Οδηγός διαχειριστή για Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook

Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook προσφέρουν μια ισχυρή λύση για επικοινωνία και συνεργασία με άτομα τόσο εντός όσο και εκτός μιας εταιρείας. Δημιουργήστε μια ομάδα για να κάνετε κοινή χρήση εισερχομένων, ημερολογίου, OneDrive, τοποθεσίας SharePoint, σημειωματάριου του OneNote και πολλών άλλων. Μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε επισκέπτες εκτός της εταιρείας σας, ώστε να μπορούν να συνεργαστούν χρησιμοποιώντας τους ίδιους πόρους.

Όταν δημιουργείτε μια Ομάδα Microsoft 365, το Outlook δημιουργεί αυτόματα έναν κοινόχρηστο φάκελο εισερχομένων του Outlook, ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο και μια βιβλιοθήκη εγγράφων για συνεργασία σε αρχεία. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια ομάδα Microsoft και να ενσωματώσετε εργασίες με το Planner στο Teams. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εκχώρηση δικαιωμάτων με μη αυτόματο τρόπο σε όλους αυτούς τους πόρους, καθώς η προσθήκη μελών στην ομάδα τούς παρέχει αυτόματα τα δικαιώματα που χρειάζονται για τα εργαλεία που παρέχει η ομάδα σας.

Ομάδες Microsoft 365 παρέχετε στα μέλη:

  • Κοινόχρηστα εισερχόμενα - Πού πραγματοποιούνται οι συνομιλίες που έχετε παραδοσιακά στις λίστες διανομής σας. Υπάρχει πλήρης δυνατότητα αναζήτησης σε αυτά τα κοινόχρηστα εισερχόμενα, ώστε να δημιουργείται μια ζωντανή αρχειοθήκη των μηνυμάτων της ομάδας. Οι νεοεισερχόμενοι στην ομάδα μπορούν να αναζητήσουν ή να περιηγηθούν στο ιστορικό για να ενημερωθούν γρήγορα σχετικά με ό,τι έχει δημοσιευτεί στην ομάδα προηγουμένως. Ανατρέξτε στο θέμα: Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα στο Outlook.
  • Βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων - Η ομάδα σας διαθέτει μια βιβλιοθήκη αρχείων του SharePoint όπου οι χρήστες σας μπορούν να αποθηκεύουν, να μοιράζονται και να συνεργάζονται σε έγγραφα, βιβλία εργασίας, παρουσιάσεις, εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο είδος αρχείου χρειάζονται για να εργαστούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Κοινή χρήση αρχείων με μια ομάδα στο Outlook.
  • Κοινόχρηστο ημερολόγιο - Η ομάδα σας λαμβάνει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για τη δημοσίευση συμβάντων που σχετίζονται με την ομάδα. Κάθε μέλος που έχει εγγραφεί στην ομάδα προσκαλείται αυτόματα σε εκδηλώσεις που έχουν καταχωρηθεί στο ημερολόγιο, έτσι ώστε αυτές οι εκδηλώσεις να μπορούν επίσης να εμφανίζονται στα προσωπικά τους ημερολόγια, εάν το επιθυμούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Χρήση ενός ημερολογίου ομάδας στο Outlook για τον προγραμματισμό και την επεξεργασία συμβάντων.
  • Κοινόχρηστο σημειωματάριο OneNote - Η ομάδα έχει αυτόματα ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συλλέγουν και να συνεργάζονται σε πληροφορίες. Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν το σημειωματάριο για να δημιουργήσουν ένα ζωντανό wiki με συνήθεις ερωτήσεις και άλλους πόρους.
  • Πρόσβαση επισκέπτη - Μπορούσατε να προσθέσετε εξωτερικές επαφές σε ομάδες διανομής πριν, αλλά το μόνο που λάμβαναν ήταν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τις ομάδες, μπορείτε να προσφέρετε στους επισκέπτες πρόσβαση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνομιλίες, αρχεία, ακόμα και στο κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote. Ανατρέξτε στο θέμα: Χρήση ομάδων στο Outlook ως επισκέπτης.
  • Το περιεχόμενο είναι ανιχνεύσιμο : Οι ομάδες στο Outlook είναι δημόσιες από προεπιλογή, γεγονός που σημαίνει ότι είναι εύκολο για άλλα άτομα στον οργανισμό σας να ανακαλύψουν και να συμμετάσχουν ή να αναθεωρήσουν το υλικό στην ομάδα. Εάν το περιεχόμενο της ομάδας είναι πιο ευαίσθητο, μπορείτε να αλλάξετε την ομάδα σε ιδιωτική, αποκρύπτοντας έτσι τα περιεχόμενα από άτομα που δεν είναι μέλη και απαιτώντας από τον κάτοχο της ομάδας να εγκρίνει τυχόν αιτήσεις συμμετοχής.
  • Δημιουργία αυτοεξυπηρέτησης - Το τμήμα IT δεν χρειάζεται να κολλάει σε αιτήματα των χρηστών για να δημιουργήσει ομάδες. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν τις δικές τους ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες. Εάν θέλετε να ελέγξετε ποιοι χρήστες στην εταιρεία σας μπορούν να δημιουργούν ομάδες, ανατρέξτε στο θέμα: Διαχείριση των χρηστών που μπορούν να δημιουργήσουν Ομάδες Microsoft 365.

