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Als Verkäufer kommunizieren Sie mit vielen potenziellen Kunden per E-Mail. Viva Sales hilft Ihnen, sich auf Ihre Engagements vorzubereiten. Es sammelt Informationen aus Ihrem CRM-System und Microsoft Office und reichert es mit umsetzbaren Erkenntnissen an, damit Sie dort effektiver sein können, wo Sie den größten Teil Ihres Tages verbringen. 

Sie können relevante Informationen aus CRM auf Knopfdruck abrufen, Aktivitäten (wie E-Mails und Besprechungen) in CRM speichern und sich einen Überblick über die letzten Interaktionen mit Ihren Kunden verschaffen.

Wenn Sie keinen Zugriff auf Viva Sales haben, bitten Sie Ihren Administrator, es zu installieren.

Inhalt dieses Artikels

Viva Sales erstmals öffnen

Wenn Sie Viva Sales zum ersten Mal in Outlook verwenden, erscheint eine Einführungsnachricht, wenn Sie eine E-Mail verfassen oder ein Meeting erstellen. Nachdem Sie mit der Nachricht interagiert haben, wird der Viva Sales Bereich geöffnet. Melden Sie sich bei Ihrem CRM (Dynamics 365 oder Salesforce) an, um mit der Nutzung von Viva Sales zu beginnen.

  1. Wählen Sie in der Einführungsnachricht oben im E-Mail-Entwurf oder in der Besprechungseinladung Testen.

    Einführungsnachricht

    The Viva Sales pane appears to the right of the compose window.

    Viva Sales Begrüßungsbildschirm

  2. Wählen Sie Anmelden, um loszulegen und melden Sie sich bei Ihrem CRM an.

    Salesforce: Select your Salesforce environment, and then select Sign in. In the confirmation message, select Allow. Enter your Salesforce credentials, and then select Log In. Select Allow, and then select Allow access.

    Dynamics 365: You’re signed in automatically using your Office credentials. Select your Dynamics 365 environment, and then select Get started.
    Your Dynamics 365 environment matches the URL your browser shows when you sign in to Dynamics 365. For example, if the URL is salesorg.crm.dynamics.com, select salesorg.crm.dynamics.com in the list.

  3. Arbeiten Sie weiter im Bereich Viva Sales.

Viva Sales anschließend öffnen

Die Rückkehr zu Viva Sales ist einfach, egal ob Sie Outlook auf Ihrem Desktop oder in der Web App verwenden.

  • Öffnen Sie in Outlook auf Ihrem Desktop eine E-Mail oder eine Besprechung und wählen Sie dann Viva Sales auf der Registerkarte Home.

    Viva Sales-Symbol auf der Registerkarte Startseite

  • Öffnen Sie in Outlook im Web eine E-Mail oder eine Besprechung, wählen Sie aus  Add-Ins-Symbol und dann Viva Sales auswählen.

    Weitere Aktionen

  • Sie können Viva Sales auch öffnen, wenn Sie eine E-Mail verfassen oder eine Besprechung erstellen. Wählen Sie Details anzeigen in der Nachricht, die über dem Verfassen-Fenster angezeigt wird.

    Viva Sales Meldung

Der Viva Sales Bereich wird rechts neben dem Erstellungsfenster geöffnet.

Viva Sales-Bereich wird geöffnet

Die Viva Sales App anheften

Um Viva Sales im Blick zu behalten, während Sie durch Ihre E-Mails und Besprechungen navigieren, fixieren Sie es so, dass das App-Fenster geöffnet bleibt.

Um die App anzuheften, Stecknadel auswählen App anheften. Um die Anheftung aufzuheben, Stecknadel auswählen  Die App loslösen erneut,

Aufbau des Bereichs Viva Sales

Anatomie des App-Bereichs

Annotation

Description

1

Kontaktdaten wie Titel und Konto

2

Private Notizenkarte zum Eingeben persönlicher Notizen für einen Kontakt. Diese Notizen sind für Sie privat und werden nicht im CRM-System gespeichert.

