Ανανέωση σύνδεσης εξωτερικών δεδομένων στο Excel

Μπορείτε να συνδέσετε το βιβλίο εργασίας του Excel σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων SQL Server, έναν κύβο OLAP ή ακόμα και ένα άλλο βιβλίο εργασίας του Excel. Αυτή η σύνδεση μπορεί να εμφανιστεί στο βιβλίο εργασίας σας ως πίνακας, αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα ή Συγκεντρωτικό Γράφημα.

Μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα στο βιβλίο εργασίας, κάνοντας "ανανέωση" της σύνδεσης στην προέλευσή τους. Κάθε φορά που ανανεώνετε τη σύνδεση, βλέπετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων των νέων στοιχείων ή όσων έχουν διαγραφεί.

Σημείωση ασφαλείας: Οι συνδέσεις σε εξωτερικά δεδομένα ενδέχεται να είναι απενεργοποιημένες αυτήν τη στιγμή στον υπολογιστή σας. Για να ανανεώσετε τα δεδομένα όταν ανοίγετε ένα βιβλίο εργασίας, πρέπει να ενεργοποιήσετε τις συνδέσεις δεδομένων χρησιμοποιώντας τη γραμμή Κέντρου αξιοπιστίας ή πρέπει να τοποθετήσετε το βιβλίο εργασίας σε μια αξιόπιστη θέση. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη, κατάργηση ή τροποποίηση μιας αξιόπιστης θέσης για τα αρχεία σας, Προσθήκη, κατάργηση ή προβολή αξιόπιστου εκδότηκαι Προβολή των επιλογών και των ρυθμίσεών μου στο Κέντρο αξιοπιστίας.

Για τις περισσότερες συνδέσεις, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της περιοχής ή του πίνακα που χρησιμοποιεί τη σύνδεση και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

  • Ενημέρωση μόνο των επιλεγμένων δεδομένων   Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT + F5 ή στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ανανέωση" στην κορδέλα

  • Ενημέρωση όλων των δεδομένων στο βιβλίο εργασίας   Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + ALT + F5 ή στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

    Δείκτης του ποντικιού επάνω από το κουμπί "ανανέωση όλων"

  • Έλεγχος του τρόπου ή του χρόνου ανανέωσης της σύνδεσης   Στην καρτέλα δεδομένα , κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ιδιότητες σύνδεσης" στην κορδέλα

    Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, κάντε τις επιλογές που θέλετε στην καρτέλα χρήση , στην περιοχή στοιχείο ελέγχου ανανέωσης.

Ορισμένες λειτουργίες ανανέωσης απαιτούν περισσότερα βήματα, όπως περιγράφεται στις παρακάτω ενότητες. Εάν βλέπετε την προέλευση δεδομένων στη λίστα, εξετάστε την αντίστοιχη ενότητα.

Μπορείτε να ανανεώσετε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων αυτόματα όταν ανοίγετε το βιβλίο εργασίας. Προαιρετικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε τα εξωτερικά δεδομένα για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ιδιότητες σύνδεσης" στην κορδέλα

  3. Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης, στην καρτέλα χρήση , στην περιοχή στοιχείο ελέγχου ανανέωσης, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου .

  4. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας με τον ορισμό ερωτήματος αλλά χωρίς τα εξωτερικά δεδομένα, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κατάργηση δεδομένων από την περιοχή δεδομένων από εξωτερική πηγή πριν από την αποθήκευση του βιβλίου εργασίας.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ιδιότητες σύνδεσης" στην κορδέλα

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

  4. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση κάθε και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον αριθμό των λεπτών μεταξύ κάθε λειτουργίας ανανέωσης.

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

  • Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος   Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να επιλέξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

  • Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο   Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

  • Διακοπή ερωτήματος   Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Η ανανέωση ενός αρχείου κύβου χωρίς σύνδεση, που δημιουργεί ξανά το αρχείο χρησιμοποιώντας τα πιο πρόσφατα δεδομένα από τον κύβο του διακομιστή, μπορεί να είναι χρονοβόρα διαδικασία και απαιτεί πολύ προσωρινό χώρο στο δίσκο. Ξεκινήστε τη διαδικασία κάποια στιγμή που δεν χρειάζεστε άμεση πρόσβαση σε άλλα αρχεία στο Excel και βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χώρο στο δίσκο για να αποθηκεύσετε ξανά το αρχείο.

  1. Κάντε κλικ στο Συγκεντρωτικό Πίνακα που είναι συνδεδεμένος με το αρχείο κύβου χωρίς σύνδεση.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση.

    Δείκτης του ποντικιού επάνω από το κουμπί "ανανέωση όλων"

  1. Στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ σε ένα αντιστοιχισμένο κελί για να επιλέξετε την αντιστοίχιση XML που θέλετε να ανανεώσετε.

  2. Εάν η καρτέλα Προγραμματιστής δεν είναι διαθέσιμη, κάντε τα εξής για να την εμφανίσετε:

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές και, στη συνέχεια, Προσαρμογή κορδέλας.

    2. Στη λίστα Κύριες καρτέλες, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής και επιλέξτε OK.

  3. Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, επιλέξτε Ανανέωση δεδομένων.

    Ανανέωση δεδομένων XML

Όταν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο Power Pivot για να ανανεώσετε δεδομένα που έχουν εισαχθεί προηγουμένως, μπορείτε να δείτε εάν η ανανέωση είναι επιτυχής, αποτυγχάνει ή ακυρώνεται.

Στο Power Pivot, κάντε κλικ στην επιλογή κεντρική > λήψη εξωτερικών δεδομένων > ανανέωση ή Ανανέωση όλων για να εισαγάγετε ξανά τον τρέχοντα πίνακα ή όλους τους πίνακες στο μοντέλο δεδομένων.

Η κατάσταση της ανανέωσης ενδείκνυται για κάθε σύνδεση που χρησιμοποιείται στο μοντέλο δεδομένων. Υπάρχουν τρία πιθανά αποτελέσματα.

Μηνύματα κατάστασης ανανέωσης δεδομένων στο PowerPivot

Αναφορές "επιτυχία" σχετικά με τον αριθμό των γραμμών που εισάγονται σε κάθε πίνακα.

Το μήνυμα "σφάλμα" μπορεί να προκύψει εάν η βάση δεδομένων είναι εκτός σύνδεσης, δεν έχετε πλέον δικαιώματα ή ο πίνακας ή η στήλη διαγράφεται ή μετονομάστηκε στην προέλευση. Επαληθεύστε ότι η βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη, ίσως δημιουργώντας μια νέα σύνδεση σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας.

Η φράση "ακυρώθηκε" σημαίνει ότι το Excel δεν εκδίδει την αίτηση ανανέωσης, πιθανώς επειδή η ανανέωση είναι απενεργοποιημένη στη σύνδεση.

Συμβουλή:  Κάνετε κοινή χρήση αυτού του βιβλίου εργασίας με άλλα άτομα που μπορεί να θέλουν να ανανεώσουν τα δεδομένα; Βοηθήστε τους συναδέλφους σας να αποφύγουν τα σφάλματα ανανέωσης δεδομένων, υπενθυμίζοντάς τους να ζητήσουν δικαιώματα για τις προελεύσεις δεδομένων που παρέχουν τα δεδομένα.

Οι ιδιότητες πίνακα εμφανίζουν ερωτήματα που χρησιμοποιούνται στην ανανέωση δεδομένων

Η ανανέωση δεδομένων απλώς εκτελεί ξανά το ίδιο ερώτημα που χρησιμοποιήθηκε για τη λήψη των δεδομένων στην πρώτη θέση. Μπορείτε να προβάλλετε και να τροποποιείτε ορισμένες φορές το ερώτημα, προβάλλοντας τις ιδιότητες πίνακα στο παράθυρο Power Pivot.

  1. Για να προβάλετε το ερώτημα που χρησιμοποιείται κατά τη διάρκεια της ανανέωσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Power Pivot > Διαχείριση για να ανοίξετε το παράθυρο Power Pivot.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή σχεδίαση > Ιδιότητες πίνακα.

  3. Μεταβείτε στο πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος για να προβάλετε το υποκείμενο ερώτημα.

Τα ερωτήματα δεν είναι ορατά για κάθε τύπο αρχείου προέλευσης δεδομένων. Για παράδειγμα, τα ερωτήματα δεν εμφανίζονται για τις εισαγωγές τροφοδοσίας δεδομένων.

Ιδιότητες σύνδεσης που ακυρώνουν την ανανέωση δεδομένων

Στο Excel, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες σύνδεσης που καθορίζουν τη συχνότητα ανανέωσης των δεδομένων. Εάν η ανανέωση δεν επιτρέπεται σε μια συγκεκριμένη σύνδεση, θα λάβετε μια ειδοποίηση ακύρωσης όταν εκτελείτε Ανανέωση όλων ή προσπαθείτε να ανανεώσετε έναν συγκεκριμένο πίνακα που χρησιμοποιεί τη σύνδεση.

  1. Για να προβάλετε τις ιδιότητες σύνδεσης, στο Excel, κάντε κλικ στην επιλογή δεδομένα > ερωτήματα & συνδέσεις για να προβάλετε μια λίστα με όλες τις συνδέσεις που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.

  2. Κάντε δεξί κλικ σε μια σύνδεση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  3. Στη χρήση, στην περιοχή στοιχείο ελέγχου ανανέωσης, εάν το πλαίσιο ελέγχου είναι απενεργοποιημένο για ανανέωση αυτής της σύνδεσης σε ανανέωση όλων, θα λάβετε μια ακύρωση όταν προσπαθείτε να ανανεώσετε όλα τα Power Pivot παράθυρο.

Ανανέωση δεδομένων στον SharePoint Server 2013

Στον SharePoint Server 2013, μπορείτε να προγραμματίσετε την ανανέωση δεδομένων χωρίς παρακολούθηση στο διακομιστή, αλλά απαιτείται η Power Pivot για το SharePoint 2013 να είναι εγκατεστημένη και ρυθμισμένη στο περιβάλλον του SharePoint. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε εάν η προγραμματισμένη ανανέωση δεδομένων είναι διαθέσιμη.