Διαχείριση των ομάδων σας

Το Microsoft 365 προσφέρει μια σειρά χρήσιμων εργαλείων και δυνατοτήτων για πιο εύκολη διαχείριση και διαχείριση των ομάδων σας.

Συμβουλή

Σελιδοδείκτης Ομάδες Microsoft 365 - συνήθεις εργασίες για εύκολη πρόσβαση σε πληροφορίες διαχειριστή σχετικά με τη δημιουργία ομάδων, την ανάθεση, τη διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τη ροή αλληλογραφίας, την επαναφορά και χρήσιμα σενάρια.

Διαχείριση καταλόγου

Η διατήρηση του καταλόγου σας υπό έλεγχο αποτελεί μέλημα κάθε διαχειριστή. Ακολουθούν ορισμένα από τα εργαλεία που προσφέρει το Microsoft 365 για να διευκολύνει τη διαδικασία:

  • Πολιτικές ονομασίας - Οι πολιτικές ονομασίας σάς επιτρέπουν να καθορίζετε ποια είναι και ποια όχι, αποδεκτά ονόματα για τις ομάδες σας. Αυτό εμποδίζει τους χρήστες να δίνουν βλάσφημα ή απαγορευμένα ονόματα σε ομάδες. Επιπλέον, μπορείτε να επιβάλετε τυπικά εταιρικά προθήματα ή επιθήματα στα ονόματα των ομάδων.
    Δυναμική ιδιότητα μέλους - Η δυναμική ιδιότητα μέλους σάς επιτρέπει να ορίσετε την ιδιότητα μέλους ομάδας κατά κανόνα, η οποία προσθέτει (ή καταργεί) μέλη ομάδας με βάση μετα-δεδομένα (όπως τμήμα ή ρόλο) στην υπηρεσία καταλόγου Active Directory. Ανατρέξτε στο θέμα Χρήση χαρακτηριστικών για τη δημιουργία σύνθετων κανόνων για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία δυναμικής ιδιότητας μέλους.
  • Κρυφή ιδιότητα μέλους - Εάν έχετε λόγο να θέλετε η ιδιότητα μέλους της ομάδας σας να είναι εμπιστευτική, για παράδειγμα, εάν τα μέλη είναι σπουδαστές, μπορείτε να αποκρύψετε την ιδιότητα μέλους από εξωτερικές ομάδες.
  • Δικαιώματα δημιουργίας - Ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένα άτομα στον οργανισμό σας που δεν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν νέες ομάδες. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για τη διαχείριση των δικαιωμάτων δημιουργίας στον κατάλογό σας. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση δημιουργίας ομάδας Microsoft 365.
  • Αρχεία καταγραφής ελέγχου: Μπορείτε να είστε πιο σίγουροι επιτρέποντας στους χρήστες σας να δημιουργούν ομάδες και να διαχειρίζονται την ιδιότητα μέλους ομάδας, επειδή Ομάδες Microsoft 365 αρχεία καταγραφής ελέγχου σάς επιτρέπουν να εντοπίσετε ποιος δημιούργησε ή διέγραψε μια συγκεκριμένη ομάδα ή ποιος έκανε αλλαγές στα μέλη της ομάδας. Ανατρέξτε στο θέμα: Αναζήτηση στο αρχείο καταγραφής ελέγχου στο Κέντρο ασφάλειας & συμμόρφωσης Microsoft 365.