3

Aktuelle E-Mails und Besprechungen (frühere und bevorstehende) mit dem Kontakt

4

Schaltfläche Zurück, um zur Liste der CRM-Kontakte und externen Kontakte zurückzukehren

5

Fixieren oder lösen Sie das App-Fenster

6

App-Bereich schließen

7

Optionsmenü

8

Kontaktinformationen des Kunden

9

Optionsmenü. Ermöglicht es Ihnen, den Kontakt zu bearbeiten, den Link zum Kontakt zu kopieren und ihn in Ihrem verbundenen CRM zu öffnen.

10

Die diesem Kontakt zugeordneten Verkaufschancen

11

Das dem Kontakt zugeordnete Konto

12

Optionsmenü. Ermöglicht es Ihnen, den Link zum Datensatz zu kopieren und ihn in Ihrem verbundenen CRM zu öffnen.

Kontakt mit Ihrem CRM verbinden

Sie profitieren am meisten von allem, was Viva Sales für Sie tun kann, wenn Ihre externen Kontakte in Ihrem CRM-System verfügbar sind. In Viva Sales nennen wir das Verbinden eines Kontakts mit Ihrem CRM-System. Kontakte, die mit Ihrem CRM verbunden sind, werden als CRM Kontakte <>(z. B. Dynamics 365-Kontakte) bezeichnet. Externe Kontakte, die noch nicht im CRM verfügbar sind, werden als Andere externe Kontakte bezeichnet.

Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines externen Kontakts in Ihrer E-Mail hinzufügen und den Viva Sales Bereich öffnen, durchsucht Viva Sales Ihr CRM nach der primären E-Mail-Adresse des Kontakts. Wenn die E-Mail-Adresse nur mit einem Kontakt im CRM übereinstimmt, verbindet Viva Sales diese automatisch.

Wenn die E-Mail-Adresse mit keinem der Kontakte in CRM übereinstimmt, wählen Sie Zu Dynamics 365 hinzufügen oder Zu Salesforce hinzufügen aus, um einen Kontakt im CRM zu erstellen.

Neuen Kontakt in CRM erstellen

Wenn die E-Mail-Adresse mit mehreren Kontakten im CRM übereinstimmt, zeigt Viva Sales einen Text unter dem Namen des Kontakts an, um den richtigen CRM-Kontakt auszuwählen und sich mit ihm zu verbinden.

Mehrere Kontakte in CRM zuordnen

Wählen Sie den Text aus und wählen Sie dann den Kontakt, mit dem Sie verbinden möchten.

Mehrere CRM-Kontakte zuordnen

Wenn keine der Übereinstimmungen richtig sind, wählen Sie Erstellen Sie einen neuen Kontakt aus, um einen Kontakt zu erstellen.

Verbundenen CRM-Kontakt ändern

Sie können Ihren Viva Sales-Kundendatensatz mit einem anderen Kontakt in Ihrem CRM verbinden, wenn Sie den Vival Sales Kontakt mit dem falschen von mehreren Kontakten in Ihrem CRM verbunden haben.

  1. Öffnen Sie den Bereich Viva Sales und wählen Sie den Kontakt aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Dynamics 365 oder Salesforce aus, dann Anderen Datensatz verbinden.

    alternativer Text

    Viva Sales suggests contacts to connect.

    Mehrere CRM-Kontakte zuordnen

  3. Wählen Sie einen der vorgeschlagenen Kontakte oder wählen Sie Erstellen Sie einen neuen Kontakt aus, um einen neuen zu erstellen.

    If you don’t connect to a different CRM contact, Viva Sales retains the existing connection.

Einen Kontakt in Ihrem CRM von Viva Sales erstellen

Wenn ein externer Kontakt noch nicht in Ihrem CRM vorhanden ist, erstellen Sie direkt aus Viva Sales heraus einen Kontakt im CRM.

Tipp: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts im folgenden Format ein, wenn Sie eine neue E-Mail oder Besprechungseinladung verfassen: Vorname Nachname E-Mail-Addresse<>. Wenn Sie dies tun, werden die entsprechenden Elemente im CRM-Kontaktformular automatisch ausgefüllt.

  1. Wählen Sie im Viva Sales Bereich Zu Dynamics 365 hinzufügen oder Zu Salesforce hinzufügen.

    Neuen Kontakt in CRM erstellen

    The New Contact form opens in the Viva Sales pane.

