Σχεδίαση προτύπου φόρμας για χρήση χωρίς σύνδεση

Σε αυτό το άρθρο

• Κατανόηση των φορμών χωρίς σύνδεση
• Δημιουργία σύνδεσης δεδομένων με βάση δεδομένων SQL για χρήση χωρίς σύνδεση
• Δημιουργία σύνδεσης δεδομένων με βάση δεδομένων της Access για χρήση χωρίς σύνδεση
• Δημιουργία σύνδεσης δεδομένων σε βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint για χρήση χωρίς σύνδεση
• Ρύθμιση παραμέτρων διαθεσιμότητας δεδομένων
• Απενεργοποίηση χρήσης εκτός σύνδεσης

Κατανόηση των φορμών χωρίς σύνδεση

Ίσως χρειαστεί να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας του Microsoft Office InfoPath που οι χρήστες μπορούν να συμπληρώνουν ενώ οι υπολογιστές τους είναι αποσυνδεδεμένοι από το δίκτυο. Για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας που μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα πρόγραμμα προσαρμογής ασφάλισης στο πεδίο κατά τη διερεύνηση μιας αξίωσης. Το πρότυπο φόρμας περιέχει δευτερεύουσες συνδέσεις δεδομένων που παρέχουν δεδομένα στη φόρμα από μια εξωτερική βάση δεδομένων. Ο προσαρμογέας χρειάζεται αυτά τα δεδομένα για να συμπληρώσει τη φόρμα. Ενώ είναι ακόμη στο γραφείο και συνδεδεμένος στο δίκτυο, ο ασφαλιστικός προσαρμογέας μπορεί να δημιουργήσει μια φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας και, στη συνέχεια, να αποθηκεύσει τη φόρμα στον υπολογιστή του. Στο πεδίο, ο προσαρμογέας μπορεί, στη συνέχεια, να ανοίξει και να συμπληρώσει τη φόρμα χωρίς να συνδεθεί σε δίκτυο. Μετά την επιστροφή στο γραφείο και την επανασύνδεση στο δίκτυο, ο προσαρμογέας μπορεί, στη συνέχεια, να υποβάλει τη φόρμα.

Από προεπιλογή, μια φόρμα που είναι αποθηκευμένη σε έναν υπολογιστή μπορεί να λειτουργεί χωρίς σύνδεση δικτύου. Όταν ένας χρήστης δημιουργεί μια φόρμα που βασίζεται σε ένα πρότυπο φόρμας, το InfoPath κάνει λήψη και αποθηκεύει ένα αντίγραφο αυτού του προτύπου φόρμας στον υπολογιστή του χρήστη. Κάθε φορά που ο χρήστης ανοίγει μια φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, το InfoPath ελέγχει πρώτα εάν υπάρχει σύνδεση δικτύου με τον υπολογιστή. Εάν υπάρχει σύνδεση δικτύου, το InfoPath ελέγχει τη θέση από την οποία έγινε λήψη του προτύπου φόρμας, για να προσδιορίσει εάν υπάρχει ενημερωμένη έκδοση του προτύπου φόρμας. Εάν υπάρχει ενημερωμένη έκδοση, το InfoPath ενημερώνει το πρότυπο φόρμας στον υπολογιστή του χρήστη. Εάν δεν υπάρχει σύνδεση δικτύου, το InfoPath χρησιμοποιεί την έκδοση του προτύπου φόρμας που είναι αποθηκευμένο στον υπολογιστή του χρήστη.

Για να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας για χρήση χωρίς σύνδεση, το πρότυπο φόρμας πρέπει να είναι αποθηκευμένο στον υπολογιστή του χρήστη και τα δεδομένα που απαιτούνται από το χρήστη για την ολοκλήρωση της φόρμας, όπως τα στοιχεία σε ένα πλαίσιο λίστας, πρέπει να είναι διαθέσιμα στο χρήστη ακόμη και αν ο υπολογιστής δεν είναι συνδεδεμένος στο δίκτυο. Τα δεδομένα σε αυτά τα στοιχεία ελέγχου παρέχονται από μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν στον υπολογιστή του χρήστη είτε στο πρότυπο φόρμας είτε σε μια ειδική θέση αποθήκευσης που ονομάζεται cache.