Διαχείριση παράδοσης

Η διαχείριση παράδοσης σάς παρέχει ορισμένες μεθόδους για να χειριστείτε τον τρόπο αποστολής ή λήψης μηνυμάτων από την ομάδα. Επιπλέον, υπάρχουν εργαλεία για την παρακολούθηση της ροής αυτών των μηνυμάτων. Ανατρέξτε στο θέμα Ομάδες Microsoft 365 - συνήθεις εργασίες για περισσότερες πληροφορίες.

  • Αποστολή ως ή Αποστολή εκ μέρους - Αυτές οι ρυθμίσεις επιτρέπουν σε συγκεκριμένους χρήστες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν να προέρχονται από ή εκ μέρους της ομάδας.
  • Περιορισμοί αποστολέα - Αυτές οι ρυθμίσεις σάς επιτρέπουν να ελέγχετε ποιος επιτρέπεται να στέλνει μηνύματα στην ομάδα. Οι παράμετροι της ομάδας μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να επιτρέπουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εξωτερικές ομάδες, αλλά μπορεί να θέλετε να το περιορίσετε μόνο σε συγκεκριμένα εξωτερικά μέρη.
  • Υποστήριξη εξωτερικών χρηστών - Προσκαλώντας επισκέπτες στην ομάδα σας, μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριληφθούν στις συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα. Ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη επισκεπτών σε ομάδες στο Outlook για να μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε επισκέπτες.
  • Κανόνες μεταφοράς - Οι κανόνες μεταφοράς λειτουργούν για τις ομάδες, όπως ακριβώς και για το διακομιστή Exchange. Οι κανόνες μπορούν να αναζητήσουν μηνύματα που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες και, στη συνέχεια, να αναλάβουν δράση σχετικά με αυτά τα μηνύματα.
  • Συμβουλές αλληλογραφίας - Οι συμβουλές αλληλογραφίας είναι ενημερωτικά μηνύματα που εμφανίζονται στους χρήστες κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος. Μπορούν να συμβάλουν στη μείωση των αναφορών NDR προειδοποιώντας τον χρήστη εάν το μήνυμά τους είναι πιθανό να φτάσει σε εξωτερικές ομάδες ή να υπερβεί τα όρια μηνυμάτων.
  • Πολλές διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης - Μια ομάδα μπορεί να έχει ψευδώνυμα, όπως ακριβώς και ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη. Πρόσθετες διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης μπορεί να είναι χρήσιμες για την αποδοχή μηνυμάτων που αποστέλλονται σε αυτά τα άλλα ψευδώνυμα ή για τη διευκόλυνση της επικοινωνίας με μια ομάδα που έχει ένα μακρύ ή δύσκολο στην ορθογραφία όνομα. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Επιλέξτε τον τομέα για χρήση κατά τη δημιουργία ομάδων του Microsoft 365
  • Μέγιστο μέγεθος αποστολής/παραλαβής - Αυτά τα όρια μπορούν να συμβάλουν στη μείωση των προβλημάτων με τη λήψη (ή αποστολή) εξαιρετικά μεγάλων μηνυμάτων από την ομάδα, προκειμένου να διαχειριστείτε καλύτερα τις απαιτήσεις αποθήκευσης και εύρους ζώνης.

Πολιτικές περιεχομένου

Το Microsoft 365 σάς παρέχει επίσης ορισμένα εργαλεία για να διαχειριστείτε το είδος του περιεχομένου που κοινοποιείται στην ομάδα σας. Ανατρέξτε στο θέμα Ομάδες Microsoft 365 - συνήθεις εργασίες για περισσότερες πληροφορίες.