Όταν αλλάξουν τα δεδομένα που χρησιμοποιείτε για το χάρτη σας, μπορείτε να τα ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο σε χάρτες 3D. Στη συνέχεια, οι αλλαγές θα αντανακλώνται στο χάρτη σας. Δείτε με ποιον τρόπο:

  • Στους χάρτες 3D, κάντε κλικ στην επιλογή κεντρική > ανανέωση δεδομένων.

Ανανέωση δεδομένων στην "Κεντρική" καρτέλα

Προσθήκη δεδομένων στο Power Map

Για να προσθέσετε νέα δεδομένα στους χάρτες 3DPower Map:

  1. Στους χάρτες 3D, μεταβείτε στο χάρτη στον οποίο θέλετε να προσθέσετε δεδομένα.

  2. Αφήνοντας ανοιχτό το παράθυρο χάρτες 3δ, κάντε κλικ στο Excel και επιλέξτε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας που θέλετε να προσθέσετε.

  3. Στην κορδέλα του Excel, κάντε κλικ στις επιλογές Εισαγωγή > βέλος Χάρτης > Προσθήκη των επιλεγμένων δεδομένων στο Power Map.

Εντολή προσθήκης επιλεγμένων δεδομένων του Power Map

Οι χάρτες 3D θα ενημερωθούν αυτόματα για να εμφανίσουν τα πρόσθετα δεδομένα.

Τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel που εμφανίζονται στις υπηρεσίες Excel Services μπορούν να προέρχονται από δύο διαφορετικές θέσεις. Τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν απευθείας στο βιβλίο εργασίας ή μπορεί να είναι αποθηκευμένα σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως σε μια βάση δεδομένων ή σε έναν κύβο ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP).

Εάν τα δεδομένα προέρχονται από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, ο συντάκτης ή ο διαχειριστής του βιβλίου εργασίας έχει ορίσει τις πληροφορίες σύνδεσης, συχνά σε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (. odc), το οποίο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να εντοπίσετε, να συνδεθείτε, να υποβάλετε ερώτημα και να αποκτήσετε πρόσβαση στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Όταν είστε συνδεδεμένοι με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων στις υπηρεσίες Excel Services, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια λειτουργία ανανέωσης για να ανακτήσετε τα ενημερωμένα δεδομένα. Κάθε φορά που ανανεώνετε δεδομένα, βλέπετε την πιο πρόσφατη έκδοση των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών που έγιναν στα δεδομένα από την τελευταία ανανέωση.

Μάθετε σχετικά με την ανανέωση δεδομένων

Η παρακάτω εικόνα εξηγεί τη βασική διαδικασία για το τι συμβαίνει όταν ανανεώνετε δεδομένα που είναι συνδεδεμένα με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Η βασική διαδικασία ανανέωσης εξωτερικών δεδομένων

  1. Μια λειτουργία ανανέωσης λαμβάνει ενημερωμένα δεδομένα.

  2. Μια σύνδεση, που συχνά αποθηκεύεται σε ένα αρχείο σύνδεσης, καθορίζει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την πρόσβαση και την ανάκτηση δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

  3. Υπάρχουν διάφορες προελεύσεις δεδομένων στις οποίες μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση, όπως το OLAP, ο SQL Server, οι υπηρεσίες παροχής OLEDB και τα προγράμματα οδήγησης ODBC.

  4. Τα ενημερωμένα δεδομένα προστίθενται στο τρέχον βιβλίο εργασίας.

Μάθετε σχετικά με τις ανησυχίες ασφαλείας

Όταν είστε συνδεδεμένοι με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων και επιχειρείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα πιθανά προβλήματα ασφαλείας και να μάθετε τι μπορείτε να κάνετε για οποιαδήποτε θέματα ασφαλείας.

Ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων συχνά περιέχει ένα ή περισσότερα ερωτήματα που χρησιμοποιούνται για την ανανέωση εξωτερικών δεδομένων. Αντικαθιστώντας αυτό το αρχείο, ένας χρήστης με κακόβουλη πρόθεση μπορεί να σχεδιάσει ένα ερώτημα για να αποκτήσει πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες και να το διανείμει σε άλλους χρήστες ή να πραγματοποιήσει άλλες επιβλαβείς ενέργειες. Επομένως, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι:

  • Το αρχείο σύνδεσης έχει συνταχθεί από ένα αξιόπιστο άτομο.

  • Το αρχείο σύνδεσης είναι ασφαλές και προέρχεται από μια βιβλιοθήκη αξιόπιστων συνδέσεων δεδομένων (DCI).

Σημείωση ασφαλείας: Η πρόσβαση σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων συνήθως απαιτεί διαπιστευτήρια (όπως ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης) που χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο ταυτότητας του χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι αυτά τα διαπιστευτήρια παρέχονται σε εσάς με ασφαλή και ασφαλή τρόπο και ότι δεν αποκαλύπτετε ακούσια αυτά τα διαπιστευτήρια σε άλλους.

Έλεγχος του τρόπου ανανέωσης των δεδομένων

Μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο ανανέωσης δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, κάνοντας ένα ή περισσότερα από τα εξής:

  • Ανανέωση κατά το άνοιγμα   Στο Microsoft Office Excel 2007, ένας συντάκτης βιβλίου εργασίας μπορεί να δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας που ανανεώνει αυτόματα τα εξωτερικά δεδομένα όταν ανοίγει το βιβλίο εργασίας, επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης . (Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή συνδέσεις, επιλέξτε τη σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα χρήση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου.) Σε αυτήν την περίπτωση, οι υπηρεσίες Excel Services ανανεώνουν πάντα τα δεδομένα πριν από την εμφάνιση ενός βιβλίου εργασίας και δημιουργούν μια νέα περίοδο λειτουργίας. Εάν ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας καταργήσει το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου , εμφανίζονται τα δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί στο cache με το βιβλίο εργασίας, γεγονός που σημαίνει ότι όταν ένας χρήστης ανανεώνει με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα, ο χρήστης βλέπει ανανεωμένα, ενημερωμένα δεδομένα κατά την τρέχουσα περίοδο λειτουργίας, αλλά τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας. Εάν θέλετε να εξασφαλίσετε ότι τα ενημερωμένα δεδομένα θα εμφανίζονται πάντα όταν εμφανίζετε το βιβλίο εργασίας στις υπηρεσίες Excel Services, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου με χρήση του Office Excel.

    Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (. odc), βεβαιωθείτε ότι έχετε επίσης ρυθμίσει το πλαίσιο ελέγχου να χρησιμοποιείται πάντα το αρχείο σύνδεσης στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης (στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή συνδέσεις, επιλέξτε τη σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή πάντα χρήση αρχείου σύνδεσης).

    Οι ρυθμίσεις τοποθεσίας του αξιόπιστου αρχείου, το σύντομο χρονικό όριο περιόδου λειτουργίας και η διάρκεια ζωής του cache εξωτερικών δεδομένωνμπορούν επίσης να επηρεάσουν τις λειτουργίες ανανέωσης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα ο διαχειριστής σας ή το σύστημα βοήθειας της Κεντρικής διαχείρισης του Microsoft Office SharePoint Server.

  • Μη αυτόματη ανανέωση   

    Σημείωση: Μπορείτε να ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο μόνο μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα.

    1. Επιλέξτε ένα κελί σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα.

    2. Στη γραμμή εργαλείων του Excel Web Access, κάτω από το μενού Ενημέρωση , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση επιλεγμένης σύνδεσης.

      Σημειώσεις: 

      • Οποιαδήποτε αλληλεπιδραστική λειτουργία που προκαλεί το επανερώτημα μιας προέλευσης δεδομένων OLAP ξεκινά μια μη αυτόματη λειτουργία ανανέωσης.

      • Εάν αυτή η εντολή ανανέωση δεν είναι ορατή, τότε ο συντάκτης του Τμήματος Web απάλλαξε την ιδιότητα Ανανέωση επιλεγμένης σύνδεσης, ανανέωση όλων των συνδέσεων . Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα προσαρμοσμένες ιδιότητες Τμήματος Web του Excel Web Access.

  • Ανανέωση όλων των συνδέσεων   Στη γραμμή εργαλείων του Excel Web Access, κάτω από το μενού Ενημέρωση , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων των συνδέσεων.

  • Περιοδική ανανέωση   Με τη χρήση του Office Excel 2007, ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας μπορεί να καθορίσει ότι τα δεδομένα ανανεώνονται αυτόματα σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα μετά το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας για κάθε σύνδεση στο βιβλίο εργασίας. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων απογραφής μπορεί να ενημερώνεται κάθε μία ώρα και, επομένως, ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας έχει ορίσει το βιβλίο εργασίας ώστε να ανανεώνεται αυτόματα κάθε 60 λεπτά.

    Ένας συντάκτης Τμήματος Web μπορεί να επιλέξει ή να καταργήσει την ιδιότητα " δυνατότητα περιοδικής ανανέωσης δεδομένων του Excel Web Access " για να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει αυτήν τη λειτουργία περιοδικής ανανέωσης, εάν η ιδιότητα έχει οριστεί από το συντάκτη του βιβλίου εργασίας. Όταν παρέλθει το χρονικό διάστημα, από προεπιλογή, το παρακάτω μήνυμα ειδοποίησης ανανέωσης εμφανίζεται στο κάτω μέρος του Τμήματος Web Excel Web Access:

    Ανανέωση δεδομένων για <λίστα συνδέσεων>; Τώρα Πάντα (Μην με ρωτήσετε ξανά)

    Ένας συντάκτης Τμήματος Web του Excel Web Access μπορεί επίσης να ρυθμίσει την ιδιότητα Εμφάνιση προτροπής περιοδικής ανανέωσης δεδομένων για να ελέγξει τη συμπεριφορά του μηνύματος που εμφανίζεται όταν οι υπηρεσίες Excel Services πραγματοποιούν περιοδική ανανέωση δεδομένων κατά τη διάρκεια μιας περιόδου λειτουργίας:

    • Πάντα     σημαίνει ότι το μήνυμα εμφανίζεται με ένα μήνυμα σε κάθε χρονικό διάστημα.

    • Προαιρετικά     σημαίνει ότι ένας χρήστης μπορεί να επιλέξει να συνεχίσει την περιοδική ανανέωση χωρίς να εμφανίσει ένα μήνυμα.

