Τρόπος εκτέλεσης μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Works 9

Σύνοψη

Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο εκτέλεσης μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Works 9. Επιπλέον, αυτό το άρθρο περιγράφει πώς να εκτελέσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, χρησιμοποιώντας μία από τις ακόλουθες πηγές:
  • Ένα αρχείο βάσης δεδομένων του Works ή υπολογιστικού φύλλου του Works.
  • Κράτηση του βιβλίου διευθύνσεων στο Microsoft Windows XP ή τις επαφές των Windows στα Windows Vista.
Για να εκτελέσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Δημιουργήστε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.
  2. Εκτέλεση της συγχώνευσης αλληλογραφίας.
  3. Φιλτράρισμα του συγχωνευμένου εγγράφου.
  4. Ολοκληρώστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Αυτό το άρθρο περιέχει έναν οδηγό βήμα προς βήμα για την εκτέλεση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Works 9.

Περισσότερες πληροφορίες

Δημιουργήστε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων για τη συγχώνευση αλληλογραφίας

Ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι ένα αρχείο που περιέχει πεδία, όπως ονόματα, διευθύνσεις και άλλες πληροφορίες που θέλετε να συγχωνεύσετε σε άλλο έγγραφο. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων για συγχώνευση αλληλογραφίας με χρήση του υπολογιστικού φύλλου Works ή της βάσης δεδομένων του Works. Επιπλέον, το Works 9 να συγχωνεύσετε εγγραφές από τις ακόλουθες πηγές:
  • Το βιβλίο διευθύνσεων στα Windows XP ή των Windows επαφές κράτηση στα Windows Vista.
  • Το Microsoft Excel (*.xls).
  • Διάφορες μορφές κειμένου.
Αυτό το άρθρο περιγράφει τον τρόπο εκτέλεσης μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας από τη βάση δεδομένων έργων, από το υπολογιστικό φύλλο του Works, από το βιβλίο διευθύνσεων ή από το βιβλίο επαφές των Windows.

Δημιουργήστε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο Works 9

  1. Ανοίξτε ένα νέο, κενό υπολογιστικό φύλλο με το υπολογιστικό φύλλο του Works.
  2. Προσθέστε τις καρτέλες που θέλετε να συγχωνεύσετε στο υπολογιστικό φύλλο του Works. Τοποθετήστε τα ονόματα πεδίων στην πρώτη γραμμή.
  3. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευσηκαι, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το αρχείο ως αρχείο υπολογιστικού φύλλου του Works (*.xlr).

Δημιουργήστε ένα αρχείο προέλευσης δεδομένων της βάσης δεδομένων του Works 9

  1. Ανοίξτε μια νέα, κενή βάση δεδομένων της βάσης δεδομένων του Works 9.
  2. Δημιουργήστε το σωστό αριθμό και τη μορφή των πεδίων για τις εγγραφές σας. Βεβαιωθείτε ότι δίνετε περιγραφικά ονόματα σε κάθε πεδίο.
  3. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευσηκαι, στη συνέχεια, αποθηκεύστε το αρχείο ως αρχείο βάσης δεδομένων του Works (*.wdb).

Συγχώνευση αλληλογραφίας μιας βάσης δεδομένων του Works 9 ή το αρχείο υπολογιστικού φύλλου του Works 9

  1. Ξεκινήστε το Works Task Launcher, κάντε κλικ στην επιλογή πρότυπακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επιστολές & ετικετών.
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί έγγραφα συγχώνευσης αλληλογραφίας. Τώρα θα ξεκινήσει το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου του Works.
  3. Στο πλαίσιο διαλόγου " Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων ", κάντε κλικ στο κουμπί Συγχώνευση πληροφοριών από ένα άλλο τύπο αρχείου.
  4. Στο παράθυρο διαλόγου " Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων ", στην περιοχή Αρχεία τύπου, επιλέξτε τον τύπο αρχείου προέλευσης δεδομένων που θέλετε.
  5. Επιλέξτε τη βάση δεδομένων του Works 9 ή το αρχείο υπολογιστικού φύλλου 9 Works που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα.
  6. Εάν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο του Works 9, θα ερωτηθείτε εάν η πρώτη γραμμή του φύλλου περιέχει ονόματα πεδίων. Κάντε κλικ στην επιλογή Ναι ή όχι , ανάλογα με την περίπτωση. Εάν δεν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο του Works 9, προχωρήστε στο βήμα 7. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίων .

    Σημείωση Στο σημείο αυτό, το αρχείο βάσης δεδομένων του Works 9 ή το αρχείο υπολογιστικού φύλλου του Works 9 είναι συνδεδεμένη με το κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.
  7. Πληκτρολογήστε το περιεχόμενο του κύριου εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανάλογα με την περίπτωση. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε το γράμμα της φόρμας.
  8. Στο κύριο έγγραφο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού όπου θέλετε να εμφανίζονται τα συγχωνευμένα πεδία.
  9. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίων , επιλέξτε το πεδίο που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.
  10. Συνεχίστε για να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή έως ότου έχετε όλα τα πεδία που θέλετε.

    Σημείωση Όταν τοποθετείτε τα πεδία, πληκτρολογήστε τα σημεία στίξης και τα διαστήματα μεταξύ των πεδίων και, στη συνέχεια, πιέστε το πλήκτρο ENTER για να μετακινηθείτε σε μια νέα γραμμή. Μορφοποιήσετε τη διάταξη, τον τρόπο που θέλετε να εμφανίζεται.
  11. Μετά την εισαγωγή και μορφοποιήσετε τα πεδία, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή αποτελεσμάτων στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίων για να προβάλετε τα πεδία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Προβολή αποτελεσμάτων , για να προβάλετε κάθε εγγραφή στο αρχείο βάσης δεδομένων του Works 9 που θέλετε.

Συγχώνευση αλληλογραφίας από το βιβλίο διευθύνσεων

Σημείωση Αυτά τα βήματα προϋποθέτουν ότι έχετε ήδη προσθέσει εγγραφές στο βιβλίο διευθύνσεων ή το βιβλίο επαφές των Windows.
  1. Ξεκινήστε το Works Task Launcher, κάντε κλικ στην επιλογή πρότυπακαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επιστολές & ετικετών.
  2. Κάντε κλικ στο κουμπί έγγραφα συγχώνευσης αλληλογραφίας. Τώρα θα ξεκινήσει το πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου του Works.
  3. Στο πλαίσιο διαλόγου " Άνοιγμα αρχείου προέλευσης δεδομένων ", κάντε κλικ στο κουμπί συγχώνευση από το βιβλίο διευθύνσεων. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίων .

    Σημείωση Στο σημείο αυτό, το αρχείο βάσης δεδομένων του Works ή το αρχείο υπολογιστικού φύλλου Works είναι συνδεδεμένη με το κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.
  4. Πληκτρολογήστε το περιεχόμενο του κύριου εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας, ανάλογα με την περίπτωση. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε το γράμμα της φόρμας.
  5. Στο κύριο έγγραφο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού όπου θέλετε να εμφανίζονται τα συγχωνευμένα πεδία. Στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίων , επιλέξτε το πεδίο που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.
  6. Συνεχίστε για να επιλέξετε τα πεδία που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή έως ότου έχετε όλα τα πεδία που θέλετε.

    Σημείωση Όταν τοποθετείτε τα πεδία σας, πληκτρολογήστε τα σημεία στίξης και τα διαστήματα μεταξύ των πεδίων και, στη συνέχεια, πιέστε το πλήκτρο ENTER για να μετακινηθείτε σε μια νέα γραμμή. Μορφοποιήσετε τη διάταξη, τον τρόπο που θέλετε να εμφανίζεται.
  7. Μετά μπορείτε να εισαγάγετε και να μορφοποιήσετε τα πεδία που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή αποτελεσμάτων στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίων για να προβάλετε τα πεδία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Προβολή αποτελεσμάτων , για να προβάλετε κάθε εγγραφή στο αρχείο βάσης δεδομένων του Works 9 που θέλετε.

