Έλεγχος του τρόπου ενημέρωσης των εξωτερικών αναφορών (συνδέσεων)

Όταν δημιουργείτε εξωτερικές αναφορές σε άλλα βιβλία εργασίας (που ονομάζεται επίσης συνδέσεις), μπορείτε να ελέγξετε εάν και πότε θα ενημερωθούν. Αυτό είναι σημαντικό, επειδή εάν κάποιος άλλος χρήστης αλλάξει την τιμή ενός συνδεδεμένου κελιού, το Excel δεν ενημερώνει τη σύνδεση και εμφανίζει τη νέα τιμή, εκτός εάν της το πείτε εσείς.

Το βιβλίο εργασίας που περιέχει τις συνδέσεις ονομάζεται βιβλίο εργασίας προορισμού και το βιβλίο εργασίας στο οποίο είναι συνδεδεμένο ονομάζεται το βιβλίο εργασίας προέλευσης . Μπορείτε να συνδέσετε πολλά βιβλία εργασίας προέλευσης με ένα μόνο βιβλίο εργασίας προορισμού.

Βιβλίο εργασίας που περιέχει συνδέσεις

1. το βιβλίο εργασίας προορισμού περιέχει την εξωτερική αναφορά (σύνδεση).

2. η εξωτερική αναφορά (ή σύνδεση) είναι μια αναφορά σε ένα κελί ή περιοχή στο βιβλίο εργασίας προέλευσης.

3. το βιβλίο εργασίας προέλευσης περιέχει το συνδεδεμένο κελί ή περιοχή και την πραγματική τιμή που επιστρέφεται στο βιβλίο εργασίας προορισμού.

Σημείωση: Παρόλο που δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των βιβλίων εργασίας με τα οποία μπορείτε να συνδεθείτε, είναι γενικά καλή ιδέα να συνδέεστε όσο το δυνατόν λιγότερο. Διαφορετικά, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε προβλήματα επιδόσεων με τον επανυπολογισμό τύπου. Είναι επίσης δυνατό να διασταυρώσετε βιβλία εργασίας, όπου κάθε ενεργεί ως προέλευση και προορισμός, αλλά αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και δυσκολία στη διαχείριση του.

Όταν τα βιβλία εργασίας προέλευσης και προορισμού ανοίγουν στον ίδιο υπολογιστή, οι συνδέσεις ενημερώνονται αυτόματα. Όταν ανοίγετε ένα βιβλίο εργασίας προορισμού, χωρίς να είναι ανοιχτό το βιβλίο εργασίας προέλευσης, μπορεί στη "Γραμμή αξιοπιστίας" να εμφανιστεί ερώτηση εάν θα ενημερωθούν οι συνδέσεις. Μπορείτε να ελέγξετε εάν θα σας ειδοποιεί η "Γραμμή αξιοπιστίας" και εάν θα ενημερωθούν οι συνδέσεις όταν δεν εμφανίζεται η ερώτηση. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να ενημερώνετε μόνο ορισμένες συνδέσεις, εάν το βιβλίο εργασίας περιέχει περισσότερα από ένα.

Στις παρακάτω ενότητες θα αναθεωρήσουμε τις πιο συνηθισμένες επιλογές για τη διαχείριση του τρόπου ενημέρωσης των συνδέσεων.

  1. Κλείστε όλα τα βιβλία εργασίας προέλευσης. Εάν είναι ανοιχτό ένα βιβλίο εργασίας προέλευσης, ενώ άλλα βιβλία είναι κλειστά, η ενημέρωση δεν θα είναι ομοιόμορφη.

  2. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας προορισμού.

  3. Για να ενημερώσετε τις συνδέσεις, στη γραμμή αξιοπιστίας, κάντε κλικ στην επιλογή Ενημέρωση. Κλείστε τη γραμμή αξιοπιστίας, εάν δεν θέλετε να ενημερώσετε τις συνδέσεις (αναζητήστε το X στη δεξιά πλευρά).

  1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που περιέχει τις συνδέσεις.

  2. Μεταβείτε στην > δεδομένων ερωτήματα & συνδέσεις > Επεξεργασία συνδέσεων.

    Συνδέσεις δεδομένων

  3. Στη λίστα Προέλευση, κάντε κλικ στο συνδεδεμένο αντικείμενο που επιθυμείτε να ενημερώσετε.

    Μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένα βιβλία εργασίας με CTRL + κλική όλα με το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + A.

  4. Επιλέξτε Ενημέρωση τιμών.