    • Ποτέ     σημαίνει ότι το Excel Web Access πραγματοποιεί περιοδική ανανέωση χωρίς να εμφανίσει μήνυμα ή ερώτηση.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα προσαρμοσμένες ιδιότητες Τμήματος Web του Excel Web Access.

  • Ακύρωση ανανέωσης   Επειδή μια λειτουργία ανανέωσης μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από όσο περιμένατε, μπορείτε να την ακυρώσετε. Ενώ εμφανίζεται η λειτουργία ανανέωσης, το Excel Services εμφανίζει ένα μήνυμα με ένα μήνυμα. Κάντε κλικ στο κουμπί Άκυρο για να διακόψετε τη λειτουργία, ώστε να μπορέσετε να ολοκληρώσετε τη λειτουργία ανανέωσης σε πιο κατάλληλη χρονική στιγμή. Τα δεδομένα που επιστρέφονται από ερωτήματα πριν από την ακύρωση της λειτουργίας ανανέωσης θα εμφανιστούν.

Οι αποθηκευμένοι κωδικοί πρόσβασης δεν είναι κρυπτογραφημένοι και έτσι δεν προτείνονται. Αν η προέλευση δεδομένων σας χρειάζεται κωδικός πρόσβασης για να συνδεθείτε με αυτήν, μπορείτε να απαιτήσετε από τους χρήστες να πληκτρολογούν τον κωδικό πρόσβασης πριν ανανεώσουν την περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Η ακόλουθη διαδικασία δεν ισχύει για δεδομένα που έχουν ανακτηθεί από ένα αρχείο κειμένου (.txt) ή ένα ερώτημα στο Web (.iqy).

Χρησιμοποιείτε πάντοτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που συνδυάζουν κεφαλαία με πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Οι απλοί κωδικοί πρόσβασης δεν συνδυάζουν αυτά τα στοιχεία. Για παράδειγμα, Ισχυρός κωδικός πρόσβασης: Y6dh!et5. Απλός κωδικός πρόσβασης: House27. Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να έχουν μήκος 8 ή περισσότερων χαρακτήρων. Μια φράση πρόσβασης που χρησιμοποιεί 14 ή περισσότερους χαρακτήρες είναι καλύτερη.

Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης. Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, δεν είναι δυνατή η ανάκτησή του από τη Microsoft. Φυλάξτε τους κωδικούς πρόσβασης σε ασφαλές σημείο, ξεχωριστά από τις πληροφορίες τις οποίες προστατεύουν.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση κωδικού πρόσβασης.

Σημείωση: Το Excel σάς ειδοποιεί για τον κωδικό πρόσβασης μόνο την πρώτη φορά που γίνεται ανανέωση της περιοχής εξωτερικών δεδομένων σε κάθε περίοδο λειτουργίας του Excel. Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε το Excel, θα σας ζητηθεί ξανά ο κωδικός πρόσβασης αν ανοίξετε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το ερώτημα και μετά επιχειρήσετε μια λειτουργία ανανέωσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα ερωτήματα & συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ιδιότητες σύνδεσης" στην κορδέλα

    Σημείωση: Δεν μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα OLAP στο παρασκήνιο.

    Σημείωση: Δεν μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα για οποιονδήποτε τύπο σύνδεσης που ανακτά δεδομένα για το Μοντέλο δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση στο παρασκήνιο για να εκτελέσετε το ερώτημα στο παρασκήνιο. Καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου για να εκτελέσετε το ερώτημα ενώ περιμένετε.

    Ενώ καταγράφετε μια μακροεντολή που περιλαμβάνει ένα ερώτημα, το Excel δεν εκτελεί το ερώτημα στο παρασκήνιο. Για να αλλάξετε την καταγεγραμμένη μακροεντολή ώστε το ερώτημα να εκτελείται στο παρασκήνιο, επεξεργαστείτε τη μακροεντολή στην Επεξεργασία Visual Basic. Αλλάξτε τη μέθοδο ανανέωσης για το αντικείμενο Πίνακας ερωτήματος από BackgroundQuery := False σε BackgroundQuery := True.

Για τις περισσότερες συνδέσεις, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί της περιοχής ή του πίνακα που χρησιμοποιεί τη σύνδεση και, στη συνέχεια, κάντε ένα από τα εξής:

  • Ενημέρωση μόνο των επιλεγμένων δεδομένων   Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων ALT + F5 ή στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ανανέωση" στην κορδέλα

  • Ενημέρωση όλων των δεδομένων στο βιβλίο εργασίας   Πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων CTRL + ALT + F5 ή στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

    Δείκτης του ποντικιού επάνω από το κουμπί "ανανέωση όλων"

  • Έλεγχος του τρόπου ή του χρόνου ανανέωσης της σύνδεσης   Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος στην περιοχή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ιδιότητες σύνδεσης" στην κορδέλα

    Στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει, κάντε τις επιλογές που θέλετε στην καρτέλα χρήση , στην περιοχή στοιχείο ελέγχου ανανέωσης.

Ορισμένες λειτουργίες ανανέωσης απαιτούν περισσότερα βήματα, όπως περιγράφεται στις παρακάτω ενότητες. Εάν βλέπετε την προέλευση δεδομένων στη λίστα, εξετάστε την αντίστοιχη ενότητα.

Μπορείτε να ανανεώσετε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων αυτόματα όταν ανοίγετε το βιβλίο εργασίας. Προαιρετικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε τα εξωτερικά δεδομένα για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

  2. Στην περιοχή Έλεγχος ανανέωσης, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου.

  3. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας με τον ορισμό ερωτήματος αλλά χωρίς τα εξωτερικά δεδομένα, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κατάργηση δεδομένων από την περιοχή δεδομένων από εξωτερική πηγή πριν από την αποθήκευση του βιβλίου εργασίας.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

  4. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση κάθε και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον αριθμό των λεπτών μεταξύ κάθε λειτουργίας ανανέωσης.

Οι αποθηκευμένοι κωδικοί πρόσβασης δεν είναι κρυπτογραφημένοι και έτσι δεν προτείνονται. Αν η προέλευση δεδομένων σας χρειάζεται κωδικός πρόσβασης για να συνδεθείτε με αυτήν, μπορείτε να απαιτήσετε από τους χρήστες να πληκτρολογούν τον κωδικό πρόσβασης πριν ανανεώσουν την περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Η ακόλουθη διαδικασία δεν ισχύει για δεδομένα που έχουν ανακτηθεί από ένα αρχείο κειμένου (.txt) ή ένα ερώτημα στο Web (.iqy).

Χρησιμοποιείτε πάντοτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που συνδυάζουν κεφαλαία με πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Οι απλοί κωδικοί πρόσβασης δεν συνδυάζουν αυτά τα στοιχεία. Για παράδειγμα, Ισχυρός κωδικός πρόσβασης: Y6dh!et5. Απλός κωδικός πρόσβασης: House27. Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να έχουν μήκος 8 ή περισσότερων χαρακτήρων. Μια φράση πρόσβασης που χρησιμοποιεί 14 ή περισσότερους χαρακτήρες είναι καλύτερη.

Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης. Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, δεν είναι δυνατή η ανάκτησή του από τη Microsoft. Φυλάξτε τους κωδικούς πρόσβασης σε ασφαλές σημείο, ξεχωριστά από τις πληροφορίες τις οποίες προστατεύουν.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση κωδικού πρόσβασης.

Σημείωση: Το Excel σάς ειδοποιεί για τον κωδικό πρόσβασης μόνο την πρώτη φορά που γίνεται ανανέωση της περιοχής εξωτερικών δεδομένων σε κάθε περίοδο λειτουργίας του Excel. Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε το Excel, θα σας ζητηθεί ξανά ο κωδικός πρόσβασης αν ανοίξετε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το ερώτημα και μετά επιχειρήσετε μια λειτουργία ανανέωσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

    Σημείωση: Δεν μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα OLAP στο παρασκήνιο.

    Σημείωση: Δεν μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα για οποιονδήποτε τύπο σύνδεσης που ανακτά δεδομένα για το Μοντέλο δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση στο παρασκήνιο για να εκτελέσετε το ερώτημα στο παρασκήνιο. Καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου για να εκτελέσετε το ερώτημα ενώ περιμένετε.

    Ενώ καταγράφετε μια μακροεντολή που περιλαμβάνει ένα ερώτημα, το Excel δεν εκτελεί το ερώτημα στο παρασκήνιο. Για να αλλάξετε την καταγεγραμμένη μακροεντολή ώστε το ερώτημα να εκτελείται στο παρασκήνιο, επεξεργαστείτε τη μακροεντολή στην Επεξεργασία Visual Basic. Αλλάξτε τη μέθοδο ανανέωσης για το αντικείμενο Πίνακας ερωτήματος από BackgroundQuery := False σε BackgroundQuery := True.

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

  • Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να ελέγξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

  • Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

  • Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Εάν χρησιμοποιήσατε τη δυνατότητα "λήψη & Μετασχηματισμός" για να υποβάλετε ερώτημα σε ένα αρχείο κειμένου, δεν απαιτούνται περαιτέρω βήματα. Εάν εισαγάγατε το αρχείο κειμένου, τα βήματα για την ανανέωση είναι τα εξής:

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που περιέχει τη σύνδεση με το αρχείο κειμένου που έχει εισαχθεί.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ανανέωση" στην κορδέλα

    Για να ενημερώσετε μόνο τα επιλεγμένα δεδομένα, πατήστε Ανανέωση.

    Μπορείτε, επίσης, να κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Ανανέωση.

  3. Στο παράθυρο Εισαγωγή αρχείου κειμένου, μεταβείτε στο αρχείο κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

Η ανανέωση ενός αρχείου κύβου χωρίς σύνδεση, που δημιουργεί ξανά το αρχείο χρησιμοποιώντας τα πιο πρόσφατα δεδομένα από τον κύβο του διακομιστή, μπορεί να είναι χρονοβόρα διαδικασία και απαιτεί πολύ προσωρινό χώρο στο δίσκο. Ξεκινήστε τη διαδικασία κάποια στιγμή που δεν χρειάζεστε άμεση πρόσβαση σε άλλα αρχεία στο Excel και βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χώρο στο δίσκο για να αποθηκεύσετε ξανά το αρχείο.

