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Gilt für Microsoft Dynamics GP 18-Serie

Hinweis Stellen Sie vor dem Befolgen der Anweisungen in diesem Artikel sicher, dass Sie über eine vollständige Sicherungskopie der Datenbank verfügen, die Sie im Fall eines Problems wiederherstellen können.

Zusammenfassung

Dieser Artikel enthält Prüflisten für den Abschlussprozess zum Ende des Geschäftsjahres unter Forderungenmanagement in Microsoft Dynamics GP. Dieser Artikel enthält außerdem detaillierte Informationen zu jedem Schritt im Prozess zum Abschluss des Jahresabschlusses. Und in diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie den Kundenauszügen für Dezember und Januar die informationen zu den aktuellen Finanzen hinzufügen.

EINFÜHRUNG

In diesem Artikel werden die empfohlenen Endverfahren für Forderungen im Microsoft Dynamics GP beschrieben. Lesen Sie diesen Artikel, bevor Sie eines oder mehrere Verfahren ausführen.

Weitere Informationen

So erhalten Sie technischen Support

Wenn Sie Fragen zum Ausführen der Verfahren haben, wenden Sie sich an den technischen Support für Microsoft Dynamics. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Supportanfrage zu erstellen:

  1. Rufen Sie die folgende Microsoft-Website auf:

    https://serviceshub.microsoft.com/supportforbusiness

  2. Klicken Sie in der Liste der Kategorien auf Microsoft Dynamics GP.

  3. Klicken Sie in der Liste der Unterkategorien auf Forderungenmanagement, und klicken Sie dann auf Weiter.

Oder wenden Sie sich telefonisch unter (888) 477-7877 an den technischen Support für Microsoft Dynamics.

Prüfliste für den Jahresabschluss

Sie können diese Checkliste für das Ende des Geschäftsjahrs und für das Ende des Kalenderjahrs verwenden.

Hinweis Obwohl das Management von Forderungen datumssensible Daten ist, werden die folgenden Elemente basierend auf dem Abschluss von Forderungenmanagement aktualisiert:

  • Die SmartList-Objekte

  • Zusammenfassungsberichte zum Forderungenmanagement

  • Ansicht 'Beträge seit letztem Schließen' im Fenster 'Kundenzusammenfassung'

Daher empfehlen wir, die folgenden Schritte zu befolgen, damit die SmartList-Objekte, die Zusammenfassungsberichte "Forderungenmanagement" und die Ansicht "Beträge seit letztem Schluss" die richtigen Informationen enthalten:

  1. Posten Sie alle Verkaufs- und Forderungentransaktionen für das Jahr.

  2. Erstellen Sie eine Sicherung vor dem Ende des Jahres.

  3. Das Jahr wird geschlossen.

  4. Geschäftszeiträume schließen (Dieser Schritt ist optional.)

  5. Schließen sie das Steuerjahr.

  6. Erstellen Sie eine Sicherungskopie zum Ende des Jahres 2010.

Schritt 1: Posten aller Transaktionen für Umsätze und Forderungen für das Jahr

Posten Sie alle Verkaufs- und Forderungentransaktionen für das Jahr, bevor Sie das Jahr schließen. Wenn Sie Verkaufs- und Forderungen-Transaktionen für einen zukünftigen Zeitraum eingeben möchten, bevor Sie das Jahr schließen, erstellen Sie einen Stapel, der die Transaktionen enthält. Speichern Sie als Nächstes den Batch. Posten Sie den Batch nach Abschluss des Jahres.

Sie müssen das Jahr schließen, da einige Bereiche von Microsoft Dynamics GP nicht datumssensible Daten sind. Wenn Sie das Jahr nicht schließen, nachdem Sie alle Transaktionen des aktuellen Jahrs und vor der Eingabe von Transaktionen für das nächste Jahr eingeben, enthalten diese Bereiche falsche Informationen. Wenn Sie die Informationen jedoch ändern müssen, können Sie die Informationen in der Ansicht Beträge seit letztem Schließen im Fenster "Kundenzusammenfassung" und im Fenster "Kundensummen-Zusammenfassung" ändern. Die folgenden Bereiche sind Bereiche der Gruppenrichtlinienobjekte von Microsoft Dynamics, die keine Datumssensitive sind.

