Επιλογή κωδικοποίησης κειμένου κατά το άνοιγμα και την αποθήκευση αρχείων

Αυτό που εμφανίζεται ως κείμενο στην οθόνη στην πραγματικότητα είναι αποθηκευμένο ως αριθμητικές τιμές στο αρχείο κειμένου. Ο υπολογιστής σας μεταφράζει τις αριθμητικές τιμές σε ορατούς χαρακτήρες. Αυτό γίνεται χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο κωδικοποίησης.

Ένα πρότυπο κωδικοποίησης είναι ένας συνδυασμός αρίθμησης που αντιστοιχίζει κάθε χαρακτήρα κειμένου ενός συνόλου χαρακτήρων σε μια αριθμητική τιμή. Ένα σύνολο χαρακτήρων μπορεί να περιλαμβάνει αλφαβητικούς χαρακτήρες, αριθμούς και άλλα σύμβολα. Οι διάφορες γλώσσες αποτελούνται συνήθως από διαφορετικά σύνολα χαρακτήρων, επομένως υπάρχουν πολλά διαφορετικά πρότυπα κωδικοποίησης για να αντιπροσωπεύουν τα σύνολα χαρακτήρων που χρησιμοποιούνται στις διάφορες γλώσσες. 
'

Διαφορετικά πρότυπα κωδικοποίησης για διαφορετικά αλφάβητα

Το πρότυπο κωδικοποίησης που αποθηκεύεται μαζί με ένα αρχείο κειμένου παρέχει τις πληροφορίες που χρειάζεται ο υπολογιστής σας για να εμφανίσει το κείμενο στην οθόνη. Για παράδειγμα, στην κωδικοποίηση Κυριλλικά (Windows), ο χαρακτήρας Й έχει την αριθμητική τιμή 201. Όταν ανοίγετε ένα αρχείο που περιέχει αυτόν τον χαρακτήρα σε έναν υπολογιστή που χρησιμοποιεί την κωδικοποίηση Κυριλλικά (Windows), ο υπολογιστής διαβάζει την αριθμητική τιμή 201 και εμφανίζει το χαρακτήρα Й στην οθόνη.

Ωστόσο, εάν ανοίξετε το ίδιο αρχείο σε έναν υπολογιστή που χρησιμοποιεί διαφορετική κωδικοποίηση, ο υπολογιστής εμφανίζει το χαρακτήρα που αντιστοιχεί στην αριθμητική τιμή 201 στο πρότυπο κωδικοποίησης που χρησιμοποιεί ο υπολογιστής από προεπιλογή. Για παράδειγμα, εάν ο υπολογιστής χρησιμοποιεί το πρότυπο κωδικοποίησης Δυτικής Ευρώπης (Windows), ο χαρακτήρας στο αρχικό αρχείο στα Κυριλλικά θα εμφανίζεται ως É αντί για Й, επειδή στην κωδικοποίηση Δυτικής Ευρώπης (Windows) η τιμή 201 αντιστοιχεί στο χαρακτήρα É.
'

Unicode: Ένα πρότυπο κωδικοποίησης για πολλά αλφάβητα

Για να αποφύγετε τα προβλήματα με την κωδικοποίηση και αποκωδικοποίηση των αρχείων κειμένου, μπορείτε να αποθηκεύετε τα αρχεία με κωδικοποίηση Unicode. Το Unicode καλύπτει τα περισσότερα σύνολα χαρακτήρων σε όλες τις γλώσσες που χρησιμοποιούνται συνήθως στους υπολογιστές σήμερα.

Επειδή το Word βασίζεται στο Unicode, το Word αποθηκεύει αυτόματα τα αρχεία με κωδικοποίηση Unicode. Μπορείτε να ανοίξετε και να διαβάσετε αρχεία με κωδικοποίηση Unicode σε ένα σύστημα υπολογιστή με αγγλική γλώσσα ανεξάρτητα από τη γλώσσα του κειμένου. Παρομοίως, όταν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα με αγγλική γλώσσα για να αποθηκεύσετε αρχεία με κωδικοποίηση Unicode, το αρχείο μπορεί να περιλαμβάνει χαρακτήρες που δεν υπάρχουν στα αλφάβητα Δυτικής Ευρώπης, όπως ελληνικούς, κυριλλικούς, αραβικούς ή ιαπωνικούς χαρακτήρες. 

Εάν, όταν ανοίγετε ένα αρχείο, το κείμενο εμφανίζεται αλλοιωμένο ή περιέχει αγγλικά ερωτηματικά ή κουτάκια, το Word ενδέχεται να μην έχει εντοπίσει το σωστό πρότυπο κωδικοποίησης του κειμένου στο αρχείο. Μπορείτε να καθορίσετε το πρότυπο κωδικοποίησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την εμφάνιση (αποκωδικοποίηση) του κειμένου.

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Πατήστε Επιλογές.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους.

4. Μετακινηθείτε στην ενότητα Γενικά και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Επιβεβαίωση μετατροπής μορφής αρχείου κατά το άνοιγμα.