  1. Κάντε κλικ στο Συγκεντρωτικό Πίνακα που είναι συνδεδεμένος με το αρχείο κύβου χωρίς σύνδεση.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

    Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ανανέωση" στην κορδέλα

  1. Στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ σε ένα αντιστοιχισμένο κελί για να επιλέξετε την αντιστοίχιση XML που θέλετε να ανανεώσετε.

  2. Εάν η καρτέλα Προγραμματιστής δεν είναι διαθέσιμη, κάντε τα εξής για να την εμφανίσετε:

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές και, στη συνέχεια, Προσαρμογή κορδέλας.

    2. Στη λίστα Κύριες καρτέλες, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής και επιλέξτε OK.

  3. Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, επιλέξτε Ανανέωση δεδομένων.

    Ανανέωση δεδομένων XML

  • Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

Εάν έχετε πολλές συνδέσεις και θέλετε να ενημερώσετε μόνο ένα συγκεκριμένο, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα σε αυτή την περιοχή δεδομένων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση.

Ποντίκι που δείχνει την εντολή "Ανανέωση" στην κορδέλα

Έλεγχος του τρόπου ή του χρόνου ανανέωσης της σύνδεσης

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει τα συνδεδεμένα δεδομένα σας.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  3. Στην καρτέλα χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε.

    Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να ελέγξετε την επιλογή Ενεργοποίηση ανανέωσης φόντου . Αυτή η ενέργεια επιστρέφει τον έλεγχο του Excel σε εσάς μόλις ξεκινήσει η ανανέωση, αντί να περιμένετε μέχρι να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

Ακύρωση ή έλεγχος της κατάστασης μιας ανανέωσης

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

  • Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να επιλέξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

  • Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

  • Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Όταν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο Power Pivot για να ανανεώσετε δεδομένα που έχουν εισαχθεί προηγουμένως, μπορείτε να δείτε εάν η ανανέωση είναι επιτυχής, αποτυγχάνει ή ακυρώνεται.

Στο Power Pivot, κάντε κλικ στην επιλογή κεντρική > λήψη εξωτερικών δεδομένων > ανανέωση ή Ανανέωση όλων για να εισαγάγετε ξανά τον τρέχοντα πίνακα ή όλους τους πίνακες στο μοντέλο δεδομένων.

Η κατάσταση της ανανέωσης ενδείκνυται για κάθε σύνδεση που χρησιμοποιείται στο μοντέλο δεδομένων. Υπάρχουν τρία πιθανά αποτελέσματα.

Μηνύματα κατάστασης ανανέωσης δεδομένων στο PowerPivot

Αναφορές "επιτυχία" σχετικά με τον αριθμό των γραμμών που εισάγονται σε κάθε πίνακα.

Το μήνυμα "σφάλμα" μπορεί να προκύψει εάν η βάση δεδομένων είναι εκτός σύνδεσης, δεν έχετε πλέον δικαιώματα ή ο πίνακας ή η στήλη διαγράφεται ή μετονομάστηκε στην προέλευση. Επαληθεύστε ότι η βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη, ίσως δημιουργώντας μια νέα σύνδεση σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας.

Η φράση "ακυρώθηκε" σημαίνει ότι το Excel δεν εκδίδει την αίτηση ανανέωσης, πιθανώς επειδή η ανανέωση είναι απενεργοποιημένη στη σύνδεση.

Συμβουλή:  Κάνετε κοινή χρήση αυτού του βιβλίου εργασίας με άλλα άτομα που μπορεί να θέλουν να ανανεώσουν τα δεδομένα; Βοηθήστε τους συναδέλφους σας να αποφύγουν τα σφάλματα ανανέωσης δεδομένων, υπενθυμίζοντάς τους να ζητήσουν δικαιώματα για τις προελεύσεις δεδομένων που παρέχουν τα δεδομένα.

Οι ιδιότητες πίνακα εμφανίζουν ερωτήματα που χρησιμοποιούνται στην ανανέωση δεδομένων

Η ανανέωση δεδομένων απλώς εκτελεί ξανά το ίδιο ερώτημα που χρησιμοποιήθηκε για τη λήψη των δεδομένων στην πρώτη θέση. Μπορείτε να προβάλλετε και να τροποποιείτε ορισμένες φορές το ερώτημα, προβάλλοντας τις ιδιότητες πίνακα στο παράθυρο Power Pivot.

  1. Για να προβάλετε το ερώτημα που χρησιμοποιείται κατά τη διάρκεια της ανανέωσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Power Pivot > Διαχείριση για να ανοίξετε το παράθυρο Power Pivot.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή σχεδίαση > Ιδιότητες πίνακα.

  3. Μεταβείτε στο πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος για να προβάλετε το υποκείμενο ερώτημα.

Τα ερωτήματα δεν είναι ορατά για κάθε τύπο αρχείου προέλευσης δεδομένων. Για παράδειγμα, τα ερωτήματα δεν εμφανίζονται για τις εισαγωγές τροφοδοσίας δεδομένων.

Ιδιότητες σύνδεσης που ακυρώνουν την ανανέωση δεδομένων

Στο Excel, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες σύνδεσης που καθορίζουν τη συχνότητα ανανέωσης των δεδομένων. Εάν η ανανέωση δεν επιτρέπεται σε μια συγκεκριμένη σύνδεση, θα λάβετε μια ειδοποίηση ακύρωσης όταν εκτελείτε Ανανέωση όλων ή προσπαθείτε να ανανεώσετε έναν συγκεκριμένο πίνακα που χρησιμοποιεί τη σύνδεση.

  1. Για να προβάλετε τις ιδιότητες σύνδεσης, στο Excel, κάντε κλικ στην επιλογή δεδομένα > συνδέσεις για να προβάλετε μια λίστα με όλες τις συνδέσεις που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.

  2. Επιλέξτε μια σύνδεση και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  3. Στη χρήση, στην περιοχή στοιχείο ελέγχου ανανέωσης, εάν το πλαίσιο ελέγχου είναι απενεργοποιημένο για ανανέωση αυτής της σύνδεσης σε ανανέωση όλων, θα λάβετε μια ακύρωση όταν προσπαθείτε να ανανεώσετε όλα τα Power Pivot παράθυρο.

Ανανέωση δεδομένων στον SharePoint Server 2013

Στον SharePoint Server 2013, μπορείτε να προγραμματίσετε την ανανέωση δεδομένων χωρίς παρακολούθηση στο διακομιστή, αλλά απαιτείται η Power Pivot για το SharePoint 2013 να είναι εγκατεστημένη και ρυθμισμένη στο περιβάλλον του SharePoint. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε εάν η προγραμματισμένη ανανέωση δεδομένων είναι διαθέσιμη.

Σημείωση: Το πρόγραμμα επεξεργασίας του Power Query είναι μέρος της επιλογής " λήψη & μετασχηματισμός". Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Λήψη και μετασχηματισμός στο Excel 2016.

Με το Power Query Editor, μπορείτε να ανανεώσετε ένα ερώτημα για να εισαγάγετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα σε έναν πίνακα χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά το ερώτημα.

Για να ανανεώσετε ένα ερώτημα:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή λήψη & μετασχηματισμού > Εμφάνιση ερωτημάτων.

  2. Στο παράθυρο " ερωτήματα βιβλίου εργασίας ", επιλέξτε το ερώτημα που θέλετε να ανανεώσετε.

  3. Στην κορδέλα του προγράμματος επεξεργασίας του Power Query , κάντε κλικ στην επιλογή αρχική > ερώτημα > Προεπισκόπηση ανανέωσης.

Κορδέλα του Προγράμματος επεξεργασίας ερωτήματος

Όταν αλλάξουν τα δεδομένα που χρησιμοποιείτε για το χάρτη σας, μπορείτε να τα ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο σε χάρτες 3D. Στη συνέχεια, οι αλλαγές θα αντανακλώνται στο χάρτη σας. Δείτε με ποιον τρόπο:

  • Στους χάρτες 3D, κάντε κλικ στην επιλογή κεντρική > ανανέωση δεδομένων.

Ανανέωση δεδομένων στην "Κεντρική" καρτέλα

Προσθήκη δεδομένων στο Power Map

Για να προσθέσετε νέα δεδομένα στους χάρτες 3DPower Map:

  1. Στους χάρτες 3D, μεταβείτε στο χάρτη στον οποίο θέλετε να προσθέσετε δεδομένα.

  2. Αφήνοντας ανοιχτό το παράθυρο χάρτες 3δ, κάντε κλικ στο Excel και επιλέξτε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας που θέλετε να προσθέσετε.

  3. Στην κορδέλα του Excel, κάντε κλικ στις επιλογές Εισαγωγή > βέλος Χάρτης > Προσθήκη των επιλεγμένων δεδομένων στο Power Map.

Εντολή προσθήκης επιλεγμένων δεδομένων του Power Map

Οι χάρτες 3D θα ενημερωθούν αυτόματα για να εμφανίσουν τα πρόσθετα δεδομένα.

Τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel που εμφανίζονται στις υπηρεσίες Excel Services μπορούν να προέρχονται από δύο διαφορετικές θέσεις. Τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν απευθείας στο βιβλίο εργασίας ή μπορεί να είναι αποθηκευμένα σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως σε μια βάση δεδομένων ή σε έναν κύβο ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP).

Εάν τα δεδομένα προέρχονται από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, ο συντάκτης ή ο διαχειριστής του βιβλίου εργασίας έχει ορίσει τις πληροφορίες σύνδεσης, συχνά σε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (. odc), το οποίο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να εντοπίσετε, να συνδεθείτε, να υποβάλετε ερώτημα και να αποκτήσετε πρόσβαση στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Όταν είστε συνδεδεμένοι με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια λειτουργία ανανέωσης για να ανακτήσετε τα ενημερωμένα δεδομένα. Κάθε φορά που ανανεώνετε δεδομένα, βλέπετε την πιο πρόσφατη έκδοση των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών που έγιναν στα δεδομένα από την τελευταία ανανέωση.

Μάθετε σχετικά με την ανανέωση δεδομένων

Η παρακάτω εικόνα εξηγεί τη βασική διαδικασία για το τι συμβαίνει όταν ανανεώνετε δεδομένα που είναι συνδεδεμένα με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Η βασική διαδικασία ανανέωσης εξωτερικών δεδομένων

  1. Μια λειτουργία ανανέωσης λαμβάνει ενημερωμένα δεδομένα.