Όταν προσθέτετε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων σε ένα πρότυπο φόρμας που ερωτά δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, το InfoPath στέλνει ένα ερώτημα σε αυτή την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Στη συνέχεια, τα αποτελέσματα του ερωτήματος αποθηκεύονται στο πρότυπο φόρμας. Όταν ο χρήστης δημιουργεί μια νέα φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, τα δεδομένα που αποθηκεύονται στο πρότυπο φόρμας είναι διαθέσιμα στο χρήστη.

Όταν η φόρμα χρησιμοποιεί αυτή τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων για να ενημερώσει τα περιεχόμενα ενός πλαισίου λίστας ή στοιχείου ελέγχου σύνθετου πλαισίου με τα πιο πρόσφατα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση δεδομένων, το InfoPath αποθηκεύει τα αποτελέσματα αυτού του ερωτήματος σε μια ειδική θέση αποθήκευσης που ονομάζεται cache, εάν ο υπολογιστής είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο. Το InfoPath χρησιμοποιεί τα δεδομένα σε αυτό το cache για την παροχή δεδομένων σε αυτά τα στοιχεία ελέγχου.

Για να κάνετε τα δεδομένα από μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων διαθέσιμα στους χρήστες σας, ακόμα και αν οι υπολογιστές τους δεν είναι συνδεδεμένοι σε δίκτυο, μπορείτε να κάνετε ένα ή και τα δύο από τα εξής:

• Αποθηκεύστε τα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση δεδομένων στο πρότυπο φόρμας.
• Χρησιμοποιήστε τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων όταν ανοίξει η φόρμα.

Αφού ρυθμίσετε τις παραμέτρους της δευτερεύουσας σύνδεσης δεδομένων για να λειτουργεί ενώ ο υπολογιστής του χρήστη είναι εκτός σύνδεσης, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας για να ανακτήσετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας για να ανακτήσετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα (περιορίζοντας τη διαθεσιμότητα των υπαρχόντων δεδομένων στη φόρμα σε έναν καθορισμένο αριθμό ημερών) και, στη συνέχεια, προσθέτοντας ένα κουμπί για τη λήψη των πιο πρόσφατων δεδομένων.

Αποθήκευση των δεδομένων στο πρότυπο φόρμας

Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα από μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων σε ένα πρότυπο φόρμας, επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση αντιγράφου των δεδομένων στο πρότυπο φόρμας στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων κατά τη δημιουργία της δευτερεύουσας σύνδεσης δεδομένων.

Όταν επιλέγετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το InfoPath χρησιμοποιεί τη σύνδεση δεδομένων για την ανάκτηση δεδομένων από την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Στη συνέχεια, αποθηκεύει αυτά τα δεδομένα στο πρότυπο φόρμας. Όταν ένας χρήστης δημιουργεί μια φόρμα ή ανοίγει μια υπάρχουσα φόρμα που βασίζεται στο πρότυπο φόρμας σας, γίνεται λήψη ενός αντιγράφου του προτύπου φόρμας, μαζί με τα αποθηκευμένα δεδομένα, στον υπολογιστή του χρήστη. Εάν ο υπολογιστής του χρήστη είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο κατά τη δημιουργία της φόρμας, το InfoPath ανακτά δεδομένα από τη σύνδεση εξωτερικών δεδομένων κάθε φορά που η φόρμα χρησιμοποιεί αυτήν τη σύνδεση δεδομένων. Εάν ο χρήστης δεν είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο κατά τη δημιουργία της φόρμας, το InfoPath χρησιμοποιεί τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο πρότυπο φόρμας στον υπολογιστή του χρήστη.

Επειδή τα δεδομένα ανακτήθηκαν τη στιγμή που δημιουργήθηκε η σύνδεση δεδομένων, η εξωτερική προέλευση δεδομένων μπορεί να έχει ενημερωθεί μέχρι τη στιγμή που ένας χρήστης δημιουργεί μια φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας. Εάν θέλετε οι χρήστες σας να λαμβάνουν τα πιο πρόσφατα δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων όταν δημιουργούν μια νέα φόρμα ή ανοίγουν μια υπάρχουσα φόρμα που βασίζεται στο πρότυπο φόρμας, θα πρέπει να σχεδιάσετε τη φόρμα σας για να χρησιμοποιήσετε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων όταν ανοίξει για πρώτη φορά η φόρμα.

