Σημείωση: Η Microsoft Access δεν υποστηρίζει την εισαγωγή δεδομένων του Excel με μια εφαρμοσμένη ετικέτα ευαισθησίας. Ως λύση, μπορείτε να καταργήσετε την ετικέτα πριν από την εισαγωγή και, στη συνέχεια, να εφαρμόσετε ξανά την ετικέτα μετά την εισαγωγή. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εφαρμογή ετικετών ευαισθησίας στα αρχεία και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας στο Office.
Μπορείτε να μεταφέρετε τα δεδομένα από ένα βιβλίο εργασίας του Excel σε βάσεις δεδομένων της Access με πολλούς τρόπους. Μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα από ένα ανοιχτό φύλλο εργασίας και να τα επικολλήσετε σε ένα φύλλο δεδομένων της Access, να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας σε έναν νέο ή υπάρχοντα πίνακα ή να συνδεθείτε σε ένα φύλλο εργασίας από μια βάση δεδομένων της Access.
Αυτό το θέμα εξηγεί με λεπτομέρειες τον τρόπο εισαγωγής ή σύνδεσης με δεδομένα του Excel από μια βάση δεδομένων υπολογιστή της Access.
Τι θέλετε να κάνετε;
Κατανόηση εισαγωγής δεδομένων από το Excel
Εάν ο στόχος σας είναι η αποθήκευση ορισμένων ή όλων των δεδομένων από ένα ή περισσότερα φύλλα εργασίας του Excel στην Access, θα πρέπει να εισαγάγετε τα περιεχόμενα του φύλλου εργασίας σε μια νέα ή υπάρχουσα βάση δεδομένων της Access. Κατά την εισαγωγή δεδομένων, η Access δημιουργεί ένα αντίγραφο των δεδομένων σε έναν νέο ή υπάρχοντα πίνακα, χωρίς να τροποποιηθεί το φύλλο εργασίας προέλευσης του Excel.
Συνηθισμένα σενάρια για την εισαγωγή δεδομένων του Excel στην Access
-
Είστε χρήστης του Excel για πολύ καιρό, αλλά στην πορεία θέλετε να χρησιμοποιήσετε την Access για να εργαστείτε με τα συγκεκριμένα δεδομένα. Θέλετε να μετακινήσετε τα δεδομένα που υπάρχουν στα φύλλα εργασίας του Excel σε μία ή περισσότερες νέες βάσεις δεδομένων της Access.
-
Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιούν την Access, αλλά εσείς λαμβάνεται περιστασιακά δεδομένα σε μορφή Excel, τα οποία πρέπει να συγχωνευθούν με τις βάσεις δεδομένων της Access που διαθέτετε. Θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα φύλλα εργασίας του Excel στη βάση δεδομένων σας μόλις τα λαμβάνετε.
-
Χρησιμοποιείτε την Access για τη διαχείριση των δεδομένων σας, αλλά οι εβδομαδιαίες αναφορές που λαμβάνετε από την υπόλοιπη ομάδα σας είναι βιβλία εργασίας του Excel. Θέλετε να οργανώσετε τη διαδικασία εισαγωγής για να εξασφαλίσετε ότι η εισαγωγή των δεδομένων στη βάση δεδομένων σας θα γίνεται κάθε εβδομάδα σε συγκεκριμένη ώρα.
Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που εισαγάγετε δεδομένα από το Excel
-
Δεν υπάρχει τρόπος να αποθηκεύσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel ως βάση δεδομένων της Access. Το Excel δεν παρέχει κάποια λειτουργία για τη δημιουργία βάσης δεδομένων της Access από δεδομένα του Excel.
-
Όταν ανοίγετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel στην Access (στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου, αλλάξτε την επιλογή του πλαισίου λίστας Αρχεία τύπου σε Αρχεία Microsoft Office Excel και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε), η Access δημιουργεί μια σύνδεση προς το βιβλίο εργασίας αντί να εισαγάγει τα δεδομένα του. Η σύνδεση με ένα βιβλίο εργασίας διαφέρει πλήρως από την εισαγωγή ενός φύλλου εργασίας σε μια βάση δεδομένων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη σύνδεση, ανατρέξτε στην ενότητα Σύνδεση με δεδομένα στο Excel, αργότερα σε αυτό το άρθρο.
Εισαγωγή δεδομένων από το Excel
Τα βήματα αυτής της ενότητας εξηγούν τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να προετοιμαστείτε και να εκτελέσετε μια λειτουργία εισαγωγής, καθώς και τον τρόπο για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις εισαγωγής ως προδιαγραφή για μελλοντική χρήση. Καθώς προχωράτε, να θυμάστε ότι μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα μόνο από ένα φύλλο εργασίας κάθε φορά. Δεν είναι δυνατή η εισαγωγή όλων των δεδομένων από ένα ολόκληρο βιβλίο εργασίας ταυτόχρονα.
Προετοιμασία του βιβλίου εργασίας
-
Εντοπίστε το αρχείο προέλευσης και επιλέξτε το φύλλο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε στην Access. Εάν θέλετε να εισαγάγετε μόνο ένα τμήμα του φύλλου εργασίας, μπορείτε να ορίσετε μια καθορισμένη περιοχή που θα περιλαμβάνει μόνο τα κελιά που θέλετε να εισαγάγετε.
Ορισμός καθορισμένης περιοχής (προαιρετικά)-
Μεταβείτε στο Excel και ανοίξτε το φύλλο εργασίας το οποίο περιέχει δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε.
-
Επιλέξτε την περιοχή των κελιών που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε.
-
Κάντε δεξί κλικ μέσα στην επιλεγμένη περιοχή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Ονομασία περιοχής ή Ορισμός ονόματος.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα, καθορίστε ένα όνομα για την περιοχή στο πλαίσιο Όνομα και κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Να θυμάστε ότι μπορείτε να εισαγάγετε μόνο ένα φύλλο εργασίας τη φορά στη διάρκεια μιας λειτουργίας εισαγωγής. Για να εισαγάγετε δεδομένα από πολλά φύλλα εργασίας, επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής για κάθε φύλλο εργασίας.
-
-
Εξετάστε τα δεδομένα προέλευσης και πράξτε όπως περιγράφεται σε αυτόν τον πίνακα.
Στοιχείο
Περιγραφή
Αριθμός στηλών
Ο αριθμός των στηλών προέλευσης που θέλετε να εισαγάγετε δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 255, επειδή η Access δεν υποστηρίζει περισσότερα από 255 πεδία σε έναν πίνακα.
Παράλειψη στηλών και γραμμών
Είναι καλή πρακτική να περιλαμβάνετε μόνο τις γραμμές και τις στήλες που θέλετε να εισαγάγετε στο φύλλο προέλευσης ή την καθορισμένη περιοχή.
Γραμμές Δεν μπορείτε να φιλτράρετε ή να παραλείψετε γραμμές κατά τη λειτουργία εισαγωγής.
Στήλες Δεν μπορείτε να παραλείψετε στήλες στη διάρκεια της λειτουργίας, εάν επιλέξετε να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα.