  • Ansicht 'Beträge seit letztem Schließen' im Fenster 'Kundenzusammenfassung'

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Ansicht Beträge seit letztem Schließen im Fenster "Kundenzusammenfassung" zu öffnen:

    1. Zeigen Sie im Menü Karten auf Vertrieb, und klicken Sie dann auf Zusammenfassung.

    2. Geben Sie im Fenster Kundenzusammenfassung im Feld Kunden-ID eine Kunden-ID ein.

    3. Klicken Sie in der Liste Zusammenfassungsansicht auf Beträge seit letztem Schließen.

  • Das Fenster "Kundenfinanzen- Zusammenfassung"

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Fenster Zusammenfassung der Kunden finanzen ( Zusammenfassung) zu öffnen:

    1. Zeigen Sie im Menü Karten auf Vertrieb, und klicken Sie dann auf Zusammenfassung.

    2. Geben Sie im Fenster Kundenzusammenfassung eine Kunden-ID in das Feld Kunden-ID ein.

    3. Klicken Sie auf Finanzen .

  • Die SmartList-Objekte

    Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die betroffenen SmartList-Spalten anzuzeigen:

    1. Klicken Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Spalten, klicken Sie auf SmartList, erweitern Sie Sales, erweitern Sie Customers, und klicken Sie dann auf Add.

    2. Wählen Sie in der Liste Verfügbare Spalten die folgenden Elemente aus.

      Hinweis Die elemente, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, sind vom Ende des Kalenderjahres betroffen. Alle anderen Elemente sind vom Geschäftsjahrsende betroffen.

      • Durchschnittliche Bezahlte Tage – Jahr

      • Finanzen Gebühren CYTD*

      • Finanzen Gebühren LYR Kalender*

      • High Balance LYR

      • High Balance YTD

      • Anzahl von ADTP-Dokumenten – LYR

      • Anzahl von ADTP-Dokumenten – Jahr

      • Anzahl der NSF-Prüfungen (YTD)

      • Summe # FC LYR*

      • Summe # FC YTD*

      • Total # Invoices LYR

      • Total # Invoices YTD

      • Total Amount of NSF Check YTD

      • Total Bad Debt LYR

      • Total Bad Debt YTD

      • Total Cash Received LYR

      • Summe Geld, das YTD erhalten hat

      • Total Discounts Available YTD

      • Total Discounts Taken LYR

      • Gesamtrabatte für das Jahr YTD

      • Total Finance Charges LYR*

      • Total Finance Charges YtD*

      • Total Returns LYR

      • Total Returns YTD

      • Total Sales LYR

      • Gesamtumsatz Jahr

      • Total Waived FC LYR*

      • Total Waived FC YTD*

      • Total Writeoffs LYR

      • GesamtabschreibenYTD

      • Nicht bezahlte Finanzen YTD*

      • Schreib-aus-LYR

      • AusschreibenYTD

    3. Klicken Sie auf OK.

    4. Klicken Sie auf OK.

Schritt 2: Erstellen einer Sicherung vor dem Ende des Jahres

Erstellen Sie eine Sicherung, bevor Sie das Jahr schließen. Speichern Sie die Sicherung in einem sicheren, dauerhaften Speicher. Diese Sicherung stellt sicher, dass Sie am Ende des Jahres über einen dauerhaften Datensatz zur Finanzposition des Unternehmens verfügen. Sie können informationen aus dieser Sicherung bei Fragen wiederherstellen. Mit dieser Sicherung können Sie sich z. B. schnell wiederherstellen, wenn eine Strom fluktuation oder ein anderes Problem während des Ablaufverfahrens am Ende des Jahres aufgetreten ist.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Wartung, und klicken Sie dann auf Sicherung.

  2. Wählen Sie im Fenster Firma sichern in der Liste Firmenname den Firmennamen aus.

  3. Ändern Sie bei Bedarf den Pfad der Sicherungsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis Es wird empfohlen, diese Sicherung "PreYearEndClosingBackup20XX" zu benennen. (Geben Sie das Jahr für den XX-Platzhalter ein.)

Schritt 3: Schließen des Jahres

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Vertrieb, und klicken Sie dann auf Year-End Schließen.

  2. Wenn Sie sowohl das Geschäftsjahr als auch das Kalenderjahr gleichzeitig schließen, klicken Sie auf Alle. Wenn Sie nur das Kalenderjahr schließen, klicken Sie auf Kalender. Wenn Sie nur das Geschäftsjahr schließen, klicken Sie auf Geschäftsjahr.