  • Οδηγίες χρήσης - Θα μπορείτε να ορίσετε οδηγίες χρήσης για Ομάδες Microsoft 365—να εκπαιδεύσετε τους χρήστες σας σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές που βοηθούν να διατηρούν τις ομάδες τους αποτελεσματικές και να τους εκπαιδεύετε σχετικά με τις εσωτερικές πολιτικές περιεχομένου.
  • Ταξινόμηση δεδομένων - Θα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμόσιμο σύστημα ταξινόμησης δεδομένων για Ομάδες Microsoft 365 που επιτρέπει τον διαχωρισμό των ομάδων ανά τύπο πολιτικής (π.χ. "μη διαβαθμισμένο", "εταιρικό εμπιστευτικό" ή "άκρως απόρρητο"). Με αυτόν τον τρόπο, οι ομάδες σας μπορούν να εμφανίζουν τις πολιτικές άλλου περιεχομένου στον οργανισμό σας. Η επεκτάσιμη πολιτική επιτρέπει στον οργανισμό σας να ρυθμίζει τις παραμέτρους ενός τελικού σημείου που καλείται κάθε φορά που δημιουργείται ή αλλάζει μια ομάδα και, στη συνέχεια, μπορείτε να εφαρμόζετε τις δικές σας πολιτικές για τη δημιουργία ή την αλλαγή μιας ομάδας.

Απαιτήσεις λογαριασμού

Οποιαδήποτε συνδρομή στο Microsoft 365 που έχει Exchange Online και το SharePoint Online θα υποστηρίζει ομάδες. Αυτό περιλαμβάνει τα προγράμματα Essentials για Επιχειρήσεις και Premium για Επιχειρήσεις και τα προγράμματα για μεγάλες επιχειρήσεις E1, E3 και E5.

Εάν έχετε πρόγραμμα μόνο για Exchange, μπορείτε να αποκτήσετε τις δυνατότητες κοινόχρηστα Εισερχόμενα και κοινόχρηστο Ημερολόγιο των ομάδων στο Outlook, αλλά δεν θα αποκτήσετε τη βιβλιοθήκη εγγράφων, το Planner ή οποιαδήποτε άλλη δυνατότητα.

Διαχείριση της αλλαγής σε Ομάδες Microsoft 365

Μερικές φορές, οι χρήστες δεν αισθάνονται άνετα με τις αλλαγές, γι' αυτό είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε με τα υπάρχοντα μέλη των λιστών διανομής σας για να τους ενημερώσετε για το τι να περιμένουν. Ακολουθούν ορισμένες από τις πληροφορίες που θα πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτό το μήνυμα, καθώς και ορισμένες απαντήσεις που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες:

Τι είναι οι ομάδες στο Outlook;

Οι Ομάδες Microsoft 365 στο Outlook είναι μια ενιαία λύση συνεργασίας για ομάδες/ομάδες που θέλουν ένα μέρος για την κοινή χρήση συζητήσεων, αρχείων, ημερολογίων και σημειώσεων με έναν ενοποιημένο τρόπο που να είναι εύκολο να βρεθεί. Ίσως το καλύτερο χαρακτηριστικό είναι ότι τα Εισερχόμενα για την ομάδα διατηρούν ένα ιστορικό των συζητήσεων, διευκολύνοντας την αναζήτηση προηγούμενων συζητήσεων.

Βρείτε περισσότερες πληροφορίες στην εμπειρία "Οι ομάδες" στο Outlook.

Γιατί κάνουμε αυτή την αλλαγή;

People έχουν ζητήσει συχνά τη δυνατότητα αναζήτησης των μηνυμάτων που δημοσιεύονται στη λίστα διανομής μας, προκειμένου να βρουν πληροφορίες που έχουν συζητηθεί στο παρελθόν. Η αναβάθμιση της λίστας διανομής σε μια ομάδα σημαίνει ότι οι χρήστες δεν χρειάζεται να κάνουν ή να απαντούν στις ίδιες ερωτήσεις ξανά και ξανά.

