Bewährte Methoden für Unternehmenssysteme

Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Trenches". Es werden bewährte Methoden für den Betrieb für Unternehmenssysteme im Allgemeinen (einschließlich Microsoft Project Server) beschrieben. Es wird gezeigt, dass trotz der benutzerfreundlichen Oberfläche von Unternehmenssystemen die zugrunde liegende Technologie und Infrastruktur oftmals relativ komplex ist. Ferner wird in diesem Whitepaper erläutert, wie die Komplexität die Verwendung einiger bewährter Methoden erforderlich macht, um einen möglichst hohen Grad an Zuverlässigkeit bezüglich des Unternehmenssystems sicherzustellen.

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Bewährte Methoden für die Unternehmensverwaltung

Ich schreibe meistens über Enterprise-Arbeitszeittabellen oder Enterprise-Projektmanagementsysteme, und die häufigste Phase der Bereitstellung, über die ich mit solchen Systemen spreche, wäre entweder die Auswahl- oder Konfigurationsphase: über die strategische Perspektive zu sprechen. Dieser Artikel befasst sich viel mehr mit betrieblichen Methoden und ist nicht nur spezifisch für Enterprise-Arbeitszeittabellen oder Projektsysteme wie Microsoft Project Server. Es geht vielmehr um Unternehmenssysteme im Allgemeinen, obwohl sich das Thema sicherlich auf fast alle Project Server-Bereitstellungen beziehen kann.

Wenn wir auf bereits bereitgestellte Project Server-Systeme stoßen oder mit vorhandenen Clients sprechen, stellen wir häufig Fragen dazu, wie die Organisation das System und seine Umgebung bereitgestellt und unterstützt hat. Als wir in der Branche anfingen, waren dies einfache Gespräche, da die Projektsoftware, die wir installieren würden, immer auf dem PC des Endbenutzers leben würde und die Pflege des Systems immer ein lokales Konzept war. Das ist heutzutage selten der Fall. Unternehmenssysteme sind einfach auf der Benutzeroberfläche oder Anzeigeebene, wo Endbenutzer in der Regel über einen Webbrowser auf die Funktionalität zugreifen können, was wie jede andere Webseite aussieht. So einfach diese Systeme vorn sein können, ist so komplex wie im Hintergrund. Die technologie, die zum Anzeigen dieser Schnittstelle erforderlich ist, verfügt wahrscheinlich über zahlreiche Ebenen, hängt von mehreren Quellen für die Technologie und Infrastruktur ab und (wenn das nicht ausreicht) wird wahrscheinlich ständig aktualisiert.

Es gibt jedoch einige grundlegende bewährte Methoden, die Ihnen die beste Chance bieten, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit in Ihrem Unternehmenssystem aufrechtzuerhalten.

Suchen eines Besitzers

Tatsächlich müssen wir dies in zwei Besitzer unterteilen, da jedes erfolgreiche Unternehmenssystem sowohl einen Geschäftsinhaber als auch einen technischen Besitzer hat. Nur wenn der Geschäftsinhaber eine Führungskraft in der IT-Abteilung ist und das Unternehmenssystem in erster Linie für diese Abteilung zuständig ist, können die Besitzer identisch sein. Betrachten wir dies also in zwei Teilen:

Suchen eines Geschäftsinhabers

Bei dieser Person sollte es sich um eine Person der Führungsebene oder der Obersten Führungsebene handelt, die ein berechtigtes Interesse an den Ergebnissen des Projektmanagementsystems hat. Die Vorteile, die das System bieten muss, oder die geschäftlichen Herausforderungen, die das System bewältigen muss, müssen Vorteile und Herausforderungen sein, die sich direkt auf diese Führungskraft auswirken. Und, bevor jemand es überhaupt sagt; Nein, in der Regel kann es sich nicht um ein Komitee oder mehrere Personen handelt.

Die Verantwortung muss irgendwo liegen und das bedeutet fast immer eine Person. Diese Person kann auch der leitende Sponsor für die Implementierung des Systems sein, aber möglicherweise nicht. Häufig ist der leitende Sponsor nicht der ultimative Geschäftsinhaber eines Unternehmenssystems.