   Σημείωση: Όταν αυτό το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο, το Word εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Μετατροπή αρχείου κάθε φορά που ανοίγετε ένα αρχείο σε μορφή διαφορετική από μια μορφή του Word (οι μορφές του Word περιλαμβάνουν τα αρχεία .doc, .dot, .docx, .docm, .dotx και .dotm). Εάν εργάζεστε συχνά με τέτοια αρχεία, αλλά σπάνια θέλετε να επιλέξετε ένα πρότυπο κωδικοποίησης, θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε αυτή την επιλογή για να μην ανοίγει αυτό το παράθυρο διαλόγου χωρίς λόγο.

5. Κλείστε και, στη συνέχεια, ανοίξτε ξανά το αρχείο.

6. Στο παράθυρο διαλόγου Μετατροπή αρχείου, επιλέξτε Κωδικοποιημένο κείμενο.

7. Στο παράθυρο διαλόγου Μετατροπή αρχείου, επιλέξτε Άλλη κωδικοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο κωδικοποίησης που θέλετε από τη λίστα.

   Μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση το κείμενο στην περιοχή Προεπισκόπηση για να ελέγξετε εάν είναι αναγνώσιμο όλο το κείμενο με το πρότυπο κωδικοποίησης που επιλέξατε.

Εάν σχεδόν όλο το κείμενο έχει την ίδια εμφάνιση (για παράδειγμα, είναι όλο κουτάκια ή όλο κουκκίδες), ίσως δεν έχει εγκατασταθεί η γραμματοσειρά που απαιτείται για την εμφάνιση των χαρακτήρων. Εάν η γραμματοσειρά που χρειάζεστε δεν είναι διαθέσιμη, μπορείτε να εγκαταστήσετε πρόσθετες γραμματοσειρές.

Για να εγκαταστήσετε πρόσθετες γραμματοσειρές, κάντε τα εξής:

1. Στα Microsoft Windows, κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη και έπειτα στην επιλογή Πίνακας Ελέγχου.

2. Κάντε ένα από τα εξής:

   Στα Windows 7

   1. Στον Πίνακα Ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση εγκατάστασης ενός προγράμματος.

   2. Στη λίστα προγραμμάτων, κάντε κλικ στην καταχώρηση για το Microsoft Office ή το Microsoft Word ανάλογα με το εάν έχετε εγκαταστήσει το Word ως μέρος του Office ή ως μεμονωμένο πρόγραμμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή.

   Στα Windows Vista

   1. Στον Πίνακα Ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Κατάργηση εγκατάστασης ενός προγράμματος.

   2. Στη λίστα προγραμμάτων, κάντε κλικ στην καταχώρηση για το Microsoft Office ή το Microsoft Word ανάλογα με το εάν έχετε εγκαταστήσει το Word ως μέρος του Office ή ως μεμονωμένο πρόγραμμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή.

   Στα Microsoft Windows XP

   1. Στον Πίνακα Ελέγχου, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθαφαίρεση προγραμμάτων.

   2. Στο πλαίσιο Τρέχοντα εγκατεστημένα προγράμματα, κάντε κλικ στην καταχώρηση για το Microsoft Office ή το Microsoft Word ανάλογα με το εάν έχετε εγκαταστήσει το Word ως μέρος του Office ή ως μεμονωμένο πρόγραμμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αλλαγή.

3. Στην περιοχή Αλλαγή της εγκατάστασης του Microsoft Office, επιλέξτε Προσθαφαίρεση δυνατοτήτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια.

4. Στην περιοχή Επιλογές εγκατάστασης, αναπτύξτε το στοιχείο Κοινόχρηστες δυνατότητες του Office και, στη συνέχεια, αναπτύξτε το στοιχείο Διεθνής υποστήριξη.

5. Επιλέξτε το σύνολο γραμματοσειράς που θέλετε, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτέλεση από τον υπολογιστή μου.

Εάν δεν επιλέξετε ένα πρότυπο κωδικοποίησης κατά την αποθήκευση ενός αρχείου, το Word κωδικοποιεί το αρχείο ως Unicode. Συνήθως, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη κωδικοποίηση Unicode, επειδή υποστηρίζει τους περισσότερες χαρακτήρες στις περισσότερες γλώσσες.

Εάν το έγγραφό σας θα ανοίγει σε ένα πρόγραμμα που δεν υποστηρίζει Unicode, μπορείτε να επιλέξετε ένα πρότυπο κωδικοποίησης που συμφωνεί με εκείνη του προγράμματος προορισμού. Για παράδειγμα, το Unicode σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα έγγραφο με γλώσσα Παραδοσιακά Κινεζικά σε ένα σύστημα με αγγλική γλώσσα. Ωστόσο, εάν το έγγραφο θα ανοίγει σε ένα πρόγραμμα με γλώσσα Παραδοσιακά Κινεζικά που δεν υποστηρίζει Unicode, μπορείτε να αποθηκεύσετε το έγγραφο με κωδικοποίηση Παραδοσιακά Κινεζικά (Big5). Όταν το έγγραφο ανοίξει στο πρόγραμμα με γλώσσα Παραδοσιακά Κινεζικά, όλο το κείμενο εμφανίζεται σωστά.