    Το παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία συνδέσεων" του Excel από > δεδομένων θέτει ερωτήματα & συνδέσεις > επεξεργασία συνδέσεων

  1. Εντοπίστε το βιβλίο εργασίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως νέα προέλευση για την εξωτερική αναφορά και σημειώστε τη θέση του.

  2. Στο βιβλίο εργασίας προορισμού, επιλέξτε το κελί με την εξωτερική αναφορά που θέλετε να αλλάξετε.

  3. Στο γραμμή τύπων Εικόνα κουμπιού , αναζητήστε μια αναφορά σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας, όπως C:\Reports\ [budget. xlsx], και αντικαταστήστε αυτή την αναφορά με τη θέση του νέου βιβλίου εργασίας προέλευσης.

Μπορείτε να αποφασίσετε εάν οι συνδέσεις σε αυτό το βιβλίο εργασίας θα ενημερωθούν κατά το άνοιγμα του αρχείου σύμφωνα με τη ρύθμιση του χρήστη, δεν θα ενημερωθούν κατά το άνοιγμα του αρχείου ή θα ενημερωθούν αυτόματα χωρίς να ζητηθεί από το χρήστη.

Προειδοποίηση: Αυτή η επιλογή επηρεάζει όλους τους χρήστες του βιβλίου εργασίας. Εάν επιλέξετε να μην γίνεται ενημέρωση των συνδέσεων και να μην εμφανίζεται η ερώτηση, τότε οι χρήστες του βιβλίου εργασίας δεν θα γνωρίζουν ότι τα δεδομένα είναι παλιά.

  1. Μεταβείτε στην > δεδομένων ερωτήματα & συνδέσεις > Επεξεργασία συνδέσεων.

  2. Επιλέξτε Ερώτηση κατά την εκκίνηση.

  3. Επιλέξτε μία από τις ακόλουθες τρεις επιλογές:

  • Επιτρέψτε στους χρήστες να επιλέγουν να εμφανίζουν την ειδοποίηση ή όχι

  • Να μην εμφανίζεται η ειδοποίηση και να μην ενημερώνονται οι αυτόματες συνδέσεις

  • Να μην εμφανίζονται οι συνδέσεις ειδοποίησης και ενημέρωσης.

Σημειώσεις: 

  • Αυτόματες επιλογές εναντίον μη αυτόματων ενημερώσεων-οι συνδέσεις τύπου έχουν πάντα την τιμή αυτόματη.

  • Ακόμα και αν επιλέξετε να μην γίνεται ερώτηση από το Excel σχετικά με την ενημέρωση των συνδέσεων, θα εξακολουθείτε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν θα υπάρχουν κατεστραμμένες συνδέσεις.

Όταν ανοίγετε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία συνδέσεων (δεδομένα > ερωτήματα & συνδέσεις > Επεξεργασία συνδέσεων), σας παρουσιάζονται διάφορες επιλογές για την αντιμετώπιση υπαρχουσών συνδέσεων. Μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένα βιβλία εργασίας με CTRL + κλική όλα με το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + A.

Το παράθυρο διαλόγου "Επεξεργασία συνδέσεων" του Excel από > δεδομένων θέτει ερωτήματα & συνδέσεις > επεξεργασία συνδέσεων
  • Ενημέρωση τιμών

    Αυτό θα ενημερώσει όλα τα επιλεγμένα βιβλία εργασίας.

  • Αλλαγή προέλευσης

    Αυτή η επιλογή είναι χρήσιμη όταν θέλετε να παραπέμπετε υπάρχουσες συνδέσεις σε άλλη προέλευση. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ένα βιβλίο εργασίας προηγούμενου έτους και πρέπει να παραπέμπετε σε ένα νέο βιβλίο εργασίας όταν ξεκινά ένα νέο έτος. Η επιλογή " Αλλαγή προέλευσης " θα ξεκινήσει ένα παράθυρο διαλόγου "Εξερεύνηση αρχείων", όπου μπορείτε να περιηγηθείτε στο νέο βιβλίο εργασίας προέλευσης. Εάν το βιβλίο εργασίας έχει περισσότερα από ένα φύλλα εργασίας, θα σας ζητηθεί να καθορίσετε σε ποια σύνδεση θα συνδεθείτε-απλώς κάντε κλικ στο φύλλο που θέλετε και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

    Σημείωση: Είναι δυνατόν να επιστρέφετε ένα βιβλίο εργασίας στον εαυτό του, επιλέγοντάς το από το παράθυρο διαλόγου Αλλαγή προέλευσης. Αυτό θα διακόψει τυχόν συνδέσεις τύπου με το αρχικό συνδεδεμένο βιβλίο εργασίας προέλευσης.