Auch nach Abschluss des Bereitstellungsprojekts ist der Geschäftsinhaber weiterhin Besitzer des Systems. Wenn er es nicht mehr benötigt, muss entweder ein anderer Geschäftsinhaber identifiziert werden, der an das System committet wird, oder das System sollte außer Betrieb genommen werden.

Suchen eines technischen Besitzers

Für Systeme auf Unternehmensebene reicht es nicht aus, nur einen Techniker zur Verfügung zu haben. Denken Sie daran, dass Unternehmenssysteme von vielen Technologieebenen abhängig sind. Der technische Besitzer muss ein leitender Manager oder eine Führungskraft in der IT-Abteilung sein, die in der Lage ist, sofort mit den Besitzern dieser anderen Technologieebenen zu interagieren. Dies können erfahrene Personen sein, die die SQL Server-Datenbank besitzen, den Datenbankserver, auf dem SQL Server installiert ist, die Anwendungsserver, auf denen Project Server installiert ist, das Netzwerk, den Webserver oder die Serverfarm, die Internetverbindung, die Firewall, Active Directory- und Exchange-Server, Sicherheitsserver oder -systeme und das Betriebssystemimage auf Clientebene. Jemand senior muss in der Lage sein, dieses Unternehmenssystem gegenüber den Managern zu vertreten, die andere Aspekte der Umgebung kontrollieren.

Seien Sie zielgerichtet

Stellen Sie sicher, dass Project Server a) einen Zweck hat und b) seinen Zweck erfüllt. Klingt offensichtlich? Es ist nicht. Allzu oft werden Unternehmenssysteme aus dem falschen Grund erworben, und es liegt an jemandem in der IT, nach einem Zweck zu suchen, auf den das System angewendet werden kann. Die Person, die den Geschäftszweck für das Unternehmenssystem abgibt, sollte der Geschäftsinhaber sein, obwohl andere daran beteiligt sein können. Ich stelle solchen Führungskräften immer eine Frage, die ich seit Jahren verwendet habe: "Welche geschäftliche Entscheidung können Sie jetzt nicht treffen oder können Sie nur mit großen Schwierigkeiten treffen, deren Entscheidung durch die Bereitstellung dieses Systems ermöglicht wird?" Sobald die geschäftliche Anforderung (beachten Sie, dass ich nicht die gewünschte Funktionalität gesagt habe) erfüllt ist, stellen Sie sicher, dass das Enterprise-System diese Anforderung tatsächlich erfüllt. Ich treffe viele Leute, die eine Einkaufsliste mit Funktionen haben, aber wenig Verständnis dafür haben, was sie mit ihnen zu erreichen versuchen.

Stellen Sie bei der Weiterentwicklung der Organisation sicher, dass der Geschäftsinhaber auf dieses grundlegende Konzept zurückkommt. Nur die Bereitstellung eines Unternehmenssystems wie Project Server kann das Unternehmen, in dem es bereitgestellt wird, grundlegend verändern. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sich die Anforderungen der Organisation für ein System ändern können.

Es ist üblich, mehrere Jahre nach der Einführung und Bereitstellung von Project Server in eine Organisation zu kommen, nur um eine Person zu finden, die weiß, warum dies für die Organisation wichtig ist. Das System wird verwendet, um sicher zu sein. Es wird mit bloßer Trägheit weitergeführt, aber der Zweck ist verloren gegangen, und die Führungskräfte, die jeden Tag davon profitieren, wissen nicht, woher dieser Nutzen kommt.