  2. Fügen Sie die gewünschten Informationen hinzu und wählen Sie anschließend Speichern.

    Kontakt inline erstellen

    If you open the Viva Sales pane from an incoming email that contains the signature of the sender, Viva Sales will prefill the contact details based on the signature and highlight the fields that were prepopulated.

    Details aus der Signatur vorab ausfüllen

     

    Hinweis: Sie können das Kontaktformular auch in Ihrem CRM-System öffnen, indem Sie In Dynamics 365 öffnen oder In Salesforce öffnen auswählen, und dann Details eingeben.

  3. Wählen Sie Save (Speichern).

    Viva Sales automatically connects the new CRM contact to your external contact, and it is marked as a Sales contact in Viva Sales.

Outlook-Aktivitäten in CRM speichern

Als Verkäufer können Sie die gesamte ausgehende und eingehende Kommunikation mit Ihren Kunden im CRM-System speichern, sodass jeder im Unternehmen im CRM die volle Transparenz für relevante Aktivitäten hat und Ihr Unternehmen beim Aufbau fortschrittlicher Dienstleistungen unterstützt, um den Wert für Verkäufer zu maximieren.

Das Verfolgen aller Aktivitäten über die verschiedenen Kanäle hinweg ist mühsame Arbeit und erfordert viel Zeit, um CRM mit den entsprechenden Daten zu aktualisieren.

Viva Sales hilft Ihnen, Outlook-Interaktionen (E-Mails und Besprechungen) mit einem einzigen Klick im CRM zu speichern und dadurch viel Zeit zu sparen.

  1. Öffnen Sie die E-Mail oder das Meeting, das Sie im CRM speichern möchten, und öffnen Sie dann Viva Sales.

  2. Gehen Sie zur Registerkarte Dynamics 365 oder Salesforce .

  3. Wählen Sie In Dynamics 365 speichern oder In Salesforce speichern.

    E-Mail In CRM gespeichert

  4. Wählen Sie unter Verbunden mit den Datensatz aus, mit dem Sie die Aktivität verbinden möchten.

    By default, all accounts and opportunities that are related to the contacts in the activity are displayed. You can choose the relevant record to connect to, or search for any other account or opportunity from the search field and connect it to that record.

    The Related contacts card displays the contacts in the activity, as this activity will be displayed in their timeline.

    E-Mail mit einem Datensatz verbinden

  5. Wählen Sie Save (Speichern).

    The email or meeting is connected to the selected record and saved in the CRM system. The connected record and its type are displayed in the Connected to card.

    If required, you can select Change connected record  Symbol für verbundenen Datensatz ändern auwählen und einen anderen Datensatz aus wählen, mit dem Sie die E-Mail oder das Meeting verbinden möchten.

    E-Mail In CRM gespeichert

Aktuelle und bevorstehende Aktivitäten anzeigen

Wenn Sie mit einem Kunden über Outlook und Teams interagiert haben, zeigt Viva Sales Ihre letzten E-Mails und Meetings (frühere und kommende) mit dem Kunden in der Karte Aktivitäten , wenn Sie die Details des Kunden anzeigen. Standardmäßig werden drei letzte Aktivitäten angezeigt. Um weitere Aktivitäten anzuzeigen, wählen Sie Mehr anzeigen, um bis zu 10 kürzlich durchgeführte Aktivitäten anzuzeigen.

Aktuelle Aktivitäten anzeigen

Wenn Sie eine Aktivität auf der Karte auswählen, ist die folgende Interaktion:

  • Email: Opens the email in a new tab in the browser.

  • Meeting: Opens the meeting in a new tab in the browser.

CRM-Informationen anzeigen

Zeigen Sie Informationen zu Ihren Kunden aus Ihrem CRM an, z. B. Kontakt, Verkaufschancen und Konto in der Registerkarte Dynamics 365 oder Salesforce . Sie können auch einen Kundendatensatz in CRM öffnen, um seine vollständigen Details anzuzeigen.

  1. Öffnen Sie den Bereich Viva Sales und wählen Sie den Kunden aus.

  2. Wählen Sie die Registerkarte Dynamics 365 oder Salesforce aus.

  3. Wählen Sie Optionen () für den Kundendatensatz, dessen Details Sie in Ihrem CRM-System sehen möchten, und wählen Sie dann In Dynamics 365 öffnen oder In Salesforce öffnen. Die Datensatzdetails werden in einem neuen Tab geöffnet.