  2. Μια σύνδεση, που συχνά αποθηκεύεται σε ένα αρχείο σύνδεσης, καθορίζει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την πρόσβαση και την ανάκτηση δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

  3. Υπάρχουν διάφορες προελεύσεις δεδομένων στις οποίες μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση, όπως το OLAP, ο SQL Server, οι υπηρεσίες παροχής OLEDB και τα προγράμματα οδήγησης ODBC.

  4. Τα ενημερωμένα δεδομένα προστίθενται στο τρέχον βιβλίο εργασίας.

Μάθετε σχετικά με τις ανησυχίες ασφαλείας

Όταν είστε συνδεδεμένοι με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων και επιχειρείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα πιθανά προβλήματα ασφαλείας και να μάθετε τι μπορείτε να κάνετε για οποιαδήποτε θέματα ασφαλείας.

Ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων συχνά περιέχει ένα ή περισσότερα ερωτήματα που χρησιμοποιούνται για την ανανέωση εξωτερικών δεδομένων. Αντικαθιστώντας αυτό το αρχείο, ένας χρήστης με κακόβουλη πρόθεση μπορεί να σχεδιάσει ένα ερώτημα για να αποκτήσει πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες και να το διανείμει σε άλλους χρήστες ή να πραγματοποιήσει άλλες επιβλαβείς ενέργειες. Επομένως, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι:

  • Το αρχείο σύνδεσης έχει συνταχθεί από ένα αξιόπιστο άτομο.

  • Το αρχείο σύνδεσης είναι ασφαλές και προέρχεται από μια βιβλιοθήκη αξιόπιστων συνδέσεων δεδομένων (DCI).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ένας διαχειριστής μπορεί να συντάξει αρχεία σύνδεσης, να δημιουργήσει αξιόπιστες θέσεις και να εξασφαλίσει αρχεία σύνδεσης, ανατρέξτε στο θέμα βοήθεια για το Microsoft Office Excel 2007 και βοήθεια για την κεντρική διαχείριση του Office SharePoint Server.

Σημείωση ασφαλείας: Η πρόσβαση σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων συνήθως απαιτεί διαπιστευτήρια (όπως ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης) που χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο ταυτότητας του χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι αυτά τα διαπιστευτήρια παρέχονται σε εσάς με ασφαλή και ασφαλή τρόπο και ότι δεν αποκαλύπτετε ακούσια αυτά τα διαπιστευτήρια σε άλλους.

Έλεγχος του τρόπου ανανέωσης των δεδομένων

Μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο ανανέωσης δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, κάνοντας ένα ή περισσότερα από τα εξής:

  • Ανανέωση κατά το άνοιγμα   Στο Microsoft Office Excel 2007, ένας συντάκτης βιβλίου εργασίας μπορεί να δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας που ανανεώνει αυτόματα τα εξωτερικά δεδομένα όταν ανοίγει το βιβλίο εργασίας, επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης . (Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή συνδέσεις, επιλέξτε τη σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα χρήση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου.) Σε αυτήν την περίπτωση, οι υπηρεσίες Excel Services ανανεώνουν πάντα τα δεδομένα πριν από την εμφάνιση ενός βιβλίου εργασίας και δημιουργούν μια νέα περίοδο λειτουργίας. Εάν ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας καταργήσει το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου , εμφανίζονται τα δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί στο cache με το βιβλίο εργασίας, γεγονός που σημαίνει ότι όταν ένας χρήστης ανανεώνει με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα, ο χρήστης βλέπει ανανεωμένα, ενημερωμένα δεδομένα κατά την τρέχουσα περίοδο λειτουργίας, αλλά τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας. Εάν θέλετε να εξασφαλίσετε ότι τα ενημερωμένα δεδομένα θα εμφανίζονται πάντα όταν εμφανίζετε το βιβλίο εργασίας στις υπηρεσίες Excel Services, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου με χρήση του Office Excel.

    Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (. odc), βεβαιωθείτε ότι έχετε επίσης ρυθμίσει το πλαίσιο ελέγχου να χρησιμοποιείται πάντα το αρχείο σύνδεσης στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης (στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή συνδέσεις, επιλέξτε τη σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή πάντα χρήση αρχείου σύνδεσης).

    Οι ρυθμίσεις τοποθεσίας του αξιόπιστου αρχείου, το σύντομο χρονικό όριο περιόδου λειτουργίας και η διάρκεια ζωής του cache εξωτερικών δεδομένωνμπορούν επίσης να επηρεάσουν τις λειτουργίες ανανέωσης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα ο διαχειριστής σας ή το σύστημα βοήθειας της Κεντρικής διαχείρισης του Microsoft Office SharePoint Server.

  • Μη αυτόματη ανανέωση   

    Σημείωση: Μπορείτε να ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο μόνο μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα.

    1. Επιλέξτε ένα κελί σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα.

    2. Στη γραμμή εργαλείων του Excel Web Access, κάτω από το μενού Ενημέρωση , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση επιλεγμένης σύνδεσης.

      Σημειώσεις: 

      • Οποιαδήποτε αλληλεπιδραστική λειτουργία που προκαλεί το επανερώτημα μιας προέλευσης δεδομένων OLAP ξεκινά μια μη αυτόματη λειτουργία ανανέωσης.

      • Εάν αυτή η εντολή ανανέωση δεν είναι ορατή, τότε ο συντάκτης του Τμήματος Web απάλλαξε την ιδιότητα Ανανέωση επιλεγμένης σύνδεσης, ανανέωση όλων των συνδέσεων . Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα προσαρμοσμένες ιδιότητες Τμήματος Web του Excel Web Access.

  • Ανανέωση όλων των συνδέσεων   Στη γραμμή εργαλείων του Excel Web Access, κάτω από το μενού Ενημέρωση , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων των συνδέσεων.

  • Περιοδική ανανέωση   Με τη χρήση του Office Excel 2007, ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας μπορεί να καθορίσει ότι τα δεδομένα ανανεώνονται αυτόματα σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα μετά το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας για κάθε σύνδεση στο βιβλίο εργασίας. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων απογραφής μπορεί να ενημερώνεται κάθε μία ώρα και, επομένως, ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας έχει ορίσει το βιβλίο εργασίας ώστε να ανανεώνεται αυτόματα κάθε 60 λεπτά.

    Ένας συντάκτης Τμήματος Web μπορεί να επιλέξει ή να καταργήσει την ιδιότητα " δυνατότητα περιοδικής ανανέωσης δεδομένων του Excel Web Access " για να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει αυτήν τη λειτουργία περιοδικής ανανέωσης, εάν η ιδιότητα έχει οριστεί από το συντάκτη του βιβλίου εργασίας. Όταν παρέλθει το χρονικό διάστημα, από προεπιλογή, το παρακάτω μήνυμα ειδοποίησης ανανέωσης εμφανίζεται στο κάτω μέρος του Τμήματος Web Excel Web Access:

    Ανανέωση δεδομένων για <λίστα συνδέσεων>; Τώρα Πάντα (Μην με ρωτήσετε ξανά)

    Ένας συντάκτης Τμήματος Web του Excel Web Access μπορεί επίσης να ρυθμίσει την ιδιότητα Εμφάνιση προτροπής περιοδικής ανανέωσης δεδομένων για να ελέγξει τη συμπεριφορά του μηνύματος που εμφανίζεται όταν οι υπηρεσίες Excel Services πραγματοποιούν περιοδική ανανέωση δεδομένων κατά τη διάρκεια μιας περιόδου λειτουργίας:

    • Πάντα     σημαίνει ότι το μήνυμα εμφανίζεται με ένα μήνυμα σε κάθε χρονικό διάστημα.

    • Προαιρετικά     σημαίνει ότι ένας χρήστης μπορεί να επιλέξει να συνεχίσει την περιοδική ανανέωση χωρίς να εμφανίσει ένα μήνυμα.

    • Ποτέ     σημαίνει ότι το Excel Web Access πραγματοποιεί περιοδική ανανέωση χωρίς να εμφανίσει μήνυμα ή ερώτηση.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα προσαρμοσμένες ιδιότητες Τμήματος Web του Excel Web Access.

  • Ακύρωση ανανέωσης   Επειδή μια λειτουργία ανανέωσης μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από όσο περιμένατε, μπορείτε να την ακυρώσετε. Ενώ εμφανίζεται η λειτουργία ανανέωσης, το Excel Services εμφανίζει ένα μήνυμα με ένα μήνυμα. Κάντε κλικ στο κουμπί Άκυρο για να διακόψετε τη λειτουργία, ώστε να μπορέσετε να ολοκληρώσετε τη λειτουργία ανανέωσης σε πιο κατάλληλη χρονική στιγμή. Τα δεδομένα που επιστρέφονται από ερωτήματα πριν από την ακύρωση της λειτουργίας ανανέωσης θα εμφανιστούν.

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που περιέχει τη σύνδεση με τα εξωτερικά δεδομένα.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

    Ανανέωση σύνδεσης δεδομένων

    Για να ενημερώσετε μόνο τα επιλεγμένα δεδομένα, πατήστε Ανανέωση.

    Μπορείτε, επίσης, να κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Ανανέωση.

    Σημείωση: Αν έχετε περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας ανοιχτά, θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία σε κάθε βιβλίο εργασίας.

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί στην περιοχή ή στον πίνακα που περιέχει τη σύνδεση με το αρχείο κειμένου που έχει εισαχθεί.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

    Ανανέωση σύνδεσης δεδομένων

    Για να ενημερώσετε μόνο τα επιλεγμένα δεδομένα, πατήστε Ανανέωση.

    Μπορείτε, επίσης, να κάνετε δεξί κλικ σε ένα κελί στην περιοχή ή στον πίνακα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Ανανέωση.

  3. Στο παράθυρο Εισαγωγή αρχείου κειμένου, μεταβείτε στο αρχείο κειμένου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή.

Η ανανέωση ενός αρχείου κύβου χωρίς σύνδεση, που δημιουργεί ξανά το αρχείο χρησιμοποιώντας τα πιο πρόσφατα δεδομένα από τον κύβο του διακομιστή, μπορεί να είναι χρονοβόρα διαδικασία και απαιτεί πολύ προσωρινό χώρο στο δίσκο. Ξεκινήστε τη διαδικασία κάποια στιγμή που δεν χρειάζεστε άμεση πρόσβαση σε άλλα αρχεία στο Excel και βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χώρο στο δίσκο για να αποθηκεύσετε ξανά το αρχείο.