Επίσης, η νέα ομάδα θα περιλαμβάνει ένα ημερολόγιο για τις εκδηλώσεις της ομάδας μας, μια κοινόχρηστη βιβλιοθήκη αρχείων και ένα σημειωματάριο του OneNote όπου μπορούμε να συνεργαστούμε και να συλλέξουμε πληροφορίες για μελλοντική αναφορά.

Χρειάζεται να κάνω κάτι για να συμμετάσχω σε αυτήν την ομάδα εάν ήμουν ήδη μέλος της λίστας διανομής;

Όχι, εάν ήσασταν ήδη μέλος της λίστας διανομής, θα γίνετε αυτόματα μέλος της νέας ομάδας.

Πώς γίνεται αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook; Τι γίνεται με το Outlook στο web;

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook, απλώς μεταβείτε στην κατηγορία Ομάδες προς το κάτω μέρος του παραθύρου περιήγησης στα αριστερά. Εάν χρησιμοποιείτε αυτήν την ομάδα συχνά, εξετάστε το ενδεχόμενο να την καρφιτσώσετε ως αγαπημένη, κάνοντας δεξί κλικ επάνω της και επιλέγοντας "Εμφάνιση ως αγαπημένου".

Επιπλέον, υπάρχουν δωρεάν πελάτες κινητής τηλεφωνίας για Ομάδες Microsoft 365 διαθέσιμοι σε κάθε πλατφόρμα κινητής τηλεφωνίας (iOS, Android κ.λπ.), ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση στην ομάδα εν κινήσει.

Δεν μπορώ να συνεχίσω να στέλνω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Ναι, φυσικά. Το ίδιο ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιήσατε για τη λίστα διανομής θα εξακολουθεί να λειτουργεί μια χαρά για την ομάδα στο Outlook.

Επίσης

Θυμηθείτε να τους πείτε πότε συμβαίνει αυτή η αλλαγή και με ποιον πρέπει να επικοινωνήσουν εάν έχουν περαιτέρω ερωτήσεις.

Μετεγκατάσταση των λιστών διανομής (λίστες επαφών)

Η Microsoft δεν παρέχει εργαλείο για τη μετατροπή ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου σε ομάδα Microsoft 365 ή το αντίστροφο. Ωστόσο, μπορείτε να αναβαθμίσετε τις λίστες διανομής σε Ομάδες Microsoft 365. Είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να παρέχετε στις λίστες διανομής του οργανισμού σας όλες τις δυνατότητες και λειτουργίες των ομάδων Microsoft 365. Ανατρέξτε στο θέμα Ομάδες Microsoft 365 - συνήθεις εργασίες για περισσότερες πληροφορίες.

Ποιες λίστες διανομής δεν μπορούν να αναβαθμιστούν σε Ομάδες Microsoft 365;

Μπορείτε να αναβαθμίσετε μόνο λίστες διανομής με διαχείριση από το cloud, απλές, μη ένθετες σε Ομάδες Microsoft 365. Ανατρέξτε στο θέμα Δεν είναι δυνατή η αναβάθμιση των λιστών διανομής σε ομάδες Microsoft 365.

Μετά τη μετεγκατάσταση της λίστας επαφών σας

Μόλις αναβαθμίσετε την ομάδα διανομής σας σε ομάδα Microsoft 365, υπάρχουν μερικές εργασίες παρακολούθησης που μπορεί να θέλετε να κάνετε για να διασφαλίσετε ότι όλα θα διεξαχθούν ομαλά.