Χρήση της δευτερεύουσας σύνδεσης δεδομένων όταν ανοίγει η φόρμα

Εάν θέλετε οι χρήστες σας να λαμβάνουν τα πιο πρόσφατα δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, αντί να χρησιμοποιούν τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε ένα πρότυπο φόρμας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη ανάκτηση δεδομένων κατά το άνοιγμα της φόρμας στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων κατά τη δημιουργία της δευτερεύουσας σύνδεσης δεδομένων.

Όταν ένας χρήστης δημιουργεί μια νέα φόρμα ενώ είναι συνδεδεμένος στο δίκτυο, το InfoPath χρησιμοποιεί αυτή τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων για να ανακτήσει τα πιο πρόσφατα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Αυτά τα δεδομένα αποθηκεύονται στο cache. Εάν ο χρήστης ανοίξει μια υπάρχουσα φόρμα που είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή του, το InfoPath ελέγχει εάν ο υπολογιστής είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο. Εάν ο υπολογιστής είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο, το InfoPath ανακτά τα πιο πρόσφατα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση δεδομένων χρησιμοποιώντας αυτήν τη σύνδεση δεδομένων. Εάν ο χρήστης εργάζεται χωρίς σύνδεση, το InfoPath χρησιμοποιεί τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο cache ή στο πρότυπο φόρμας.

Λήψη των πιο πρόσφατων δεδομένων

Εάν μια εξωτερική προέλευση δεδομένων ενημερώνεται τακτικά, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους ενός προτύπου φόρμας για να επιτρέψετε στους χρήστες να ανακτούν τα πιο πρόσφατα δεδομένα μέσω της δευτερεύουσας σύνδεσης δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να περιορίσετε τη διαθεσιμότητα των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα τη συγκεκριμένη στιγμή στο cache σε έναν καθορισμένο αριθμό ημερών και, στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί για την ανάκτηση δεδομένων από οποιεσδήποτε εξωτερικές προελεύσεις δεδομένων, χρησιμοποιώντας όλες τις δευτερεύουσες συνδέσεις δεδομένων στη φόρμα. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζεται ότι οι χρήστες εργάζονται με τα πιο πρόσφατα δεδομένα.

Εναλλακτικά, μπορείτε να περιορίσετε τη διαθεσιμότητα δεδομένων από μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων, ορίζοντας μια ημερομηνία λήξης για το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θέλετε να αποθηκεύονται τα δεδομένα στον υπολογιστή ενός χρήστη.

Όταν χρησιμοποιείτε αυτή την επιλογή, το InfoPath καθιστά τα δεδομένα από όλες τις δευτερεύουσες συνδέσεις δεδομένων διαθέσιμα στη φόρμα μόνο για τον καθορισμένο αριθμό ημερών. Αφού παρέλθει αυτός ο αριθμός ημερών, τα δεδομένα δεν θα εμφανίζονται στη φόρμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί στη φόρμα σας στο οποίο οι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ για να ανακτήσουν δεδομένα, χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων ή όλες τις δευτερεύουσες συνδέσεις δεδομένων στη φόρμα.

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία σύνδεσης δεδομένων με βάση δεδομένων SQL για χρήση χωρίς σύνδεση

Πριν προσθέσετε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Microsoft SQL Server στο πρότυπο φόρμας, χρειάζεστε τις ακόλουθες πληροφορίες από το διαχειριστή της βάσης δεδομένων σας.