Σε μορφή πίνακα
Βεβαιωθείτε ότι τα κελιά είναι σε μορφή πίνακα. Εάν το φύλλο εργασίας ή η καθορισμένη περιοχή περιλαμβάνει συγχωνευμένα κελιά, τα περιεχόμενα του κελιού τοποθετούνται στο πεδίο που αντιστοιχεί στην πιο αριστερή στήλη και τα άλλα πεδία παραμένουν κενά.
Κενές στήλες, γραμμές και κελιά
Διαγράψτε όλες τις περιττές κενές στήλες και κενές γραμμές από το φύλλο εργασίας ή την περιοχή. Εάν το φύλλο εργασίας ή η περιοχή περιέχει κενά κελιά, δοκιμάστε να προσθέσετε τα δεδομένα που λείπουν. Εάν σχεδιάζετε να προσαρτήσετε τις εγγραφές σε έναν υπάρχοντα πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το αντίστοιχο πεδίο στον πίνακα αποδέχεται τιμές null (λείπουν ή είναι άγνωστες). Ένα πεδίο αποδέχεται τιμές null, εάν η ιδιότητα Απαιτείται του πεδίου έχει οριστεί στην τιμή Όχι και η ρύθμιση της ιδιότητας ValidationRule δεν αποτρέπει τις τιμές null.
Τιμές σφάλματος
Εάν ένα ή περισσότερα κελιά στο φύλλο εργασίας ή στην περιοχή περιέχουν τιμές σφάλματος, όπως #ΑΡΙΘ και #ΔΙΑΙΡ, διορθώστε τις πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εισαγωγής. Εάν το φύλλο εργασίας ή η περιοχή προέλευσης περιέχει τιμές σφάλματος, η Access τοποθετεί μια τιμή null στα αντίστοιχα πεδία στον πίνακα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους τρόπους διόρθωσης αυτών των σφαλμάτων, ανατρέξτε στην ενότητα Αντιμετώπιση προβλημάτων με τιμές που λείπουν ή είναι λανθασμένες, αργότερα σε αυτό το άρθρο.
Τύπος δεδομένων
Για να μην υπάρξουν σφάλματα κατά την εισαγωγή, βεβαιωθείτε ότι κάθε στήλη προέλευσης περιέχει τον ίδιο τύπο δεδομένων σε κάθε γραμμή. Η Access σαρώνει τις πρώτες οχτώ γραμμές προέλευσης, για να προσδιορίσει τον τύπο δεδομένων των πεδίων του πίνακα. Συνιστάται να βεβαιωθείτε ότι οι πρώτες οχτώ γραμμές προέλευσης δεν συνδυάζουν τιμές διαφορετικών τύπων δεδομένων σε καμία στήλη. Διαφορετικά, η Access ενδέχεται να μην αντιστοιχίσει το σωστό τύπο δεδομένων στη στήλη.
Επίσης, είναι καλή πρακτική να μορφοποιήσετε κάθε στήλη προέλευσης στο Excel και να αντιστοιχίσετε μια συγκεκριμένη μορφή δεδομένων σε κάθε στήλη πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εισαγωγής. Η μορφοποίηση συνιστάται ιδιαίτερα, εάν μια στήλη περιλαμβάνει τιμές διαφορετικών τύπων δεδομένων. Για παράδειγμα, η στήλη Αρ. πτήσης ενός φύλλου εργασίας μπορεί να περιέχει αριθμητικές τιμές και κείμενο, όπως 871, AA90 και 171. Για να αποφύγετε τις λανθασμένες τιμές ή τιμές που λείπουν, κάντε τα εξής:
-
Κάντε δεξί κλικ στην κεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μορφοποίηση κελιών.
-
Στην καρτέλα Αριθμός, στην περιοχή Κατηγορία, επιλέξτε μια μορφή. Για τη στήλη Αρ. πτήσης, πιθανότατα θα επιλέγατε τη μορφή Κείμενο.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Εάν οι στήλες προέλευσης έχουν μορφοποιηθεί, αλλά εξακολουθούν να υπάρχουν μεικτές τιμές στις γραμμές μετά την όγδοη γραμμή, η λειτουργία εισαγωγής μπορεί και πάλι να παραλείψει τιμές ή να τις μετατρέψετε λανθασμένα. Για πληροφορίες σχετικά με την αντιμετώπιση προβλημάτων, ανατρέξτε στην ενότητα Αντιμετώπιση προβλημάτων με τιμές που λείπουν ή εσφαλμένες τιμές.
Πρώτη γραμμή
Εάν η πρώτη γραμμή στο φύλλο εργασίας ή στην καθορισμένη περιοχή περιέχει τα ονόματα των στηλών, μπορείτε να καθορίσετε ότι η Access θα χειρίζεται τα δεδομένα της πρώτης γραμμής ως ονόματα πεδίων κατά τη λειτουργία εισαγωγής. Εάν το φύλλο εργασίας ή η περιοχή προέλευσης δεν περιλαμβάνει τα ονόματα, μια καλή ιδέα είναι να τα προσθέσετε στην προέλευση, πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εισαγωγής.
Σημείωση: Εάν σχεδιάζετε να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, βεβαιωθείτε ότι το όνομα κάθε στήλης αντιστοιχεί ακριβώς στο όνομα του αντίστοιχου πεδίου. Εάν το όνομα μιας στήλης είναι διαφορετικό από το όνομα του αντίστοιχου πεδίου στον πίνακα, η λειτουργία εισαγωγής θα αποτύχει. Για να δείτε τα ονόματα των πεδίων, ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης στην Access.
-
-
Κλείστε το βιβλίο εργασίας προέλευσης, εάν είναι ανοιχτό. Εάν το αρχείο προέλευσης δεδομένων παραμείνει ανοιχτό, ενδέχεται να υπάρξουν σφάλματα μετατροπής κατά τη λειτουργία εισαγωγής.
Προετοιμασία της βάσης δεδομένων προορισμού
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access όπου θα αποθηκευτούν τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί. Βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι διαθέτετε τα κατάλληλα δικαιώματα για να κάνετε αλλαγές στη βάση δεδομένων.
-ή-
Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε καμία από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων, δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό:
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.
-
Πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εισαγωγής, αποφασίστε εάν θέλετε να αποθηκευτούν τα δεδομένα σε έναν νέο ή σε έναν υπάρχοντα πίνακα.
Δημιουργία νέου πίνακα Εάν επιλέξετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, η Access δημιουργεί έναν πίνακα και προσθέτει τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί σε αυτόν τον πίνακα. Εάν ένας πίνακας με το καθορισμένο όνομα υπάρχει ήδη, η Access αντικαθιστά τα περιεχόμενα του πίνακα με τα δεδομένα που εισάγονται.
Προσάρτηση σε υπάρχοντα πίνακα Εάν επιλέξετε να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, οι γραμμές στο φύλλο εργασίας του Excel προσαρτώνται στον καθορισμένο πίνακα.