    In CRM-Symbol öffnen

Persönliche Hinweise hinzufügen

Fügen Sie Notizen für sich selbst hinzu, um sich auf ein bevorstehendes Meeting vorzubereiten, erinnern Sie sich an Details über Ihre Beziehung zu einem Kunden und so weiter. Diese Notizen sind für Sie privat. Sie werden nicht mit anderen geteilt oder mit dem CRM-System synchronisiert.

  1. Öffnen Sie den Bereich Viva Sales und wählen Sie den Kunden aus.

  2. Geben Sie auf der Registerkarte Details Ihre Notizen zum Kunden in der Karte Private Anmerkungen ein.

  3. Wählen Sie eine beliebige Stelle außerhalb der Karte Private Anmerkungen aus, um die Notiz zu speichern.

Kontaktinformationen eines Kunden bearbeiten

  1. Öffnen Sie den Bereich Viva Sales und wählen Sie den Kunden aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Dynamics 365 oder Salesforce in der Karte Kontaktinformationen die Option Optionen (), und dann Datensatz bearbeiten.

    Symbol bearbeiten

  3. Aktualisieren Sie die Details nach Bedarf und wählen Sie Aktualisieren Sie Dynamics 365 oder Aktualisieren Sie Salesforce.

Feedback teilen

Ihr Feedback ist wertvoll und wir werden es nutzen, um das Produkt zu verbessern. Wenn Sie Feedback zu Viva Sales haben, können Sie es über das Add-In teilen.

  1. Öffnen Sie Viva Sales.

  2. Wählen Sie Optionen () in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann Feedback teilen.

    Feedbacklink teilen

  3. Geben Sie Ihre Antworten in das Feedback-Formular ein und wählen Sie dann Senden.

    Feedbackformular

    Hinweis: Möglicherweise erhalten Sie auch von Zeit zu Zeit ein Popup-Fenster, um Feedback zu teilen.

Feedback durch Highlight-Karten

Ein Feedback-Text Ist das hilfreich? mit den Optionen Ja und Nein wird auf den Highlight-Karten angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Option aus, um Ihr Feedback zu teilen. 

Feedbacktext

Von Viva Sales abmelden

Das Abmelden von Viva Sales trennt es vom CRM-System. Sie müssen sich erneut anmelden, um Viva Sales nutzen zu können.

Wenn Sie sich anmelden und wieder mit demselben CRM-System und derselben Umgebung verbinden, werden Ihre Daten in dem Zustand wiederhergestellt, in dem sie sich vor Ihrer Abmeldung befanden. Wenn Sie sich mit einem anderen CRM-System oder einer anderen Umgebung verbinden, müssen Sie Ihre Kunden erneut abgleichen und markieren, die Daten werden nicht wiederhergestellt.

Im Bereich Viva Sales wählen Sie Optionen () und wählen Sie dann Abmelden.

Von Viva Sales abmelden

Ihre persönlichen Daten von Viva Sales löschen

Wenn Sie Ihre bei Viva Sales gespeicherten personenbezogenen Daten löschen möchten, müssen Sie Ihr gesamtes Viva Sales-Konto löschen. Dadurch werden alle mit Ihnen verbundenen Daten gelöscht, einschließlich nicht personenbezogener Daten, die Sie in Viva Sales gespeichert haben. Sie werden von Viva Sales getrennt und müssen sich erneut verbinden, um es erneut zu verwenden. Beachten Sie, dass keine im CRM gespeicherten Daten gelöscht werden, sondern nur Viva Sales-Daten.

  1. Öffnen Sie Viva Sales.

  2. Wählen Sie Optionen () in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann Über > Datenschutz.

  3. Wählen Sie Konto löschen.

  4. Wählen Sie Konto löschen in der Bestätigungsmeldung.

Informationen zur Verwendung von Viva Sales in Teams finden Sie unter Verwenden Sie Viva Sales in Teams.

Häufig gestellte Fragen zu Viva Sales finden Sie unter Häufig gestellte Fragen zum Viva Sales.

Um zur Einführungsseite zu gelangen, siehe Einführung zu SalesMicrosoft Viva.

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