Μεταφορά ροών εργασιών μεταξύ του SharePoint Designer και του Visio

Στο Microsoft SharePoint Designer 2010, μπορείτε να εισαγάγετε μια ροή εργασιών που δημιουργήθηκε στο Microsoft Visio Premium 2010 ή να εξαγάγετε μια ροή εργασιών στο Visio για προβολή. Οι αναλυτές επιχειρήσεων και οι αναλυτές διεργασιών που είναι ήδη εξοικειωμένοι με τα διαγράμματα ροής στο Visio μπορούν να χρησιμοποιήσουν το Visio για να σχεδιάσουν μια ροή εργασιών που αντιπροσωπεύει την επιχειρηματική λογική τους, να εξαγάγουν τη ροή εργασιών και να δώσουν τη δυνατότητα σε έναν κάτοχο τοποθεσίας ή επαγγελματία IT που χρησιμοποιεί το SharePoint Designer να την εφαρμόσει σε μια φόρμα που μπορεί να αυτοματιστεί στο SharePoint 2010.

Επιπλέον, υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους μπορούν να απεικονιστούν οι ροές εργασιών στο SharePoint Designer:

• Εάν οι Υπηρεσίες Visio είναι εγκατεστημένες στο διακομιστή SharePoint 2010, μπορείτε να δημιουργήσετε μια απεικόνιση ροής εργασιών στη σελίδα κατάστασης ροής εργασίας που εμφανίζει την πρόοδο και τις αναθέσεις.
• Μπορείτε να εξαγάγετε τη ροή εργασιών στο Visio για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο ροής εργασιών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σχόλια και έγκριση.

Τι θέλετε να κάνετε;

• Εισαγωγή ροής εργασιών από το Visio
• Εξαγωγή ροής εργασιών στο Visio
• Απεικόνιση μιας ροής εργασιών στο SharePoint 2010 με τις υπηρεσίες Visio

Εισαγωγή ροής εργασιών από το Visio

Για να εισαγάγετε μια ροή εργασίας του SharePoint, κάντε τα εξής:

1. Στο SharePoint Designer 2010, στο παράθυρο περιήγησης, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας.

2. Στην καρτέλα Ροές εργασίας , στην ομάδα Διαχείριση , κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή από το Visio.
   

3. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή ροής εργασίας από σχέδιο του Visio , αναζητήστε και επιλέξτε το αρχείο Visio Workflow Interchange (.vwi) που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη ροή εργασιών και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον τύπο της ροής εργασιών που θέλετε να είναι μετά την εισαγωγή της. Οι επιλογές σας είναι:

   1. Ροή εργασιών λίστας – μια ροή εργασιών που επισυνάπτεται σε μια συγκεκριμένη λίστα. Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, πρέπει να επιλέξετε τη λίστα στην οποία θα επισυναφθεί η ροή εργασιών.
   2. Ροή εργασίας με δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης – μια ροή εργασιών που είναι προσαρτημένη σε έναν τύπο περιεχομένου και, επομένως, είναι φορητή. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί από διαφορετικές λίστες σε μια τοποθεσία του SharePoint. Εάν ενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή, πρέπει να επιλέξετε τον τύπο περιεχομένου στον οποίο θα εκτελεστεί η ροή εργασιών.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

Η ροή εργασίας που έχει εισαχθεί εμφανίζεται στο πρόγραμμα επεξεργασίας ροής εργασιών πλήρους οθόνης του SharePoint Designer. Όλο το προσαρμοσμένο κείμενο σχήματος στο διάγραμμα του Visio εισάγεται στο SharePoint Designer ως ετικέτες δραστηριότητας (το γκρι κείμενο στην παρακάτω εικόνα) για να αποσαφηνιστεί ο σκοπός της ροής εργασιών:

Μετά την εισαγωγή στο SharePoint Designer, η ροή εργασιών είναι επεξεργάσιμη και μπορεί να αναθεωρηθεί για να προσθέσει τις απαραίτητες συνθήκες, ενέργειες, βήματα και ρυθμίσεις. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία ροών εργασιών, ανατρέξτε στο θέμα Εισαγωγή στη σχεδίαση και την προσαρμογή ροών εργασιών

Αρχή της σελίδας

Εξαγωγή ροής εργασιών στο Visio

Αφού δημιουργήσετε ή επεξεργαστείτε μια ροή εργασιών στο SharePoint Designer 2010, μπορείτε να εξαγάγετε τη ροή εργασιών ως σχέδιο του Visio που μπορεί να ανοίξει στο Visio Premium 2010. Η δυνατότητα εισαγωγής μιας ροής εργασιών στο Visio μετά την επεξεργασία της στο SharePoint Designer, γνωστή και ως "αποστολή μετ' επιστροφής", επιτρέπει βαθύτερη συνεργασία μεταξύ των χρηστών επιχειρήσεων και των σχεδιαστών ροής εργασιών. Κατά την επαναληπτική σχεδίαση της ροής εργασιών με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Visio για να ορίσετε τις επιχειρηματικές απαιτήσεις και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αποστολής και επιστροφής ως τρόπο συντονισμού και έγκρισης των αλλαγών.

Για να εξαγάγετε μια ροή εργασίας, κάντε τα εξής:

1. Στο SharePoint Designer 2010, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο παράθυρο περιήγησης.
2. Στην καρτέλα Ροή εργασίας , στην ομάδα Διαχείριση, κάντε κλικ στην επιλογή Εξαγωγή στο Visio.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή ροής εργασίας σε σχέδιο του Visio , ονομάστε το αρχείο, επιλέξτε μια θέση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Το εξαγόμενο αρχείο αποθηκεύεται ως αρχείο .vwi που μπορεί να ανοίξει απευθείας στο Visio Premium 2010.

Αρχή της σελίδας

Απεικόνιση μιας ροής εργασιών στο SharePoint 2010 με τις υπηρεσίες Visio

Χρησιμοποιώντας το SharePoint Designer 2010, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την απεικόνιση ροής εργασιών στη σελίδα κατάστασης ροής εργασιών. Αυτό επιτρέπει στους χρήστες να παρακολουθούν οπτικά την πρόοδο της ροής εργασιών κατά την εκτέλεσή της. Για παράδειγμα, η παρακάτω απεικόνιση ροής εργασιών εμφανίζει τις εργασίες που είναι "σε εξέλιξη" και τις εργασίες που "έχουν ολοκληρωθεί". Τα άτομα στα οποία έχουν ανατεθεί οι εργασίες εμφανίζονται επίσης με σαφήνεια μέσα στα σχήματα εργασιών.

Για να προσθέσετε μια απεικόνιση ροής εργασιών στη σελίδα κατάστασης ροής εργασίας, κάντε τα εξής:

1. Στο SharePoint Designer 2010, κάντε κλικ στην επιλογή Ροές εργασίας στο παράθυρο περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη ροή εργασιών που θέλετε να απεικονίσετε.

2. Στη σελίδα σύνοψης για αυτή τη ροή εργασιών, στην περιοχή Ρυθμίσεις, επιλέξτε το πλαίσιο Εμφάνιση απεικόνισης ροής εργασιών στη σελίδα κατάστασης .

   Σημείωση

   Οι Υπηρεσίες Visio πρέπει να είναι ενεργοποιημένες στον SharePoint Server 2010 και το Visio Premium 2010 πρέπει να είναι εγκατεστημένο στον ίδιο υπολογιστή με το SharePoint Designer 2010.

Αρχή της σελίδας