Sind wir schon da?

Dieser Artikel ist Teil unserer Sammlung "From the Ttrenches". Es wird beschrieben, wie Unternehmenssystemimplementierungen in der Lage sein müssen, sich anzupassen und weiterzuentwickeln, um erfolgreich zu sein.

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Sind wir schon da?

Im Laufe der Jahre ist eine der größten Fallstricke, die ich bei der Auswahl und Bereitstellung von Unternehmenssoftware gesehen habe, die Vorstellung, dass die Implementierung einen statischen Zweck erfüllt. Es ist möglich, dass dies nur ein Zeichen unserer Zeit ist, während wir versuchen, alles in unserer Welt zu beißen. "Es verwaltet unsere Projekte" "Es ist unsere Arbeitszeittabelle" oder "Es ist unser ERP-System" oder "Wir haben ein EPM-System" minimiert, dass wir ständig an alle Aspekte unseres Unternehmens denken müssen, die von unserem Unternehmenssystem berührt werden können. Doch die Organisationen, denen ich begegnet bin, die am erfolgreichsten bei der Bereitstellung eines Enterprise-Projekts oder Eines Enterprise-Arbeitszeittabellensystems waren, betrachten sie unweigerlich als "lebendiges System"; ein System, das sich ständig weiterentwickelt.

Warum ist es ein statisches System?

Wenn es wahr ist, dass es eine bessere Erfolgswahrscheinlichkeit in einem Unternehmenssystem gibt, das als dynamische Umgebung betrachtet wird, warum betrachten so viele Organisationen ihr Unternehmenssystem als ein festes Stück Software?

Es gibt viele mögliche Gründe.

Vielleicht bedeutete die Akzeptanz des Unternehmenssystems, einen Geschäftsfall in einer komplexen Budgetierungsumgebung zu erstellen, in der es nur eine Chance und eine Chance gab, ein Budget für das System genehmigt zu bekommen. Es ist politisch unmöglich, jedes Jahr oder jeden Haushaltszyklus eine andere Phase und dann eine andere Phase zu beantragen.

Oder Vielleicht haben Sie das System geerbt und bestimmte Zusagen gemacht, was es zu liefern war, oder vielleicht ist es schon eine Weile da und jeder in der Organisation denkt, dass das System nur eine festgelegte Liste von Geschäftsfunktionen bietet.

Oder vielleicht ist innerhalb der Politik am Werk, und es gibt diejenigen an anderer Stelle in der Organisation, die Angst vor einem System ohne Grenzen hätten.

Was kann an diesem Denken falsch sein?

Es ist seltsam, dass wir ein Softwaresystem sogar als statisch betrachten. Wir betrachten das Problem, das es zu lösen ist, in der Regel nicht als statisch. Die Problemaussagen, die wir der Implementierung eines Unternehmenssystems zuordnen, entwickeln sich fast immer weiter. Sie sind abhängig von sich ändernden wirtschaftlichen Rahmenbedingungen, sich ändernden Geschäftsbedingungen, Veränderungen in der Konkurrenz, Personalveränderungen oder Technologischen Architektur. Eine Organisation, die der Meinung ist, dass sich die Geschäftsbedingungen nie ändern werden, wird wahrscheinlich nicht lange im Geschäft bleiben. Wenn wir an Unternehmenssoftware denken, denken Sie daran, wie schnell sich der technologische Aspekt der Lösung ändert. In unserem eigenen TimeControl-Arbeitszeittabellengeschäft haben wir in 20 Jahren 6 große technologische Architekturänderungen durchlaufen. Wir haben 1994 mit einer DOS-Version begonnen, dann 1995 mit einer Windows-Version, 1997 mit einer Client-/Server-Version, 1999 mit einer browserbasierten Version und 2010 mit einer gehosteten In-the-Cloud- und einer mobilen Version. Das ist nur Technologiearchitektur. Zusätzliche Entwicklung erfolgte dank sich ändernder wirtschaftlicher Bedingungen, Konkurrenten und nur aus Erfahrung. Für diejenigen von uns in der Veröffentlichung von Enterprise-Projekten oder Enterprise-Arbeitszeittabellen-Software akzeptieren wir, dass die Änderung eine Konstante ist.