  3. Klicken Sie, um das Kontrollkästchen Bericht drucken zu aktivieren, und klicken Sie dann auf Jahr schließen.

    Hinweis Wir empfehlen, eine Gedruckte Kopie des Jahresendberichts zusammen mit den permanenten Überwachungsdatensätzen für das Jahresende zu erstellen.

Details zum Kalenderjahr

Mit dem Prozess zum Ende des Kalenderjahres in Microsoft Dynamics GP werden die folgenden Felder im Fenster "Kundenzusammenfassung" löschen:

  • Finance Charges CYTD

  • Summe # FC YTD

  • Total Finance Charges YTD

  • Total Waived FC YTD

  • Nicht bezahlte Finanzen ( YTD)

Der Prozess zum Ende des Kalenderjahres aktualisiert die Beträge in den folgenden Feldern:

  • *Finanzen Gebühren LYR Kalender

  • *Total # FC LYR

Geschäftsjahrdetails

Mit dem Prozess zum Ende des Geschäftsjahrs in Microsoft Dynamics GP werden die folgenden Felder im Fenster "Kundenzusammenfassung" löschen:

  • Durchschnittliche Bezahlte Tage – Jahr

  • High Balance YTD

  • Anzahl von ADTP-Dokumenten – Jahr

  • Anzahl der NSF-Prüfungen (YTD)

  • Total # Invoices YTD

  • Total Amount of NSF Check YTD

  • Total Bad Debt YTD

  • Summe Geld, das YTD erhalten hat

  • Total Discounts Available YTD

  • Gesamtrabatte für das Jahr YTD

  • Total Returns YTD

  • Gesamtumsatz Jahr

  • GesamtabschreibenYTD

  • AusschreibenYTD

Der Prozess zum Ende des Geschäftsjahrs aktualisiert die Beträge in den folgenden Feldern:

  • High Balance LYR

  • Anzahl von ADTP-Dokumenten – LYR

  • Total # Invoices LYR

  • Total Bad Debt LYR

  • Total Cash Received LYR

  • Total Discounts Taken LYR

  • Total Returns LYR

  • Total Sales LYR

  • Total Writeoffs LYR

  • Schreib-aus-LYR

Schritt 4: Schließen der Geschäftszeiträume (dieser Schritt ist optional)

Um zu verhindern, dass Benutzer versehentlich Transaktionen im falschen Zeitraum oder im falschen Jahr posten, verwenden Sie das Fenster "Geschäftszeiträume einrichten", um alle Geschäftszeiträume zu schließen, die noch für das Jahr geöffnet sind. Bevor Sie Geschäftszeiträume schließen, vergewissern Sie sich, dass Sie alle Transaktionen für den Zeitraum und für das Jahr für alle Module veröffentlicht haben. Wenn Sie später Transaktionen für einen Geschäftszeitraum posten müssen, den Sie bereits geschlossen haben, können Sie zum Fenster "Geschäftszeiträume einrichten" zurückkehren, um den Zeitraum erneut zu öffnen, damit Sie die Transaktionen posten können.


Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Geschäftszeitraum zu schließen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Firma, und klicken Sie dann auf Geschäftszeiträume.

  2. Klicken Sie, um das Kontrollkästchen Umsatz für den Zeitraum zu aktivieren, den Sie schließen möchten.

Schritt 5: Schließen des Steuerjahrs

Hinweis Führen Sie diese Schritte erst aus, nachdem Sie die Endverfahren zum Jahresabschluss für alle Verkaufs- und Einkaufsmodule abgeschlossen haben.

Gehen Sie wie folgt vor, um das Steuerjahr zu schließen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Extras, zeigen Sie auf Routinen, zeigen Sie auf Unternehmen, und klicken Sie dann auf Steuer Year-End schließen.

  2. Klicken Sie, um das Kontrollkästchen Jahr schließen zu aktivieren, und klicken Sie dann, um das Kontrollkästchen Bericht drucken zu aktivieren.

  3. Klicken Sie auf Verarbeiten.

    Hinweis Wir empfehlen, eine Gedruckte Kopie des Jahresendberichts zusammen mit den permanenten Überwachungsdatensätzen für das Jahresende zu erstellen.

