Gegen die Halbwertszeit (t 1/2): Regulierung Ihrer PPM-Lösung (nach der Implementierung)
Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Trenches". Es wird beschrieben, wie Sie ein Framework zum Einrichten eines Governancemodells für Ihre Projektportfolioverwaltungslösung (PPM) einrichten. Es enthält auch einen Beispiel-Governanceplan, der als Ausgangspunkt für die Einrichtung Ihrer eigenen Governancestrategie verwendet werden kann.
Informationen zum Herunterladen der Word Version dieses Artikels finden Sie unter Beat the Half-Life (t 1/2): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation: white paper.
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Beat the Half-life (t ½): Governing Your PPM Solution, Post-Implementation
Einführung
In der radioaktiven Physik ist Halbwertszeit (t1/2) die Zeit, die benötigt wird, um eine Menge auf die Hälfte ihres Werts zu sinken, wie zu Beginn des Zeitraums gemessen. (Referenz: https://en.wikipedia.org/wiki/Half-life).
Wie trifft das also auf Ihre kürzlich implementierte, markenübergreifende neue Projektportfoliomanagement-Lösung (PPM) zu? Der Grund dafür ist, dass Ihre PPM-Lösung, die erfolgreich implementiert wurde, ein Ablaufdatum aufweist. Wenn Sie sich nicht die Zeit nehmen, einen Governanceprozess rund um die Verwaltung der PPM-Lösung zu planen, zu entwerfen und auszuführen, können Sie sicher sein, dass die Lösung mit veralteten Daten, fehlerhaften Entwurfsänderungen, Prozessen gefüllt wird, die nicht mit den tatsächlichen Organisationsprozessen synchronisiert sind, und die Liste wird weiter ausgeführt. Genau wie ein Auto, das nie gewartet wird, wird Ihre Lösung nicht mehr den ROI liefern, der von ihr erwartet wird. Ihre Benutzer werden passiv und hören entweder auf, die Lösung zu verwenden oder lautstark eine andere Lösung zu befürworten.
Das Ziel dieses Dokuments besteht darin, ein Framework zum Einrichten eines Governancemodells für Ihre PPM-Lösung zu erörtern. Es wird auch ein Beispiel für einen Governanceplan bereitgestellt, der als Ausgangspunkt für die Einrichtung Ihrer eigenen Governancestrategie verwendet werden kann.
Das Was und das Warum
Während das Wort Governance für verschiedene Personen unterschiedliche Dinge bedeuten könnte, ist ein Governanceplan im Kern eine Reihe von selbst auferlegten Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass die Anwendung in allen Bereichen fehlerfrei ist und die beste Rendite für die investition auf das Tool erzielt wird.
Warum ist es notwendig, diese Einschränkungen zu haben, fragen Sie? Es ähnelt der Wartung des Hauses, in dem Sie leben. Stellen Sie sich vor, jedes Mal, wenn Sie etwas zu Hause fixieren oder hinzufügen müssen, erscheint ein anderer Auftragnehmer und erledigt die Arbeit anders als der vorherige Auftragnehmer. Ziemlich bald können Sie sicher sein, dass Sie mit nicht übereinstimmenden Fenstern, mehrfach gestalteten Türknebeln usw. enden. Aus diesem Grund ist es für Entwickler sinnvoll, alle Diese Codes und Richtlinien zu befolgen, während sie etwas erstellen, Standards von Komponenten, die sie beibehalten müssen, und so weiter.
Sobald Ihre PPM-Lösung live ist, werden mehrere Änderungen, Verbesserungen und das Entfernen von Features vorgenommen, die angezeigt werden. Wenn Sie keinen Standard festlegen, wie diese Änderungen durchgeführt werden, können Sie sich auf eine Lösung verlassen, die sich im völligen Chaos befindet.
Bereiche der Governance
Wenn Sie mit der Einrichtung eines Governanceplans für Ihre PPM-Lösung beginnen, müssen Sie überlegen, welche Bereiche Sie tatsächlich steuern möchten. Es gibt viele Theorien und Modelle für die Erstellung eines Governanceplans für Unternehmenslösungen, und Sie können den besten Plan auswählen, der zu Ihren organization passt. In diesem Artikel wird eines dieser Modelle erläutert, das für die meisten PPM-Implementierungen geeignet ist.