• Το όνομα του διακομιστή όπου είναι αποθηκευμένη η βάση δεδομένων που θα χρησιμοποιήσετε με αυτό το πρότυπο φόρμας.
• Το όνομα της βάσης δεδομένων που θα χρησιμοποιήσετε με αυτό το πρότυπο φόρμας.
• Ο έλεγχος ταυτότητας που απαιτείται από τη βάση δεδομένων. Η βάση δεδομένων μπορεί να χρησιμοποιήσει είτε έλεγχο ταυτότητας των Microsoft Windows είτε SQL Server έλεγχο ταυτότητας για να προσδιορίσει τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες μπορούν να αποκτήσουν πρόσβαση στη βάση δεδομένων.
• Το όνομα του πίνακα που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να στείλετε στη φόρμα. Αυτός είναι ο πρωτεύων πίνακας. Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε περισσότερους από έναν πίνακες στη βάση δεδομένων, χρειάζεστε τα ονόματα των άλλων θυγατρικών πινάκων. Χρειάζεστε επίσης τα ονόματα των πεδίων στους θυγατρικούς πίνακες που έχουν σχέσεις με τα πεδία στον πρωτεύοντα πίνακα.
• Εάν μπορείτε να αποθηκεύσετε με ασφάλεια τα αποτελέσματα του ερωτήματος στη φόρμα για χρήση χωρίς σύνδεση.

Αφού λάβετε αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη διαδικασία για να δημιουργήσετε τη σύνδεση δεδομένων με μια βάση δεδομένων SQL για χρήση χωρίς σύνδεση.

1. Στο μενού Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Συνδέσεις δεδομένων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

3. Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας σύνδεσης με, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Βάση δεδομένων (μόνο microsoft SQL Server ή Microsoft Office Access) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή βάσης δεδομένων.

6. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση.

7. Στη λίστα Τι είδους προέλευση δεδομένων θέλετε να συνδεθείτε, κάντε κλικ στην επιλογή Microsoft SQL Server και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

8. Στο πλαίσιο Όνομα διακομιστή , πληκτρολογήστε το όνομα του διακομιστή όπου είναι αποθηκευμένη η βάση δεδομένων.

9. Στην περιοχή Διαπιστευτήρια σύνδεσης, κάντε ένα από τα εξής:

   • Εάν η βάση δεδομένων καθορίζει ποιος έχει πρόσβαση στο διακομιστή με βάση τα διαπιστευτήρια που χρησιμοποιούνται σε ένα δίκτυο των Microsoft Windows, κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση ελέγχου ταυτότητας των Windows.
   • Εάν η βάση δεδομένων καθορίζει ποιος έχει πρόσβαση στο διακομιστή με βάση ένα καθορισμένο όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης που θα λάβετε από το διαχειριστή της βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση του παρακάτω ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε αυτό το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης στα πλαίσια Όνομα χρήστη και Κωδικός πρόσβασης .

10. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

11. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στη λίστα Επιλέξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε , κάντε κλικ στη βάση δεδομένων που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Σύνδεση με συγκεκριμένο πίνακα , κάντε κλικ στο όνομα του πρωτεύοντα πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

12. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο που αποθηκεύει τις πληροφορίες σύνδεσης δεδομένων.

13. Για να αποθηκεύσετε αυτές τις ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

14. Προσθέστε τυχόν άλλους πίνακες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στη σύνδεση δεδομένων ερωτήματος.
    Πώς;

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη πίνακα.
    2. Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη πίνακα ή ερωτήματος , κάντε κλικ στο όνομα του θυγατρικού πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Το InfoPath επιχειρεί να ορίσει τις σχέσεις αντιστοιχίζοντας ονόματα πεδίων και στους δύο πίνακες. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την προτεινόμενη σχέση, επιλέξτε τη σχέση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση σχέσης. Για να προσθέσετε μια σχέση, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σχέσης. Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη σχέσης , κάντε κλικ στο όνομα κάθε σχετικού πεδίου στην αντίστοιχη στήλη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
    3. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
    4. Για να προσθέσετε επιπλέον θυγατρικούς πίνακες, επαναλάβετε αυτά τα βήματα.

15. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

16. Εάν θέλετε τα δεδομένα από αυτή τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων να είναι διαθέσιμα ακόμα και αν ο υπολογιστής ενός χρήστη δεν είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση αντιγράφου των δεδομένων στο πρότυπο φόρμας . Όταν επιλέγετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το InfoPath ερωτά την εξωτερική προέλευση δεδομένων και αποθηκεύει τα αποτελέσματα στο πρότυπο φόρμας.