Να θυμάστε ότι τα περισσότερα προβλήματα που προκύπτουν κατά τη λειτουργία προσάρτησης οφείλονται στο γεγονός ότι τα δεδομένα προέλευσης δεν ταιριάζουν με τη δομή και τις ρυθμίσεις πεδίου του πίνακα προορισμού. Για να το αποφύγετε αυτό, ανοίξτε τον πίνακα προορισμού σε προβολή σχεδίασης και ελέγξτε τα εξής:
-
Πρώτη γραμμή Εάν η πρώτη γραμμή του φύλλου εργασίας ή της καθορισμένης περιοχής προέλευσης δεν περιέχει επικεφαλίδες στηλών, βεβαιωθείτε ότι η θέση και ο τύπος δεδομένων κάθε στήλης του φύλλου εργασίας προέλευσης ταιριάζουν με εκείνα του αντίστοιχου πεδίου του πίνακα. Εάν η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλών, η σειρά των στηλών και των πεδίων δεν χρειάζεται να ταιριάζει, αλλά το όνομα και ο τύπος δεδομένων κάθε στήλης πρέπει να αντιστοιχούν ακριβώς με εκείνα του αντίστοιχου πεδίου.
-
Επιπλέον πεδία ή πεδία που λείπουν Εάν ένα ή περισσότερα πεδία του φύλλου εργασίας προέλευσης δεν υπάρχουν στον πίνακα προορισμού, προσθέστε τα πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εισαγωγής. Ωστόσο, εάν ο πίνακας περιέχει πεδία που δεν υπάρχουν στην προέλευση, δεν χρειάζεται να διαγράψετε αυτά τα πεδία από τον πίνακα, εάν δέχονται τιμές null.
Συμβουλή: Ένα πεδίο αποδέχεται τιμές null εάν η ιδιότητα Απαιτείται του πεδίου έχει οριστεί σε Όχι και η ρύθμιση της ιδιότητας ValidationRule δεν αποτρέπει τις τιμές null.
-
Πρωτεύον κλειδί Εάν ο πίνακας περιέχει ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού, το φύλλο εργασίας ή η περιοχή προέλευσης πρέπει να έχει μια στήλη που θα περιέχει τιμές συμβατές με το πεδίο του πρωτεύοντος κλειδιού και οι τιμές του εισαγόμενου κλειδιού πρέπει να είναι μοναδικές. Εάν μια εισαχθείσα εγγραφή περιέχει τιμή πρωτεύοντος κλειδιού η οποία υπάρχει ήδη στον πίνακα προορισμού, εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος κατά τη λειτουργία εισαγωγής.
-
Πεδία με ευρετήριο Εάν η ιδιότητα Με ευρετήριο ενός πεδίου του πίνακα έχει οριστεί στην τιμή Ναι (χωρίς διπλότυπα), η αντίστοιχη στήλη στο φύλλο εργασίας ή στην περιοχή προέλευσης πρέπει να περιέχει μοναδικές τιμές.
Συνεχίστε με τα επόμενα βήματα, για να εκτελέσετε τη λειτουργία εισαγωγής.
-
Έναρξη της λειτουργίας εισαγωγής
-
Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στη δική σας έκδοση της Access:
-
Εάν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση των Microsoft 365, Access 2021 ή Access 2019, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή σύνδεσης & , κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων > Από αρχείο > Excel.
-
Εάν χρησιμοποιείτε Access 2016, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή σύνδεσης & , κάντε κλικ στην επιλογή Excel.
Σημείωση: Η καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα είναι διαθέσιμη μόνο εάν είναι ανοιχτή μια βάση δεδομένων.
-
-
Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Υπολογιστικό φύλλο του Excel, στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, καθορίστε το όνομα του αρχείου Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε.
-ή-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου, για να εντοπίσετε το αρχείο που θέλετε να εισαγάγετε.
-
Καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί.
Για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, επιλέξτε το στοιχείο Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Θα σας ζητηθεί να δώσετε ένα όνομα για αυτόν τον πίνακα αργότερα.
Για να προσαρτήσετε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, επιλέξτε το στοιχείο Προσάρτηση ενός αντιγράφου των εγγραφών στον πίνακα και επιλέξτε έναν πίνακα από την αναπτυσσόμενη λίστα. Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, εάν η βάση δεδομένων δεν έχει πίνακες.
Για να δημιουργήσετε σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της δημιουργίας ενός συνδεδεμένου πίνακα, ανατρέξτε στην ενότητα Σύνδεση με δεδομένα στο Excel, αργότερα σε αυτό το άρθρο.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Ξεκινά ο "Οδηγός εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων" και σας καθοδηγεί στη διαδικασία εισαγωγής. Συνεχίστε με το επόμενο σύνολο βημάτων.
Χρήση του Οδηγού εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων
-
Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε το φύλλο εργασίας που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
-
Στη δεύτερη σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στην επιλογή Παρουσίαση φύλλων εργασίας ή Παρουσίαση των επωνύμων περιοχών, επιλέξτε το φύλλο εργασίας ή την καθορισμένη περιοχή που θέλετε να εισαγάγετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
-
Εάν η πρώτη γραμμή του φύλλου εργασίας ή της περιοχής προέλευσης περιέχει τα ονόματα των πεδίων, επιλέξτε το στοιχείο Η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλών και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
Εάν εισαγάγετε τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, η Access χρησιμοποιεί αυτές τις επικεφαλίδες στηλών για να ονομάσει τα πεδία του πίνακα. Μπορείτε να αλλάξετε αυτά τα ονόματα είτε στη διάρκεια ή μετά τη λειτουργία εισαγωγής. Εάν προσαρτάτε τα δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες στηλών του φύλλου εργασίας προέλευσης αντιστοιχούν ακριβώς στα ονόματα των πεδίων του πίνακα προορισμού.
Εάν προσαρτάτε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα, συνεχίστε απευθείας με το βήμα 6. Εάν θέλετε να προσθέσετε τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα, ακολουθήστε τα υπόλοιπα βήματα.
-
Ο οδηγός σάς ζητά να εξετάσετε τις ιδιότητες πεδίου. Κάντε κλικ σε μια στήλη στο κάτω μισό της σελίδας, για να εμφανιστούν οι ιδιότητες του αντίστοιχου πεδίου. Προαιρετικά, κάντε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες ενέργειες:
-
Διαβάστε και αλλάξτε, εάν θέλετε, το όνομα και τον τύπο δεδομένων του πεδίου προορισμού.
Η Access διαβάζει τις πρώτες οχτώ γραμμές κάθε στήλης, για να προτείνει τον τύπο δεδομένων για το αντίστοιχο πεδίο. Εάν η στήλη στο φύλλο εργασίας περιέχει διαφορετικούς τύπους τιμών, όπως κείμενο και αριθμούς, στις πρώτες οχτώ γραμμές μιας στήλης, ο οδηγός προτείνει έναν τύπο δεδομένων που είναι συμβατός με όλες τις τιμές στη στήλη - συνήθως, τον τύπο δεδομένων "Κείμενο". Παρόλο που μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικό τύπο δεδομένων, να θυμάστε ότι οι τιμές που δεν είναι συμβατές με τον τύπο δεδομένων που επιλέγετε, είτε θα παραβλέπονται είτε θα μετατρέπονται λανθασμένα κατά τη διαδικασία εισαγωγής. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο διόρθωσης τιμών που λείπουν ή εσφαλμένων τιμών, ανατρέξτε στην ενότητα Αντιμετώπιση προβλημάτων με τιμές που λείπουν ή εσφαλμένες τιμές, αργότερα σε αυτό το άρθρο.
