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In diesem Artikel wird beschrieben, wie große Mengen von E-Mail-Nachrichten mithilfe der Klassifizierungsregeln in Outlook 2010 automatisch in Ordner verschoben werden. (PC Talk)
Weil ich in Outlook 2010 sehr viele E-Mail-Nachrichten erhalte, habe ich in meinem Posteingang Ordner erstellt und möchte die E-Mails einordnen. Aber wenn ich sie alle einzeln mit der Maus verschieben muss, werde ich noch verrückt.
Wenn du in Outlook 2010 Klassifizierungsregeln festlegst, werden eingehende Nachrichten in die angegebenen Ordner verschoben.
Wow! Ich wusste gar nicht, dass Outlook 2010 über so eine nützliche Funktion verfügt.
Mit den Klassifizierungsregeln kannst du beispielsweise festlegen, dass eine Nachricht von Herrn A in den Ordner 1 und eine Nachricht von Frau B in den Ordner 2 verschoben wird. Du kannst also den Absender der Nachricht als Bedingung für die Klassifizierung festlegen. Außerdem kannst du den Text im Betreff als Bedingung verwenden.
Wenn eine Nachricht also beispielsweise im Betreff das Wort "Newsletter" hat, kannst ich sie in den Ordner für die Newsletter verschieben lassen, stimmt's?
Genau.
Wie kann ich die Klassifizierungsregeln in Outlook 2010 festlegen?
Wenn du die Nachrichten nach dem Absender einordnen möchtest, klickst du auf die gewünschte Nachricht. Dann klickst du auf der Registerkarte Start auf Regeln und anschließend auf Nachrichten von X immer verschieben.
Das Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wird angezeigt.
Klicke auf den Ordner, in den du die Nachrichten verschieben möchtest, und klicke dann auf OK. Jetzt bist du fertig. Alle Nachrichten vom diesem Absender werden ab jetzt automatisch in diesen Ordner verschoben. Wenn du einen neuen Zielordner erstellen möchtest, klicke auf Neu.
Das war wirklich einfach. Und was muss ich tun, damit die Nachrichten nach dem Text im Betreff klassifiziert werden?
Wähle eine zu klassifizierende Nachricht aus, und klicke auf der Registerkarte Start auf Regeln. Anschließend klickst du auf Regel erstellen.
Jetzt wird das Dialogfeld Regel erstellen angezeigt.
Du kannst eine Regel erstellen und festlegen, in welchen Ordner bestimmte Nachrichten verschoben werden. Wenn du möchtest, dass Text im Betreff als Bedingung gilt, aktivierst du das Kontrollkästchen Betreff enthält und gibst den Text auf der rechten Seite in das Textfeld ein. Wähle den Ordner aus, in den die Nachrichten verschoben werden sollen, indem du das Kontrollkästchen Element in Ordner verschieben aktivierst und dann auf Ordner auswählen... klickst, um einen Ordner auszuwählen. Abschließend klickst du auf OK.
Es wird eine Meldung angezeigt, dass die Regel erstellt wurde.
Wenn du das Kontrollkästchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden aktivierst und auf OK klickst, wird die Regel nicht nur auf vorhandene Nachrichten, sondern auch auf künftig eingehende Nachrichten angewendet.
Was soll ich tun, wenn ich die Regel nicht mehr brauche?
In diesem Fall klickst du auf der Registerkarte Start auf Regeln und dann auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten, um die Liste der Klassifizierungsregeln anzuzeigen. Hier kannst du die Regeln löschen oder bearbeiten.
Wenn du die Klassifizierungsregeln für Nachrichten in Outlook 2010 optimal nutzt, wird das Sortieren der Nachrichten viel einfacher.
Ich sollte dir noch sagen, dass du mit der Unterhaltungsfunktion in Outlook 2010 ebenfalls gut mehrere Nachrichten verwalten kannst. Mit dieser Funktion werden deine E-Mail-Nachrichten nach dem Betreff oder "Thread" zusammengefasst. Verwandte Nachrichten werden nach einem Thema in einem Thread gemeinsam angezeigt.
Wenn du es siehst, verstehst du gleich, wie ich das meine. Klicke auf die Registerkarte Ansicht, und in der Gruppe Unterhaltungen aktivierst du das Kontrollkästchen Als Unterhaltungen anzeigen.
Das Dialogfeld "Nachrichten nach Unterhaltungen angeordnet anzeigen in" wird angezeigt.
Du wirst gebeten auszuwählen, ob du die Unterhaltungsansicht nur für diesen Ordner oder für alle Ordner nutzen möchtest. Hier klickst du auf Diesen Ordner.
Auf der linken Seite meiner Nachrichten werden winzige weiße Dreiecke angezeigt.
Ja, das Dreieck ist das Kennzeichen eines Threads. Wähle die Nachricht aus und klicke auf das Dreieck. Jetzt werden alle Nachrichten im Thread angezeigt, und wenn du noch einmal auf das Dreieck klickst werden die Nachrichten wieder verborgen.
Die Unterhaltungsansicht ist besonders nützlich, wenn man Nachrichten von verschiedenen Gruppen und Personen zu vielen verschiedenen Themen erhält. Ich werde diese Funktion und die Klassifizierungsregeln auf jeden Fall nutzen.