    Σημείωση

    Η επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου αποθηκεύει τα αποτελέσματα του ερωτήματος στο πρότυπο φόρμας. Επειδή τα δεδομένα αποθηκεύονται στο πρότυπο φόρμας, είναι διαθέσιμα στις φόρμες που συμπληρώνουν οι χρήστες, ακόμη και αν οι υπολογιστές τους δεν είναι συνδεδεμένοι σε δίκτυο. Εάν λαμβάνετε ευαίσθητα δεδομένα από αυτήν τη σύνδεση δεδομένων, μπορεί να θέλετε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να προστατεύσετε τα δεδομένα σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής του υπολογιστή.

17. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

18. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για αυτήν τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στην ενότητα Σύνοψη είναι σωστές. Για να επιτρέψετε στους χρήστες σας να χρησιμοποιούν αυτήν τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων όταν δημιουργούν μια νέα φόρμα ή ανοίγουν μια υπάρχουσα φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη ανάκτηση δεδομένων κατά το άνοιγμα της φόρμας .

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία σύνδεσης δεδομένων με βάση δεδομένων της Access για χρήση χωρίς σύνδεση

Πριν προσθέσετε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων σε μια βάση δεδομένων της Access στο πρότυπο φόρμας, χρειάζεστε τις ακόλουθες πληροφορίες από το διαχειριστή της βάσης δεδομένων σας.

• Το όνομα και η θέση της βάσης δεδομένων.

  Σημείωση

  Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε εάν η βάση δεδομένων βρίσκεται σε μια θέση δικτύου που είναι προσβάσιμη από τους χρήστες σας. Εάν άλλοι χρήστες στο δίκτυο δημιουργούν φόρμες που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, η βάση δεδομένων σας πρέπει να βρίσκεται σε μια θέση δικτύου που είναι προσβάσιμη από τους χρήστες σας.

• Εάν το πρότυπο φόρμας θα υποβάλει ερώτημα μόνο στη βάση δεδομένων, θα χρειαστείτε το όνομα του πίνακα που παρέχει τα αποτελέσματα του ερωτήματος που αποστέλλεται στη βάση δεδομένων. Αυτός ο πίνακας θα είναι ο πρωτεύων πίνακας όταν ρυθμίζετε τις παραμέτρους της σύνδεσης δεδομένων ερωτήματος.

• Τα ονόματα οποιωνδήποτε άλλων πινάκων από τους οποίους ο πρωτεύων πίνακας μπορεί να απαιτεί δεδομένα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι σχέσεις πίνακα έχουν ήδη καθοριστεί στη βάση δεδομένων. Εάν πρέπει να καθορίσετε τις σχέσεις μεταξύ του πρωτεύοντα πίνακα και ενός άλλου πίνακα, θα χρειαστείτε τα σχετικά ονόματα πεδίων και στους δύο πίνακες.

Αφού λάβετε αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη διαδικασία για να δημιουργήσετε τη σύνδεση δεδομένων με μια βάση δεδομένων της Access για χρήση χωρίς σύνδεση.

1. Στο μενού Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Συνδέσεις δεδομένων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

3. Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας σύνδεσης με, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Βάση δεδομένων (μόνο microsoft SQL Server ή Microsoft Office Access) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή βάσης δεδομένων.

6. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης δεδομένων , μεταβείτε στη θέση της βάσης δεδομένων σας.

   Σημείωση

   Εάν η βάση δεδομένων σας είναι αποθηκευμένη σε μια θέση δικτύου, μεταβείτε στη διαδρομή UNC της θέσης. Μην περιηγηθείτε στη θέση δικτύου μέσω μιας αντιστοιχισμένης μονάδας δίσκου δικτύου. Εάν χρησιμοποιείτε μια αντιστοιχισμένη μονάδα δίσκου δικτύου, οι φόρμες που δημιουργούνται με βάση αυτό το πρότυπο φόρμας θα αναζητούν τη βάση δεδομένων από μια αντιστοιχισμένη μονάδα δίσκου δικτύου. Εάν ο χρήστης δεν διαθέτει αντιστοιχισμένη μονάδα δίσκου δικτύου, η φόρμα δεν θα βρει τη βάση δεδομένων.