-
Για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο στο πεδίο, ορίστε το στοιχείο Με ευρετήριο στην τιμή Ναι.
-
Για να παραβλεφθεί εντελώς μια στήλη προέλευσης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να μην εισαχθεί το πεδίο (παράβλεψη).
Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο, αφού ολοκληρώσετε τις επιλογές σας.
-
-
Στην επόμενη οθόνη, καθορίστε ένα πρωτεύον κλειδί για τον πίνακα. Εάν επιλέξετε Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού από την Access, η Access προσθέτει ένα πεδίο "Αυτόματη Αρίθμηση" ως το πρώτο πεδίο στον πίνακα προορισμού και το συμπληρώνει αυτόματα με τιμές μοναδικών αναγνωριστικών, ξεκινώντας από το 1. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
-
Στην τελευταία οθόνη του οδηγού, καθορίστε ένα όνομα για τον πίνακα προορισμού. Στο πλαίσιο Εισαγωγή στον πίνακα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακα. Εάν ο πίνακας υπάρχει ήδη, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που σας ρωτά εάν θέλετε να αντικαταστήσετε το υπάρχον περιεχόμενο του πίνακα. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να συνεχίσετε ή στο κουμπί Όχι, για να καθορίσετε ένα διαφορετικό όνομα για τον πίνακα προορισμού και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος για να εισαγάγετε τα δεδομένα.
Εάν η Access μπόρεσε να εισαγάγει κάποια ή όλα τα δεδομένα, ο οδηγός εμφανίζει μια σελίδα με την κατάσταση της λειτουργίας εισαγωγής. Επιπλέον, μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας για μελλοντική χρήση ως προδιαγραφή. Αντίθετα, εάν η λειτουργία απέτυχε τελείως, η Access εμφανίζει το μήνυμα Ανέκυψεσφάλμα κατά την εισαγωγή του αρχείου.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας για μελλοντική χρήση. Η αποθήκευση των λεπτομερειών σάς βοηθά να επαναλάβετε τη λειτουργία αργότερα, χωρίς να χρειάζεται να χρησιμοποιείτε τον οδηγό κάθε φορά.
Ανατρέξτε στο θέμα Αποθήκευση των λεπτομερειών μιας λειτουργίας εισαγωγής ή εξαγωγής ως προδιαγραφή για να μάθετε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες προδιαγραφών.
Ανατρέξτε στο θέμα Εκτέλεση αποθηκευμένης προδιαγραφής εισαγωγής ή εξαγωγής για να μάθετε πώς μπορείτε να εκτελέσετε τις αποθηκευμένες προδιαγραφές εισαγωγής ή σύνδεσης.
Ανατρέξτε στο θέμα Προγραμματισμός μιας προδιαγραφής εισαγωγής ή εξαγωγής για να μάθετε πώς μπορείτε να προγραμματίσετε εργασίες εισαγωγής και σύνδεσης ώστε να εκτελούνται σε συγκεκριμένες ώρες.
Επίλυση προβλημάτων για τιμές που λείπουν ή είναι λανθασμένες
Εάν εμφανιστεί το μήνυμα Ανέκυψε σφάλμα κατά την εισαγωγή του αρχείου, η λειτουργία εισαγωγής απέτυχε τελείως. Αντίθετα, εάν η λειτουργία εισαγωγής εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας ζητά να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, έγινε εισαγωγή όλων ή μέρους των δεδομένων. Το μήνυμα κατάστασης αναφέρει επίσης το όνομα του αρχείου καταγραφής σφαλμάτων πίνακα που περιέχει την περιγραφή τυχόν σφαλμάτων που παρουσιάστηκαν κατά τη λειτουργία εισαγωγής.
Σημαντικό: Ακόμα και εάν το μήνυμα κατάστασης υποδεικνύει μια εντελώς επιτυχή λειτουργία, θα πρέπει να εξετάσετε το περιεχόμενο και τη δομή του πίνακα, για να βεβαιωθείτε ότι τα πάντα είναι σωστά πριν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τον πίνακα.
-
Ανοίξτε τον πίνακα προορισμού σε προβολή φύλλου δεδομένων, για να δείτε εάν προστέθηκαν όλα τα δεδομένα στον πίνακα.
-
Ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης, για να δείτε τον τύπο δεδομένων και άλλες ρυθμίσεις ιδιοτήτων των πεδίων.
Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει τα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε. για να διορθώσετε τιμές που λείπουν ή εσφαλμένες τιμές.
Συμβουλή: Κατά την αντιμετώπιση προβλημάτων με τα αποτελέσματα, εάν βρείτε ότι λείπουν μερικές μόνο τιμές, μπορείτε να τις προσθέσετε στον πίνακα με μη αυτόματο τρόπο. Αντίθετα, εάν διαπιστώσετε ότι λείπουν ή δεν έχουν εισαχθεί σωστά ολόκληρες στήλες ή μεγάλος αριθμός τιμών, θα πρέπει να διορθώσετε το πρόβλημα στο αρχείο προέλευσης. Αφού διορθωθούν όλα τα γνωστά προβλήματα, επαναλάβετε τη λειτουργία εισαγωγής.
