Sieben Todsünden bei Projektplänen

Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Trenches".

In diesem Artikel werden häufige Fehler erläutert, die in Projektplänen gemacht werden, und es werden praktische Ratschläge angeboten. Es bietet praktische Ratschläge und Empfehlungen, die für jede Version von Microsoft Project relevant sind.

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Sieben Todsünden bei Projektplänen

Die Planung ist niemals eine einfache Komponente eines Projekts. Aber in den letzten 20 Jahren bin ich in jeder Organisation, für die ich gearbeitet oder mit denen ich in Bezug auf ihre Zeitpläne beraten habe, immer wieder auf die gleichen grundlegenden Probleme gelaufen. Hier lege ich die sieben Todsünden der Projektpläne auf und stelle Dir einige Gegenmittel zur Verfügung. Meine Hoffnung ist, dass Sie diese Ratschläge nutzen werden, um bei der Verwendung von Zeitplänen die richtige Grundlage für ein erfolgreiches Projektmanagement zu schaffen.

Sünde Nr. 1: Der Zeitplan ist zu komplex!

Wenn Sie einen Zeitplan haben, der mehr Linien von Norden nach Süden als von links nach rechts hat, haben Sie ein Problem. Wenn es Wochen oder Tage dauert, bis die Beteiligten Ihren Zeitplan verstehen, ist das Modell zu komplex. Wenn es zu schwierig ist, Führungskräften oder sogar Ihrem Team zu erklären, wie können Sie dann erwarten, dass jemand davon profitiert?

Woher wissen Sie, ob Ihr Projekt zu komplex ist? Fragen Sie sich, wie einfach es ist, den kritischen Pfad in Ihrem Zeitplan zu finden.

Sünde Nr. 2: Ihr Zeitplan enthält zu viele Aufgaben

Dies trägt vor allem dazu bei, warum Zeitpläne auf der Strecke bleiben. Projektmanager haben irgendwie den Eindruck, dass ein Zeitplan eine Checkliste für alles sein muss, was erledigt werden muss. Aufgabenelemente und Selbsterinnerungen gehören nicht zu einer Arbeitsaufschlüsselungsstruktur. Dieser Ansatz verfehlt den gesamten Zweck eines Zeitplans, der ein Modell Ihres Projekts darstellt.

Zur Veranschaulichung dieses Punkts möchte ich ein Beispiel nennen. Angenommen, Sie sind die Holzlieferperson oder der Framer, der ein Haus errichten wird, das gerade gebaut wird. Sie müssen wissen, wann Sie Ihr Holzpaket abliefern oder wann Sie mit Ihrer Crew auftauchen müssen, um mit der Arbeit zu beginnen. Dies tritt in der Regel auf, wenn das Fundament abgeschlossen ist.

Sie können einen Zeitplan wie folgt erstellen:

Oder einer wie folgt:

Wenn Sie der Ersteller und Planer wären, welchen Ansatz würden Sie bevorzugen, Ihre Aktuellen zu aktualisieren und zu verwalten?

Stellen Sie sich nun vor, dass Sie 30 Häuser gleichzeitig im Bau haben. Was würden Sie bevorzugen?

Das heißt nicht, dass alle anderen aufgeführten Aufgaben nicht wichtig sind oder dass andere Aufgaben nicht ausgeführt werden müssen. Die eigentliche Frage ist hier, wie sie nachverfolgt und verwaltet werden kann. Sie können die Detailaufgaben auch einfach als Hinweis für die oben gezeigte einzeilige Aufgabe auflisten.

Hier ist meine Faustregel, die ich aus Eric Uyttewaals Buch Vorhersageplanung mit Microsoft Project 2010 nehme: Die Mindestdauer beträgt ein Prozent der Projektdauer; der Höchstwert beträgt 10 Prozent der Dauer.

Sin #3: Ihre Netzwerklogik ist unvollständig oder nicht dynamisch.

Unvollständige Netzwerklogik ist der Hauptgrund, warum Zeitpläne nicht ordnungsgemäß vorhersagen oder dynamisch weiterentwickelt werden. Zu wenige Abhängigkeiten sind dafür verantwortlich. Die Verwendung von zu vielen Einschränkungen beeinträchtigt auch die dynamische Natur eines ordnungsgemäß angelegten Netzes erheblich. Wenn in der Indikatorspalte hauptsächlich Einschränkungen angezeigt werden, deutet dies darauf hin, dass Sie möglicherweise nicht wirklich wissen, was Sie tun. Projektmanager machen es häufig darauf an, diese Spalte auszublenden, um zu verbergen, dass sie viele Einschränkungen in ihrem Zeitplan haben.