  1. Κάντε κλικ στο Συγκεντρωτικό Πίνακα που είναι συνδεδεμένος με το αρχείο κύβου χωρίς σύνδεση.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.

    Ανανέωση σύνδεσης δεδομένων

  1. Στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ σε ένα αντιστοιχισμένο κελί για να επιλέξετε την αντιστοίχιση XML που θέλετε να ανανεώσετε.

  2. Εάν η καρτέλα Προγραμματιστής δεν είναι διαθέσιμη, κάντε τα εξής για να την εμφανίσετε:

    1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές και, στη συνέχεια, Προσαρμογή κορδέλας.

    2. Στη λίστα Κύριες καρτέλες, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Προγραμματιστής και επιλέξτε OK.

  3. Στην καρτέλα Προγραμματιστής, στην ομάδα XML, επιλέξτε Ανανέωση δεδομένων.

    Ανανέωση δεδομένων XML

  • Στην καρτέλα δεδομένα , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων.

Εάν έχετε πολλές συνδέσεις και θέλετε να ενημερώσετε μόνο ένα συγκεκριμένο, επιλέξτε οποιοδήποτε κελί μέσα σε αυτή την περιοχή δεδομένων, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση.

Ανανέωση σύνδεσης δεδομένων

Έλεγχος του τρόπου ή του χρόνου ανανέωσης της σύνδεσης

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει τα συνδεδεμένα δεδομένα σας.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  3. Στην καρτέλα χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε.

    Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να ελέγξετε την επιλογή Ενεργοποίηση ανανέωσης φόντου . Αυτή η ενέργεια επιστρέφει τον έλεγχο του Excel σε εσάς, αντί να περιμένετε μέχρι να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

Ακύρωση ή έλεγχος της κατάστασης μιας ανανέωσης

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

  • Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να επιλέξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

  • Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

  • Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Όταν χρησιμοποιείτε το πρόσθετο Power Pivot για να ανανεώσετε δεδομένα που έχουν εισαχθεί προηγουμένως, μπορείτε να δείτε εάν η ανανέωση είναι επιτυχής, αποτυγχάνει ή ακυρώνεται.

Στο Power Pivot, κάντε κλικ στην επιλογή κεντρική > λήψη εξωτερικών δεδομένων > ανανέωση ή Ανανέωση όλων για να εισαγάγετε ξανά τον τρέχοντα πίνακα ή όλους τους πίνακες στο μοντέλο δεδομένων.

Η κατάσταση της ανανέωσης ενδείκνυται για κάθε σύνδεση που χρησιμοποιείται στο μοντέλο δεδομένων. Υπάρχουν τρία πιθανά αποτελέσματα.

Μηνύματα κατάστασης ανανέωσης δεδομένων στο PowerPivot

Αναφορές "επιτυχία" σχετικά με τον αριθμό των γραμμών που εισάγονται σε κάθε πίνακα.

Το μήνυμα "σφάλμα" μπορεί να προκύψει εάν η βάση δεδομένων είναι εκτός σύνδεσης, δεν έχετε πλέον δικαιώματα ή ο πίνακας ή η στήλη διαγράφεται ή μετονομάστηκε στην προέλευση. Επαληθεύστε ότι η βάση δεδομένων είναι διαθέσιμη, ίσως δημιουργώντας μια νέα σύνδεση σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας.

Η φράση "ακυρώθηκε" σημαίνει ότι το Excel δεν εκδίδει την αίτηση ανανέωσης, πιθανώς επειδή η ανανέωση είναι απενεργοποιημένη στη σύνδεση.

Συμβουλή:  Κάνετε κοινή χρήση αυτού του βιβλίου εργασίας με άλλα άτομα που μπορεί να θέλουν να ανανεώσουν τα δεδομένα; Βοηθήστε τους συναδέλφους σας να αποφύγουν τα σφάλματα ανανέωσης δεδομένων, υπενθυμίζοντάς τους να ζητήσουν δικαιώματα για τις προελεύσεις δεδομένων που παρέχουν τα δεδομένα.

Οι ιδιότητες πίνακα εμφανίζουν ερωτήματα που χρησιμοποιούνται στην ανανέωση δεδομένων

Η ανανέωση δεδομένων απλώς εκτελεί ξανά το ίδιο ερώτημα που χρησιμοποιήθηκε για τη λήψη των δεδομένων στην πρώτη θέση. Μπορείτε να προβάλλετε και να τροποποιείτε ορισμένες φορές το ερώτημα, προβάλλοντας τις ιδιότητες πίνακα στο παράθυρο Power Pivot.

  1. Για να προβάλετε το ερώτημα που χρησιμοποιείται κατά τη διάρκεια της ανανέωσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Power Pivot > Διαχείριση για να ανοίξετε το παράθυρο Power Pivot.

  2. Κάντε κλικ στην επιλογή σχεδίαση > Ιδιότητες πίνακα.

  3. Μεταβείτε στο πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος για να προβάλετε το υποκείμενο ερώτημα.

Τα ερωτήματα δεν είναι ορατά για κάθε τύπο αρχείου προέλευσης δεδομένων. Για παράδειγμα, τα ερωτήματα δεν εμφανίζονται για τις εισαγωγές τροφοδοσίας δεδομένων.

Ιδιότητες σύνδεσης που ακυρώνουν την ανανέωση δεδομένων

Στο Excel, μπορείτε να ορίσετε τις ιδιότητες σύνδεσης που καθορίζουν τη συχνότητα ανανέωσης των δεδομένων. Εάν η ανανέωση δεν επιτρέπεται σε μια συγκεκριμένη σύνδεση, θα λάβετε μια ειδοποίηση ακύρωσης όταν εκτελείτε Ανανέωση όλων ή προσπαθείτε να ανανεώσετε έναν συγκεκριμένο πίνακα που χρησιμοποιεί τη σύνδεση.

  1. Για να προβάλετε τις ιδιότητες σύνδεσης, στο Excel, κάντε κλικ στην επιλογή δεδομένα > συνδέσεις για να προβάλετε μια λίστα με όλες τις συνδέσεις που χρησιμοποιούνται στο βιβλίο εργασίας.

  2. Επιλέξτε μια σύνδεση και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες.

  3. Στη χρήση, στην περιοχή στοιχείο ελέγχου ανανέωσης, εάν το πλαίσιο ελέγχου είναι απενεργοποιημένο για ανανέωση αυτής της σύνδεσης σε ανανέωση όλων, θα λάβετε μια ακύρωση όταν προσπαθείτε να ανανεώσετε όλα τα Power Pivot παράθυρο.

Ανανέωση δεδομένων στον SharePoint Server 2013

Στον SharePoint Server 2013, μπορείτε να προγραμματίσετε την ανανέωση δεδομένων χωρίς παρακολούθηση στο διακομιστή, αλλά απαιτείται η Power Pivot για το SharePoint 2013 να είναι εγκατεστημένη και ρυθμισμένη στο περιβάλλον του SharePoint. Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για να μάθετε εάν η προγραμματισμένη ανανέωση δεδομένων είναι διαθέσιμη.

Με το Power Query, μπορείτε να ανανεώσετε ένα ερώτημα για να εισαγάγετε τα πιο πρόσφατα δεδομένα σε έναν πίνακα χωρίς να χρειάζεται να δημιουργήσετε ξανά το ερώτημα.

Σημαντικό: 

  • Excel 2010   Το Power Query δεν περιλαμβάνεται στο Excel 2010, αλλά μπορείτε να κάνετε λήψη, εγκατάσταση και ενεργοποίηση του πρόσθετου Power Query.

  • Για να ενεργοποιήσετε το πρόσθετο Power Query , κάντε κλικ στην επιλογή επιλογές > αρχείου > πρόσθετα. Στην ενότητα Διαχείριση στο κάτω μέρος, επιλέξτε Πρόσθετα COM από την αναπτυσσόμενη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Μετάβαση. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Power Query και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Η κορδέλα του Power Query θα πρέπει να εμφανίζεται αυτόματα, αλλά εάν όχι, κλείστε και επανεκκινήστε το Excel.

Για να ανανεώσετε ένα ερώτημα:

  1. Στην κορδέλα του προγράμματος επεξεργασίας ερωτήματος , κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση ανανέωσης.

Κορδέλα του Προγράμματος επεξεργασίας ερωτήματος

Σημείωση: Το Πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος εμφανίζεται μόνο κατά τη φόρτωση, επεξεργασία ή δημιουργία νέου ερωτήματος με χρήση του Power Query. Το παρακάτω βίντεο εμφανίζει το παράθυρο του προγράμματος επεξεργασίας ερωτημάτων που εμφανίζεται μετά την επεξεργασία ενός ερωτήματος από ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Για να προβάλετε το πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος χωρίς να φορτώσετε ή να επεξεργαστείτε ένα υπάρχον ερώτημα βιβλίου εργασίας, από την ενότητα Λήψη εξωτερικών δεδομένων στην καρτέλα Power Query της κορδέλας, επιλέξτε από άλλες προελεύσεις > κενό ερώτημα. Το παρακάτω βίντεο εμφανίζει έναν τρόπο για να εμφανίσετε το πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος.

Τρόπος προβολής προγράμματος επεξεργασίας ερωτήματος στο Excel

Εάν το βιβλίο εργασίας του Excel έχει μια σύνδεση με έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε μια βάση δεδομένων της Access, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε την εντολή " ανανέωση " (στην καρτέλα " δεδομένα ") για να το κάνετε αυτό.

  1. Στο φύλλο εργασίας σας, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί περιέχει τα δεδομένα της Access.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση.

Ανανέωση σύνδεσης δεδομένων

Για να ελέγχετε τον τρόπο ή τη συχνότητα ανανέωσης της σύνδεσης:

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί περιέχει τα δεδομένα της Access.

  2. Στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

Ιδιότητες σύνδεσης

  1. Στην καρτέλα χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε.

Επιλέξτε την κατάσταση ή ακυρώστε μια ανανέωση

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να δείτε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα ή περισσότερα από τα εξής:

  • Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να επιλέξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

  • Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

  • Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Εάν το βιβλίο εργασίας του Excel έχει μια σύνδεση με έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε μια βάση δεδομένων του SQL Server, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε την εντολή " ανανέωση " (στην καρτέλα " δεδομένα ") για να το κάνετε αυτό.