|
Πρόβλημα |
Επίλυση |
||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Στοιχεία γραφικών |
Τα στοιχεία γραφικών, όπως λογότυπα, γραφήματα και εικόνες δεν είναι δυνατό να εισαχθούν. Προσθέστε τα με μη αυτόματο τρόπο στη βάση δεδομένων, αφού ολοκληρωθεί η λειτουργία εισαγωγής. |
||||||||||||
|
Υπολογιζόμενες τιμές |
Τα αποτελέσματα μιας στήλης ή κελιών υπολογισμού εισάγονται, αλλά όχι ο υποκείμενος τύπος. Κατά τη λειτουργία εισαγωγής, μπορείτε να καθορίσετε έναν τύπο δεδομένων που είναι συμβατός με τα αποτελέσματα του τύπου, όπως "Αριθμός". |
||||||||||||
|
Τιμές TRUE ή FALSE και -1 ή 0 |
Εάν το φύλλο εργασίας ή η περιοχή προέλευσης περιλαμβάνει μια στήλη που περιέχει μόνο τιμές TRUE ή FALSE, η Access δημιουργεί ένα πεδίο "Ναι/Όχι" για τη στήλη και εισάγει στο πεδίο τιμές -1 ή 0. Ωστόσο, εάν το φύλλο εργασίας ή η περιοχή προέλευσης περιλαμβάνει μια στήλη που περιέχει μόνο τιμές -1 ή 0, η Access, από προεπιλογή, δημιουργεί ένα αριθμητικό πεδίο για τη στήλη. Μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων του πεδίου σε "Ναι/Όχι" κατά τη λειτουργία εισαγωγής, για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα. |
||||||||||||
|
Πεδία πολλών τιμών |
Κατά την εισαγωγή δεδομένων σε έναν νέο πίνακα ή την προσάρτηση δεδομένων σε υπάρχοντα πίνακα, η Access δεν επιτρέπει την υποστήριξη για πολλές τιμές σε ένα πεδίο, ακόμα και εάν η στήλη προέλευσης περιέχει μια λίστα με τιμές διαχωρισμένες με ερωτηματικό (;). Η λίστα των τιμών αντιμετωπίζεται ως μια μεμονωμένη τιμή και τοποθετείται σε ένα πεδίο κειμένου. |
||||||||||||
|
Περικοπή δεδομένων |
Εάν έχουν περικοπεί τα δεδομένα σε μια στήλη του πίνακα της Access, δοκιμάστε να αυξήσετε το πλάτος της στήλης στην προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν αυτό δεν επιλύσει το ζήτημα, τα δεδομένα σε μια αριθμητική στήλη του Excel είναι πολύ μεγάλα για το μέγεθος πεδίου του πεδίου προορισμού στην Access. Για παράδειγμα, η ιδιότητα FieldSize του πεδίου προορισμού μπορεί να έχει οριστεί σε Byte σε μια βάση δεδομένων της Access, αλλά τα δεδομένα προέλευσης να περιέχουν μια τιμή μεγαλύτερη από 255. Διορθώστε τις τιμές στο αρχείο προέλευσης και επαναλάβετε την εισαγωγή. |
||||||||||||
|
Μορφή εμφάνισης |
Ενδέχεται να χρειαστεί να ορίσετε την ιδιότητα Μορφή ορισμένων πεδίων σε προβολή σχεδίασης, για να βεβαιωθείτε ότι οι τιμές θα εμφανίζονται σωστά σε προβολή φύλλου δεδομένων. Για παράδειγμα:
Σημείωση: Εάν το φύλλο εργασίας προέλευσης περιέχει μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου, όπως έντονη γραφή, υπογράμμιση ή πλάγια γραφή, το κείμενο εισάγεται, αλλά η μορφοποίηση χάνεται. |
||||||||||||
|
Διπλότυπες τιμές (σφάλμα παραβίασης κλειδιού) |
Οι εγγραφές που εισάγετε μπορεί να περιέχουν διπλότυπες τιμές που δεν είναι δυνατό να αποθηκευτούν στο πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού του πίνακα προορισμού ή σε ένα πεδίο για το οποίο η ιδιότητα Με ευρετήριο έχει οριστεί σε Ναι (χωρίς διπλότυπα). Διαγράψτε τις διπλότυπες τιμές από το αρχείο προέλευσης και επαναλάβετε την εισαγωγή. |
||||||||||||
|
Τιμές ημερομηνίας με διαφορά 4 ετών |
Τα πεδία ημερομηνίας που εισάγονται από ένα φύλλο εργασίας του Excel μπορεί να εμφανίζουν μια ημερομηνία με διαφορά τεσσάρων χρόνων. Το Excel για Windows μπορεί να χρησιμοποιήσει δύο συστήματα ημερομηνιών:
Μπορείτε να ορίσετε το σύστημα ημερομηνίας στις Επιλογές του Excel: Επιλογές > αρχείου > Για προχωρημένους > Χρήση συστήματος ημερομηνίας 1904. Σημείωση Εάν κάνετε εισαγωγή από ένα βιβλίο εργασίας .xlsb, αυτό χρησιμοποιεί πάντα το σύστημα ημερομηνιών 1900 ανεξάρτητα από τη ρύθμιση συστήματος ημερομηνίας. Πριν από την εισαγωγή των δεδομένων, αλλάξτε το σύστημα ημερομηνίας για το βιβλίο εργασίας του Excel ή, αφού προσαρτηθούν τα δεδομένα, εκτελέστε ένα ερώτημα ενημέρωσης που χρησιμοποιεί την έκφραση [όνομα πεδίου ημερομηνίας] + 1462 για να διορθώσετε τις ημερομηνίες. Το Excel για Macintosh χρησιμοποιεί μόνο το σύστημα ημερομηνιών 1904. |
||||||||||||
|
Τιμές null |
Ενδέχεται να δείτε ένα μήνυμα σφάλματος στο τέλος της λειτουργίας εισαγωγής σχετικά με δεδομένα που διαγράφηκαν ή χάθηκαν κατά τη λειτουργία ή όταν ανοίγετε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων, ενδέχεται να δείτε ότι ορισμένες τιμές πεδίων είναι κενές. Εάν οι στήλες προέλευσης στο Excel δεν είναι μορφοποιημένες ή οι πρώτες οχτώ γραμμές προέλευσης περιέχουν τιμές διαφορετικών τύπων δεδομένων, ανοίξτε το φύλλο εργασίας προέλευσης και κάντε τα εξής:
Τα προηγούμενα βήματα μπορούν να σας βοηθήσουν να ελαχιστοποιήστε την εμφάνιση των τιμών null. Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει περιπτώσεις στις οποίες θα εξακολουθείτε να βλέπετε τιμές null:
|
||||||||||||
|
Οι τιμές ημερομηνίας αντικαθίστανται από αριθμητικές τιμές |
Θα δείτε φαινομενικά τυχαίους πενταψήφιους αριθμούς αντί για τις πραγματικές τιμές της ημερομηνίας στις ακόλουθες περιπτώσεις:
|
||||||||||||
|
Οι αριθμητικές τιμές αντικαθίστανται από τιμές ημερομηνίας |
Θα δείτε φαινομενικά τυχαίες τιμές ημερομηνίας αντί για τις πραγματικές αριθμητικές τιμές στις ακόλουθες περιπτώσεις:
Για να αποφύγετε κάτι τέτοιο, αντικαταστήστε τις αριθμητικές τιμές με τιμές ημερομηνίας στη στήλη προέλευσης και, στη συνέχεια, επαναλάβετε την εισαγωγή. |
Επιπλέον, μπορεί να θέλετε να δείτε τον πίνακα καταγραφής σφαλμάτων (που αναφέρεται στην τελευταία σελίδα του οδηγού) σε προβολή φύλλου δεδομένων. Ο πίνακας έχει τρία πεδία — Σφάλμα, Πεδίο και Γραμμή. Κάθε γραμμή περιέχει πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο σφάλμα και τα περιεχόμενα του πεδίου "Σφάλμα" θα πρέπει να σας βοηθήσουν στην αντιμετώπιση του προβλήματος.