Integrieren sie in Ihre Unternehmensarchitektur

Vor einigen Jahren erinnere ich mich, dass ich mit einem unserer technischen Mitarbeiter zu einem verärgerten Kundenstandort ging. Die Instanz von Project Server, die sie selbst installiert hatten, verursachte alle Arten von Problemen. Während wir persönlich waren, baten wir darum, eine Reihe von technischen Mitarbeitern zu interviewen, um das System durch seine Schichten zurück zu verfolgen. Als wir auf die Datenbankebene gelangten, waren wir fassungslos. Anstatt einer der Standarddatenbankserver der Organisation zu sein, befand sich die SQL Server Version, auf der das System installiert wurde, auf dem PC eines Endbenutzers. Jedes Mal, wenn sie neu gestartet, den PC ausgeschaltet oder installiert haben, ist die Datenbank nicht mehr verfügbar. Dies betraf buchstäblich Hunderte von Endbenutzern.

Die Organisation war groß, sodass es nicht an Unternehmensservern oder Infrastruktur mangelte, auf die man sich verlassen konnte. In diesem Fall konnte das Problem problemlos behoben werden. Es war jedoch eine gute Lektion. Ist das System, das Sie bereitstellen, in die bestehende Unternehmensinfrastruktur integriert, auf der die Organisation möglicherweise enorme Anstrengungen aufgewendet hat, um stabil, zuverlässig und sicher zu sein?

Sichern sie

Ich weiß. Das ist dumm, oder? Erstaunlich und leider ist es nicht. Unternehmenssysteme können bekanntermaßen komplex zu sichern sein, da sie von mehreren Aspekten des Systems abhängen können, die gleichzeitig gesichert werden sollen. Es gibt natürlich die Basisdaten, aber auch die Metadaten und Konfigurationsdaten der Implementierung. Und alle zugehörigen Daten von Hilfssystemen, die möglicherweise mit dem System übereinstimmen müssen, müssen möglicherweise Teil desselben Sicherungsschemas sein. Wenn wir an Project Server denken, müssen wir nicht nur die Projektdatenbanken, sondern auch die SharePoint Server-Datenbank sichern. In Project Server-Versionen vor 2010 müssen wir möglicherweise die globale Vorlage sichern. Schon jetzt können Elemente von Vorlagen vorhanden sein, die sich auf einzelnen PCs befinden.

Und nur sichern reicht nicht aus. Wenn sich die Systeme ändern oder aktualisiert werden, führen Sie mindestens einmal eine Datenbankwiederherstellung durch. Ich erinnere mich, dass ich vor Jahren mit einem Kunden zusammen war, für den wir bei der Entwicklung einer Sicherungsstrategie geholfen hatten. Er hat den Server heruntergefahren, die Festplatte herausgezogen, eine andere Festplatte eingesteckt und uns dann angeschaut und gesagt: "Dort. Die Festplatte ist gerade abgestürzt. Dies ist eine neu formatierte Festplatte. Bitte stellen Sie meinen Project Server wieder her." Ich war überrascht, aber mehr, weil ich erkannte, wie gut eine Anfrage war, und je mehr ich daran dachte, desto mehr erkannte ich, wie schockierend es war, dass niemand jemals zuvor (oder seitdem) die Anfrage gestellt hatte. Führen Sie daher mindestens einmal einen Wiederherstellungstest durch. Wir konnten dieses System übrigens wiederherstellen, aber es ging nicht so sauber zurück, wie wir es vermutet hatten, und wir mussten unsere Sicherungsprozeduren aktualisieren.

Staging/Produktion

"Die ganze Welt ist eine Bühne, und alle Männer und Frauen nur Spieler", sagte Shakespeare vor langer Zeit. In diesem Fall geht es in der Phase mehr um das Staging, und das ist der Schlüssel für jedes Unternehmenssystem. Sobald sich das System in der Produktion befindet, sollten Sie neue Konfigurationen ausprobieren, neue Anpassungen hinzufügen, neue Berichte, Links, Felder und andere Änderungen ausprobieren. Sie verfügen über Updates und Upgrades, und alle diese sollten zuerst in einer Staging- oder Entwicklungsumgebung ausprobiert werden, bevor sie den Benutzern in der Produktionsumgebung zugefügt werden. Etwas so einfaches wie ein Browserupdate oder ein Datenbankupdate kann Unternehmenssysteme für eine Schleife auslösen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine Stagingumgebung beibehalten und verwalten, die von einer Produktionsumgebung getrennt ist. In der heutigen Zeit der virtuellen Server ist dies möglicherweise einfacher als in der Vergangenheit. Eine ganze Umgebung kann jetzt oft einfach aus dem Produktionssystem geklont werden, aber das ist je nach Bereitstellung einfacher gesagt als getan. Denken Sie daran, dass auf viele verschiedene Teile des Technologie-Puzzles verwiesen werden kann, obwohl Sie einen ganzen Server kopiert haben.

