Εισαγωγή στη σχεδίαση Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου με χρήση του InfoPath

Σε αυτό το άρθρο

• Εισαγωγή στα Παράθυρα πληροφοριών εγγράφου
• Χρήση ενός Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου
• Επισκόπηση ασφάλειας

Εισαγωγή στα Παράθυρα πληροφοριών εγγράφου

Το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου, το οποίο εμφανίζεται στα έγγραφα του Microsoft Office Word 2007, του Microsoft Office PowerPoint 2007 και του Microsoft Office Excel 2007, επιτρέπει στους χρήστες να προβάλλουν και να αλλάζουν τις ιδιότητες για ένα μεμονωμένο αρχείο ή για έναν τύπο περιεχομένου που είναι αποθηκευμένος σε ένα διακομιστή διαχείρισης εγγράφων, όπως μια τοποθεσία χώρου εργασίας εγγράφων ή μια βιβλιοθήκη που βασίζεται σε υπηρεσίες υπηρεσίες Windows SharePoint Services 3.0. Αυτές οι ιδιότητες, γνωστές και ως μετα-δεδομένα, είναι λεπτομέρειες σχετικά με ένα αρχείο που το περιγράφουν ή το προσδιορίζουν. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτές τις ιδιότητες για να οργανώσουν, να αναγνωρίσουν και να αναζητήσουν έγγραφα.

Το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου είναι μια φόρμα του Microsoft Office InfoPath 2007 που φιλοξενείται και εμφανίζεται μέσα σε ένα έγγραφο. Δεν χρειάζεται να έχετε εγκαταστήσει το InfoPath στον υπολογιστή σας για να δείτε ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου σε ένα έγγραφο του Microsoft Office system 2007, αλλά χρειάζεστε το Office InfoPath 2007 για να σχεδιάσετε ή να προσαρμόσετε παράθυρα πληροφοριών εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προσαρμόσετε ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου για να εμφανίσετε δεδομένα από έναν εξωτερικό πόρο, όπως μια υπηρεσία Web, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Office InfoPath 2007 για να σχεδιάσετε αυτό το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου.

Χρησιμοποιώντας ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου με έγγραφα έκδοσης του Office 2007, οι χρήστες μπορούν να παρακολουθούν και να επεξεργάζονται μετα-δεδομένα για ένα έγγραφο, ακόμα και όταν συνεχίζουν να εργάζονται στο έγγραφο. Επιπλέον, το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου μπορεί να προσαρμοστεί για να χρησιμοποιεί δεδομένα από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως μια υπηρεσία Web, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να χρησιμοποιούν μετα-δεδομένα με συνέπεια σε διαφορετικούς τύπους εγγράφων έκδοσης του Office 2007 σε ολόκληρο τον οργανισμό σας.

Με την προσαρμογή του Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου, μπορείτε επίσης να προσθέσετε επιχειρηματική λογική, όπως επικύρωση δεδομένων ή να προσθέσετε προσαρμοσμένες ιδιότητες που είναι σημαντικές για την εταιρεία σας. Επιπλέον, δημιουργώντας ένα τμήμα προτύπου που περιέχει κοινά πεδία, μπορείτε να οργανώσετε την αποτελεσματική επαναχρησιμοποίηση των Τμημάτων πληροφοριών εγγράφου σε διαφορετικούς τύπους εγγράφων έκδοσης του Office 2007 σε ολόκληρη την εταιρεία σας.  Ένα τμήμα προτύπου είναι ένα τμήμα ενός προτύπου φόρμας που μπορεί να αποθηκευτεί για επαναχρησιμοποίηση σε πολλά πρότυπα φόρμας.

Εκτός από την παρακολούθηση και την επεξεργασία μετα-δεδομένων με χρήση των Τμημάτων πληροφοριών εγγράφου στο Office Word 2007, το Office Excel 2007 και το Office PowerPoint 2007, οι χρήστες εγγράφων του Office Word 2007 μπορούν να εκτελούν πρόσθετες εργασίες. Στο Office Word 2007, οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν ιδιότητες από το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου ως στοιχεία ελέγχου ιδιοτήτων στο ίδιο το έγγραφο. Τα στοιχεία ελέγχου ιδιοτήτων στο Office Word 2007 εμφανίζουν τις ιδιότητες του εγγράφου ως περιεχόμενο στο ίδιο το έγγραφο. Αυτά τα στοιχεία ελέγχου ιδιοτήτων θα ενημερωθούν καθώς αλλάζουν οι πληροφορίες στο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου. Επιπλέον, τα δεδομένα στο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου ενημερώνονται όταν αλλάζουν τα αντίστοιχα στοιχεία ελέγχου ιδιοτήτων στο έγγραφο.

Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη ιδιοτήτων σε ένα Word έγγραφο στην ενότητα Δείτε επίσης.