Συμβολοσειρές σφάλματος και υποδείξεις αντιμετώπισης προβλημάτων
|
Σφάλμα |
Περιγραφή |
|---|---|
|
Περικοπή πεδίου |
Μια τιμή του αρχείου είναι πολύ μεγάλη για τη ρύθμιση της ιδιότητας FieldSize αυτού του πεδίου. |
|
Αποτυχία μετατροπής τύπου |
Μια τιμή στο φύλλο εργασίας έχει λανθασμένο τύπο δεδομένων για αυτό το πεδίο. Η τιμή μπορεί να λείπει ή να εμφανίζεται εσφαλμένα στο πεδίο προορισμού. Ανατρέξτε στον προηγούμενο πίνακα για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος. |
|
Παραβίαση κλειδιού |
Η τιμή του πρωτεύοντος κλειδιού αυτής της εγγραφής είναι διπλότυπη — υπάρχει ήδη στον πίνακα. |
|
Αποτυχία κανόνα επικύρωσης |
Μια τιμή χωρίζει το σύνολο κανόνων χρησιμοποιώντας την ιδιότητα ValidationRule για αυτό το πεδίο ή για τον πίνακα. |
|
Τιμή null σε απαιτούμενο πεδίο |
Δεν επιτρέπονται τιμές null σε αυτό το πεδίο, επειδή η ιδιότητα Απαιτείται του πεδίου έχει οριστεί σε Ναι. |
|
Τιμή null σε πεδίο Αυτόματης Αρίθμησης |
Τα δεδομένα που εισάγετε περιέχουν μια τιμή Null την οποία επιχειρήσατε να προσαρτήσετε σε ένα πεδίο Αυτόματης Αρίθμησης. |
|
Εγγραφή χωρίς δυνατότητα ανάλυσης |
Μια τιμή κειμένου περιέχει το χαρακτήρα οριοθέτη κειμένου (συνήθως διπλά εισαγωγικά). Κάθε φορά που μια τιμή περιέχει το χαρακτήρα οριοθέτη, ο χαρακτήρας πρέπει να επαναλαμβάνεται δύο φορές στο αρχείο κειμένου, για παράδειγμα: Διάμετρος 4 1/2 "" |
Σύνδεση με δεδομένα στο Excel
Συνδέοντας μια βάση δεδομένων της Access με δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία υποβολής ερωτημάτων και αναφοράς που παρέχει η Access, χωρίς να χρειάζεται να υπάρχει αντίγραφο των δεδομένων του Excel στη βάση δεδομένων σας.
Όταν πραγματοποιείτε σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας Excel ή μια καθορισμένη περιοχή, η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα που είναι συνδεδεμένος με τα κελιά προέλευσης. Όλες οι αλλαγές που κάνετε στα κελιά προέλευσης στο Excel εμφανίζονται στον συνδεδεμένο πίνακα. Ωστόσο, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε τα περιεχόμενα του αντίστοιχου πίνακα στην Access. Εάν θέλετε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε δεδομένα, τότε πρέπει να κάνετε τις αλλαγές στο αρχείο προέλευσης.
Συνήθη σενάρια για σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας του Excel μέσα από την Access
Συνήθως, πραγματοποιείτε σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας του Excel (αντί της εισαγωγής) για τους ακόλουθους λόγους:
-
Θέλετε να συνεχίσετε να διατηρείτε τα δεδομένα σας σε φύλλα εργασίας του Excel, αλλά να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και τις ισχυρές δυνατότητες υποβολής ερωτημάτων και αναφοράς της Access.
-
Το τμήμα ή η ομάδα εργασίας σας χρησιμοποιεί την Access, αλλά τα δεδομένα από εξωτερικές προελεύσεις με τις οποίες συνεργάζεστε έρχονται σε φύλλα εργασίας του Excel. Δεν θέλετε να διατηρείτε αντίγραφα των εξωτερικών δεδομένων, αλλά θέλετε να έχετε τη δυνατότητα να εργαστείτε με αυτά στην Access.
Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που πραγματοποιείτε σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας του Excel
-
Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε σύνδεση με μια βάση δεδομένων της Access μέσα από το Excel.
-
Κατά τη σύνδεση με ένα αρχείο Excel, η Access δημιουργεί έναν νέο πίνακα, που αναφέρεται συνήθως ως συνδεδεμένος πίνακας. Ο πίνακας εμφανίζει τα δεδομένα του φύλλου εργασίας ή της καθορισμένης περιοχής προέλευσης, αλλά στην πραγματικότητα δεν αποθηκεύει τα δεδομένα στη βάση δεδομένων.
-
Δεν μπορείτε να συνδέσετε δεδομένα του Excel με έναν υπάρχοντα πίνακα στη βάση δεδομένων. Αυτό σημαίνει ότι δεν μπορείτε να προσαρτήσετε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα εκτελώντας μια λειτουργία σύνδεσης.
-
Μια βάση δεδομένων μπορεί να περιέχει πολλούς συνδεδεμένους πίνακες.
-
Όλες οι αλλαγές που κάνετε στα δεδομένα στο Excel αντικατοπτρίζονται αυτόματα στον συνδεδεμένο πίνακα. Ωστόσο, το περιεχόμενο και η δομή ενός συνδεδεμένου πίνακα στην Access είναι μόνο για ανάγνωση.
-
Όταν ανοίγετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel στην Access (στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου, αλλάξτε την επιλογή του πλαισίου λίστας Αρχεία τύπου σε Microsoft Excel και επιλέξτε το αρχείο που θέλετε), η Access δημιουργεί μια κενή βάση δεδομένων και ξεκινά αυτόματα ο "Οδηγός σύνδεσης υπολογιστικών φύλλων".
Προετοιμασία των δεδομένων του Excel
-
Εντοπίστε το αρχείο του Excel και το φύλλο εργασίας ή την περιοχή που περιέχει τα δεδομένα στα οποία θέλετε να συνδεθείτε. Εάν δεν θέλετε να συνδεθείτε με ολόκληρο το φύλλο εργασίας, εξετάστε το ενδεχόμενο να καθορίσετε μια συγκεκριμένη περιοχή που να περιλαμβάνει μόνο τα κελιά στα οποία θέλετε να συνδεθείτε.
Δημιουργία καθορισμένης περιοχής στο Excel (προαιρετικά - χρήσιμη δυνατότητα εάν θέλετε να δημιουργήσετε σύνδεση μόνο προς ορισμένα από τα δεδομένα του φύλλου εργασίας)-
Μεταβείτε στο Excel και εμφανίστε το φύλλο εργασίας στο οποίο θέλετε να ορίσετε μια καθορισμένη περιοχή.
-
Επιλέξτε την περιοχή των κελιών που περιέχει τα δεδομένα με τα οποία θέλετε να συνδεθείτε.
-
Κάντε δεξί κλικ μέσα στην επιλεγμένη περιοχή και κάντε κλικ στην εντολή Ονομασία περιοχής ή Ορισμός ονόματος.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα, καθορίστε ένα όνομα για την περιοχή στο πλαίσιο Όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Έχετε υπόψη ότι μπορείτε να συνδέσετε μόνο ένα φύλλο εργασίας ή περιοχή κάθε φορά στη διάρκεια μιας λειτουργίας σύνδεσης. Για να δημιουργήσετε σύνδεση με δεδομένα σε πολλές θέσεις σε ένα βιβλίο εργασίας, επαναλάβετε τη λειτουργία σύνδεσης για κάθε φύλλο εργασίας ή περιοχή.