Die einfachste Möglichkeit, die erforderlichen Governancebereiche zu ermitteln, besteht darin, die Bereiche zu berücksichtigen, in denen Änderungen wahrscheinlich sind, und dann einen Governanceplan für die Verwaltung dieser Änderungen zu erstellen.
Hinweis
Selbst für Elemente, die per se keine "Änderungen" sind und eher eine Standardwartung sind (z. B. Hinzufügen neuer Benutzer, Aktualisieren von Arbeitszeittabellen-Zeiträumen usw.), ist es wichtig, eine Reihe von Standardprozeduren zu erfassen.
Im Allgemeinen gibt es vier Schlüsselbereiche, in denen Änderungen für Ihre PPM-Lösung auftreten können.
Information Governance
Wenn Ihre PPM-Lösung implementiert ist, ist davon auszugehen, dass Sie mit guten "master"-Daten in der Lösung beginnen. Dazu gehören beispielsweise Enterprise-Ressourcendetails, Unternehmenskalender, zugehörige benutzerdefinierte Felder usw. – im Wesentlichen alle "master"-Daten, mit denen Sie Ihre PPM-Lösung effektiv verwenden können. Wenn Sie die Lösung jedoch weiterhin verwenden, wechseln Die Mitarbeiter abteilungen, einige verlassen die organization, Kalender müssen mit neuen Feiertagen aktualisiert werden, Zeitberichtszeiträume müssen erstellt werden, Geschäftszeiträume müssen möglicherweise geändert werden, und die Liste wird immer weiter ausgeführt. Wenn diese Daten nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden, ist ihre gesamte Berichterstellung ungenau, ebenso ihre Sicherheitskonfiguration.
Die Informationsgovernance übernimmt die Verantwortung, diese Daten auf dem neuesten Stand und vollständig zu halten, sodass der Rest Ihrer Lösung von diesen Kerndaten profitieren kann.
Entwurfsgovernance
Der zweite Bereich, der Teil Ihres Governanceplans sein muss, ist die Wartung des "Entwurfs" Ihrer PPM-Bereitstellung. Während Sie die Lösung weiterhin verwenden, werden Anforderungen zum Optimieren des Lösungsentwurfs angezeigt. Diese können aus einer bestimmten Gruppe entstehen, die die Art und Weise ändern möchte, wie sie das Tool verwendet, oder neue Features nutzen möchte. Ein klassisches Beispiel ist die Umstellung der Art und Weise, wie die Zeitberichterstattung erfolgt. Möglicherweise haben Sie sich für eine % Work Complete-Methode entschieden, während Sie mit einer neuen Abteilung möglicherweise zur Methode "Geleistete Stunden pro Zeitraum" wechseln müssen, um die Integration in andere Finanzlösungen zu ermöglichen. Die Frage ist also, wer die Auswirkungen dieser Änderung in Ihrer Lösung bewertet und wie die Änderungen eingeführt werden.
Entwurfsgovernance ist der Plan zum Verwalten von Änderungen, die sich auf Ihren Gesamtentwurf der PPM-Lösung auswirken.
Prozessgovernance
Es ist leicht, diesen Bereich der Governance als Teil der Entwurfsgovernance zu betrachten, da die meiste Zeit, Prozess und Entwurf Hand in Hand gehen. Ganzheitlich betrachtet umfasst dieser Bereich jedoch mehr als nur das Design. Es befasst sich mit der Governance von Prozessen innerhalb und außerhalb der PPM-Lösung, die deren Effektivität vorantreiben.
Nehmen Sie beispielsweise ein Szenario, in dem Ihr PMO jeden Mittwoch AM einen Bericht an die Geschäftsleitung übermitteln soll. Möglicherweise haben Sie einen Prozess eingerichtet, um sicherzustellen, dass die Arbeitszeittabellen jeden Freitag bis zu einem bestimmten Zeitpunkt übermittelt werden und alle Projektmanager ihre Projektpläne bis Montag AM aktualisieren und veröffentlichen, bevor die Berichterstellung erfolgt. Nehmen wir nun an, dass die Geschäftsleitung darum bittet, dass Berichte Montag AM statt jeden Mittwoch AM gesendet werden. Dies löst eine Änderung im Prozess der Verwendung der PPM-Lösung und nicht eine Änderung des Entwurfs der PPM-Lösung selbst aus.