Φιλτράρισμα ενός συγχωνευμένου εγγράφου

Εάν η εμφάνιση Προβολή αποτελεσμάτων δεν συμπεριλαμβάνει σωστά τις εγγραφές που έχετε επιλέξει στο αρχείο υπολογιστικού φύλλου Works ή στο αρχείο βάσης δεδομένων του Works, μπορείτε να φιλτράρετε τις εγγραφές σε ένα συγχωνευμένο έγγραφο. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
  1. Στο συγχωνευμένο έγγραφο, από το μενού Εργαλεία , επιλέξτε συγχώνευσης αλληλογραφίαςκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί φιλτραρίσματος και ταξινόμησης.
  2. Εάν δεν είναι ήδη επιλεγμένο, κάντε κλικ στην καρτέλα του φίλτρου .
  3. Στη λίστα πεδίων , κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε.
  4. Στο πλαίσιο " σύγκριση ", επιλέξτε τη φράση σύγκρισης που θέλετε.
  5. Στο πλαίσιο Σύγκριση με , επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να συγκρίνετε το περιεχόμενο του πρώτου πεδίου.
  6. Για να προσθέσετε περισσότερα φίλτρα, επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 6.
  7. Επιλέξτε και να απαιτούν ότι τα ονόματα και τις διευθύνσεις στο συγχωνευμένο έγγραφο πληρούν όλα τα κριτήρια των φίλτρων σύνολο. Επιλέξτε ή για να συμπεριλάβετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις που ικανοποιούν ένα από τα κριτήρια των φίλτρων σύνολο.
  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προβολή αποτελεσμάτων . Μπορείτε να αναθεωρήσετε μεμονωμένα αντίγραφα της επιστολής στο συγχωνευμένο έγγραφο για να δείτε τα αποτελέσματα του φίλτρου.
  9. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο (X) για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Προβολή αποτελεσμάτων .
Σημειώσεις
  • Για να καταργήσετε ένα φίλτρο, κάντε κλικ στο κουμπί " Απαλοιφή φίλτρου " στην καρτέλα φίλτρο .
  • Εάν έχετε δημιουργήσει ένα συγχωνευμένο έγγραφο, χρησιμοποιώντας την Επιλογή ονομάτων, δεν μπορείτε να φιλτράρετε χρησιμοποιώντας μόνο τα ονόματα που έχετε επιλέξει.
  • Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων είναι μια βάση δεδομένων Works, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φίλτρο μόνο για να συγχωνεύσετε Εγγραφές που έχουν επισημανθεί. Για να γίνει αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση εγγραφές που έχουν επισημανθεί στην καρτέλα φίλτρο .
  • Μπορείτε να κάνετε κάποιες σύνθετες φιλτράρισμα και ταξινόμηση του αρχείου δεδομένων, πριν να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να λάβετε τα αποτελέσματα που θέλετε. Για να λάβετε βοήθεια εκτελεί φιλτράρισμα και η ταξινόμηση για προχωρημένους, κάντε κλικ στην επιλογή Βοήθεια (?) στις καρτέλες φίλτρο ή μια Ταξινόμηση και στη συνέχεια κάντε κλικ στην περιοχή όπου θέλετε περισσότερη βοήθεια.

Ολοκλήρωση της συγχώνευσης αλληλογραφίας

  1. Στο μενού αρχείο , κάντε κλικ στο κουμπί " Εκτύπωση".
  2. Εάν προβληθούν τα αποτελέσματα στη συγχώνευση αλληλογραφίας και παρατηρήσει ότι οι κενές γραμμές δεν ήταν κρυφοί, κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου να μην εκτυπώνονται γραμμές με κενά πεδία .
  3. Για να εξαγάγετε το συγχωνευμένο έγγραφο, χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες μεθόδους:
    • Εάν θέλετε να εκτυπώσετε απευθείας το συγχωνευμένο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και να εκτυπώσετε φακέλους στον εκτυπωτή. Εάν ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή, τα υπόλοιπα βήματα σε αυτό το άρθρο ενδέχεται να μην ισχύουν.
    • Για να αποθηκεύσετε ένα νέο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας ώστε να μπορείτε να την εκτυπώσετε αργότερα, κάντε κλικ για να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Αποστολή αποτελεσμάτων συγχώνευση σε νέο έγγραφο και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί OK.
  4. Τώρα θα ανοίξει ένα νέο έγγραφο που περιέχει τη λίστα διευθύνσεων συγχώνευσης. Για να αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο για εκτύπωση αργότερα, κάντε κλικ στην εντολή Αποθήκευση του μενού αρχείο .
  5. Στο πλαίσιο διαλόγου " Αποθήκευση ως ", πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το νέο έγγραφο στο πλαίσιο όνομα αρχείου . Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Μου φάκελοι.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Αυτό θα δημιουργήσει ένα νέο έγγραφο επεξεργασίας κειμένου του Works (*.wps), το οποίο περιέχει όλες τις σελίδες των συγχωνευμένων εγγράφων. Για παράδειγμα, όλους τους φακέλους που θέλετε να αποστείλετε αλληλογραφία. Μπορείτε να εκτυπώσετε το έγγραφο αργότερα, για να ολοκληρώσετε την αποστολή αλληλογραφίας.

Αναφορές

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Works 7.0 ή το Works 8.0, κάντε κλικ στον αριθμό του άρθρου παρακάτω, για να προβάλετε το άρθρο της Γνωσιακής Βάσης της Microsoft:

832797 Τρόπος εκτέλεσης μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Works 7.0 και στο Works 8.0

Ιδιότητες

Αναγνωριστικό άρθρου: 940002 - Τελευταία αναθεώρηση: 13 Ιαν 2017 - Αναθεώρηση: 1

Σχόλια