Suchen und Verwenden von Schlüsselwörtern im eDiscovery Center

Artikel
03/08/2023

GILT FÜR: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint in Microsoft 365

Schlüsselwörter helfen Ihnen, den spezifischen Inhalt einzugrenzen, den Sie durch den Export für einen eDiscovery-Fall erstellen. Indem Sie gezielte Suchvorgänge erstellen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Inhalte auf einen Fall anwendbar sind, und verringern die Menge an Inhalten, die Sie verwalten müssen.

Ihre Organisation kann einen eDiscovery-Fall erstellen, wenn sie eine Anfrage nach potenziellen Beweisen erhält, um einen Rechtsstreit, eine Prüfung oder eine Untersuchung zu unterstützen.

Erfahren Sie mehr über eDiscovery (Standard) für SharePoint.

Filter und Abfragen

Nachdem Sie einen Fall erstellt haben, fügen Sie diesem Ermittlungsgruppen hinzu. Ermittlungsgruppen enthalten die Inhaltsquellen , z. B. SharePoint-Unterwebsites, die für einen Fall relevant sein können. Mithilfe von Filtern können Sie die Quelle eingrenzen, z. B. nach Schlüsselwörtern, einem Bereich von Start- und Enddaten, Domänen oder nach Autor oder Absender.

Nachdem Sie potenzielle Quellen identifiziert haben, helfen Abfragen dabei, den Inhalt weiter zu verfeinern, den Sie exportieren möchten, um sie zu überprüfen oder für die Beratung und/oder die anfordernde Partei bereitzustellen. Sie können Ihren Filter mithilfe von Schlüsselwörtern, Datumsbereichen, Autoren/Empfängern, Domänen und Näherungssuchen erstellen.

Hinweis

Damit Inhalte ermittelt werden können, müssen sie von der Suche durchforstet werden. Weitere Informationen zu den Standarddateitypen, die durchforstet werden, finden Sie im Artikel Standarddurchforstung von Dateinamenerweiterungen und analysierten Dateitypen in SharePoint Server 2013.

Operatoren und Näherung in Schlüsselwörtern

Sonderoperatoren, z. B. Boolesche oder Nähe-Operatoren, können für die Erstellung von Beziehungen zwischen mehreren Schlüsselwörtern verwendet werden. Die Operatoren müssen in Großbuchstaben geschrieben werden. Wenn Sie mehrere Operatoren verwenden müssen, können Sie sie mit Klammern gruppieren, um die Reihenfolge ihrer Anwendung festzulegen.

Beispielsweise können Sie nach Inhalten mit dem Begriff Executive suchen, aber Sie möchten den Begriff nicht finden, wenn er im Titel eines häufigen Berichts in Ihrer Organisation mit dem Namen Executive Summary (Zusammenfassung der Geschäftsleitung) angezeigt wird. Wenn Sie den Ausdruck Executive NOT summary verwenden, können Sie die Anzahl der zurückgegebenen Elemente von 300 auf 188 eingrenzen, da Sie alle Dokumente entfernen, die das Wort Zusammenfassung enthalten.

Hinweis

Wenn zwei Wörter ohne einen Operator angegeben werden, ist ein impliziertes AND vorhanden. Beispiel: Wollwurm ist dasselbe wie wollige UND Wurm .

Verwendung	Bis	Beispiel
`AND`	Nach Inhalten zu suchen, die alle mit AND getrennte Wörter oder Suchwortgruppen enthalten.	`risk AND value AND VAR` sucht Nach Inhalten, die alle drei Wörter enthalten.
`OR`	Nach Inhalten zu suchen, die eines bzw. einen der mit OR getrennten Wörter oder Suchwortgruppen enthalten.	`risk OR VAR` sucht den gesamten Inhalt, der eines der beiden Wörter enthält.
`NOT`	Inhalte auszuschließen, die den Begriff in einer Suchwortgruppe enthalten.	`Executive NOT Summary` findet alle Inhalte, die den Ausdruck Executive enthalten, es sei denn, der Inhalt enthält auch den Begriff Zusammenfassung.
`( )`	Wörter oder Suchwortgruppen zu gruppieren, um die Reihenfolge ihrer Anwendung anzuzeigen.	`(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)`
`NEAR(n)`	Sucht Wörter, die sich nah sind, wobei n der Anzahl der Wörter entspricht, die den Abstand zwischen den gesuchten Wörtern darstellen. Wenn keine Anzahl angegeben wird, wird der Standardabstand von 8 Wörtern verwendet.	`Mid NEAR(5)` Office sucht nach Mid und Back Office und Mid-Office und Mid, Back und Front Office.

Verwenden von Wildcards

Platzhalter helfen Ihnen, Schlüsselwörter zu erweitern, um Begriffe einzuschließen, die einen Teil eines Schlüsselworts oder Begriffe in alternativer Schreibweise enthalten.

Verwendung	Bis	Beispiel
* am Ende des Wortes	Suchen Sie Nach Begriffen, die das Stammwort und alle zusätzlichen Buchstaben enthalten.	risiko* sucht nach Risiko, Risiken, riskiert, riskieren und riskant.