Es ist nicht anders als bei der Bereitstellung eines Unternehmenssystems. In der Zeit, die zum Implementieren eines Enterprise-Systems wie Project Server benötigt wird, wird sich die Organisation, die es implementiert, zwangsläufig ändern. Es wird neue Kunden, neue Mitarbeiter und Mitarbeiter geben, die ausscheiden. In der Zeit, die für die Auswahl und Bereitstellung des EPM-Systems benötigt wird, werden andere konkurrierende Produkte entstehen. Wir haben gesehen, wie Organisationen durch dieses Phänomen lahmgelegt wurden. Aus Sorge, dass sie nicht das perfekte Produkt auswählen werden, bewirkt die Veröffentlichung eines anderen Produkts durch einen anderen Anbieter, dass die Auswahlgruppe ihre Arbeit anhält, um das neue Produkt zu berücksichtigen. Oder bei der Veröffentlichung einer neuen Version eines der in Betracht gezogenen Produkte machen sich alle Sorgen, dass ihre Bewertung nicht alle Alternativen berücksichtigt. Diese Gruppen beginnen immer wieder. Eine endgültige Entscheidung wird nie getroffen, da sich die Anforderungen der Organisation und die Lösungsoptionen nie ändern.

Das Problem für diese Organisationen besteht darin, dass die geschäftliche Herausforderung, bei der sie überhaupt nach einer Lösung gesucht haben, nicht verschwunden ist und wenn keine Entscheidung getroffen wurde, sie nicht gelöst werden.

Wenn also nicht statisch, was dann?

Unternehmenssystembereitstellungen haben eine bessere Erfolgswahrscheinlichkeit, wenn es sich um Lebensumgebungen handelt. Sie sollten wachsen, sich weiterentwickeln und sich an die sich verändernden Bedingungen um sie herum anpassen. Und, ja, vielleicht müssen sie irgendwann in der Zukunft, wenn sie alt sind, in Rente gehen. Die wichtigste Änderung an dieser Denkweise ist, dass die perfekte Lösung nicht der Ausgangspunkt ist. Die Prioritäten werden zur Wahl einer Lösung, die die kritischsten Anforderungen erfüllt, die aber in der Lage ist, sich in Zukunft an komplexere Anforderungen anzupassen, auch wenn diese noch nicht perfekt formuliert sind. Eines der wichtigsten Auswahlkriterien wird zur Flexibilität und nicht zur Breite der Funktionalität.

Wie können wir statische Klammern vermeiden?

Es gibt eine Reihe von Dingen, die wir tun können, um zu vermeiden, dass ein statisches Bereitstellungsparadigma hängen bleibt.

• Erstellen Sie Phasen in Ihrem Implementierungsplan, und die Phasen gehen nie aus.

  Wenn wir bei der Unternehmensimplementierung einen stufenweisen Ansatz verfolgen, können wir uns auf eine erste Phase konzentrieren, die viel bescheidener ist. Unseren Beratungsmitarbeitern wird beigebracht, nicht das Beste zu identifizieren, was wir tun können, aber am wenigsten. Wir fordern sie auf, "nach der minimalsten Bereitstellung zu suchen, deren Bereitstellung zu einer kontinuierlich positiven Rendite führt". Die gute Nachricht daran ist, dass der Nutzen aus dem System viel, viel schneller beginnen wird und bei der Nutzung des Systems, auch auf einem minimaleren Niveau, die Anforderungen für die zukünftige Verwendung klarer werden.

• Erstellen Sie ein Budget, das Entwicklung ermöglicht.

  Eine Herausforderung, die wir in vielen Bereitstellungen gesehen haben, ist der "one visit to the well"-Gedanken, bei dem eine Anforderung für ein Unternehmenssystem nur einmal gestellt werden kann. Stattdessen ein stufenweises Budget mit der Erwartung zu erstellen, dass die ersten Phasenbudgets recht detailliert sind, aber zukünftige Phasen weniger sind, ist zwangsläufig erfolgreicher.

• Wählen Sie hochflexible Lösungen aus.

  Unsere Mitarbeiter haben das Motto "Semper Gumby" (nach dem flexiblen Spielzeug Mr. Gumby) übernommen. Es ist ein Wortspiel, das zuerst im US-Militär geprägt wurde, aber es passt perfekt zu unserem Denken. Genau wie Mr. Gumby wissen wir nie, in welche Form wir als Nächstes verdreht werden, also denken wir in Bezug auf Flexibilität. Unabhängig davon, für welche Unternehmenslösung Sie sich entscheiden, ist die Prämie auf Flexibilität ein Erfolgskriterien.

• Verlassen Sie ihr gesamtes Implementierungsteam nicht, wenn Sie in Betrieb gehen.

  Behalten Sie die wichtigsten Ressourcen in Zukunft bei. Dies ist eine äußerst häufige Herausforderung. In einer Unternehmensbereitstellung wird die Organisation häufig dazu angezogen, ihre erfahrensten und qualifiziertesten Ressourcen zuzuweisen, und dies trägt sicherlich dazu bei, das System auszuwählen und zu implementieren. Diese Ressourcen sind jedoch genau diejenigen, die beim nächsten kritischen Projekt benötigt werden, und sie werden wahrscheinlich aus diesem Einen ziehen, gerade wenn das System live geht und sich am kritischsten Punkt befindet. Die Planung im Voraus, dass bestimmte wichtige Ressourcen für einen längeren Zeitraum bei der Implementierung verbleiben, kann einen enormen Unterschied machen.