Diese Arten von Änderungen müssen durch einen Standardsatz von Regeln gesteuert werden, die als Teil der Prozessgovernance definiert sind.
Infrastrukturgovernance
Dies ist ein weiterer Bereich, der leicht zu silon scheint, aber die anderen drei oben genannten Bereiche überlappen können. Einfach ausgedrückt, sollte die Infrastruktur, die Ihre PPM-Lösung unterstützt, mit der Installation verwaltet werden. Einige Beispiele für die wichtigsten Elemente, die unter diese Art von Governancemodell fallen sollten, sind:
Installation von Service Packs oder kumulativen Updates.
Installation neuer Add-Ons oder Anwendungen.
Upgrade der Infrastruktur (Hinzufügen von Anwendungsservern, Webservern usw.), um Leistungsprobleme zu beheben.
Änderungen an der Infrastruktur aufgrund von Änderungen an anderen Anwendungen in den Organisationen (z. B. Virtualisierung aller Server).
Auf der einen Seite der Gleichung basiert die Entscheidung, etwas zu installieren oder nicht, ausschließlich auf dem Verdienst (z. B. ob sich dies negativ auf eine aktuelle Produktionslösung auswirkt). Die andere Seite der Gleichung jeder Infrastruktur besteht darin, die Änderungen des "Prozesses" oder "Entwurfs" zu untersuchen, die durch die Installation verursacht werden. In einigen Fällen kann die Änderung der Infrastruktur das Ergebnis von Änderungen in den anderen Bereichen sein. Wie bereits erwähnt, versuchen wir zwar, jede Änderung als Teil eines dieser Bereiche zu klassifizieren, aber es ist möglich, dass einige Änderungen alle vier Bereiche vollständig überlappen.
Wichtige Fragen
Unabhängig davon, welchen Governancebereich Sie einrichten möchten, gibt es drei wichtige Fragen, die beantwortet werden müssen, die den Kern Ihres Governanceplans bilden.
Woher weiß das PPM-Team, dass eine Änderung erfolgen muss (z. B. was ist der Trigger für diese Änderungen?). Manchmal werden diese Änderungen nicht per se "ausgelöst", sondern sind Teil der regelmäßigen Pflege und Fütterung Ihrer PPM-Implementierung (z. B. das Hinzufügen neuer Ansichten für das Projektcenter).
Wer genehmigt diese Änderungen, nicht nur aus Sicht des Return-on-Investment (ROI) des Unternehmens, sondern auch aus Governancesicht?
Wer nimmt diese Änderungen tatsächlich vor? Bei vielen dieser Änderungen sind mehrere Teams beteiligt. In einigen Organisationen werden einige der Änderungsfunktionen auf eine Teilmenge der Endbenutzer übertragen, basierend auf den geschäftlichen Anforderungen. In solchen Szenarien wird es noch wichtiger zu definieren, wer tatsächlich welche Änderungen vornimmt.
Governanceteam
Eine wichtige Komponente jeder Governancestrategie ist das Team, das den Governanceplan tatsächlich arbeitet. Es gibt zwar mehrere Möglichkeiten, das Governanceteam aufzuslicen und auszuwürfeln, aber die einzige Empfehlung, auf die sich alle Denkschulen einigen werden, besteht darin, es einfach zu halten.
Im Folgenden können Sie die Teamstruktur einrichten:
Governancebereichsbesitzer Dies sind die Besitzer der einzelnen Governancebereiche, die zuvor in diesem Artikel erwähnt wurden. Im Allgemeinen werden alle Änderungsanforderungen, die sich auf den festgelegten Bereich für diese Governancebesitzer auswirken, in die Verantwortung dieser Besitzer fallen. Es ist ihre Aufgabe, die neuen Features auszuwerten, Empfehlungen bereitzustellen, Governance rund um die neuen Features einzurichten usw.
Central Governance Committee (CGC) Dies wäre das Team von Entscheidungsträgern, die die Empfehlungen der Governancebesitzer genehmigen oder ablehnen können. Ein zentrales Governancekomitee trägt nicht nur zum Abbau der Bürokratie bei, sondern hilft auch, alle Ideen auf eine gemeinsame Plattform zu bringen und sie im gegenseitigen Wissen zu bewerten.