-
-
Εξετάστε τα δεδομένα προέλευσης και πράξτε όπως περιγράφεται σε αυτόν τον πίνακα:
Στοιχείο
Περιγραφή
Σε μορφή πίνακα
Βεβαιωθείτε ότι τα κελιά είναι σε μορφή πίνακα. Εάν η περιοχή περιλαμβάνει συγχωνευμένα κελιά, τα περιεχόμενα του κελιού τοποθετούνται στο πεδίο που αντιστοιχεί στην πιο αριστερή στήλη και τα άλλα πεδία παραμένουν κενά.
Παράλειψη στηλών και γραμμών
Δεν μπορείτε να παραλείψετε στήλες και γραμμές προέλευσης κατά τη λειτουργία σύνδεσης. Ωστόσο, μπορείτε να αποκρύψετε πεδία και να φιλτράρετε εγγραφές, ανοίγοντας τον συνδεδεμένο πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων μετά την εισαγωγή τους στην Access.
Αριθμός στηλών
Ο αριθμός των στηλών προέλευσης δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 255, επειδή η Access δεν υποστηρίζει περισσότερα από 255 πεδία σε έναν πίνακα.
Κενές στήλες, γραμμές και κελιά
Διαγράψτε όλες τις περιττές κενές στήλες και κενές γραμμές από το φύλλο εργασίας ή την περιοχή του Excel. Εάν υπάρχουν κενά κελιά, δοκιμάστε να προσθέσετε τα δεδομένα που λείπουν.
Τιμές σφάλματος
Εάν ένα ή περισσότερα κελιά στο φύλλο εργασίας ή στην περιοχή περιέχουν τιμές σφάλματος, διορθώστε τις πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία εισαγωγής. Έχετε υπόψη ότι εάν το φύλλο εργασίας ή η περιοχή προέλευσης περιέχει τιμές σφάλματος, η Access εισαγάγει μια τιμή null στα αντίστοιχα πεδία στον πίνακα.
Τύπος δεδομένων
Δεν μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων ή το μέγεθος των πεδίων στον συνδεδεμένο πίνακα. Πριν να ξεκινήσετε τη λειτουργία σύνδεσης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κάθε στήλη περιέχει δεδομένα από έναν συγκεκριμένο τύπο.
Συνιστάται ιδιαίτερα να μορφοποιήσετε μια στήλη, εάν περιλαμβάνει τιμές διαφορετικών τύπων δεδομένων. Για παράδειγμα, η στήλη Αρ. πτήσης ενός φύλλου εργασίας μπορεί να περιέχει αριθμητικές τιμές και κείμενο, όπως 871, AA90 και 171. Για να αποφύγετε τις λανθασμένες τιμές ή τιμές που λείπουν, κάντε τα εξής:
-
Κάντε δεξί κλικ στη στήλη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Μορφοποίηση κελιών.
-
Στην καρτέλα Αριθμός, στην περιοχή Κατηγορία, επιλέξτε μια μορφή.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Πρώτη γραμμή
Εάν η πρώτη γραμμή στο φύλλο εργασίας ή στην καθορισμένη περιοχή περιέχει τα ονόματα των στηλών, μπορείτε να καθορίσετε ότι η Access θα χειρίζεται τα δεδομένα της πρώτης γραμμής ως ονόματα πεδίων κατά τη λειτουργία σύνδεσης. Εάν δεν υπάρχουν ονόματα στηλών στο φύλλο εργασίας ή εάν το όνομα μιας συγκεκριμένης στήλης παραβιάζει τους κανόνες ονοματοθεσίας πεδίων στην Access, η Access εκχωρεί ένα έγκυρο όνομα για κάθε αντίστοιχο πεδίο.
-
-
Κλείστε το βιβλίο εργασίας προέλευσης, εάν είναι ανοιχτό.
Προετοιμασία της βάσης δεδομένων προορισμού
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε τη σύνδεση. Βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων δεν είναι μόνο για ανάγνωση και ότι διαθέτετε τα κατάλληλα δικαιώματα για να κάνετε αλλαγές σε αυτήν.
-
Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τη σύνδεση σε καμία από τις υπάρχουσες βάσεις δεδομένων, δημιουργήστε μια κενή βάση δεδομένων: Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.
Τώρα είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τη λειτουργία σύνδεσης.
Δημιουργία της σύνδεσης
-
Η θέση του οδηγού εισαγωγής/σύνδεσης διαφέρει λίγο ανάλογα με την έκδοση της Access. Επιλέξτε τα βήματα που αντιστοιχούν στη δική σας έκδοση της Access:
-
Εάν χρησιμοποιείτε την πιο πρόσφατη έκδοση της Microsoft 365 συνδρομητικής έκδοσης της Access, της Access 2021 ή της Access 2019, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή σύνδεσης & , κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων > Από αρχείο > Excel.
-
Εάν χρησιμοποιείτε Access 2016 ή Access 2013, στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα Εισαγωγή σύνδεσης &, κάντε κλικ στην επιλογή Excel.
Σημείωση: Η καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα είναι διαθέσιμη μόνο εάν είναι ανοιχτή μια βάση δεδομένων.
-
-
Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων - Υπολογιστικό φύλλο του Excel, στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, καθορίστε το όνομα του αρχείου προέλευσης του Excel.
-
Επιλέξτε το στοιχείο Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων μέσω της δημιουργίας ενός συνδεδεμένου πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Ξεκινά ο "Οδηγός σύνδεσης υπολογιστικών φύλλων" και σας καθοδηγεί στη διαδικασία σύνδεσης.
-
Στην πρώτη σελίδα του οδηγού, επιλέξτε ένα φύλλο εργασίας ή μια καθορισμένη περιοχή και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
-
Εάν η πρώτη γραμμή του φύλλου εργασίας ή της περιοχής προέλευσης περιέχει τα ονόματα των πεδίων, επιλέξτε το στοιχείο Η πρώτη γραμμή περιέχει επικεφαλίδες στηλών. Η Access χρησιμοποιεί αυτές τις επικεφαλίδες στηλών για να ονομάσει τα πεδία του πίνακα. Εάν ένα όνομα στήλης περιλαμβάνει ορισμένους ειδικούς χαρακτήρες, δεν είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί ως όνομα πεδίου στην Access. Σε αυτές τις περιπτώσεις, εμφανίζεται ένα μήνυμα σφάλματος που σας ενημερώνει ότι η Access θα αντιστοιχίσει ένα έγκυρο όνομα στο πεδίο. Για να συνεχίσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, καθορίστε ένα όνομα για τον συνδεδεμένο πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος. Εάν ο πίνακας με το όνομα που καθορίζετε υπάρχει ήδη, θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να αντικαταστήσετε τον υπάρχοντα πίνακα ή ερώτημα. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι, εάν θέλετε να αντικατασταθεί ο πίνακας ή το ερώτημα ή κάντε κλικ στο κουμπί Όχι για να καθορίσετε ένα διαφορετικό όνομα.