  • Επικοινωνία με τους χρήστες σας - Επικοινωνήστε μαζί τους αμέσως μετά την ολοκλήρωση της αναβάθμισης και τις επόμενες μερικές ημέρες αργότερα. Δείχνοντας ότι ακούτε και ανταποκρίνεστε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχουν, θα τους βοηθήσει πολύ να χαρούν και να νιώσουν άνετα με την αλλαγή.
  • Παρακολούθηση των αναφορών δέσμευσης - Η πύλη Διαχείριση Microsoft 365 διαθέτει ορισμένες καλές αναφορές που μπορούν να σας δείξουν πόσοι χρήστες χρησιμοποιούν την ομάδα, πόσο συχνά και ποιες δυνατότητες χρησιμοποιούν. Αυτές οι αναφορές μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε την παρακολούθηση και την εκπαίδευση χρηστών, καθώς και να επισημάνετε τους τομείς από τους οποίους οι χρήστες σας αξιοποιούν περισσότερο τη νέα ομάδα. Ανατρέξτε στο θέμα: Αναφορές δραστηριότητας στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365.
  • Μοιραστείτε την εμπειρία σας - Ενημερώστε τις άλλες ομάδες στην εταιρεία σας ότι αναβαθμίσατε την ομάδα διανομής σας και ποια βήματα κάνατε για να την κάνετε επιτυχημένη! Η κοινοποίηση αυτών των πληροφοριών μπορεί να βοηθήσει αυτές τις άλλες ομάδες να ακολουθήσουν το παράδειγμά σας και να έχουν τη δική τους επιτυχημένη αναβάθμιση.

Μάθετε από την Ομάδες Microsoft 365 Tech Community

Έχετε ερωτήσεις σχετικά με Ομάδες Microsoft 365; Επισκεφτείτε την Ομάδες Microsoft 365 Tech Community.

Δημιουργία ομάδων από διαφορετικές εφαρμογές

Συμβουλή

Από προεπιλογή, όλοι οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν Ομάδες Microsoft 365. Μάθετε περισσότερα στην ενότητα Διαχείριση των χρηστών που μπορούν να δημιουργήσουν Ομάδες Microsoft 365.

Μπορείτε να δημιουργήσετε Ομάδες Microsoft 365 από μια ποικιλία εργαλείων, όπως το Outlook, το Outlook στο web, το Outlook Mobile, το SharePoint, το Planner, το Teams και άλλα. Το εργαλείο από το οποίο θα επιλέξετε να ξεκινήσετε εξαρτάται από το είδος της ομάδας με την οποία εργάζεστε. Για παράδειγμα, στη Microsoft έχουμε την τάση να ξεκινούμε από το Outlook όταν δημιουργούμε μια ομάδα που οργανώνεται σε σχέση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και το ημερολόγιο. Εάν ο Όμιλος προορίζεται για επικοινωνία σε ολόκληρη την εταιρεία, τείνουμε να ξεκινάμε με Viva Engage. Για συνεργασία που βασίζεται στις συνομιλίες, θα ξεκινούσαμε την ομάδα μας από το Microsoft Teams.

Οι χρήστες που δεν ανήκουν στον οργανισμό σας δεν μπορούν να δουν ή να έχουν πρόσβαση ούτε τις δημόσιες ούτε τις ιδιωτικές ομάδες, εκτός αν έχουν δεχτεί συγκεκριμένη πρόσκληση ως επισκέπτες. Ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη επισκεπτών σε ομάδες στο Outlook για περισσότερες πληροφορίες.

Βέλτιστες πρακτικές για Ομάδες Microsoft 365

Διαχείριση κατόχων, μελών και επισκεπτών

Οι κάτοχοι της ομάδας είναι οι επόπτες της ομάδας. Μπορούν να προσθέτουν ή να καταργούν μέλη και διαθέτουν μοναδικά δικαιώματα, όπως τη δυνατότητα διαγραφής συνομιλιών από τα κοινόχρηστα εισερχόμενα ή την αλλαγή διαφορετικών ρυθμίσεων για την ομάδα. Οι κάτοχοι ομάδας μπορούν να μετονομάζουν την ομάδα, να ενημερώνουν την περιγραφή ή την εικόνα της και πολλά άλλα. Αν είστε εξοικειωμένοι με τους ρόλους του SharePoint, ο κάτοχος της ομάδας είναι ένας διαχειριστής συλλογής τοποθεσιών.