  • Open Source

    Αυτό θα ανοίξει το βιβλίο εργασίας προέλευσης.

  • Διακοπή σύνδεσης

    Σημαντικό: Όταν καταργείτε μια σύνδεση προς ένα αρχείο προέλευσης, όλοι οι τύποι που χρησιμοποιούν την προέλευση μετατρέπονται στην τρέχουσα τιμή τους. Για παράδειγμα, η σύνδεση = SUM ([budget. xlsx] ετήσια! C10: C25) θα μετατραπεί στο άθροισμα των τιμών του βιβλίου εργασίας προέλευσης. Επειδή δεν είναι δυνατή η αναίρεση αυτής της ενέργειας, μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε πρώτα μια έκδοση του αρχείου.

    1. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία συνδέσεων.

    2. Στη λίστα Προέλευση, κάντε κλικ στη σύνδεση που θέλετε να καταργήσετε.

      Μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένα βιβλία εργασίας με CTRL + κλική όλα με το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + A.

    3. Επιλέξτε Κατάργηση σύνδεσης.

      Σημειώσεις: 

      • Εάν η σύνδεση χρησιμοποιούσε ένα καθορισμένο όνομα, το όνομα δεν καταργείται αυτόματα, επομένως μπορεί επίσης να θέλετε να διαγράψετε το όνομα.

      • Για να διαγράψετε ένα όνομα:

      • Εάν χρησιμοποιείτε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων, μια παράμετρος ενός ερωτήματος μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει δεδομένα από ένα άλλο βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να βρείτε και να καταργήσετε συνδέσεις αυτών των τύπων.

      • Στην καρτέλα Τύποι, στην ομάδα Καθορισμένα ονόματα, επιλέξτε Διαχείριση Ονομάτων.

      • Στη στήλη Όνομα, κάντε κλικ στο όνομα που θέλετε να διαγράψετε και στη συνέχεια επιλέξτε Διαγραφή.

  • Κατάσταση ελέγχου

    Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζεται απλώς μια ειδοποίηση στο παράθυρο "Επεξεργασία συνδέσεων" Εάν ένα συνδεδεμένο βιβλίο εργασίας εξακολουθεί να είναι μια έγκυρη προέλευση. Θα πρέπει να εμφανίζει το κουμπί OK, αλλά αν δεν το κάνει, θα πρέπει να επιλέξετε το βιβλίο εργασίας προέλευσης. Σε πολλές περιπτώσεις, ένα βιβλίο εργασίας προέλευσης μπορεί να έχει μετακινηθεί ή διαγραφεί, κόβοντας τη σύνδεση. Εάν το βιβλίο εργασίας εξακολουθεί να υπάρχει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Αλλαγή προέλευσης για να επανασυνδέσετε το βιβλίο εργασίας.

  • Μπορώ να αντικαταστήσω έναν μόνο τύπο με την υπολογισμένη τιμή του;

    Ναι. Όταν αντικαθιστάτε έναν τύπο με το αποτέλεσμά του, το Excel καταργεί οριστικά τον τύπο. Εάν αντικαταστήσετε κατά λάθος έναν τύπο με μια τιμή και θέλετε να επαναφέρετε τον τύπο, κάντε κλικ στην επιλογή Αναίρεση Κουμπί "Αναίρεση" αμέσως μετά την εισαγωγή ή την επικόλληση της τιμής.

    1. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + C για να αντιγράψετε τον τύπο.

    2. Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT + ε + S + V για να επικολλήσετε τον τύπο ως τιμή ή μεταβείτε στην κεντρική> Πρόχειρο> Επικόλληση > τιμών επικόλλησης.

  • Τι γίνεται εάν δεν είμαι συνδεδεμένος με την προέλευση;

    Επιλέξτε Να μη γίνει ενημέρωση. Το Excel δεν μπορεί να κάνει ενημέρωση από ένα αρχείο προέλευσης που δεν είναι συνδεδεμένο. Για παράδειγμα, το αρχείο προέλευσης ενδέχεται να βρίσκεται σε ένα δίκτυο και εσείς να μην είστε συνδεδεμένοι στο δίκτυο αυτό.

