tool übermitteln. Binden Sie die Geschäftsleitung ein, um diese Berichte und Dashboards tatsächlich zu nutzen und ihren Gruppen den Wert zu vermitteln, den sie mit sich bringen. So wie eine Pflanze nur wächst, wenn die Sonne darauf scheint, spüren Endbenutzer die Bedeutung des Tools, nur wenn sie wissen, dass die Organisationsleiter ihren Fokus darauf haben.

3) Ändern Ihrer Lernmethoden

Denken Sie darüber nach. Während Sie in Ihrem Auto mitfahren, Radio hören, kommt plötzlich ein Lied, das Sie als Kind wirklich mögen, aber es seit langem nicht mehr gehört haben. Ich kann darauf wetten, während Sie sich vielleicht nicht an den genauen Text des Liedes erinnern, können Sie ziemlich entlang der Melodie des Liedes summen. Warum ist es Ihrer Meinung nach so? Aus zwei Gründen:

  1. Sie haben dieses Lied viele, viele Male gehört.

  2. Während der Text "Information" war, hatte die Melodie ein "Gefühl". Als Menschen neigen wir dazu, uns besser an Gefühle zu erinnern als Nur-Informationen.

Wie trifft das also auf unsere Diskussion hier zu?

Traditionelle Schulungen für PPM-Lösungen konzentrieren sich in der Regel darauf, viele Daten oder Informationen in Vorträgen, Schulungen, Handbüchern usw. zu erfassen. Es gibt jedoch keine Gefühle oder Emotionen, die mit dieser Information verbunden sind, sodass die Menschen sie nicht beibehalten, sobald diese Sitzungen abgeschlossen sind. In der Tat müssen Sie davon ausgehen, dass die Benutzer nicht mehr als 20 % von dem behalten, was sie zum ersten Mal lernen. Wie lösen wir das? So wie wir den Song verarbeitet haben, den wir gefielen.

  • Bieten Sie weitere Möglichkeiten für den Erhalt von Schulungen. Alle Benutzer verstehen die Dinge nicht auf die gleiche Weise. Einige Leute sind eher auf das Lesen von Material eingestellt, während andere videos gerne watch. Stellen Sie also sicher, dass Die Benutzer mehr als eine Möglichkeit haben, Informationen und Schulungen zu erhalten.

  • Ermöglichen Sie Es Benutzern, den Informationen ein Gefühl zu geben. Dies kann z. B. das Einbinden von Benutzern zu Lunch-and-Learn-Sitzungen in kleinen Gruppen umfassen, sodass Benutzer Fragen in einer Gruppenumgebung stellen können, Diskussionsforen öffnen usw. Ich bin mir ziemlich sicher, dass Sie sich noch daran erinnern, was ein bestimmter Redner auf eine Ihrer Fragen gesagt hat. Dasselbe gilt auch für alle Ihre Benutzer.

  • Belohnen Sie gute Ideen, Fragen und Mitarbeit. Das Project TechCenter und die Foren sind großartige Beispiele dafür, wo alle richtigen Antworten von der Community selbst belohnt werden und so einen aktiveren Austausch von Wissen und Fachwissen fördern.

4) Neubewertung und Erneute Bestätigung

Als ich einmal mit einem Client an einer PPM-Implementierung arbeitete, haben wir beschlossen, dass die gesamte Berichterstattung aus der PPM-Lösung mit OLAP-Cubes erfolgt. Wenn Sie mit der Funktionalität von OLAP-Cubes nicht vertraut sind, sollten Sie sich für die Zwecke dieses Artikels darüber im Klaren sein, dass die Daten nur nach einem vordefinierten Zeitplan aktualisiert werden. In unserem Fall stimmten wir überein, dass es täglich sein wird. Nachdem die Lösung jedoch eingeführt wurde, erhielten wir Beschwerden darüber, dass die Berichte falsch waren und die Daten nicht angezeigt wurden, während die Benutzer sie eingegeben haben usw. Während wir uns tiefer mit dem Problem befassten, stellten wir fest, dass die Führungskräfte die Daten fast stündlich betrachteten (was Echtzeitdaten erwartete), und die Benutzer die Daten nach Bedarf aktualisierten. Und da die OLAP-Daten eine nächtliche Aktualisierung waren, wurden die Berichte offensichtlich nicht aktualisiert. Daher sind wir nach dem Auswerten der Optionen zurückgefahren und haben diese Berichte neu geschrieben, um Daten direkt aus der Datenbank zu pullen, sodass sie in Echtzeit erstellt wurden.

Die Moral der Geschichte? Was das Projektteam während der Projektentwurfsphase gedacht, gefunden, angenommen und entworfen hat, funktioniert möglicherweise nicht immer in der realen Welt. Seien Sie also offen für Änderungen. Wenn Sie feststellen, dass ihre anfängliche Lösungsimplementierung nicht mit dem übereinstimmt, was Benutzer tatsächlich in ihrer täglichen Arbeit tun, sollten Sie nicht starr sein und den Personen das Design auferzwingen. Dies ist ein sicherer Weg, um das Interesse der Benutzer zu verlieren.