Συμβουλή

Η καλύτερη πρακτική είναι να έχετε τουλάχιστον δύο ιδιοκτήτες για μια ομάδα, εάν μπορείτε. Με αυτόν τον τρόπο, εάν ένας κάτοχος δεν είναι διαθέσιμος ο άλλος να μπορεί να κάνει αλλαγές στην ομάδα.

Τα μέλη της ομάδας είναι οι τακτικοί χρήστες στον οργανισμό σας, οι οποίοι χρησιμοποιούν την ομάδα για να συνεργαστούν. Μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία της ομάδας, αλλά δεν μπορούν να αλλάξουν τις ρυθμίσεις της. Στον κόσμο του SharePoint, είναι μέλη της τοποθεσίας. Για πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ή την κατάργηση μελών ομάδας, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη, επεξεργασία και κατάργηση μελών ομάδων στο Outlook.

Οι επισκέπτες είναι σαν μέλη της ομάδας, αλλά βρίσκονται εκτός του οργανισμού σας. Από προεπιλογή, οι χρήστες σας μπορούν να προσκαλούν επισκέπτες να συμμετάσχουν στην ομάδα σας και εσείς μπορείτε να ελέγχετε αυτή την ρύθμιση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη επισκεπτών σε ομάδες στο Outlook.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Teams για έναν μόνιμο χώρο εργασίας που βασίζεται στις συνομιλίες

Ένας εξαιρετικός τρόπος για να διατηρήσετε την επαφή με την ομάδα σας είναι το Microsoft Teams. Το Microsoft Teams είναι ο εσωτερικός βρόχος για την ομάδα σας – ένας διαρκής χώρος εργασίας που βασίζεται στις συνομιλίες, όπου μπορείτε να έχετε άτυπες συζητήσεις σε πραγματικό χρόνο γύρω από πολύ εστιασμένα θέματα ή συγκεκριμένες υπο-ομάδες εντός της ομάδας. Παρόλο που η ενοποίηση του Teams δεν έρχεται αυτόματα, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια ομάδα ομάδων με βάση την ομάδα Microsoft 365.

Όταν μια ομάδα εκπληρώσει το σκοπό για τον οποίο δημιουργήθηκε, μπορείτε να τη διαγράψετε για να αποδεσμεύσετε πόρους του συστήματος και να καταργήσετε την ομάδα ώστε να μην εμφανίζεται σε λίστα. Ανατρέξτε στο θέμα Επεξεργασία ή διαγραφή ομάδας στο Outlook για περισσότερες πληροφορίες. Αν δεν θέλετε να ανησυχείτε για το αν θα θυμηθείτε να διαγράψετε παλιές ομάδες, ο διαχειριστής σας μπορεί να ορίσει πολιτικές λήξης που θα έχουν ως αποτέλεσμα τη λήξη των παλαιών ομάδων και την αυτόματη διαγραφή τους μετά από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Δείτε επίσης: Πολιτική λήξης ομάδας Microsoft 365.

Παροχή, ονομασία και προστασία πληροφοριών

Υπάρχουν τρία κύρια μοντέλα παροχής Ομάδες Microsoft 365: Ανοικτό, καθοδηγούμενο από τμήμα ΙΤ ή ελεγχόμενο. Το κάθε ένα έχει τα δικά του πλεονεκτήματα.

Μοντέλο Πλεονεκτήματα
Ανοικτό (προεπιλογή) Οι χρήστες μπορούν να δημιουργούν τις δικές τους ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες, χωρίς να χρειάζεται να περιμένουν ή να ενοχλούν το τμήμα ΙΤ
Καθοδηγούμενο από το τμήμα ΙΤ Οι χρήστες ζητούν μια ομάδα από το τμήμα ΙΤ. Το τμήμα ΙΤ μπορεί να τους καθοδηγήσει στην επιλογή των καλύτερων εργαλείων συνεργασίας για τις ανάγκες τους
Ελεγχόμενο Η δημιουργία ομάδων περιορίζεται σε συγκεκριμένα άτομα, ομάδες ή υπηρεσίες (ανατρέξτε στο θέμα: Έλεγχος των χρηστών που μπορούν να δημιουργήσουν Ομάδες Microsoft 365)

Αν θέλετε να ελέγχετε τον τρόπο ονομασίας των Ομάδες Microsoft 365 σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πολιτική ονομασίας για να επιβάλετε στα ονόματα των Ομάδων να συμμορφώνονται με συγκεκριμένα πρότυπα, συμπεριλαμβανομένων των προθημάτων ή των επιθημάτων, καθώς και να αποκλείσετε ανάρμοστα ονόματα. Ανατρέξτε Ομάδες Microsoft 365 Πολιτική ονομασίας για περισσότερες πληροφορίες.