  • Δεν θέλω τα τρέχοντα δεδομένα μου να αντικατασταθούν με νέα δεδομένα

    Επιλέξτε Να μη γίνει ενημέρωση.

  • Προσπάθησα να ενημερώσω την προηγούμενη φορά, αλλά χρειάστηκε πολύς καιρός

    Επιλέξτε Να μη γίνει ενημέρωση. Εάν δεν χρειάζεται τα δεδομένα να είναι απόλυτα ενημερωμένα, τότε μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο παραλείποντας την ενημέρωση όλων των συνδέσεων. Μετά το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας, στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, επιλέξτε Επεξεργασία και στη συνέχεια ενημερώστε τις συνδέσεις μόνο από τις προελεύσεις που χρειάζεστε.

  • Κάποιος άλλος δημιούργησε το βιβλίο εργασίας και δεν γνωρίζω γιατί εμφανίζεται αυτό το μήνυμα

    Κάντε κλικ στην επιλογή χωρίς ενημέρωσηκαι επικοινωνήστε με τον κάτοχο του βιβλίου εργασίας. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε ποιες συνδέσεις υπάρχουν στο βιβλίο εργασίας. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία συνδέσεων.

  • Απαντώ στην ερώτηση με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά και δεν θέλω να την ξαναδώ

    Μπορείτε να απαντήσετε μόνιμα στην ερώτηση κατά την εκκίνηση ώστε να μην εμφανιστεί ξανά για αυτό το βιβλίο εργασίας.

    • Να μην γίνεται ερώτηση για όλα τα βιβλία εργασίας που ανοίγω και να γίνεται αυτόματη ενημέρωση των συνδέσεων    

      Αυτή η επιλογή επηρεάζει κάθε βιβλίο εργασίας που ανοίγει στον υπολογιστή. Οι χρήστες που ανοίγουν το βιβλίο εργασίας σε άλλον υπολογιστή δεν επηρεάζονται.

      1. Μεταβείτε στις επιλογές > αρχείου > για προχωρημένους.

      2. Στην περιοχή Γενικά καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Ερώτηση για ενημέρωση αυτόματων συνδέσεων. Εάν είναι απενεργοποιημένο αυτό το πλαίσιο ελέγχου, τότε οι συνδέσεις ενημερώνονται αυτόματα και δεν εμφανίζεται καμία προειδοποίηση.

    • Να γίνεται ερώτηση με τον ίδιο τρόπο για κάθε χρήστη αυτού του βιβλίου εργασίας    

      Προειδοποίηση: Αυτή η επιλογή επηρεάζει όλους τους χρήστες του βιβλίου εργασίας. Εάν επιλέξετε να μην γίνεται ενημέρωση των συνδέσεων και να μην εμφανίζεται η ερώτηση, τότε οι χρήστες του βιβλίου εργασίας δεν θα γνωρίζουν ότι τα δεδομένα είναι παλιά.

      Μεταβείτε στην επιλογή δεδομένα > ερωτήματα & συνδέσεις > Επεξεργασία συνδέσεων > προτροπή εκκίνησηςκαι, στη συνέχεια, ενεργοποιήστε την επιλογή που θέλετε..

      Σημείωση: Θα εξακολουθείτε να λαμβάνετε ειδοποίηση, σε περίπτωση κατεστραμμένων συνδέσεων.

  • Τι γίνεται εάν χρησιμοποιώ ένα ερώτημα παραμέτρων;

    1. Επιλέξτε Να μη γίνει ενημέρωση.

    2. Κλείστε το βιβλίο εργασίας προορισμού.

    3. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας προέλευσης.

    4. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας προορισμού.

    5. Επιλέξτε Ενημέρωση.

    Μια σύνδεση προς ένα ερώτημα παραμέτρων δεν μπορεί να ενημερωθεί εκτός εάν είναι ανοικτό το βιβλίο εργασίας προέλευσης.

  • Γιατί δεν μπορώ να επιλέξω "μη αυτόματα" ως επιλογή ενημέρωσης για μια συγκεκριμένη εξωτερική σύνδεση;

    Οι συνδέσεις τύπου έχουν πάντα την τιμή αυτόματη.

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Μπορείτε πάντα να απευθυνθείτε σε έναν εμπειρογνώμονα στην κοινότητα του Excel Tech, να λάβετε υποστήριξη από την κοινότητα απαντήσεωνή να προτείνετε μια νέα δυνατότητα ή βελτίωση στη φωνή χρήστη του Excel.

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×