  1. Στο φύλλο εργασίας σας, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί περιέχει τα δεδομένα του SQL Server.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση.

Ανανέωση σύνδεσης δεδομένων

Για να ελέγχετε τον τρόπο ή τη συχνότητα ανανέωσης της σύνδεσης:

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει τα δεδομένα του SQL Server.

  2. Στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

Ιδιότητες σύνδεσης

  1. Στην καρτέλα χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε, όπως η ενεργοποίηση μιας ανανέωσης φόντου.

Ακύρωση ή έλεγχος της κατάστασης μιας ανανέωσης

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

  • Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να επιλέξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

  • Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

  • Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Εάν το βιβλίο εργασίας του Excel έχει μια σύνδεση με έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε μια προέλευση δεδομένων OLE DB, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι εμφανίζει τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες. Χρησιμοποιήστε την εντολή " ανανέωση " (στην καρτέλα " δεδομένα ") για να το κάνετε αυτό.

  1. Στο φύλλο εργασίας σας, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί περιέχει τα δεδομένα OLE DB.

  2. Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση.

Ανανέωση σύνδεσης δεδομένων

Για να ελέγχετε τον τρόπο ή τη συχνότητα ανανέωσης της σύνδεσης:

  1. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί περιέχει τα δεδομένα OLE DB.

  2. Στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Ανανέωση όλωνκαι, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

Ιδιότητες σύνδεσης

  1. Στην καρτέλα χρήση , ορίστε τις επιλογές που θέλετε να αλλάξετε.

Επιλογή ή Ακύρωση ανανέωσης

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ενεργοποιήσετε ή να ακυρώσετε μια ανανέωση, κάντε ένα από τα εξής:

  • Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να ελέγξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

  • Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

  • Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Όταν αλλάξουν τα δεδομένα που χρησιμοποιείτε για το χάρτη σας, μπορείτε να τα ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο σε χάρτες 3D. Στη συνέχεια, οι αλλαγές θα αντανακλώνται στο χάρτη σας. Δείτε με ποιον τρόπο:

  • Στους χάρτες 3D, κάντε κλικ στην επιλογή κεντρική > ανανέωση δεδομένων.

Ανανέωση δεδομένων στην "Κεντρική" καρτέλα

Προσθήκη δεδομένων στο Power Map

Για να προσθέσετε νέα δεδομένα στους χάρτες 3DPower Map:

  1. Στους χάρτες 3D, μεταβείτε στο χάρτη στον οποίο θέλετε να προσθέσετε δεδομένα.

  2. Αφήνοντας ανοιχτό το παράθυρο χάρτες 3δ, κάντε κλικ στο Excel και επιλέξτε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας που θέλετε να προσθέσετε.

  3. Στην κορδέλα του Excel, κάντε κλικ στις επιλογές Εισαγωγή > βέλος Χάρτης > Προσθήκη των επιλεγμένων δεδομένων στο Power Map.

Εντολή προσθήκης επιλεγμένων δεδομένων του Power Map

Οι χάρτες 3D θα ενημερωθούν αυτόματα για να εμφανίσουν τα πρόσθετα δεδομένα.

Τα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Microsoft Office Excel που εμφανίζονται στις υπηρεσίες Excel Services μπορούν να προέρχονται από δύο διαφορετικές θέσεις. Τα δεδομένα μπορούν να αποθηκευτούν απευθείας στο βιβλίο εργασίας ή μπορεί να είναι αποθηκευμένα σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, όπως σε μια βάση δεδομένων ή σε έναν κύβο ηλεκτρονικής αναλυτικής επεξεργασίας (OLAP).

Εάν τα δεδομένα προέρχονται από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, ο συντάκτης ή ο διαχειριστής του βιβλίου εργασίας έχει ορίσει τις πληροφορίες σύνδεσης, συχνά σε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (. odc), το οποίο περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να εντοπίσετε, να συνδεθείτε, να υποβάλετε ερώτημα και να αποκτήσετε πρόσβαση στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Όταν είστε συνδεδεμένοι με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια λειτουργία ανανέωσης για να ανακτήσετε τα ενημερωμένα δεδομένα. Κάθε φορά που ανανεώνετε δεδομένα, βλέπετε την πιο πρόσφατη έκδοση των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών που έγιναν στα δεδομένα από την τελευταία ανανέωση.

Μάθετε σχετικά με την ανανέωση δεδομένων

Η παρακάτω εικόνα εξηγεί τη βασική διαδικασία για το τι συμβαίνει όταν ανανεώνετε δεδομένα που είναι συνδεδεμένα με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

Η βασική διαδικασία ανανέωσης εξωτερικών δεδομένων

  1. Μια λειτουργία ανανέωσης λαμβάνει ενημερωμένα δεδομένα.

  2. Μια σύνδεση, που συχνά αποθηκεύεται σε ένα αρχείο σύνδεσης, καθορίζει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για την πρόσβαση και την ανάκτηση δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων.

  3. Υπάρχουν διάφορες προελεύσεις δεδομένων στις οποίες μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση, όπως το OLAP, ο SQL Server, οι υπηρεσίες παροχής OLEDB και τα προγράμματα οδήγησης ODBC.

  4. Τα ενημερωμένα δεδομένα προστίθενται στο τρέχον βιβλίο εργασίας.

Μάθετε σχετικά με τις ανησυχίες ασφαλείας

Όταν είστε συνδεδεμένοι με μια εξωτερική προέλευση δεδομένων και επιχειρείτε να ανανεώσετε τα δεδομένα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα πιθανά προβλήματα ασφαλείας και να μάθετε τι μπορείτε να κάνετε για οποιαδήποτε θέματα ασφαλείας.

Ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων συχνά περιέχει ένα ή περισσότερα ερωτήματα που χρησιμοποιούνται για την ανανέωση εξωτερικών δεδομένων. Αντικαθιστώντας αυτό το αρχείο, ένας χρήστης με κακόβουλη πρόθεση μπορεί να σχεδιάσει ένα ερώτημα για να αποκτήσει πρόσβαση σε εμπιστευτικές πληροφορίες και να το διανείμει σε άλλους χρήστες ή να πραγματοποιήσει άλλες επιβλαβείς ενέργειες. Επομένως, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι:

  • Το αρχείο σύνδεσης έχει συνταχθεί από ένα αξιόπιστο άτομο.

  • Το αρχείο σύνδεσης είναι ασφαλές και προέρχεται από μια βιβλιοθήκη αξιόπιστων συνδέσεων δεδομένων (DCI).

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ένας διαχειριστής μπορεί να συντάξει αρχεία σύνδεσης, να δημιουργήσει αξιόπιστες θέσεις και να εξασφαλίσει αρχεία σύνδεσης, ανατρέξτε στο θέμα βοήθεια για το Microsoft Office Excel 2007 και βοήθεια για την κεντρική διαχείριση του Office SharePoint Server.

Σημείωση ασφαλείας: Η πρόσβαση σε μια εξωτερική προέλευση δεδομένων συνήθως απαιτεί διαπιστευτήρια (όπως ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης) που χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο ταυτότητας του χρήστη. Βεβαιωθείτε ότι αυτά τα διαπιστευτήρια παρέχονται σε εσάς με ασφαλή και ασφαλή τρόπο και ότι δεν αποκαλύπτετε ακούσια αυτά τα διαπιστευτήρια σε άλλους.

Έλεγχος του τρόπου ανανέωσης των δεδομένων

Μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο ανανέωσης δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων, κάνοντας ένα ή περισσότερα από τα εξής:

  • Ανανέωση κατά το άνοιγμα   Στο Microsoft Office Excel 2007, ένας συντάκτης βιβλίου εργασίας μπορεί να δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας που ανανεώνει αυτόματα τα εξωτερικά δεδομένα όταν ανοίγει το βιβλίο εργασίας, επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης . (Στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή συνδέσεις, επιλέξτε τη σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα χρήση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου.) Σε αυτήν την περίπτωση, οι υπηρεσίες Excel Services ανανεώνουν πάντα τα δεδομένα πριν από την εμφάνιση ενός βιβλίου εργασίας και δημιουργούν μια νέα περίοδο λειτουργίας. Εάν ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας καταργήσει το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου , εμφανίζονται τα δεδομένα που έχουν αποθηκευτεί στο cache με το βιβλίο εργασίας, γεγονός που σημαίνει ότι όταν ένας χρήστης ανανεώνει με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα, ο χρήστης βλέπει ανανεωμένα, ενημερωμένα δεδομένα κατά την τρέχουσα περίοδο λειτουργίας, αλλά τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται στο βιβλίο εργασίας. Εάν θέλετε να εξασφαλίσετε ότι τα ενημερωμένα δεδομένα θα εμφανίζονται πάντα όταν εμφανίζετε το βιβλίο εργασίας στις υπηρεσίες Excel Services, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου με χρήση του Office Excel.

    Εάν χρησιμοποιείτε ένα αρχείο σύνδεσης δεδομένων του Office (. odc), βεβαιωθείτε ότι έχετε επίσης ρυθμίσει το πλαίσιο ελέγχου να χρησιμοποιείται πάντα το αρχείο σύνδεσης στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες σύνδεσης (στην καρτέλα δεδομένα , στην ομάδα συνδέσεις , κάντε κλικ στην επιλογή συνδέσεις, επιλέξτε τη σύνδεση, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες, κάντε κλικ στην καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή πάντα χρήση αρχείου σύνδεσης).

    Οι ρυθμίσεις τοποθεσίας του αξιόπιστου αρχείου, το σύντομο χρονικό όριο περιόδου λειτουργίας και η διάρκεια ζωής του cache εξωτερικών δεδομένωνμπορούν επίσης να επηρεάσουν τις λειτουργίες ανανέωσης. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα ο διαχειριστής σας ή το σύστημα βοήθειας της Κεντρικής διαχείρισης του Microsoft Office SharePoint Server.

  • Μη αυτόματη ανανέωση   

    Σημείωση: Μπορείτε να ανανεώσετε με μη αυτόματο τρόπο μόνο μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα.

    1. Επιλέξτε ένα κελί σε μια αναφορά Συγκεντρωτικού πίνακα.

