Όταν επιλέγετε παραλήπτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, οι επαφές που συνοδεύονται από μια Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έναν αριθμό φαξ αναφέρονται δύο φορές

Συμπτώματα

Όταν ανοίγετε το Βιβλίο διευθύνσεων (Address Book) στο Microsoft Outlook και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο κουμπί Επαφές (Contacts), ορισμένες από τις διευθύνσεις των παραληπτών αναφέρονται δύο φορές. Στη μια λίστα γίνεται προσάρτηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση ενώ στη δεύτερη λίστα στη διεύθυνση προσαρτάται ένας αριθμός φαξ.

Αιτία

Αυτή η συμπεριφορά οφείλεται στη σχεδίαση του Βιβλίου διευθύνσεων (Address Book) του Outlook. Όσοι παραλήπτες έχουν διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αριθμό φαξ αναφέρονται δύο φορές. Μία φορά για τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μία για τον αριθμό φαξ.

Εναλλακτικός τρόπος αντιμετώπισης

Εάν δεν χρησιμοποιείτε το Outlook για αποστολή φαξ, μπορείτε να αποφύγετε αυτήν τη συμπεριφορά αποθηκεύοντας αριθμούς φαξ σε ένα πεδίο, το οποίο δεν προορίζεται ειδικά για την αποστολή φαξ. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε τους αριθμούς φαξ στο πεδίο Άλλο (Other) στην ενότητα αριθμών τηλεφώνου του παραθύρου διαλόγου όνομα-Επαφή (Contact). Με αυτόν τον τρόπο, ο αριθμός φαξ παραμένει διαθέσιμος αλλά δεν θεωρείται ως μια εναλλακτική μέθοδος διανομής από το Outlook ή από τη δυνατότητα Έλεγχος ονομάτων (Check Names).

Εάν έχετε ήδη αποθηκεύσει αριθμούς τηλεφώνου φαξ σε κάποιο πεδίο αριθμών τηλεφώνου φαξ, μπορείτε να επιλύσετε αυτήν τη συμπεριφορά μετακινώντας καθολικά τους αριθμούς φαξ από το τρέχον πεδίο σε ένα άλλο πεδίο το οποίο δεν σχετίζεται με την αποστολή φαξ.

Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας για το φάκελο Επαφές (Contacts) ή δημιουργήστε ένα αντίγραφο για το εξαγόμενο αρχείο πριν να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές ή να τις εισαγάγετε πάλι στο Outlook προκειμένου να αποφύγετε την τυχαία απώλεια επαφών στη διάρκεια της διαδικασίας.

Χρησιμοποιήστε τις ακόλουθες μεθόδους για την καθολική μετακίνηση των αριθμών φαξ από ένα πεδίο σε κάποιο άλλο:
  • Εξάγετε τον τρέχοντα φάκελο Επαφές (Contacts) σε ένα αρχείο τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.CSV)
  • Επεξεργαστείτε το εξαγόμενο αρχείο δεδομένων στο Microsoft Excel.
  • Εισαγάγετε τα δεδομένα που αλλάξατε πάλι στο Outlook.

Τρόπος εξαγωγής του τρέχοντος φακέλου Επαφές (Contacts)

  1. Από το μενού Αρχείο (File) στο Outlook κάντε κλικ στην εντολή Εισαγωγή και εξαγωγή (Import and Export).
  2. Στο παράθυρο διαλόγου Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής (Import and Export Wizard), κάντε κλικ στο στοιχείο Εξαγωγή σε αρχείο (Export to a file) και, κατόπιν, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next).
  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή σε αρχείο (Export to a file), κάντε κλικ στην επιλογή Τιμές οριοθετημένες με κόμματα (Windows) (Comma Separated Values (Windows)) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next).
  4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επαφές (Contacts) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next).
  5. Στο πλαίσιο Αποθήκευση εξαγόμενου αρχείου ως (Save exported file as), καθορίστε τη θέση και το όνομα του εξαγόμενου αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next).
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος (Finish).

Τρόπος επεξεργασίας του εξαγόμενου αρχείου δεδομένων

  1. Ανοίξτε το εξαγόμενο αρχείο στο Excel.
  2. Αλλάξτε το όνομα της στήλης αριθμού φαξ σε "Άλλο τηλέφωνο" (χωρίς τα εισαγωγικά) και κατόπιν διαγράψτε την αρχική, κενή στήλη "Άλλο τηλέφωνο".
  3. Εάν η αρχική στήλη "Άλλο τηλέφωνο" (OtherPhone) περιέχει πληροφορίες, επιλέξτε μια άλλη κενή στήλη, αλλάξτε το όνομα της στήλης αριθμού φαξ με το όνομα αυτής της στήλης και κατόπιν διαγράψτε την αρχική στήλη.
  4. Αποθηκεύστε τις αλλαγές στο Excel.

    Σημείωση Εάν σας ζητηθεί να διατηρήσετε αυτήν τη μορφή όταν αποθηκεύετε τις αλλαγές στο αρχείο δεδομένων του Excel, επιλέξτε Ναι (Yes).
  5. Κλείστε το Excel.

Τρόπος για εισαγωγή των δεδομένων που αλλάξατε, πίσω στο Outlook

  1. Στο Outlook, κάντε κλικ στην εντολή Εισαγωγή και εξαγωγή (Import and Export) από το μενού Αρχείο (File).
  2. Στο παράθυρο διαλόγου Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής (Import and Export Wizard), κάντε κλικ στο στοιχείο Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο (Import from another program or file) και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next).
  3. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου (Import a File), κάντε κλικ στην επιλογή Τιμές οριοθετημένες με κόμματα (Windows) (Comma Separated Values (Windows)) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next).
  4. Στο πλαίσιο Αρχείο για εισαγωγή (File to import), πληκτρολογήστε τη θέση και το όνομα του αρχείου που μόλις αλλάξατε, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής Αντικατάσταση διπλοτύπων από εισαγόμενα στοιχεία (Replace duplicates with items imported) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next).
  5. Κάντε κλικ στο κουμπί Επαφές (Contacts) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (Next).
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος (Finish).
Οι παραλήπτες θα πρέπει να αναφέρονται μόνο μια φορά στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή ονομάτων (Select Names).

Περισσότερες πληροφορίες

Οι διπλές εγγραφές διπλασιάζουν το μέγεθος της λίστας που πρέπει να ερευνήσετε προκειμένου να απευθύνετε ένα μήνυμα. Επιπλέον, εάν, όταν απευθύνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Έλεγχος ονομάτων (Check Names), θα πρέπει να επιλέξετε ανάμεσα στον αριθμό φαξ και τις λίστες διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμα και αν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ιδιότητες

Αναγνωριστικό άρθρου: 305361 - Τελευταία αναθεώρηση: 31 Μαρ 2008 - Αναθεώρηση: 1

Σχόλια