Τύποι ιδιοτήτων

Χρησιμοποιούνται παράθυρα πληροφοριών εγγράφου για την παρακολούθηση ενός από τα εξής:

• Standard ιδιότητες εγγράφου σε μεμονωμένα έγγραφα.
• Ιδιότητες διακομιστή για τύπους περιεχομένου του SharePoint που βασίζονται στον τύπο περιεχομένου "Έγγραφο" ή στον τύπο περιεχομένου "Βασικές στήλες του Δουβλίνου", ο οποίος είναι διαθέσιμος σε διακομιστές που εκτελούν τον Microsoft Office SharePoint Server 2007.
• Προσαρμοσμένες ιδιότητες που προσθέτετε σε ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου.

Οι ιδιότητες που μπορούν να προβάλουν ή να επεξεργαστούν οι χρήστες χρησιμοποιώντας ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου μπορούν να ομαδοποιούνται σε τρεις γενικές κατηγορίες: ιδιότητες που βασίζονται σε έγγραφα, ιδιότητες βάσει διακομιστή και προσαρμοσμένες ιδιότητες. Ανάλογα με τη σχεδίαση του Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου και τη θέση που βρίσκεται, ορισμένες ή όλες οι ακόλουθες ιδιότητες ενδέχεται να εμφανίζονται στο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου:

Ιδιότητες που βασίζονται σε έγγραφο Σε αυτές περιλαμβάνονται ιδιότητες όπως ο τίτλος, το όνομα συντάκτη, το θέμα και λέξεις-κλειδιά που προσδιορίζουν το θέμα ή τα περιεχόμενα του εγγράφου.

Ιδιότητες βάσει διακομιστή Για έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε μια τοποθεσία του SharePoint και χρησιμοποιούν προσαρμοσμένα παράθυρα πληροφοριών εγγράφου, αυτές οι ιδιότητες μπορεί να περιλαμβάνουν δεδομένα σχετικά με τη βιβλιοθήκη εγγράφων, τις στήλες τοποθεσίας, τους τύπους περιεχομένου τοποθεσίας ή δεδομένα από άλλα προσαρμοσμένα πεδία.

Προσαρμοσμένες ιδιότητες Μπορείτε να ορίσετε προσαρμοσμένες ιδιότητες για ένα έγγραφο του Office, προσαρμόζοντας ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου χρησιμοποιώντας το InfoPath. Οι προσαρμοσμένες ιδιότητες μπορεί να περιλαμβάνουν μετα-δεδομένα που αφορούν μια συγκεκριμένη εταιρεία ή έργο, όπως έναν κωδικό έργου ή μια τιμή κέντρου κόστους.

Αρχή της σελίδας

Χρήση ενός Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου

Όταν δημιουργείτε ένα έγγραφο με το Office Word 2007, το Office Excel 2007 ή το Office PowerPoint 2007, δημιουργείται αυτόματα ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου για εσάς. Αυτό το προεπιλεγμένο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου περιλαμβάνει τυπικές ιδιότητες, όπως Συντάκτης, Τίτλος και Θέμα. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένες ιδιότητες σχεδιάζοντας ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου από την αρχή και, στη συνέχεια, συσχετίζοντάς το με ένα έγγραφο ή προσαρμόζοντας ένα υπάρχον Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου.

Όταν σχεδιάζετε ένα προσαρμοσμένο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε με πολλά έγγραφα από το Office Word 2007, το Office Excel 2007 και το Office PowerPoint 2007 ή μπορείτε να σχεδιάσετε πολλά παράθυρα πληροφοριών εγγράφου. Για παράδειγμα, εάν ορισμένα έγγραφα σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο, μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μοναδικά πεδία για τα Παράθυρα πληροφοριών εγγράφου που χρησιμοποιούνται μόνο σε αυτά τα έγγραφα.

Ακόμη και εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί πολλά παράθυρα πληροφοριών εγγράφου, το καθένα μπορεί να περιέχει πολλές κοινές ιδιότητες. Για να χρησιμοποιήσετε εύκολα κοινές ιδιότητες όταν σχεδιάζετε ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε τμήματα προτύπων. Με τη δημιουργία και τη χρήση τμημάτων προτύπων, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα βασικά μετα-δεδομένα για την εταιρεία σας είναι συνεπή σε ύφος, δομή και συμπεριφορά. Για παράδειγμα, η εταιρεία σας μπορεί να απαιτεί από κάθε Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου να συμπεριλάβει ένα πεδίο που ονομάζεται "Τίτλος εργασίας" εκτός από το "Συντάκτης". Σχεδιάζοντας ένα τμήμα προτύπου που χρησιμοποιεί αυτά τα κοινά πεδία, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε ξανά το τμήμα προτύπου σε πολλά παράθυρα πληροφοριών εγγράφου.