Η Access επιχειρεί να δημιουργήσει τον συνδεδεμένο πίνακα. Εάν η λειτουργία ολοκληρωθεί με επιτυχία, η Access εμφανίζει το μήνυμα Η σύνδεση του πίνακα ολοκληρώθηκε. Ανοίξτε τον συνδεδεμένο πίνακα και εξετάστε τα πεδία και τα δεδομένα για να βεβαιωθείτε ότι βλέπετε τα σωστά δεδομένα σε όλα τα πεδία.
Εάν δείτε τιμές σφάλματος ή λάθος δεδομένα, πρέπει να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα στα δεδομένα προέλευσης. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης προβλημάτων με τιμές σφάλματος ή εσφαλμένες τιμές, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα.
Αντιμετώπιση προβλημάτων #ΑΡΙΘ! και άλλων εσφαλμένων τιμών σε έναν συνδεδεμένο πίνακα
Ακόμα και εάν λάβετε το μήνυμα Η σύνδεση του πίνακα ολοκληρώθηκε, θα πρέπει να ανοίξετε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι οι γραμμές και στήλες εμφανίζουν τα σωστά δεδομένα.
Εάν δείτε σφάλματα ή εσφαλμένα δεδομένα σε οποιοδήποτε σημείο του πίνακα, ακολουθήστε τις διαδικασίες που περιγράφονται στον παρακάτω πίνακα και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να συνδεθείτε ξανά. Να θυμάστε ότι δεν μπορείτε να προσθέσετε τις τιμές απευθείας στον συνδεδεμένο πίνακα, επειδή ο πίνακας είναι μόνο για ανάγνωση.
|
Πρόβλημα |
Επίλυση |
|---|---|
|
Στοιχεία γραφικών |
Τα στοιχεία γραφικών ενός φύλλου εργασίας του Excel, όπως λογότυπα, γραφήματα και εικόνες, δεν είναι δυνατό να συνδεθούν στην Access. |
|
Μορφή εμφάνισης |
Ενδέχεται να χρειαστεί να ορίσετε την ιδιότητα Μορφή ορισμένων πεδίων σε προβολή σχεδίασης, για να βεβαιωθείτε ότι οι τιμές θα εμφανίζονται σωστά σε προβολή φύλλου δεδομένων. |
|
Υπολογιζόμενες τιμές |
Τα αποτελέσματα μιας στήλης ή κελιών υπολογισμού εμφανίζονται στο αντίστοιχο πεδίο, αλλά δεν μπορείτε να προβάλετε τον τύπο (ή παράσταση) στην Access. |
|
Περικομμένες τιμές κειμένου |
Αυξήστε το πλάτος της στήλης σε προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν εξακολουθείτε να μην βλέπετε ολόκληρη την τιμή, αυτό μπορεί να συμβαίνει επειδή η τιμή έχει περισσότερους από 255 χαρακτήρες. Η Access μπορεί να συνδεθεί μόνο στους πρώτους 255 χαρακτήρες, επομένως θα πρέπει να εισαγάγετε τα δεδομένα αντί να τα συνδέσετε. |
|
Μήνυμα σφάλματος υπερχείλισης αριθμητικού πεδίου |
Ο συνδεδεμένος πίνακας μπορεί να φαίνεται ότι είναι σωστός, αλλά αργότερα, όταν εκτελείτε ένα ερώτημα για τον πίνακα, ίσως να δείτε ένα μήνυμα σφάλματος Υπερχείλιση αριθμητικού πεδίου. Αυτό μπορεί να συμβεί εξαιτίας μιας διένεξης μεταξύ του τύπου δεδομένων ενός πεδίου στον συνδεδεμένο πίνακα και του τύπου των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε αυτό το πεδίο. |
|
Τιμές TRUE ή FALSE και -1 ή 0 |
Εάν το φύλλο εργασίας ή η περιοχή προέλευσης περιλαμβάνει μια στήλη που περιέχει μόνο τιμές TRUE ή FALSE, η Access δημιουργεί ένα πεδίο "Ναι/Όχι" για τη στήλη στον συνδεδεμένο πίνακα. Ωστόσο, εάν το φύλλο εργασίας ή η περιοχή προέλευσης περιλαμβάνει μια στήλη που περιέχει μόνο τιμές -1 ή 0, η Access, από προεπιλογή, δημιουργεί ένα αριθμητικό πεδίο για τη στήλη και δεν θα μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων του αντίστοιχου πεδίου στον πίνακα. Εάν θέλετε ένα πεδίο "Ναι/Όχι" στον συνδεδεμένο πίνακα, βεβαιωθείτε ότι η στήλη προέλευσης περιλαμβάνει τιμές TRUE και FALSE. |
|
Πεδία πολλών τιμών |
Η Access δεν επιτρέπει την υποστήριξη για πολλαπλές τιμές σε ένα πεδίο, ακόμα και εάν η στήλη προέλευσης περιέχει μια λίστα με τιμές διαχωρισμένες με ερωτηματικό (;). Η λίστα των τιμών αντιμετωπίζεται ως μια μεμονωμένη τιμή και τοποθετείται σε ένα πεδίο κειμένου. |
|
#ΑΡΙΘ! |
Η Access εμφανίζει την τιμή σφάλματος #ΑΡΙΘ! αντί για τα πραγματικά δεδομένα σε ένα πεδίο στις παρακάτω περιπτώσεις:
Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ελαχιστοποιήσετε τις εμφανίσεις τιμών null στον πίνακα:
|
|
Αριθμητικές τιμές αντί για τιμές ημερομηνίας |
Εάν δείτε έναν φαινομενικά τυχαίο πενταψήφιο αριθμό σε ένα πεδίο, ελέγξτε για να δείτε εάν η στήλη προέλευσης περιέχει κυρίως αριθμητικές τιμές, αλλά περιλαμβάνει επίσης μερικές τιμές ημερομηνίας. Οι τιμές ημερομηνίας που εμφανίζονται σε αριθμητικές στήλες μετατρέπονται εσφαλμένα σε αριθμούς. Αντικαταστήστε τις τιμές ημερομηνίας με αριθμητικές τιμές και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να συνδεθείτε ξανά. |
|
Τιμές ημερομηνίας αντί για αριθμητικές τιμές |
Εάν δείτε μια φαινομενικά τυχαία τιμή ημερομηνίας σε ένα πεδίο, ελέγξτε για να δείτε εάν η στήλη προέλευσης περιέχει κυρίως τιμές ημερομηνίας, αλλά περιλαμβάνει επίσης μερικές αριθμητικές τιμές. Οι αριθμητικές τιμές που εμφανίζονται σε στήλες ημερομηνίας μετατρέπονται εσφαλμένα σε ημερομηνίες. Αντικαταστήστε τις αριθμητικές τιμές με τιμές ημερομηνίας και, στη συνέχεια, δοκιμάστε να συνδεθείτε ξανά. |