5) Einrichten von Governance

Die Einrichtung eines Governancemodells zur Wartung Ihrer PPM-Lösung, einschließlich Änderungen usw., ist meiner Meinung nach von entscheidender Bedeutung. Dieses Thema wurde ausführlich im Whitepaper Beat the Half-Life (t 1/2): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation behandelt. Die Governancestrategie trägt zwar zur Wartung Ihrer PPM-Lösung bei, zeigt den Benutzern aber auch, dass sie nicht jeden einzelnen Aspekt der Implementierung mögen muss. Es zeigt ihnen, dass das Anfordern einer Änderung in Ordnung ist. Dies selbst bringt eine Offenheit auf den Tisch, die den Benutzern hilft, die Treiber zu werden. Aktiv darüber zu sprechen, was an der Lösung verbessert werden kann, ist viel besser für die Einführung, als einfach nur davon auszugehen, dass alle auf das abgestimmt sind, was implementiert wurde.

6) Bereitstellen fanatischer Unterstützung

Heutzutage scheint es, als könnten Sie ein kostenloses Tool für jede Art von Arbeit, die Sie auf Ihrem PC erledigen möchten. Behaupte mich nicht falsch - ich liebe das freie Zeug absolut. Das, was ich an kostenlosen Tools nicht mag, ist der Mangel an Unterstützung. Wenn probleme auftreten, bin ich auf eigene Faust, um eine Lösung zu suchen und zu recherchieren, mehrere Lösungen auszuprobieren und zu hoffen, dass eine funktioniert. Versetzen Sie die Benutzer Ihrer PPM-Lösung nicht in diese Situation.

Meiner Meinung nach sollten wir alle fanatisch darüber sein, unsere Benutzer zu unterstützen, unabhängig davon, welche Anwendung oder welchen Prozess wir unterstützen. Reagieren Sie immer so schnell wie möglich, auch wenn es nicht immer mit einer Lösung ist. Sobald der Benutzer weiß, dass jemand auf sein Problem achtet, reicht dies in den meisten Fällen selbst aus, um ihn zu beruhigen. Und stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung finden, oder weisen Sie sie zumindest in die richtige Richtung. Denken Sie immer daran, dass das ppm-Tool, das Sie unterstützen, eines der vielen Tools ist, die der Benutzer jeden Tag verwendet, um seine Arbeit zu erledigen, und je schneller Sie ihr Leben durch die Lösung ihres Problems erleichtern können, desto glücklicher sind die Benutzer.

Vertraue mir; Ohne starke Unterstützung nach der Implementierung kann ich Ihnen garantieren, dass die PPM-Implementierung sehr schnell durchfällt. Achten Sie auch auf den Support- und Lösungsprozess. Wenn Sie Lösungen für Benutzer bereitstellen, erstellen Sie eine Wissensdatenbank, sodass Sie benutzer bei zukünftigen Problemen einfach zu einer Selbsthilfelösung umleiten können.

7) Verhalten, das belohnt wird, wird wiederholt!

Wenn Sie Kinder haben, werden Sie dies sofort verstehen: Sie belohnen ein Kind mit einem glücklichen Gesicht, wenn es etwas tut, und es wird es weiter tun, bis es ihnen auf die Nerven geht. Jedes Verhalten, das Sie belohnen, wird wiederholt, bis Sie etwas tun, um es zu ändern. Für jeden widerwilligen Adopter, den Sie anlocken möchten, gibt es mindestens 3 andere Early Adopters, die tatsächlich versuchen, das Tool zu lernen, zu verstehen und zu verwenden.

Vergessen Sie nicht diese unentwähnten Unterstützer. Sie sind diejenigen, die den Wandel tatsächlich annehmen, das Tool nutzen und schließlich andere führen, indem sie ihnen helfen. Stellen Sie ihnen so viel Unterstützung wie möglich zur Verfügung. Erkennen und belohnen Sie die Dinge, die sie tun, damit sie weiter tun und andere von ihnen lernen können. Machen Sie sie zu Superbenutzern, und erlauben Sie ihnen, Hilfeartikel zu entwerfen. Unterm Strich ist, wünschenswerte Verhaltensweisen zu fördern, damit sie schließlich die unerwünschten überschreiben.

Zusammenfassung

Die oben aufgeführten Techniken sind nicht die einzigen, die bei der Einführung von Endbenutzern helfen können, und die Liste kann definitiv hinzugefügt werden. Der wichtigste Punkt, der verstanden werden muss, ist, dass es nicht ausreicht, sich während der Implementierung oder ein paar Monate nach der Implementierung nur auf die Benutzereinführung und das Change Management zu konzentrieren. Dies ist ein standardmäßiger, kontinuierlicher Prozess, der niemals endet und einen ständigen Fokus und Aufmerksamkeit erfordert.

Informationen zum Autor

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) ist Senior Enterprise Project Management (EPM) Consultant und Trainerin, spezialisiert auf die Plattformen Microsoft Project, Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint. Sein Standard Fokus liegt darauf, Geschäftslösungen zu entwickeln und zu ermöglichen, die Organisationen dabei unterstützen, die beste Rendite für ihre Investitionen zu erzielen.

Er verfügt auch über umfassende Erfahrung in der Leitung von End-to-End-Projekten in einem breiten Spektrum von Domänen und Branchen, einschließlich IT, ERP (SAP), Fertigung, Anwendungsentwicklung, Automotive und Creative Services. Er ist regelmäßiger Referent bei verschiedenen Project Server-, EPM- und SharePoint-Ereignissen im gesamten Land/in der Region und regelmäßig Mitwirkender der SharePoint- und EPM-Community.

Prasanna ist eine regelmäßige Bloggerin (https://www.prasannaadavi.com) und betreibt auch einen zweiwöchentlichen Podcast (https://www.msprojectpodcast.com), der sich hauptsächlich auf Microsoft Project- und Project Server-Lösungen konzentriert. Prasanna ist Senior Consultant bei EPMA (https://www.epmainc.com).