Hier ist ein einfacher Test für Sie. Suchen Sie den kritischen Pfad in Ihrem Zeitplan (wenn dies nicht möglich ist, haben Sie bereits ein großes Problem), nehmen Sie dann einen der längsten unvollständigen Aufgaben früh in Ihrem Zeitplan an, und verdoppeln Sie die Dauer. Ändert sich das Enddatum Ihres Projekts? Wenn dies nicht der Fall ist, haben Sie keinen Arbeitsplan. Sie können nicht von den grundlegenden Mandanten eines dynamischen Zeitplans profitieren, mit dem Sie Vorgänge und Zeitrahmen vorhersagen und als Projektmanager die Ergebnisse besser steuern können.

Sin Nr. 4: Ihr Zeitplan ist nicht geplant

Wenn kein Zeitplan erstellt wird, wird es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, varianz zu messen. Baselining hilft Ihnen, Ihren Zeitplan zu erfassen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, und ermöglicht Es Ihnen, aus den Abweichungen zu lernen, wenn die Realität eintritt. Wenn Sie es nicht messen können, können Sie es nicht steuern.

Sin #5: Ihr Zeitplan wird nicht aktualisiert

Die überwiegende Mehrheit der Zeitpläne, die ich gesehen habe, sind veraltet. Projektmanager werden den Zeitplan häufig aufgeben, sobald das Projekt ausgeführt wird und sich während der Ausführung selbst Brände bekämpfen. Die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht, steigt erheblich, wenn der Zeitplan zu detailliert ist und zu viel Arbeit erfordert, um ihn auf dem neuesten Stand zu halten. Das Fazit: Wenn Sie Ihren Zeitplan nicht aktualisieren, haben Sie die Möglichkeit verloren, zukünftige Termine vorherzusagen.

Sin #6: Ihr Zeitplan enthält keine Ressourcenzuweisungen, oder sie sind überlastet

Häufig werden Zeitpläne ohne Ressourcenzuweisungen erstellt. Dies könnte für ein schönes Bild sorgen, aber es könnte auch den falschen Eindruck erwecken, dass die Zeitachse erreichbar ist. Wenn Ressourcen hinzugefügt und dann abgeglichen werden, kann eine völlig andere Zeitachse entstehen.

Wenn Ressourcen zugewiesen werden, sind sie häufig überlastet, wenn sie "unter der Haube" (mithilfe der Ressourcennutzungsansicht) betrachtet werden. Wenn Sie mit vordefinierten festen Einheiten beginnen, beginnen Sie auf dem falschen Fuß. Nehmen Sie sich die Zeit, um zu bewerten, ob Sie realistische Aufgaben in Bezug auf zeit- und arbeitsfähig gemacht haben.

Achten Sie außerdem auf äußerste Vorsicht, wenn Sie das Feature für den automatischen Ressourcenausgleich verwenden. Es wird am besten im manuellen Modus verwendet. Und die Verwendung einer Unternehmenslösung, die Ihnen Einblick in andere Projektworkloads bietet, sollte Ihre Sicherheit erhöhen, dass Aufgaben erledigt werden können.

Sin #7: You don't know what task types are

Wenn Sie nicht verstehen, wie die Projektplanungs-Engine funktioniert und wie Aufgabentypen in der Gleichung funktionieren

Dauer * Einheiten = Arbeit

Sie werden für immer Ihre Haare herausziehen und mit dem Werkzeug frustriert werden.

Wenn Sie feststellen, dass Sie die Nachricht nicht erhalten, empfehle ich Ihnen, sich eine gute Ressource zu holen und sie zu studieren. Die Vorhersageplanung mit Microsoft Project 2010 ist ein guter Ausgangspunkt.

Informationen zum Autor

Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Projektmanagement ist Kevin Watson, PMP, MCT, MCTS, ein Schwarzer Gürtel in Microsoft Project und Microsoft Project Server. Kevin bringt eine einzigartige Kombination aus Projektmanagement und Projektserver in den Bereich, wo er Senior Consultant bei Microsoft ist. Kontaktieren Sie ihn unter kevinw@microsoft.com.