Überwachen, Überwachen, Überwachen

Es gibt viele Aufsichtspunkte, die zur Überwachung eines Unternehmenssystems verwendet werden können. Erstens ist es wichtig, sicherzustellen, dass Project Server den Endbenutzern zur Verfügung steht, und es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass das geeignete technische Personal so schnell wie möglich benachrichtigt wird, wenn es jemals nicht verfügbar ist. Glücklicherweise gibt es viele Tools auf dem Markt, um sicherzustellen, dass das System funktionsfähig und verfügbar ist, die technische Mitarbeiter automatisch benachrichtigen können, auch wenn Endbenutzer das Problem noch nicht bemerkt haben. Aber es gibt auch andere Aspekte der Überwachung, die wichtig sind. Es ist gut, die Integrität der Anwendung zu überwachen und ein Protokoll über die Integrität der Anwendung zu führen, einschließlich der Menge des verwendeten Arbeitsspeichers, der Menge der cpu(n), die sie in Anspruch nimmt, alle Fehler, die das System möglicherweise gemeldet hat, selbst wenn es von ihnen selbst wiederhergestellt wurde, alle Neustarts des Servers erforderlich und die relevante Integrität anderer Elemente der technischen Infrastruktur. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass bei IIS technische Probleme auftreten, kann es sehr wichtig sein, die Verfügbarkeit Ihrer Unternehmensanwendung aufrechtzuerhalten.

Selbst kleine Änderungen sind Änderungen

Die Technologie, auf der Project Server basiert, ändert sich von Tag zu Tag. Es ist unmöglich, all diese Änderungen zu vermeiden. Das Windows Server-Betriebssystem erhält häufig alle paar Tage Updates, SQL Server können alle paar Wochen Updates erhalten. Einzelne Windows-Clientbetriebssysteme, deren Virenscanner, Firewalls und Internet Explorer und seine Add-Ins erhalten regelmäßig Updates. Jeder Teil der Kette zwischen den Daten und dem Endbenutzer ist ein potenzieller Punkt, an dem die Anwendung unterbrochen werden kann. Erstellen Sie daher eine Struktur, um Änderungen im gesamten Technologiestapel zu verwalten.

Dies kann eine Herausforderung darstellen, da viele verschiedene Unternehmensanwendungen von ähnlichen Aspekten des Stapels abhängen können. Wir hatten einen Client, der Project Server eine Weile unschuldig aktualisiert hat, nur um festzustellen, dass die gesamte SharePoint Server-Umgebung heruntergefahren wurde. Offensichtlich ist ein Fehler bei der Anwendung des Project Server/SharePoint Server-Updates aufgetreten. Obwohl es vollständige Sicherungen gab und keine Daten verloren gingen, wurde beim Upgradeprozess kein sofortiges Rollback bereitgestellt, sodass die Auswirkungen verheerend waren, da es Tage dauerte, bis sie rückgängig gemacht wurden.

In einer anderen Organisation hatten wir einen Client, der eine andere Unternehmensanwendung aktualisiert hatte, um festzustellen, dass alle Benutzer unbedingt ihre Browserversion aktualisieren mussten, nur um festzustellen, dass andere Unternehmensanwendungen, die bereits im Unternehmen verwendet werden, die neuere Browserversion nicht unterstützen. Es war der sprichwörtliche Felsen und der harte Ort. Am Ende mussten sie das Upgrade des Enterprise-Systems zurücksetzen und warten, bis alle Unternehmensanwendungen mit einem neuen Browserupgrade fortfahren konnten.