7. Κάντε κλικ στο όνομα της βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

8. Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πίνακα , κάντε κλικ στον πρωτεύοντα πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

9. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση στηλών πίνακα .
   Από προεπιλογή, όλα τα πεδία του πίνακα θα προστεθούν στην κύρια προέλευση δεδομένων του προτύπου φόρμας.

10. Στην περιοχή Δομή προέλευσης δεδομένων, καταργήστε τα πλαίσια ελέγχου για τα πεδία που δεν θέλετε να συμπεριλάβετε στην κύρια προέλευση δεδομένων.
    Προσθέστε τυχόν άλλους πίνακες ή ερωτήματα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε αυτήν τη σύνδεση δεδομένων.
    Πώς;

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη πίνακα.
    2. Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη πίνακα ή ερωτήματος , κάντε κλικ στο όνομα του θυγατρικού πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Το InfoPath επιχειρεί να ορίσει τις σχέσεις αντιστοιχίζοντας ονόματα πεδίων και στους δύο πίνακες. Εάν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε την προτεινόμενη σχέση, επιλέξτε τη σχέση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση σχέσης. Για να προσθέσετε μια σχέση, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη σχέσης. Στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη σχέσης , κάντε κλικ στο όνομα κάθε σχετικού πεδίου στην αντίστοιχη στήλη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
    3. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
    4. Για να προσθέσετε επιπλέον θυγατρικούς πίνακες, επαναλάβετε αυτά τα βήματα.

11. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

12. Για να κάνετε διαθέσιμα τα δεδομένα από αυτήν τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων, ακόμα και αν ο υπολογιστής ενός χρήστη δεν είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση αντιγράφου των δεδομένων στο πρότυπο φόρμας . Όταν επιλέγετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το InfoPath ερωτά την εξωτερική προέλευση δεδομένων και αποθηκεύει τα αποτελέσματα του ερωτήματος στο πρότυπο.

    Σημείωση

    Η επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου αποθηκεύει τα αποτελέσματα του ερωτήματος στο πρότυπο φόρμας. Επειδή τα δεδομένα αποθηκεύονται στο πρότυπο φόρμας, είναι διαθέσιμα στις φόρμες που συμπληρώνουν οι χρήστες, ακόμη και αν οι υπολογιστές τους δεν είναι συνδεδεμένοι σε δίκτυο. Εάν λαμβάνετε ευαίσθητα δεδομένα από αυτήν τη σύνδεση δεδομένων, μπορεί να θέλετε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να προστατεύσετε τα δεδομένα σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής του υπολογιστή.

13. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

14. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για αυτήν τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων. Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στην ενότητα Σύνοψη είναι σωστές. Για να επιτρέψετε στους χρήστες σας να χρησιμοποιούν αυτήν τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων όταν δημιουργούν μια νέα φόρμα ή ανοίγουν μια υπάρχουσα φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη ανάκτηση δεδομένων κατά το άνοιγμα της φόρμας .

Αρχή της σελίδας

Δημιουργία σύνδεσης δεδομένων σε βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint για χρήση χωρίς σύνδεση

Πριν προσθέσετε μια δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων στο πρότυπο φόρμας, χρειάζεστε τις ακόλουθες πληροφορίες από το διαχειριστή της τοποθεσίας σας.

• Η θέση της τοποθεσίας υπηρεσίες υπηρεσίες Microsoft Windows SharePoint Services και τα απαραίτητα δικαιώματα πρόσβασης σε αυτήν.
• Επαλήθευση ότι οι παράμετροι της τοποθεσίας έχουν ρυθμιστεί έτσι ώστε οι χρήστες σας να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα από τη βιβλιοθήκη ή τη λίστα εγγράφων.
• Επαλήθευση ότι μπορείτε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα από τη βιβλιοθήκη εγγράφων ή τη λίστα στους υπολογιστές των χρηστών σας για χρήση χωρίς σύνδεση.

Αφού λάβετε αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη διαδικασία για να δημιουργήσετε τη σύνδεση δεδομένων με μια βάση δεδομένων της Access για χρήση χωρίς σύνδεση.

1. Στο μενού Εργαλεία , κάντε κλικ στην επιλογή Συνδέσεις δεδομένων.