Κάθε ομάδα έχει τουλάχιστον έναν κάτοχο, ο οποίος μπορεί να προσθέσει ή να καταργήσει μέλη και να επεξεργαστεί κάποια βασικά στοιχεία της ομάδας και του περιεχομένου της. Εάν ο κάτοχος μιας ομάδας (ή οι κάτοχοι) φύγουν από τον οργανισμό για οποιονδήποτε λόγο, ο διαχειριστής μπορεί να αναθέσει έναν νέο κάτοχο στην ομάδα. 

Επιπλέον, εάν έχετε δικαιώματα διαχειριστή Exchange Online, μπορείτε να διαχειριστείτε τις ομάδες σας από το Διαχείριση Microsoft 365 Center (ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση συμμετοχής σε ομάδα στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365) ή από το PowerShell (ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση Ομάδες Microsoft 365 με το PowerShell.

Μπορεί κάποια στιγμή να θέλετε να διαγράψετε μια ομάδα από τον μισθωτή σας. Για πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διαγραφής μιας ομάδας, ανατρέξτε στο θέμα: Διαγραφή ομάδας στο Outlook. Εάν μια ομάδα διαγραφεί κατά λάθος, οι διαχειριστές μπορούν να την επαναφέρουν εντός 30 ημερών. Ανατρέξτε στο θέμα: Επαναφορά διαγραμμένης ομάδας Microsoft 365.

Αν προτιμάτε έναν πιο αυτοματοποιημένο τρόπο διαχείρισης του κύκλου ζωής των Ομάδες Microsoft 365 σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολιτικές λήξης για τη λήξη ομάδων σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Οι κάτοχοι της ομάδας θα λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 30, 15 και 1 ημέρα πριν από τη λήξη της ομάδας, μέσω του οποίου θα μπορούν ανανεώσουν εύκολα την ομάδα, εάν εξακολουθεί να είναι απαραίτητη. Ανατρέξτε στο θέμα: Πολιτική λήξης ομάδας Microsoft 365.

Όρια ομάδας Microsoft 365

Βρείτε τα όρια ομάδας στην Επισκόπηση των Ομάδες Microsoft 365 για διαχειριστές.

Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Αντιγραφή ομάδας" από το εργαλείο Azure Active Directory Connect, το μέγιστο μήκος είναι 448 χαρακτήρες για το χαρακτηριστικό "Περιγραφή".

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το χώρο αποθήκευσης του SharePoint Online, ανατρέξτε στο θέμα Όρια του SharePoint Online.

Η διαχείριση των Ομάδες Microsoft 365 σας είναι αποτελεσματικότερη όταν έχετε αξιοποιήσιμες πληροφορίες σχετικά με τη χρήση των ομάδων. Το Κέντρο Διαχείριση Microsoft 365 διαθέτει ένα εργαλείο αναφοράς που σας επιτρέπει να βλέπετε πληροφορίες, όπως η χρήση του χώρου αποθήκευσης, ο αριθμός των ενεργών ομάδων που διαθέτετε, καθώς και ο τρόπος με τον οποίο οι χρήστες σας χρησιμοποιούν τις ομάδες. Ανατρέξτε στο θέμα: Αναφορές του Microsoft 365 στο κέντρο διαχείρισης για περισσότερες πληροφορίες.

Ομάδες Microsoft 365 σάς παρέχει μια σειρά εργαλείων για τη συμμόρφωση, την προστασία των πληροφοριών και το eDiscovery.

Δείτε επίσης