• Erstellen Sie ein ständiges Systemverbesserungsteam, das vielleicht klein, aber fähig ist.

  Das Team, das die Anforderungen für das Unternehmenssystem zusammenstellt, wird sich mit Geschäftsprozessen, Systemfunktionalität, Integration in andere wichtige Unternehmenssysteme und vieles mehr ansehen. Wenn diese Personen das System verlassen, sobald es installiert ist, macht die zukünftige Entwicklung sehr schwierig. Setzen Sie dieses Unternehmenssystem und vielleicht andere verwandte Systeme in eine langfristige Evolutionspflege, in der die Bedürfnisse der Organisation und die Systemfunktionen regelmäßig bewertet werden.

Lernen aus der tatsächlichen Verwendung

• Bringen Sie Ihr System frühzeitig in die Produktion.

  Dies ist in der heutigen Welt so viel einfacher als noch vor 5 Jahren. Sie können cloudbasierte Installationen und remote zugängliche Dienste nutzen, um Ihr System schnell in Betrieb zu nehmen. Die meisten Unternehmenssysteme, die sowohl cloudbasierte als auch lokale Angebote haben, verfügen über Methoden, um sich von einem zum anderen zu entwickeln. Dies gilt sicherlich für Project Server. Das gilt auch für unsere Systeme.

• Stellen Sie sicher, dass eine Feedbackschleife vorhanden ist, die zu einer Verbesserung des Systems führt.

  Es ist gut, Dinge zu sehen, die verbessert werden können, nicht schlecht. Einige Implementierungsteams raten von Verbesserungsvorschlägen ab, da sie die Benutzer daran hindern, das bereits bereitgestellte System zu verwenden. Unsere Erfahrung ist, dass diejenigen, die Verbesserungsvorschläge machen, in der Regel die größten Verbündeten des Unternehmenssystems sind. Auch wenn eine Idee nicht sofort umgesetzt werden kann, sollte sie begrüßt werden. Die Schaffung eines Systems zur Identifizierung und Förderung neuer Ideen für das Unternehmenssystem hält alle Investitionen und kann enorme Vorteile bringen.

• Verwerfen Sie die Hoffnung nicht zu schnell.

  Einige Firmen werden sagen "Das Problem ist in der Software" und springen, bevor es eine Chance auf Erfolg gibt.

Sind wir schon da?

Wann werden wir es also erreichen?

Hoffentlich nie.

Das heißt nicht, dass die Wegstationen auf dem Weg keine großartigen Orte zum Anhalten sein werden. Ihr erstes Ziel für eine neue Implementierung von Unternehmenssoftware, z. B. ein Enterprise-Projekt oder ein Enterprise-Arbeitszeittabellensystem, sollte eine Produktionsumgebung sein, die eine positive Rendite liefert. Suchen Sie nach einem System, das in Ebenen oder Phasen und mit ausreichender Flexibilität bereitgestellt werden kann, um wachsen, sich anpassen und ändern zu können, und Sie werden wahrscheinlich mehr Produktivität auf dem Weg finden, als Sie möglicherweise finden, um das perfekte Ziel zu wählen.

Informationen zum Autor

Chris Vandersluis ist Präsident und Gründer von HMS Software aus Montreal, Kanada, einem zertifizierten Partner von Microsoft. Er verfügt über einen Abschluss der Wirtschaftswissenschaften der McGill University und über 30 Jahre Erfahrung in der Automatisierung von Projektleitsystemen. Er ist langjähriges Mitglied des Project Management Institute (PMI) und hat die Kapitel Montreal, Toronto und Quebec der Microsoft Project Users Group (MPUG) gegründet. Zu den Publikationen, für die Chris geschrieben hat, gehören Fortune, Heavy Construction News, Computing Canada Magazine und PMI's PMNetwork, und er ist ein regelmäßiger Kolumnist für Project Times. Er unterrichtet Advanced Project Management an der McGill University und spricht häufig in Projektmanagement-Verbandsfunktionen in Nordamerika und auf der ganzen Welt. HMS Software ist Herausgeber des projektorientierten Timekeeping-Systems TimeControl und seit 1995 Microsoft Project Solution Partner.

Chris Vandersluis ist per E-Mail erreichbar unter: chris.vandersluis@hms.ca

Weitere EPM-bezogene Artikel von Chris Vandersluis finden Sie auf der HMS EPM Guidance Site (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).