Schritt 6: Erstellen einer Sicherung zum Ende des Jahres 2010

Erstellen Sie nach Dem Ende des Jahres eine Sicherung. Speichern Sie die Sicherung in einem sicheren, dauerhaften Speicher. Diese Sicherung stellt sicher, dass Sie am Ende des Jahres über einen dauerhaften Datensatz zur Finanzposition des Unternehmens verfügen. Sie können informationen aus dieser Sicherung bei Fragen wiederherstellen. Mit dieser Sicherung können Sie sich z. B. schnell wiederherstellen, wenn eine Strom fluktuation oder ein anderes Problem während des Ablaufverfahrens am Ende des Jahres aufgetreten ist.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Sicherung in Microsoft Dynamics GP zu erstellen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Wartung, und klicken Sie dann auf Sicherung.

  2. Klicken Sie im Fenster Firma sichern in der Liste Firmenname auf den Firmennamen.

  3. Ändern Sie bei Bedarf den Pfad der Sicherungsdatei, und klicken Sie dann auf OK.

    Hinweis Es wird empfohlen, diese Sicherung "PostYearEndClosingBackup20XX" zu benennen. (Geben Sie das Jahr für den XX-Platzhalter ein.)

Aktuelle Kosten für Kundenauszüge für Dezember und Januar

Die jährlichen Finanzgebühren werden nicht automatisch für den Dezember und den Januar auf Kundenauszüge gedruckt.

Kontoauszüge vom Dezember

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Kontoauszügen vom Dezember die aktuellen Finanzgebühren hinzuzufügen:

  1. Zeigen Sie in Microsoft Dynamics GP im Menü Microsoft Dynamics GP auf Tools, zeigen Sie auf Anpassen,und klicken Sie dann auf Report Writer.

  2. Klicken Sie in der Liste Produkt auf Microsoft Dynamics GP, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Klicken Sie auf Berichte.

  4. Verwenden Sie die entsprechende Methode:

    • Wenn Sie das Anweisungsformular noch nicht geändert haben, klicken Sie auf das Anweisungsformular, das Sie in der Liste Originalberichte drucken, klicken Sie auf Einfügen ,und klicken Sie dann in der Liste Geänderte Berichte auf das Anweisungsformular.

    • Wenn Sie das Anweisungsformular zuvor geändert haben, klicken Sie in der Liste Geänderte Berichte auf das Anweisungsformular.

  5. Klicken Sie auf Öffnen.  

  6. Klicken Sie im Fenster Berichtsdefinition auf Tabellen.

  7. Klicken Sie im Fenster Tabellenbeziehungen melden auf RM-Kunde MSTR, und klicken Sie dann auf Neu.

  8. Klicken Sie im Fenster Verknüpfte Tabellen auf Kundenmasterzusammenfassung, und klicken Sie dann auf OK.

  9. Klicken Sie auf Schließen.

  10. Klicken Sie auf Layout.

  11. Klicken Sie in der Ressourcenliste im Feld Toolbox auf Kundenmasterzusammenfassung.

  12. Ziehen Sie in der Feldliste Finanzgebühren CYTD auf das Layout des Berichts. Sie können dieses Feld in jedem beliebigen Abschnitt des Berichts positionieren.

  13. Klicken Sie im Menü Datei auf Microsoft Dynamics GP. Wenn Sie aufgefordert werden, die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Speichern.

  14. Wenn Sie diesen Bericht noch nicht geändert haben, müssen Sie dem Bericht Sicherheit gewähren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Zeigen Sie im Menü Microsoft Dynamics GP auf Extras, zeigen Sie auf Setup, zeigen Sie auf Systeme,und klicken Sie dann auf Alternative/Geänderte Formulare und Berichte.

    2. Geben Sie im Feld ID die Benutzer-ID ein.

    3. Klicken Sie in der Liste Produkt auf Microsoft
      Dynamics GP.

    4. Klicken Sie in der Liste Typ auf Berichte.

    5. Erweitern Sie "Sales"und dann den Knoten des geänderten Formulars.

    6. Klicken Sie auf Microsoft Dynamics GP (Geändert).

Januar-Anweisungen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Januar-Kontoauszügen die aktuellen Finanzgebühren hinzuzufügen:

  1. Führen Sie die Schritte 1 bis 11 im Abschnitt "Dezember-Anweisungen" aus.

  2. Ziehen Sie in der Feldliste den Kalender "Finanzgebühren- LYR" auf das Layout des Berichts. Sie können dieses Feld in jedem beliebigen Abschnitt des Berichts positionieren.

  3. Führen Sie die Schritte 13 und 14 im Abschnitt "Dezember-Anweisungen" aus.

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