Grundlegende Regeln für die Verwendung von Schlüsselwörtern in Filtern und Abfragen

Ein Inhaltsfilter oder eine Abfrage kann Wörter, zitierte Suchwortgruppen und Begriffe enthalten, in denen Schlüsselwörter und Eigenschaften verwendet werden. Trennen Sie Begriffe durch Leerzeichen.
Häufig verwendete Wörter wie die, it und by sowie einstellige Zahlen werden ignoriert.
Wenn Sie einen Suchbegriff in Anführungszeichen setzen, werden Inhalte in dem gewünschten Umfang gefunden, der den exakten eingegebenen Begriff enthält. Wenn der Suchbegriff in Anführungszeichen vom tatsächlichen Inhalt auch nur geringfügig abweicht, wird der Inhalt nicht gefunden.
Operatoren (z. B. boolesche Operatoren) – z. B. OR und AND – sollten in Großbuchstaben geschrieben werden.
Wenn eine Eigenschaft von SharePoint-Inhalten nicht im Dropdownmenü Eigenschaft angeben aufgeführt ist, können Sie mit Schlüsselwörtern danach suchen. Schließen Sie einen Eigenschaftswert in Anführungszeichen, um eine exakte Übereinstimmung zu finden, oder lassen Sie die Anführungszeichen weg, um Teilübereinstimmungen zu finden, die mit den eingegebenen Buchstaben beginnen. Wenn Sie beispielsweise nach filename:"Budget" (mit Anführungszeichen) suchen, gibt Ihre Suche eine Datei mit dem Namen "Budget.xlsx" zurück. Eine Suche nach filename:budget (ohne Anführungszeichen) gibt auch die Dateien "Budget_Current.xlsx" und "Budget_Next.xlsx" zurück.

Hinweis

Eine Abfrage muss einen zu suchenden Begriff enthalten. Abfragen, die nur auszuschließende Begriffe enthalten, geben eine Fehlermeldung zurück.

Beispiele

Schlüsselwörter	Beispielergebnisse
`Executive Briefing`	Alle Inhalte, die sowohl Executive als auch Briefing enthalten, an beliebiger Stelle im Dokument, auf der Seite, in der Nachricht oder in den Metadaten.
`"Executive Briefing"`	Alle Inhalte, die den genauen Ausdruck "Executive Briefing" irgendwo im Dokument, auf der Seite oder in der Nachricht enthalten.
`"Executive Briefing" AND "Executive Summary"`	Alle Inhalte, die die genauen Ausdrücke "Executive Briefing" und "Executive Summary" irgendwo im Dokument, auf der Seite, in der Nachricht oder in den Metadaten enthalten.
`filename:budget`	Jede Datei mit einem Budget im Dateinamen, z. B. budget 2014 projections.docx, budget 2015 priorities.pptx, budget 2014 planning.xlsx, budget 2014 review.xlsx usw.
`filename:2014 budget filetype:xlsx`	Excel-Arbeitsblätter, die den Ausdruck Budget 2014 enthalten, z. B. "Budget 2014 planning.xlsx" und "Budget 2014 review.xlsx"

Abfragebereich

Eine Abfrage kann auf alle Inhalte in einem Fall, auf bestimmte eDiscovery-Sätze oder eine bestimmte Inhaltsquelle (z. B. Webinhalte oder eine Dateifreigabe) in einem eDiscovery-Satz angewendet werden. Die Eingrenzung des Bereichs kann Ihnen helfen, den richtigen Inhalt zu identifizieren, insbesondere wenn der Fall groß ist und die Suche in anderen Quellen oder eDiscovery-Sätzen nicht relevant ist.

Wichtig

Wenn die Optionen Quellen auswählen ausgewählt sind, sind alle Filter, die möglicherweise als Teil des Ermittlungssatzes hinzugefügt wurden, nicht enthalten.

Um den Bereich einer Abfrage festzulegen, klicken Sie auf Abfragebereich ändern, und wählen Sie dann Alle Fallinhalte, eDiscovery-Sätze auswählen oder Quellen auswählen aus.

Die Option Alle Fallinhalte enthält alle Inhalte aus der Liste der Quellen, wobei alle eDiscovery-Set-Filter angewendet werden. Sie können beim Festlegen des Abfragebereichs auch weitere Inhaltsspeicherorte einschließen.

Anzeigen und Behandeln von Problemen mit Abfragen

Nachdem Sie eine Abfrage ausgeführt haben, können Sie die SharePoint-Ergebnisse nach Relevanz für die Abfrage oder nach dem ältesten oder neuesten Datum anzeigen. Sie können eine Vorschau des Dokuments anzeigen, indem Sie auf den Titel zeigen.

Um einzugrenzen, welche Elemente exportiert werden, können Sie die Ergebnisse nach Dateierweiterung und -eigenschaft wie Author oder Title weiter verfeinern.

Klicken Sie im Abfragedialogfeld auf den Link Erweiterte Abfrageoptionen . Sie können die zugrunde liegende Abfragesyntax für SharePoint, die in der Abfrage enthaltenen Inhaltsquellen, alle Filter für Ihre Abfrage und alle Verfeinerungen anzeigen.