    2. Στη γραμμή εργαλείων του Excel Web Access, κάτω από το μενού Ενημέρωση , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση επιλεγμένης σύνδεσης.

      Σημειώσεις: 

      • Οποιαδήποτε αλληλεπιδραστική λειτουργία που προκαλεί το επανερώτημα μιας προέλευσης δεδομένων OLAP ξεκινά μια μη αυτόματη λειτουργία ανανέωσης.

      • Εάν αυτή η εντολή ανανέωση δεν είναι ορατή, τότε ο συντάκτης του Τμήματος Web απάλλαξε την ιδιότητα Ανανέωση επιλεγμένης σύνδεσης, ανανέωση όλων των συνδέσεων . Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα προσαρμοσμένες ιδιότητες Τμήματος Web του Excel Web Access.

  • Ανανέωση όλων των συνδέσεων   Στη γραμμή εργαλείων του Excel Web Access, κάτω από το μενού Ενημέρωση , κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων των συνδέσεων.

  • Περιοδική ανανέωση   Με τη χρήση του Office Excel 2007, ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας μπορεί να καθορίσει ότι τα δεδομένα ανανεώνονται αυτόματα σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα μετά το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας για κάθε σύνδεση στο βιβλίο εργασίας. Για παράδειγμα, μια βάση δεδομένων απογραφής μπορεί να ενημερώνεται κάθε μία ώρα και, επομένως, ο συντάκτης του βιβλίου εργασίας έχει ορίσει το βιβλίο εργασίας ώστε να ανανεώνεται αυτόματα κάθε 60 λεπτά.

    Ένας συντάκτης Τμήματος Web μπορεί να επιλέξει ή να καταργήσει την ιδιότητα " δυνατότητα περιοδικής ανανέωσης δεδομένων του Excel Web Access " για να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει αυτήν τη λειτουργία περιοδικής ανανέωσης, εάν η ιδιότητα έχει οριστεί από το συντάκτη του βιβλίου εργασίας. Όταν παρέλθει το χρονικό διάστημα, από προεπιλογή, το παρακάτω μήνυμα ειδοποίησης ανανέωσης εμφανίζεται στο κάτω μέρος του Τμήματος Web Excel Web Access:

    Ανανέωση δεδομένων για <λίστα συνδέσεων>; Τώρα Πάντα (Μην με ρωτήσετε ξανά)

    Ένας συντάκτης Τμήματος Web του Excel Web Access μπορεί επίσης να ρυθμίσει την ιδιότητα Εμφάνιση προτροπής περιοδικής ανανέωσης δεδομένων για να ελέγξει τη συμπεριφορά του μηνύματος που εμφανίζεται όταν οι υπηρεσίες Excel Services πραγματοποιούν περιοδική ανανέωση δεδομένων κατά τη διάρκεια μιας περιόδου λειτουργίας:

    • Πάντα     σημαίνει ότι το μήνυμα εμφανίζεται με ένα μήνυμα σε κάθε χρονικό διάστημα.

    • Προαιρετικά     σημαίνει ότι ένας χρήστης μπορεί να επιλέξει να συνεχίσει την περιοδική ανανέωση χωρίς να εμφανίσει ένα μήνυμα.

    • Ποτέ     σημαίνει ότι το Excel Web Access πραγματοποιεί περιοδική ανανέωση χωρίς να εμφανίσει μήνυμα ή ερώτηση.

    Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα προσαρμοσμένες ιδιότητες Τμήματος Web του Excel Web Access.

  • Ακύρωση ανανέωσης   Επειδή μια λειτουργία ανανέωσης μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από όσο περιμένατε, μπορείτε να την ακυρώσετε. Ενώ εμφανίζεται η λειτουργία ανανέωσης, το Excel Services εμφανίζει ένα μήνυμα με ένα μήνυμα. Κάντε κλικ στο κουμπί Άκυρο για να διακόψετε τη λειτουργία, ώστε να μπορέσετε να ολοκληρώσετε τη λειτουργία ανανέωσης σε πιο κατάλληλη χρονική στιγμή. Τα δεδομένα που επιστρέφονται από ερωτήματα πριν από την ακύρωση της λειτουργίας ανανέωσης θα εμφανιστούν.

Μπορείτε να ανανεώσετε μια περιοχή εξωτερικών δεδομένων αυτόματα όταν ανοίγετε το βιβλίο εργασίας. Προαιρετικά, μπορείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας χωρίς να αποθηκεύσετε τα εξωτερικά δεδομένα για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

  2. Στην περιοχή Έλεγχος ανανέωσης, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση δεδομένων κατά το άνοιγμα του αρχείου.

  3. Αν θέλετε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας με τον ορισμό ερωτήματος αλλά χωρίς τα εξωτερικά δεδομένα, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Κατάργηση δεδομένων από την περιοχή δεδομένων από εξωτερική πηγή πριν από την αποθήκευση του βιβλίου εργασίας.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

  4. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση κάθε και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον αριθμό των λεπτών μεταξύ κάθε λειτουργίας ανανέωσης.

Οι αποθηκευμένοι κωδικοί πρόσβασης δεν είναι κρυπτογραφημένοι και έτσι δεν προτείνονται. Αν η προέλευση δεδομένων σας χρειάζεται κωδικός πρόσβασης για να συνδεθείτε με αυτήν, μπορείτε να απαιτήσετε από τους χρήστες να πληκτρολογούν τον κωδικό πρόσβασης πριν ανανεώσουν την περιοχή εξωτερικών δεδομένων. Η ακόλουθη διαδικασία δεν ισχύει για δεδομένα που έχουν ανακτηθεί από ένα αρχείο κειμένου (.txt) ή ένα ερώτημα στο Web (.iqy).

Χρησιμοποιείτε πάντοτε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης που συνδυάζουν κεφαλαία με πεζά γράμματα, αριθμούς και σύμβολα. Οι απλοί κωδικοί πρόσβασης δεν συνδυάζουν αυτά τα στοιχεία. Για παράδειγμα, Ισχυρός κωδικός πρόσβασης: Y6dh!et5. Απλός κωδικός πρόσβασης: House27. Οι κωδικοί πρόσβασης πρέπει να έχουν μήκος 8 ή περισσότερων χαρακτήρων. Μια φράση πρόσβασης που χρησιμοποιεί 14 ή περισσότερους χαρακτήρες είναι καλύτερη.

Είναι σημαντικό να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασης. Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασης, δεν είναι δυνατή η ανάκτησή του από τη Microsoft. Φυλάξτε τους κωδικούς πρόσβασης σε ασφαλές σημείο, ξεχωριστά από τις πληροφορίες τις οποίες προστατεύουν.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ορισμός και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση κωδικού πρόσβασης.

Σημείωση: Το Excel σάς ειδοποιεί για τον κωδικό πρόσβασης μόνο την πρώτη φορά που γίνεται ανανέωση της περιοχής εξωτερικών δεδομένων σε κάθε περίοδο λειτουργίας του Excel. Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε το Excel, θα σας ζητηθεί ξανά ο κωδικός πρόσβασης αν ανοίξετε το βιβλίο εργασίας που περιέχει το ερώτημα και μετά επιχειρήσετε μια λειτουργία ανανέωσης.

Για πολύ μεγάλα σύνολα δεδομένων, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε ανανέωση στο παρασκήνιο. Με τον τρόπο αυτό σάς επιστρέφεται ο έλεγχος του Excel αντί να αναγκάζεστε να περιμένετε μερικά λεπτά ή περισσότερο για να ολοκληρωθεί η ανανέωση.

  1. Κάντε κλικ σε ένα κελί στην περιοχή εξωτερικών δεδομένων.

  2. Στην καρτέλα Δεδομένα, στην ομάδα Συνδέσεις, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση όλων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες σύνδεσης.

    Ιδιότητες σύνδεσης

    Σημείωση: Δεν μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα OLAP στο παρασκήνιο.

    Σημείωση: Δεν μπορείτε να εκτελέσετε ένα ερώτημα για οποιονδήποτε τύπο σύνδεσης που ανακτά δεδομένα για το Μοντέλο δεδομένων.

  3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Χρήση.

  4. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Ανανέωση στο παρασκήνιο για να εκτελέσετε το ερώτημα στο παρασκήνιο. Καταργήστε την επιλογή αυτού του πλαισίου ελέγχου για να εκτελέσετε το ερώτημα ενώ περιμένετε.

    Ενώ καταγράφετε μια μακροεντολή που περιλαμβάνει ένα ερώτημα, το Excel δεν εκτελεί το ερώτημα στο παρασκήνιο. Για να αλλάξετε την καταγεγραμμένη μακροεντολή ώστε το ερώτημα να εκτελείται στο παρασκήνιο, επεξεργαστείτε τη μακροεντολή στην Επεξεργασία Visual Basic. Αλλάξτε τη μέθοδο ανανέωσης για το αντικείμενο Πίνακας ερωτήματος από BackgroundQuery := False σε BackgroundQuery := True.

Αν το βιβλίο εργασίας σας είναι συνδεδεμένο σε ένα μεγάλο αρχείο προέλευσης δεδομένων, η ανανέωσή του μπορεί να διαρκέσει λίγο περισσότερο από όσο περιμένετε. Για να ελέγξετε την ανανέωση ή για να την ακυρώσετε, κάντε ένα από τα εξής:

  • Έλεγχος της κατάστασης ενός ερωτήματος    Ένα μήνυμα εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Excel για να υποδείξει ότι εκτελείται το ερώτημα. Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα για να ελέγξετε την κατάσταση του ερωτήματος.

  • Διακοπή ανανέωσης στο παρασκήνιο    Για να διακόψετε ένα ερώτημα που εκτελείται στο παρασκήνιο, κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα κατάστασης ερωτήματος στη γραμμή κατάστασης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση ανανέωσης δεδομένων από εξωτερική πηγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή ανανέωσης.

  • Διακοπή ερωτήματος    Για να διακόψετε την εκτέλεση ενός ερωτήματος, όταν είναι απενεργοποιημένη η ανανέωση στο παρασκήνιο, πατήστε το πλήκτρο Esc.

Σχετικό περιεχόμενο

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας στο Office
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Γίνετε μέλος του Office Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας! Φαίνεται ότι μπορεί να είναι χρήσιμο να συνδεθείτε με έναν από τους συνεργάτες υποστήριξης του Office.

×