2. Στο παράθυρο διαλόγου Συνδέσεις δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.

3. Στον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία νέας σύνδεσης με, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

4. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Βιβλιοθήκη ή λίστα του SharePoint και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

5. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση URL της τοποθεσίας του SharePoint με τη βιβλιοθήκη ή τη λίστα εγγράφων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

6. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, στη λίστα Επιλογή λίστας ή βιβλιοθήκης , κάντε κλικ στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

7. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα στα πεδία που θα παρέχουν δεδομένα στο πρότυπο φόρμας. Εάν το πρότυπο φόρμας πρόκειται να δημοσιευτεί στη βιβλιοθήκη εγγράφων και θέλετε οι φόρμες που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο φόρμας να ανακτούν μετα-δεδομένα σχετικά με τη φόρμα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Συμπερίληψη δεδομένων μόνο για την ενεργή φόρμα .

8. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

9. Για να κάνετε διαθέσιμα τα δεδομένα από αυτήν τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων, ακόμα και αν ο υπολογιστής ενός χρήστη δεν είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση αντιγράφου των δεδομένων στο πρότυπο φόρμας . Όταν επιλέγετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, το InfoPath ερωτά την εξωτερική προέλευση δεδομένων και αποθηκεύει τα αποτελέσματα του ερωτήματος στο πρότυπο φόρμας.

   Σημείωση

   Η επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου αποθηκεύει τα αποτελέσματα του ερωτήματος στο πρότυπο φόρμας. Επειδή τα δεδομένα αποθηκεύονται στο πρότυπο φόρμας, είναι διαθέσιμα στις φόρμες που συμπληρώνουν οι χρήστες, ακόμη και αν οι υπολογιστές τους δεν είναι συνδεδεμένοι σε δίκτυο. Εάν λαμβάνετε ευαίσθητα δεδομένα από αυτήν τη σύνδεση δεδομένων, μπορεί να θέλετε να απενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα για να προστατεύσετε τα δεδομένα σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής του υπολογιστή.

10. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

11. Στην επόμενη σελίδα του οδηγού, πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για αυτή τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες στην ενότητα Σύνοψη είναι σωστές.

12. Για να επιτρέψετε στους χρήστες σας να χρησιμοποιούν αυτήν τη δευτερεύουσα σύνδεση δεδομένων όταν δημιουργούν μια νέα φόρμα ή ανοίγουν μια υπάρχουσα φόρμα που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αυτόματη ανάκτηση δεδομένων κατά το άνοιγμα της φόρμας .

Αρχή της σελίδας

Ρύθμιση παραμέτρων διαθεσιμότητας δεδομένων

Εάν η εξωτερική προέλευση δεδομένων ενημερώνεται τακτικά με νέα δεδομένα, μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας ώστε να είναι διαθέσιμα τυχόν δεδομένα στο cache. Αυτά τα δεδομένα είναι διαθέσιμα σε φόρμες που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο φόρμας για περιορισμένο αριθμό ημερών που αντιστοιχούν στο χρονοδιάγραμμα ενημέρωσης της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων. Περιορίζοντας τον αριθμό των ημερών που τα δεδομένα είναι διαθέσιμα σε φόρμες που βασίζονται σε αυτό το πρότυπο φόρμας, μπορείτε να απαιτήσετε από τους χρήστες σας να ενημερώνουν τα δεδομένα από την εξωτερική προέλευση δεδομένων σε τακτική βάση.

Για να ενημερώσετε τα δεδομένα, μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί στο πρότυπο φόρμας στο οποίο οι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ για να ενημερώσουν τα δεδομένα από όλες τις δευτερεύουσες συνδέσεις δεδομένων που χρησιμοποιούνται στο πρότυπο φόρμας.

Καθορισμός του αριθμού των ημερών κατά τις οποίες είναι διαθέσιμα τα δεδομένα στο cache

Αυτή η ρύθμιση ισχύει για όλες τις δευτερεύουσες συνδέσεις δεδομένων στο πρότυπο φόρμας.