Εάν επιλέξετε ένα πρότυπο κωδικοποίησης που δεν υποστηρίζει τους χαρακτήρες που χρησιμοποιήσατε στο αρχείο, το Word επισημαίνει με κόκκινο χρώμα τους χαρακτήρες που δεν μπορεί να αποθηκεύσει. Μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση το κείμενο στο πρότυπο κωδικοποίησης που επιλέγετε πριν αποθηκεύσετε το αρχείο.

Το κείμενο που έχει μορφοποιηθεί με τη γραμματοσειρά Symbol ή με κώδικες πεδίων αφαιρείται από το αρχείο όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο ως κωδικοποιημένο κείμενο.
'

Επιλογή ενός προτύπου κωδικοποίησης

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως.

   Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σε διαφορετικό φάκελο, εντοπίστε και ανοίξτε το φάκελο.

3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για το αρχείο.

4. Στο πλαίσιο Αποθήκευση ως τύπου, επιλέξτε Απλό κείμενο.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

6. Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Έλεγχος συμβατότητας του Microsoft Office Word, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια.

7. Στο παράθυρο διαλόγου Μετατροπή αρχείου, ορίστε την επιλογή για το πρότυπο κωδικοποίησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε:

   • Για να χρησιμοποιήσετε το προεπιλεγμένο πρότυπο κωδικοποίησης για το σύστημά σας, κάντε κλικ στην επιλογή Windows (Προεπιλογή).

   • Για να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο κωδικοποίησης MS-DOS, κάντε κλικ στην επιλογή MS-DOS.

   • Για να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο πρότυπο κωδικοποίησης, κάντε κλικ στην επιλογή Άλλη κωδικοποίηση και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο κωδικοποίησης που θέλετε από τη λίστα. Μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση το κείμενο στην περιοχή Προεπισκόπηση για να ελέγξετε εάν είναι αναγνώσιμο όλο το κείμενο με το πρότυπο κωδικοποίησης που επιλέξατε.

     Σημείωση: Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος του παραθύρου διαλόγου Μετατροπή αρχείου, ώστε να μπορείτε να δείτε σε προεπισκόπηση μεγαλύτερο μέρος του εγγράφου σας.

8. Εάν εμφανιστεί ένα μήνυμα που αναφέρει "Το κείμενο με κόκκινη σήμανση δεν θα αποθηκευτεί σωστά με την επιλεγμένη κωδικοποίηση", μπορείτε να δοκιμάσετε να επιλέξετε μια διαφορετική κωδικοποίηση ή μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Δυνατότητα υποκατάστασης χαρακτήρα.

   Όταν επιτρέπετε την υποκατάσταση χαρακτήρων, το Word αντικαθιστά ένα χαρακτήρα που δεν μπορεί να εμφανιστεί με τον πλησιέστερο αντίστοιχο χαρακτήρα στην κωδικοποίηση που επιλέξατε. Για παράδειγμα, τα αποσιωπητικά αντικαθίστανται από τρεις τελείες και τα καλλιγραφικά εισαγωγικά αντικαθίστανται από απλά εισαγωγικά.

   Εάν η κωδικοποίηση που επιλέξατε δεν έχει αντίστοιχο χαρακτήρα για ένα χαρακτήρα με κόκκινη σήμανση, ο χαρακτήρας με κόκκινη σήμανση θα αποθηκευτεί ως ένας χαρακτήρας εκτός συμφραζομένων, όπως ένα αγγλικό ερωτηματικό.

9. Εάν το έγγραφο θα ανοίγει σε ένα πρόγραμμα που δεν πραγματοποιεί αναδίπλωση κειμένου από τη μία γραμμή στην επόμενη, μπορείτε να συμπεριλάβετε υποχρεωτικές αλλαγές γραμμών στο έγγραφο επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου Εισαγωγή αλλαγών γραμμών και, στη συνέχεια, καθορίζοντας αν θέλετε οι αλλαγές γραμμών να αναπαριστώνται με χαρακτήρα επαναφοράς (CR), αλλαγή γραμμής (LF) ή και τα δύο στο πλαίσιο Οι γραμμές να τελειώνουν με.

Το Word αναγνωρίζει πολλά πρότυπα κωδικοποίησης και υποστηρίζει τα πρότυπα κωδικοποίησης που παρέχονται με το λογισμικό συστήματος στον υπολογιστή σας.

Η παρακάτω λίστα συστημάτων γραφής εμφανίζει τα πρότυπα κωδικοποίησης (που ονομάζονται επίσης κωδικοσελίδες) που συσχετίζονται με κάθε σύστημα γραφής.

• Η χρήση των ινδικών γλωσσών απαιτεί υποστήριξη συστήματος και τις κατάλληλες γραμματοσειρές OpenType.

• Μόνο περιορισμένη υποστήριξη διατίθεται για τα Νεπαλικά, τα Ασαμικά, τα Βεγγαλικά, τα Γκουτζαρατικά, τα Μαλαγιαλαμικά και τα Οριγικά.