Manchmal ist es besser, integriert zu wirken als integriert zu sein.

Verkaufsdemonstrationen machen die Integration mehrerer Tools immer so einfach. Hallo presto, die Daten beginnen hier und enden dort! Das Herstellen einer Verbindung zwischen hochflexiblen Tools wie Project Server und anderen Unternehmenssystemen wie Finance/ERP ist schwierig genug, und wir empfehlen immer, dass beide Systeme in der Produktion und stabil sind, bevor Verbindungen hergestellt werden. Sobald sie im Gange sind, ist es jedoch noch wichtiger, alle Änderungen der beiden Systeme mit einem Gedanken zu überwachen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin ordnungsgemäß miteinander verknüpft werden.

Bei jedem Upgrade eines systems können Datenänderungen, Strukturänderungen oder andere technische Anforderungen auftreten. Es kann auch neue Features und Vorteile geben, die möglich sind, aber stellen Sie sicher, dass die vorhandene Verknüpfungsfunktion in Ihrer Stagingumgebung getestet wird, bevor sie in der Produktion eingeführt wird.

Dokument, Dokument, Dokument

Die Personen, die dort waren, als Project Server ausgewählt und bereitgestellt wurde, sind nicht für immer in diesen Rollen. Wenn sie großartige Arbeit geleistet haben, können sie die nächste Unternehmensbereitstellung nicht verwalten, die die Organisation benötigt. Daher ist die Dokumentation der Konfigurationsentscheidungen, der prognostizierten Vorteile, der Betriebserwartungen und der Parameter, die für diese Entscheidungen verwendet wurden, von entscheidender Bedeutung. In Der Zukunft werden andere auf dieses System schauen und sich mit den Köpfen zerkratzen und sagen: "Was haben sie gedacht?" Stellen Sie sicher, dass Sie es ihnen mitteilen.

Unternehmenssystemdokumente sollten lebende Dokumente sein, die mit jedem Upgrade, jeder Änderung des geschäftlichen oder technischen Besitzers oder einer größeren Änderung der Betriebsstruktur oder der Geschäftsanforderungen aktualisiert werden.

Sehen Sie sich an, bevor Sie springen

Es ist der Rat, den wir Menschen geben, die zum ersten Mal in einen trüben See tauchen. Ist es flach? Gibt es Felsen direkt unter der Oberfläche? Enterprise-Projektmanagementsysteme wie Project Server können in der Tat komplexe Datenelemente an einen Ort bringen, an dem Entscheidungen, die auf diesen Daten basieren, effektiver sein können und die Vorteile dieser Entscheidungen einen tiefgreifenden Unterschied für eine Organisation ausmachen können. Sie müssen jedoch Ihre Hausaufgaben erledigen, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Unternehmenssystem so betreiben, dass Sie die vorteile nutzen können, die Sie benötigen, ohne Ihre Organisation Kosten und Risiken auszusetzen, die den Nutzen dieser Vorteile schnell auslöschen können.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist Präsident und Gründer von HMS Software aus Montreal, Kanada, einem zertifizierten Partner von Microsoft. Er verfügt über einen Abschluss der Wirtschaftswissenschaften der McGill University und über 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektleitsystemen. Er ist langjähriges Mitglied des Project Management Institute (PMI) und hat die Kapitel Montreal, Toronto und Quebec der Microsoft Project Users Group (MPUG) gegründet. Zu den Publikationen, für die Chris geschrieben hat, gehören Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine und PMI's PMNetwork, und er ist ein regelmäßiger Kolumnist für Project Times. Er unterrichtet Advanced Project Management an der McGill University und spricht häufig in Projektmanagement-Verbandsfunktionen in Nordamerika und auf der ganzen Welt. HMS Software ist Herausgeber des projektorientierten Timekeeping-Systems TimeControl und seit 1995 Microsoft Project Solution Partner.

Chris Vandersluis ist per E-Mail erreichbar unter: chris.vandersluis@hms.ca

Weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis finden Sie auf der HMS EPM Guidance Site (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).