1. Στο μενού Εργαλεία , κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές φόρμας.
2. Στη λίστα Κατηγορία , στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές φόρμας , κάντε κλικ στην επιλογή Χωρίς σύνδεση.
3. Στην περιοχή Χωρίς σύνδεση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση δεδομένων που επιστρέφονται από ερωτήματα, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε λειτουργία χωρίς σύνδεση .
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Τα αποθηκευμένα ερωτήματα λήγουν μετά από αυτόν τον αριθμό ημερών.
5. Στη λίστα, επιλέξτε τον αριθμό των ημερών που θέλετε τα δεδομένα στο cache να είναι διαθέσιμα στη φόρμα.

Προσθήκη κουμπιού για ανανέωση της σύνδεσης δεδομένων

1. Εάν το πρότυπο φόρμας έχει πολλές προβολές, κάντε κλικ στην επιλογή Όνομα προβολής στο μενού Προβολή για να μεταβείτε στην προβολή με το στοιχείο ελέγχου όπου θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα από τη δευτερεύουσα προέλευση δεδομένων.

2. Εάν το παράθυρο εργασιών Στοιχεία ελέγχου δεν είναι ορατό, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα στοιχεία ελέγχου στο μενού Εισαγωγή ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT+I, C.

3. Σύρετε ένα στοιχείο ελέγχου κουμπιού στο πρότυπο φόρμας.

4. Κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο ελέγχου κουμπιού που μόλις προσθέσατε στο πρότυπο φόρμας.

5. Κάντε κλικ στην καρτέλα Γενικά.

6. Στη λίστα ενέργεια , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

7. Στο πλαίσιο Ετικέτα , πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να εμφανίζεται στο κουμπί.

8. Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις.

9. Στο παράθυρο διαλόγου Ανανέωση , κάντε ένα από τα εξής:

   • Για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του κουμπιού για να ανακτήσετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα μέσω αυτής της σύνδεσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Μία δευτερεύουσα προέλευση δεδομένων.
   • Για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του κουμπιού για την ανάκτηση των πιο πρόσφατων δεδομένων μέσω όλων των δευτερευουσών συνδέσεων δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Όλες οι δευτερεύουσες προελεύσεις δεδομένων.

10. Στη λίστα Επιλογή δευτερεύουσας προέλευσης δεδομένων , κάντε κλικ στη δευτερεύουσα προέλευση δεδομένων που σχετίζεται με τη σύνδεση δεδομένων ερωτήματος.

11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε όλα τα ανοιχτά παράθυρα διαλόγου.

12. Για να ελέγξετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση στη Βασική γραμμή εργαλείων ή πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL+SHIFT+B.

Αρχή της σελίδας

Απενεργοποίηση χρήσης εκτός σύνδεσης

Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα θέλετε να σχεδιάσετε ένα πρότυπο φόρμας για να επιτρέψετε στους χρήστες να συμπληρώνουν μια φόρμα μόνο όταν είναι συνδεδεμένοι σε δίκτυο. Για παράδειγμα, εάν το πρότυπο φόρμας διαθέτει σύνδεση δεδομένων με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων που περιέχει ευαίσθητα ή εμπιστευτικά δεδομένα, μπορεί να θέλετε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας ώστε να επιτρέπεται η συμπλήρωση φορμών μόνο σε συνδεδεμένη κατάσταση. Με τη ρύθμιση των παραμέτρων του προτύπου φόρμας με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να συμβάλετε στην προστασία των δεδομένων σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής του υπολογιστή, επειδή τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται στον υπολογιστή του χρήστη.

Για να ρυθμίσετε τις παραμέτρους του προτύπου φόρμας ώστε να επιτρέπεται στους χρήστες να συμπληρώνουν τη φόρμα, μόνο εάν ο υπολογιστής τους είναι συνδεδεμένος σε δίκτυο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

1. Στο μενού Εργαλεία , κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογές φόρμας.
2. Στη λίστα Κατηγορία , στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές φόρμας , κάντε κλικ στην επιλογή Χωρίς σύνδεση.
3. Στην περιοχή Χωρίς σύνδεση, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Να επιτρέπεται στους χρήστες να συμπληρώνουν αυτήν τη φόρμα εάν τα δεδομένα δεν είναι διαθέσιμα .

Αρχή της σελίδας