Αφού δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου, πρέπει να το συσχετίσετε με ένα έγγραφο για να μπορέσετε να το χρησιμοποιήσετε. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής στην Κορδέλα στα προγράμματα όπου θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου. Στη συνέχεια, μπορείτε να καθορίσετε τη θέση του Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου χρησιμοποιώντας μια διεύθυνση URL, UNC ή διαδρομή αρχείου URN. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίζεται το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου από προεπιλογή κατά το άνοιγμα του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε εάν οι προσαρμοσμένες ιδιότητες που δημιουργήσατε θα είναι ορατές από προεπιλογή κατά το άνοιγμα του εγγράφου.

Εκτός από την προβολή ή την αλλαγή ιδιοτήτων σε Παράθυρα πληροφοριών εγγράφου σε έγγραφα για το Office Word 2007, το Office Excel 2007 και το Office PowerPoint 2007, στο Office Word 2007 οι χρήστες μπορούν να προσθέσουν ιδιότητες από το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου ως στοιχεία ελέγχου ιδιοτήτων στο ίδιο το έγγραφο. Για παράδειγμα, πολλές παρουσίες μιας εταιρικής διεύθυνσης μπορούν να προστεθούν ως στοιχεία ελέγχου ιδιοτήτων σε ένα έγγραφο. Αυτά τα στοιχεία ελέγχου ιδιοτήτων θα ενημερωθούν καθώς αλλάζουν οι πληροφορίες στο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου.

Βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός προσαρμοσμένου Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου και την προσθήκη ιδιοτήτων σε ένα έγγραφο του Office Word 2007 στην ενότητα Δείτε επίσης.

Αρχή της σελίδας

Επισκόπηση ασφάλειας

Ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου υπόκειται στις ίδιες οδηγίες και περιορισμούς ασφαλείας με μια φόρμα του InfoPath. Οι δυνατότητες ασφαλείας του InfoPath έχουν σχεδιαστεί για να συμβάλλουν στην προστασία των φορμών και των υπολογιστών των χρηστών από μη ασφαλείς λειτουργίες, όπως η πρόσβαση σε δεδομένα ή η αποστολή δεδομένων σε μια προέλευση που δεν είναι αξιόπιστη. Για παράδειγμα, τα πρότυπα φόρμας του InfoPath εκτελούνται σε ένα από τα τρία επίπεδα ασφαλείας, ανάλογα με το πού βρίσκονται, τον τρόπο εγκατάστασής τους και το εάν έχουν ψηφιακή υπογραφή. Τα τρία επίπεδα είναι: Περιορισμένη, Τομέας και Πλήρης αξιοπιστία. Σε ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου εκχωρείται το ίδιο επίπεδο ασφαλείας με ένα πρότυπο φόρμας του InfoPath. Πριν από τη σχεδίαση και τη χρήση ενός Παραθύρου πληροφοριών εγγράφου, θα πρέπει να εξοικειωθείτε με τα ζητήματα ασφαλείας για τη χρήση συνδέσεων δεδομένων και για την ανάπτυξη.

Θέματα ασφαλείας για τη χρήση συνδέσεων δεδομένων

Ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου δεν μπορεί να αποκτήσει πρόσβαση σε μια προέλευση δεδομένων από άλλον τομέα, εκτός εάν το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου έχει οριστεί σε Πλήρης αξιοπιστία. Για να ενεργοποιήσετε την πλήρη αξιοπιστία, πρέπει να υπογράψετε ψηφιακά το πρότυπο φόρμας για το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου με ένα αξιόπιστο πιστοποιητικό ρίζας ή να δημιουργήσετε ένα αρχείο με δυνατότητα εγκατάστασης για αυτό.

Βρείτε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τα επίπεδα ασφαλείας των προτύπων φόρμας του InfoPath στην ενότητα Δείτε επίσης .

Θέματα ασφαλείας για την ανάπτυξη

Συνιστάται να αναπτύξετε ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου στον ίδιο τομέα όπου βρίσκονται τα ίδια τα έγγραφα. Για παράδειγμα, εάν ένα έγγραφο του Office Word 2007 στο διακομιστή http://example χρησιμοποιεί ένα προσαρμοσμένο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου που σχεδιάζετε, συνιστάται να αποθηκεύσετε το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου και για αυτό το έγγραφο σε http://example. Εάν αποφασίσετε να αναπτύξετε ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου σε άλλον τομέα ή εάν ένας χρήστης ανοίξει μια τοπικά αποθηκευμένη έκδοση ενός εγγράφου — ή μια έκδοση που αποστέλλεται ως συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — το επίπεδο ασφαλείας για το Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου θα υποβαθμιστεί σε χαμηλότερο επίπεδο ασφαλείας. Αυτή είναι μια προφύλαξη ασφαλείας που συμβάλλει στην προστασία των χρηστών σας από κινδύνους ασφαλείας που σχετίζονται με ένα Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου που έχει πρόσβαση σε δεδομένα που βρίσκονται σε άλλον τομέα.

Βρείτε πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία ενός αρχείου με δυνατότητα εγκατάστασης, χρησιμοποιώντας τον "Οδηγό δημοσίευσης" και το Visual Studio στην ενότητα Δείτε επίσης .

Αρχή της σελίδας