Wie bereits erwähnt, kann die Definition und Struktur dieser Rollen je nach Größe der Implementierung und den aktuellen Prozessen, die in einem organization für andere Anwendungen vorhanden sind, kleiner oder größer sein. Der wichtige Punkt ist, dass mindestens eine Mindeststruktur vorhanden ist.
Andere Wichtige Komponenten
Einige der anderen wichtigen Komponenten für eine erfolgreiche Governancestrategie umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
Eine Arbeitsanforderungslösung, mit der Benutzer Änderungen, Features und Funktionen anfordern können. Dies kann so einfach sein wie eine SharePoint-Liste oder eine derzeit verwendete interne Arbeitsanforderungslösung.
Ein Prozess für die Verarbeitung von Änderungen, der Überprüfungen von IT, Governance, CGC und anderen beteiligten Geschäftsfunktionen umfasst.
Ein Prozess zum tatsächlichen Implementieren von Änderungen. Dies kann eine einfache Weiterentwicklung von Änderungen von Der Entwicklung über Test bis hin zu Produktionslösungen oder eine vollwertige Release Management gemäß Ihren organization Standards sein.
Der Prozess
Lassen Sie uns alle oben erläuterten Komponenten als Teil der Erstellung einer Governancestrategie betrachten und einen Prozess um sie herum erstellen. Hier ist es so, wie es aussehen könnte (kann je nach organisationsbezogenen Anforderungen variieren).
Zusammenfassung
Obwohl es schwierig ist, jede Änderung vorherzusagen und zu planen, die an Ihrer PPM-Lösung auftreten kann, ist es wichtig, eine Strategie im Tempo zu haben, die für jedes Szenario flexibel und skalierbar ist.
Berücksichtigen Sie beim Trennen von Gedanken die folgenden grundlegenden ansätze des gesunden Menschenverstands, um Ihre Governancestrategie zu entwickeln.
Ein Governanceplan muss kein Haufen mit viel obskurer Terminologie und Sprache sein, die niemand im täglichen Leben verwenden kann. Es kann so einfach wie ein Excel-Blatt sein, mit schnellen Antworten auf die wichtigsten Fragen (behandelt in Schlüsselfragen).
Denken Sie daran, dass ein Governanceplan keine Dokumentation Ihrer Konfiguration ist. Es handelt sich um einen "Plan" zum Schützen, Verwalten und Ändern Ihrer Konfiguration (falls erforderlich).
Ein Governanceplan muss einfach umzusetzen sein und sollte sich gut in die bestehenden Prozesse der organization integrieren. Es ist nicht notwendig, das Rad neu zu erfinden.
Verstehen Sie, dass die Governance Ihrer PPM-Lösung ein sich ständig weiterentwickelnder Prozess ist. Es ist wichtig, nicht mit Einer Lähmung der Analyse aufhängt zu werden. Beginnen Sie klein, liefern Sie Einen Mehrwert, und skalieren Sie ihn dann hoch.
Informationen zum Autor
Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) ist Senior Enterprise Project Management (EPM) Consultant und Trainerin, spezialisiert auf die Plattformen Microsoft Project, Microsoft Project Server und Microsoft SharePoint. Sein Standard Fokus liegt darauf, Geschäftslösungen zu entwickeln und zu ermöglichen, die Organisationen dabei unterstützen, die beste Rendite für ihre Investitionen zu erzielen.
Er verfügt auch über umfassende Erfahrung in der Leitung von End-to-End-Projekten in einem breiten Spektrum von Domänen und Branchen, einschließlich IT, ERP (SAP), Fertigung, Anwendungsentwicklung, Automotive und Creative Services. Er ist regelmäßiger Referent bei verschiedenen Project Server-, EPM- und SharePoint-Ereignissen im gesamten Land/der Region und regelmäßig Mitwirkender der SharePoint- und EPM-Community.
Prasanna ist eine regelmäßige Bloggerin (https://www.prasannaadavi.com) und betreibt auch einen zweiwöchentlichen Podcast (https://www.msprojectpodcast.com), der sich hauptsächlich auf Microsoft Project- und Project Server-Lösungen konzentriert. Prasanna ist Senior Consultant bei EPMA (https://www.epmainc.com).